通過發(fā)布年度IT報(bào)告，首席信息官可以從業(yè)務(wù)價(jià)值的角度了解運(yùn)營和執(zhí)行情況。利用這個(gè)公式來重新調(diào)整您的IT敘述。這樣的報(bào)告不僅可以幫助你傳播關(guān)于你所在部門的好消息，甚至可能比任何人都更能幫助你了解你所監(jiān)督的所有部分是如何匯聚起來的，而不僅僅是它們各部分的總和。
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一、IT黑匣子
幾十年來，IT一直是一個(gè)黑匣子——公司內(nèi)部運(yùn)作的模糊性大多剛剛被公司接受。但這種模式正在改變，尤其是因?yàn)镮T本身已經(jīng)發(fā)生了改變。一旦降級(jí)為支持角色，該職能現(xiàn)在可以像關(guān)鍵流程或核心產(chǎn)品一樣，對(duì)整個(gè)戰(zhàn)略提供關(guān)鍵信息。在許多公司中，它是利潤表上最大的項(xiàng)目之一。據(jù)Gartner（高德納，Gartner Group公司成立于1979年，它是第一家信息技術(shù)研究和分析的公司。它為有需要的技術(shù)用戶來提供專門的服務(wù)。Gartner已經(jīng)成為了一家獨(dú)立的咨詢公司，Gartner公司的服務(wù)主要是迎合中型公司的需要，它希望使自己的業(yè)務(wù)覆蓋到IT行業(yè)的所有領(lǐng)域，從而讓自己成為每一位用戶的一站式信息技術(shù)服務(wù)公司。）估計(jì)，2024年的整體IT支出將增長(zhǎng)8%，是2022年和2023年的兩倍多，分別為2.9%和3.5%。難怪有這么多的首席信息官被要求照亮這個(gè)黑匣子。
幸運(yùn)的是，在這個(gè)指令中，他們有一個(gè)巨大的機(jī)會(huì)。他們可以將關(guān)于其功能的對(duì)話從關(guān)注成本和持懷疑態(tài)度轉(zhuǎn)變?yōu)殛P(guān)注價(jià)值和持理解支持態(tài)度。但是怎么做呢？一種工具可能是一份年度報(bào)告，類似于上市公司多年來發(fā)布的報(bào)告——10k（美國證券交易委員會(huì)/SEC要求上市公司必須每年提交的有關(guān)其財(cái)務(wù)表現(xiàn)與公司運(yùn)營的綜合性報(bào)告，具體來說包括公司歷史，組織架構(gòu)，財(cái)務(wù)狀況，每股收益，分支機(jī)構(gòu)，高管薪酬等信息。該10K報(bào)告所包含的內(nèi)容比常見公司年度報(bào)告要詳細(xì)得多。）和10q（是SEC要求在美國上市公司按照規(guī)則披露季度的格式文件;在美國上市的中國公司依據(jù)外國發(fā)行人被豁免披露10Q要求。），以及利益相關(guān)者評(píng)判公司業(yè)績(jī)、態(tài)勢(shì)和潛力的所有其他文件。
這樣一份報(bào)告已經(jīng)有了作品，即使是簡(jiǎn)短的。到2015年，至少有一家企業(yè)，Intel（英特爾，是半導(dǎo)體行業(yè)和計(jì)算創(chuàng)新領(lǐng)域的全球領(lǐng)先廠商，創(chuàng)始于1968年。2022年?duì)I收631億美元。如今，英特爾正轉(zhuǎn)型為一家以數(shù)據(jù)為中心的公司。英特爾與合作伙伴一起，推動(dòng)人工智能、5G、智能邊緣等轉(zhuǎn)折性技術(shù)的創(chuàng)新和應(yīng)用突破，驅(qū)動(dòng)智能互聯(lián)世界。）的技術(shù)高管認(rèn)為，他們可以通過展示IT功能在本質(zhì)上如何為商業(yè)價(jià)值做出貢獻(xiàn)來提升公司對(duì)IT的看法。正如Intel（英特爾）當(dāng)時(shí)的首席信息官Kim Stevenson（金·史蒂文森）在2015年接受科技高管的戰(zhàn)略顧問Peter High（彼得·海）采訪時(shí)解釋的那樣，“從根本上說，我相信就像一家公司必須向美國證券交易委員會(huì)報(bào)告一樣……這就是我對(duì)IT報(bào)告的看法。信息技術(shù)對(duì)任何公司的經(jīng)營業(yè)績(jī)都至關(guān)重要。為什么您對(duì)自己的所作所為不像對(duì)財(cái)務(wù)業(yè)績(jī)那樣透明？”一個(gè)好問題。
制作年度報(bào)告不僅讓您有機(jī)會(huì)誠實(shí)和廣泛地評(píng)估您的部門成就，還可以將其打造成一個(gè)連貫且引人注目的敘述。您會(huì)發(fā)現(xiàn)這比聽起來更難。但如果您不這樣做，您的同行就會(huì)精心為您編寫您的故事。如果您更想成為您自己的故事的作者，請(qǐng)從這里開始。
二、主要設(shè)計(jì)
檢查一下Intel（英特爾）或其他公司的IT報(bào)告，您可能會(huì)發(fā)現(xiàn)指導(dǎo)其開發(fā)的一些原則，無論作者是否有意識(shí)地遵守了這些原則。
首先，報(bào)告應(yīng)以業(yè)務(wù)優(yōu)先事項(xiàng)和業(yè)務(wù)價(jià)值的創(chuàng)造為重點(diǎn)，強(qiáng)調(diào)那些有最直接貢獻(xiàn)的投資和舉措。其次，它應(yīng)該闡明IT的愿景和實(shí)現(xiàn)它的計(jì)劃，同時(shí)仍然在當(dāng)前創(chuàng)造可衡量的價(jià)值。最后，它應(yīng)該闡明該部門的治理機(jī)制及其推動(dòng)日常運(yùn)作的流程。在工作時(shí)提醒自己這些原則。
在許多最吸引人的IT報(bào)告中，內(nèi)容主要圍繞著更廣泛的公司的優(yōu)先級(jí)進(jìn)行組織。這些可能來自于公司目標(biāo)、指導(dǎo)原則，甚至是使命宣言所暗示的主張。不管來源如何，重要的是它們由企業(yè)共享。
以這種方式組織您的內(nèi)容可以幫助觀眾——通常是董事會(huì)成員和其他高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)——輕松理解。它讓他們建立在熟悉的東西上，因此也建立在感興趣的東西上，正是基于這種熟悉，您應(yīng)該把您希望傳達(dá)的關(guān)于您的技術(shù)成就的一切聯(lián)系起來。如果您的團(tuán)隊(duì)通過ISO 27001認(rèn)證，而忽略它如何保護(hù)員工的健康和隱私，那么它就沒有什么意義。如果您不解釋您的新平臺(tái)是如何激發(fā)一個(gè)單調(diào)乏味的過程、削減排放或增加收入的，那么您的新平臺(tái)就不會(huì)讓任何人興奮起來。
您能采取的最糟糕的方法之一是主要圍繞IT項(xiàng)目或領(lǐng)域來組織您的內(nèi)容(盡管這是有位置的，而且我們會(huì)去做的)。我們發(fā)現(xiàn)，IT行業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者尤其會(huì)受到形成共同經(jīng)驗(yàn)區(qū)（雙方溝通的基礎(chǔ)）的困擾。他們嚴(yán)重高估了其他人對(duì)其部門的活動(dòng)及其配置的了解程度。所以假設(shè)您的觀眾什么都不知道，并認(rèn)識(shí)到他們的時(shí)間就是一切。確保他們從第一句話就知道自己在哪里，以及為什么他們應(yīng)該關(guān)心。
三、進(jìn)一步細(xì)分
在確定了您的業(yè)務(wù)優(yōu)先級(jí)后，您可以進(jìn)一步將報(bào)告細(xì)分為三個(gè)傳統(tǒng)部分：數(shù)字化績(jī)效、數(shù)字化架構(gòu)和數(shù)字化展望。讓我們從績(jī)效開始。
1.數(shù)字化績(jī)效。數(shù)字化績(jī)效應(yīng)使IT如何在業(yè)務(wù)和技術(shù)功能中產(chǎn)生價(jià)值栩栩如生。這里是一個(gè)展示您的項(xiàng)目并贊美它們所有優(yōu)點(diǎn)的地方，您的項(xiàng)目(或其上級(jí)計(jì)劃)要是最佳方案。引導(dǎo)讀者瀏覽它們，就像您在引導(dǎo)博物館觀眾瀏覽一系列展品一樣，不僅向他們展示最終產(chǎn)品，還向他們提供帶有其全部重要性的標(biāo)語牌。
但要注意：您可不能把您的觀眾埋在一堆術(shù)語、流行語和技術(shù)細(xì)節(jié)的混亂中。在您所講述的故事中尋找特殊性和人性。將您的項(xiàng)目與其所幫助的人聯(lián)系起來。您是否已將人工智能部署到您的客戶服務(wù)中心？它減輕了什么痛苦？它節(jié)省了什么時(shí)間？您的員工用那段時(shí)間做了什么？不要只是喋喋不休地講項(xiàng)目元數(shù)據(jù)。講故事，并在故事中穿插語錄和軼事。而且要精確。
2.數(shù)字化架構(gòu)（或數(shù)字化能力）。為了擴(kuò)展博物館的類比，如果數(shù)字化表現(xiàn)是對(duì)展覽的參觀，那么數(shù)字化架構(gòu)是對(duì)作品背后的藝術(shù)家和用于制作作品的材料的介紹。
本節(jié)通過引導(dǎo)聽眾了解IT組織（可能只是他們參與的一小部分），進(jìn)一步簡(jiǎn)化了聽眾的理解。如果他們能看到任何一個(gè)職能部門或團(tuán)隊(duì)如何融入更廣泛的機(jī)構(gòu)，他們就能更好地理解它所創(chuàng)造的價(jià)值。本節(jié)還對(duì)IT的全部職責(zé)進(jìn)行了嚴(yán)格的劃分——這通常是IT領(lǐng)導(dǎo)者徒勞地試圖溝通的一項(xiàng)巨大任務(wù)。
在這里，將人物和工具與他們所幫助的人以及他們所帶來的結(jié)果聯(lián)系起來也很有幫助。數(shù)字化是你最強(qiáng)大的工具之一。不要說你的消費(fèi)者運(yùn)營主管負(fù)責(zé)監(jiān)督客戶服務(wù)。這對(duì)任何人都沒有啟示。相反，她的65人團(tuán)隊(duì)每年在12個(gè)國家處理50000多個(gè)請(qǐng)求。在描述你的新平臺(tái)時(shí)，不要停留在它將如何“啟用關(guān)鍵流程”上。應(yīng)該舉例說，它將與公司的30多個(gè)平臺(tái)集成，400多名員工每天都會(huì)使用它來實(shí)現(xiàn)他們?cè)谪?cái)務(wù)、人力資源和制造業(yè)的目標(biāo)。
還可以考慮分享一下您的組織如何做出決策，它是如何選擇工作的，以及在哪里投資多少？如果您的IT組織有一個(gè)專門負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)工作的團(tuán)隊(duì)，可以考慮把麥克風(fēng)遞給他們。他們可以籠統(tǒng)地談?wù)擃A(yù)算是如何分配的(您會(huì)就對(duì)這些感興趣的人數(shù)感到驚訝)，如果合適的話，甚至可以提供收入超過IT預(yù)算的證據(jù)——也就是說，他們可以展示出價(jià)值貢獻(xiàn)的證據(jù)?？紤]到IT的貢獻(xiàn)與其他部門的無數(shù)活動(dòng)密不可分，很少有指標(biāo)能對(duì)IT做出更公平的判斷。盡管如此，即使你還不能展示這些趨勢(shì)，你也可以通過展示一點(diǎn)透明度來緩解許多觀眾的擔(dān)憂，并贏得他們的尊重。
3.數(shù)字化展望
顧名思義，數(shù)字化展望應(yīng)該傳達(dá)IT對(duì)公司的數(shù)字未來的概念，以及如何實(shí)現(xiàn)這一未來。哪些投資將推動(dòng)這一趨勢(shì)？哪些項(xiàng)目將推動(dòng)它？什么技術(shù)將定義它？在這里，通過將部門的計(jì)劃與他們?cè)诩依飶男侣劵蛩麄冏钕矚g的播客（人工智能或區(qū)塊鏈）或新的收入模式中了解到的技術(shù)和進(jìn)步聯(lián)系起來，吸引你的觀眾。
展望還邀請(qǐng)您詳細(xì)說明您的團(tuán)隊(duì)和公司如何跟上最新的技術(shù)進(jìn)步，以及公司如何更廣泛地參與行業(yè)。你是否與風(fēng)險(xiǎn)投資公司合作尋找新興技術(shù)？那是什么樣的經(jīng)歷？把這件事告訴你的員工。告訴他們你發(fā)現(xiàn)了什么，以及你希望它能如何提升他們的體驗(yàn)。
四、前瞻性
除了控制您自己的敘述之外，開始發(fā)布IT年度報(bào)告還有另一個(gè)原因：隨著時(shí)間的推移，更多的內(nèi)容將成為強(qiáng)制性的。這就是歷史的模式。
就在今年，美國證券交易委員會(huì)宣布，將要求公司通過表格8-K披露與網(wǎng)絡(luò)安全事件有關(guān)的信息，并每年提供有關(guān)網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)態(tài)勢(shì)、戰(zhàn)略和治理的信息。（看到了嗎？關(guān)心它的人比你想象的要多。）關(guān)鍵是，數(shù)字報(bào)道將不僅僅是一種時(shí)尚。這個(gè)黑匣子會(huì)變透明，變成一個(gè)玻璃盒子。對(duì)你來說，這是一個(gè)機(jī)會(huì)。這樣的報(bào)告不僅可以幫助你傳播關(guān)于你所在部門的好消息，甚至可能比任何人都更能幫助你了解你所監(jiān)督的所有部分是如何匯聚起來的，而不僅僅是它們各部分的總和。畢竟，他們說，寫作需要一種精細(xì)的思維。
作者：Michael Bertha（邁克爾·伯莎）和Duke Dyksterhouse（杜克·戴克斯特豪斯）
Michael Bertha（邁克爾·伯莎）是梅蒂斯戰(zhàn)略公司的合伙人，這是一家專門從事商業(yè)戰(zhàn)略和技術(shù)交叉領(lǐng)域的戰(zhàn)略和管理咨詢公司。Michael（邁克爾）是該公司中央辦公室的負(fù)責(zé)人，在那里他為財(cái)富500強(qiáng)首席信息官和數(shù)字高管提供建議，介紹技術(shù)在區(qū)分客戶體驗(yàn)、開發(fā)新產(chǎn)品和服務(wù)、釋放財(cái)富500強(qiáng)、開啟新商業(yè)模式和改善組織運(yùn)營方面的作用。在加入梅蒂斯戰(zhàn)略公司之前，Michael（邁克爾）在德勤咨詢公司從事了9年的IT戰(zhàn)略實(shí)踐，專注于與多個(gè)行業(yè)的高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊(duì)合作，進(jìn)行戰(zhàn)略性的、IT支持的業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)型。Michael（邁克爾）擁有康奈爾大學(xué)的工商管理碩士學(xué)位，以及弗吉尼亞大學(xué)的IT管理碩士學(xué)位。
Duke Dyksterhouse（杜克·戴克斯特豪斯）是梅蒂斯戰(zhàn)略公司的高級(jí)助理，這是一家專門從事商業(yè)戰(zhàn)略和技術(shù)交叉領(lǐng)域的戰(zhàn)略和管理咨詢公司。 Duke（杜克）是該公司中央辦公室的一員，他在那里為《財(cái)富》500強(qiáng)首席信息官和數(shù)字高管提供技術(shù)在差異化客戶體驗(yàn)、開發(fā)新產(chǎn)品和服務(wù)、開啟新商業(yè)模式以及改善組織運(yùn)營方面的作用建議。Duke（杜克）在南加州大學(xué)獲得MBA學(xué)位，在密歇根大學(xué)安娜堡分校獲得經(jīng)濟(jì)學(xué)和傳播學(xué)學(xué)位。
