隨便問一個經(jīng)歷過具有挑戰(zhàn)性的實施項目的人，他們都會說，問題在項目開始之前就已經(jīng)初現(xiàn)端倪了。
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當(dāng)ERP（企業(yè)資源規(guī)劃）轉(zhuǎn)型項目失敗時，新聞頭條似乎總是聚焦于那些常見的問題：預(yù)算超支、未能按時上線、轉(zhuǎn)型阻力，或是軟件不兼容。但大多數(shù)組織在項目初期（第0階段）投資不足的失誤卻被完全忽視或跳過了，而這正是問題的關(guān)鍵所在。
在為跨行業(yè)的一千多個ERP項目提供支持后，我們反復(fù)聽到類似 “SI（系統(tǒng)集成商）會處理好的”“我們邊做邊看”或“我們沒錢做第0階段規(guī)劃”這樣的話。這些看似明智的捷徑式?jīng)Q策，在當(dāng)時可能感覺不錯，但往往會導(dǎo)致一系列問題，比如期望不一致、治理結(jié)構(gòu)薄弱、范圍失控，以及對新出現(xiàn)的風(fēng)險只能被動應(yīng)對。具有諷刺意味的是，那些認(rèn)為自己負(fù)擔(dān)不起第0階段規(guī)劃的公司，往往是最承受不起跳過ERP第0階段規(guī)劃所帶來后果的公司。
一、項目啟動前就出現(xiàn)的問題
大多數(shù)陷入困境的項目并非在實施過程中突然脫軌，而是從一開始就偏離了方向。這是由多種因素造成的，包括沒有建立統(tǒng)一的愿景或決策框架，利益相關(guān)者對項目范圍未達(dá)成共識，以及關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程的挑戰(zhàn)沒有記錄下來。這就是為什么ERP第0階段規(guī)劃并非可有可無，而是一項戰(zhàn)略要務(wù)。
例如，有一個客戶在沒有明確項目范圍的情況下就直接進入了RFP（征求建議書）階段。系統(tǒng)集成商的提案差異很大。結(jié)果，客戶沒有明確的基線，對范圍的假設(shè)差異巨大，選擇過程拖了好幾個月。最終，客戶不得不將成本透明度的確定推遲到漫長的發(fā)現(xiàn)階段之后，從而錯失了利用競爭流程的機會。
二、第0階段是什么，不是什么
第0階段并非多余的規(guī)劃周期或紙面工作。在這個階段，你要建立一個共同的轉(zhuǎn)型愿景和目標(biāo)，定義可衡量的KPI（關(guān)鍵績效指標(biāo)）以確保業(yè)務(wù)與IT保持一致，構(gòu)建治理和決策框架，勾勒關(guān)鍵目標(biāo)，并以一種能夠為RFP過程提供支撐的方式記錄實施范圍。
可以把它看作是你將要進行的最昂貴且對業(yè)務(wù)至關(guān)重要的建設(shè)項目的預(yù)設(shè)計藍(lán)圖。所以，如果你跳過這個階段，實際上就是在不穩(wěn)定的基礎(chǔ)上啟動項目，這可能會導(dǎo)致不斷的變更訂單、內(nèi)部摩擦，以及成本飆升。
三、跳過第0階段的潛在成本
讓我們看看真正面臨的風(fēng)險：
如果你跳過第0階段 | 后果 |
范圍不明確 | 系統(tǒng)集成商的投標(biāo)不一致，變更訂單增多 |
管理層未達(dá)成共識 | 項目啟動后期望相互沖突 |
缺乏治理 | 決策延遲，范圍蔓延 |
遷移策略不清晰 | 在發(fā)現(xiàn)階段進行昂貴的返工 |
采購策略不佳 | 錯失優(yōu)勢，談判地位薄弱 |
現(xiàn)在可以問問你的組織是否真的能承受這些后果。
四、在你認(rèn)為自己準(zhǔn)備好之前就開始第0階段
啟動ERP第0階段規(guī)劃并不需要等系統(tǒng)集成商到位。事實上，第0階段應(yīng)該在選擇實施合作伙伴之前進行，這樣你就可以制定一份假設(shè)清晰的、具有競爭力的RFP，實現(xiàn)供應(yīng)商之間的公平比較，在商務(wù)談判中保持優(yōu)勢，并通過切實的成果建立利益相關(guān)者的信心。
第0階段是最佳項目的起點。更重要的是，這也是可以防止不良項目出現(xiàn)的階段。
五、不要讓規(guī)劃成為你的盲點
你不應(yīng)該在沒有扎實的第0階段規(guī)劃的情況下就啟動一個數(shù)百萬美元的實施項目，就像你不會在沒有藍(lán)圖的情況下蓋房子一樣。如果第0階段規(guī)劃做得正確，它能讓你的團隊目標(biāo)明確，增強你與供應(yīng)商談判的地位，并為成功奠定基礎(chǔ)。如果做得不好，或者根本沒有做，就會產(chǎn)生一些潛在風(fēng)險，這些風(fēng)險可能直到項目深入交付階段才會顯現(xiàn)出來。
如果你即將開啟實施之旅，并且希望避免重蹈他人的覆轍，那么現(xiàn)在就是時候有目的地投入精力進行規(guī)劃了。
作者：?Sam Bayaa（薩姆·巴亞）
?Sam Bayaa（薩姆·巴亞）現(xiàn)任UpperEdge項目執(zhí)行咨詢業(yè)務(wù)主管，常駐美國馬薩諸塞州波士頓。作為擁有14年從業(yè)經(jīng)驗的行業(yè)權(quán)威專家，?Sam（薩姆）專注于為客戶提供戰(zhàn)略指導(dǎo)：一方面深度挖掘系統(tǒng)集成商合作價值，另一方面有效規(guī)避IT賦能轉(zhuǎn)型過程中的潛在風(fēng)險。
譯者：寶藍(lán)
