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確定軟件購買的總體擁有成本（TCO）是一個復雜的過程，充滿了必須考慮的后續(xù)和隱藏因素?？傮w擁有成本（TCO）是對組織購買、配置、安裝、使用、監(jiān)控、維護、優(yōu)化和報廢產品或服務的總體預期支出的估計。以下是如何實現更準確的TCO估算。
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確定軟件購買的total cost of ownership/總體擁有成本（TCO）是一個復雜的過程，充滿了必須考慮的后續(xù)和隱藏因素。以下是如何實現更準確的TCO估算。
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當組織購買一款鮮亮的新軟件時，注意力通常集中在其好處上：簡化業(yè)務流程、提高生產力、自動化、更好的安全性、更快上市時間和數字化轉型。
成本/收益等式的另一方面——組織消耗的成本，而不僅僅是標價——在獲得軟件購買的批準時可能不那么吸引人，但它在確定任何企業(yè)軟件投資的預期回報方面同樣重要。畢竟，如果您不能準確地預測或計算軟件實施在產品的整個生命周期中的總成本，那么您就沒有基礎來做出合理的IT決策，無論是采購還是其他方面。
一、什么是TCO，為什么它很重要？
總體擁有成本（TCO）是對組織購買、配置、安裝、使用、監(jiān)控、維護、優(yōu)化和報廢產品或服務的總體預期支出的估計。
全面的TCO（總體擁有成本，是一項幫助組織來考核、管理和削減在一定時間范圍內組織獲得某項資產的相關聯(lián)的所有成本的技術。這些資產可能是：?廠房建筑、交通工具、或軟件系統(tǒng)。TCO可以被描述為資產購進成本及在其整個生命服務周期中發(fā)生的成本之和。TCO決不等同于資產的購買產品，它還要包括資產購進后運營和維護的費用。）分析可能是復雜和耗時的。但如果你是一名需要向首席信息官申請重大軟件支出的部門經理，如果你的預算有限，試圖在競爭項目之間做出選擇，或者你的首席信息官試圖向首席執(zhí)行官或董事會推動軟件驅動的戰(zhàn)略計劃，那么必須進行強有力的TCO分析。
除了簡單地對一段時間內的成本進行準確和可預測的分析外，深入研究TCO還可以帶來其他好處。它可以幫助揭示隱藏的成本，這些成本可能會在未來反噬你。例如，如果您計劃運行應用程序五年以上，但您計劃運行它的服務器即將報廢，需要在二到三年內替換，那么您需要考慮到這一點。
TCO審查還可以幫助確保軟件實施按預期執(zhí)行，并提供您想要的便利。TCO分析還會迫使您考慮諸如數據遷移、員工培訓和流程重組等問題。
好消息是，這里有一些指南和模板可以幫助你開始。例如，Apptio（是一家總部位于美國華盛頓州貝爾維尤的軟件公司，成立于2007年。該公司的主要業(yè)務是提供云計算和IT財務管理軟件，幫助企業(yè)管理其IT資產和成本。目前，Apptio已經成為全球領先的IT財務管理軟件提供商之一，其客戶包括了全球500強企業(yè)和政府機構。23年6月27日，IBM宣布將以46億美元收購。）提供了一個應用程序TCO備忘單等。
但是，確定TCO并沒有千篇一律的方法，因為這在很大程度上取決于您獨特的環(huán)境。與盡可能多的人接觸，試圖預測這個新軟件將如何影響組織的各個部分，這永遠是一個好主意。
任何TCO計算都將有三個主要方面：初始成本和安裝；持續(xù)的操作和維護；以及在軟件使用壽命結束后使其退役。以下是這些類別中應該包含的一些關鍵因素。
二、初始購買、配置和安裝
協(xié)商軟件許可條款本身就是一項技能，可能需要來自公司的法律團隊或首席財務官的幫助。大多數軟件供應商會愿意提供低于標價的折扣，因為他們可以通過長期服務和支持合同賺錢，這些盈利最高可達初始購買價格的20%。
對于組織來說，重要的是要從多個供應商那里尋求RFPs（Request for Proposal，需求方案說明書，也叫提案企劃書/意見請求書/建議書邀請函。由那些需要某種商品或服務的公司提出并分發(fā)給那些預期中可能的供應商。供應商隨即提供針對該需求方案標準說明的提案。撰寫需求方案說明書要求那些需要某種商品或者服務的公司確定他們在商業(yè)上和技術上的需求，同時要求供應商在文件中闡明他們能在多大程度上滿足這些需求。信息系統(tǒng)業(yè)界經常為口頭的約定和曖昧的訂貨而產生的開發(fā)現場的混亂和糾紛，以及交期的延遲和系統(tǒng)障礙等傷腦筋。可以通過RFP預先明確籌措條件和契約內容來防止這種混亂。簡寫為RFP，通常也被稱為“需求建議書”或“招標書”。）并在談判許可條款、服務和支持級別以及融資選項時采取強硬態(tài)度。
大多數軟件供應商正在從傳統(tǒng)的一次性永久許可過渡到基于訂閱的模式，這意味著成本將是經常性的，可能每年都會發(fā)生。
在執(zhí)行TCO分析時，重要的是要嘗試準確估計您現在需要多少許可證，以及未來可能需要多少。如果這個數字預計會顯著增加，那么您的成本將逐年上升。而且可能存在輔助成本，例如需要額外的服務器硬件或數據存儲容量。
至于安裝成本，鑒于部署新的軟件平臺從來都不是即插即用，它們可以涵蓋所有領域。以下是您的分析中需要包含的一些成本開支項目：
l硬件：我是否需要購買新硬件，還是有能力在現有服務器和存儲上運行軟件？如果我有一個混合模式，包括本地服務器、主機代管設施和基于云的基礎設施即服務，每種選擇的成本是多少？
l能源：如果我需要新的硬件，在電力、冷卻等方面的額外能源成本是多少？
l測試：在我部署硬件之前，質量保證和測試的成本是多少？應用程序并不是孤立存在的，那么確保該解決方案能夠與軟件堆棧的其他部分集成的要求是什么呢？
l配置和切換：設置軟件以在我的環(huán)境中平穩(wěn)運行需要多少配置，從舊系統(tǒng)到新系統(tǒng)的切換是否會導致停機？
l安全性：確保安全團隊處于循環(huán)中，并且有足夠的時間審查新軟件是否存在潛在的安全漏洞。此外，在訪問控制、身份驗證和零信任等領域，將新軟件納入組織的安全基礎設施相關的成本是多少。
l培訓：需要什么樣的培訓才能讓最終用戶跟上新軟件的進度？
l網絡：這個新軟件是否需要額外的帶寬或新的數據流路徑？
l重新設計：需要進行何種類型的流程重新設計，以確保工作流程得到優(yōu)化，從而從新軟件中獲得最大效益。
l數據遷移：如果您要用更現代的版本替換遺留產品，那么計算數據遷移的成本非常重要。如果您要用平臺或套件替換多點產品，數據遷移過程將變得更加復雜和昂貴。
l備份：應用程序數據不僅僅存在于一個地方。組織出于備份和災難恢復的原因保留了應用程序數據的多個副本，因此公司需要增加更換備份的成本。
三、監(jiān)控、維護和優(yōu)化成本因素
一旦應用程序啟動并運行，TCO分析中就需要包括額外的成本：
l定制：每個組織都有自己獨特的工作流程和軟件依賴性，因此可能需要對應用程序進行調整，以消除生產力道路上的任何潛在障礙。
l集成：無論在安裝之前進行了多少測試，集成問題總是會突然出現，需要及時糾正。
l補丁/升級：沒有人喜歡持續(xù)不斷的補丁和軟件更新，但IT需要投入資源確保應用程序能及時打補丁并運行最新版本。
l應用程序性能管理：雖然服務和支持合同將在軟件出現錯誤或崩潰時為供應商提供幫助，但通常由IT人員來監(jiān)控應用程序性能。
l持續(xù)培訓：培訓是一個永無止境的過程，特別是隨著員工來來去去，而且供應商會隨著時間的推移而增加新的功能和特性。
l許可證監(jiān)控：沒有什么比進行審計并發(fā)現您正在為未被使用的許可證付費更糟糕的了。進行定期審核可以識別屬于不再為該公司服務的許可證，或者識別您高估了特定團隊或業(yè)務單位的許可證要求的實例。在這些情況下，可以降低許可證成本，或者將許可證轉移給可以從這些工具中獲益的最終用戶。
四、退役成本以數據遷移為中心
很明顯，硬件一旦達到壽命，就需要妥善處理。對于軟件，也有成本，主要與數據導出有關。
首先，數據需要從舊軟件遷移到新軟件，考慮到單個業(yè)務流程可能需要的所有依賴關系和數據庫調用，這可能很復雜。然后是備份和災難恢復。
新軟件可能要求以不同的方式格式化數據。而且，出于管理法規(guī)或法規(guī)遵從性的原因，您可能仍然需要保留舊系統(tǒng)中某些數據存儲的存檔副本。
TCO計算中的另一個問題是估計您計劃使用該軟件的時間。如果不必要的話，是一個不改變技術堆棧的組織嗎？因此，只要軟件還在工作，它就可能運行軟件？在這種情況下，進行五年TCO分析和十年TCO分析可能是有意義的。
另一方面，如果你的公司有一個積極的可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略，要求在三年內消除所有的數據中心，并將盡可能多的應用程序轉移到SaaS的替代方案上，該怎么辦。您現在可能需要這個軟件，因為它滿足了關鍵的業(yè)務需求。但您知道它的使用壽命會更短，您的TCO計算需要反映這一點。
五、大局：成本與效益
請記住，確定TCO只是成本/收益等式的一部分。執(zhí)行ROI（投資回報率，是指通過投資而應返回的價值，即企業(yè)從一項投資活動中得到的經濟回報。它涵蓋了企業(yè)的獲利目標。利潤和投入經營所必備的財產相關，因為管理人員必須通過投資和現有財產獲得利潤。）分析的管理層需要平衡成本預期和預期收益。新軟件應該支持高價值的項目，并與公司的戰(zhàn)略目標相一致。
當然，新軟件的預期收益和預期TCO都是可能發(fā)生變化的估計值。但是，進行詳細的TCO分析提供了一個堅實的框架。這當然比盲目推進，然后遭受意外成本要好。
