以下是CIO可以回答CEO最緊迫的問題：“如果你告訴我IT是一項(xiàng)投資，為什么成本總是上升？請告訴我IT的價(jià)值是什么？”
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當(dāng)我還是一名首席信息官的時(shí)候，我總是害怕提報(bào)年度預(yù)算的過程，因?yàn)槲抑?，在這個(gè)過程中的某個(gè)時(shí)間點(diǎn)，首席執(zhí)行官，也就是我的老板肯定會問：“從這個(gè)不斷增長的IT部門里，我們究竟能得到什么？”
當(dāng)被要求為IT投資辯護(hù)時(shí)，這是一個(gè)讓大多數(shù)首席信息官夜不能寐的問題，也是所有首席信息官都應(yīng)該回答的問題，因?yàn)镮T支出可能占公司總收入的1%到5%以上。
對于大多數(shù)IT部門來說，這是一個(gè)非常難以回答的問題，因?yàn)槲覀冮_發(fā)的系統(tǒng)不是被IT使用，而是被其他部門用來增加銷售額、減少開支或提高市場競爭力。
因此，IT領(lǐng)導(dǎo)者對這個(gè)問題的通?；卮鹗顷P(guān)于IT如何在整個(gè)公司實(shí)現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的項(xiàng)目的一般陳述。我們很少有任何實(shí)證數(shù)據(jù)來支持IT的價(jià)值。那么，一個(gè)首席信息官該怎么做呢？
一、CIO把IT作為一種業(yè)務(wù)來向用戶部門收費(fèi)面臨三個(gè)挑戰(zhàn)
有兩種方法可以解決這個(gè)問題。第一種選擇是從IT承擔(dān)所有開發(fā)成本的非收費(fèi)環(huán)境過渡到收費(fèi)環(huán)境，在收費(fèi)環(huán)境中，所有IT成本都根據(jù)用戶部門對資源的使用情況分配給用戶部門。在這種情況下，IT作為零成本部門運(yùn)作，不存在年度預(yù)算問題。IT所要做的就是告訴用戶部門需要為IT做多少預(yù)算。
但這種方法也有很大的缺點(diǎn)，遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過了它對IT的易用性。首先，這個(gè)過程傾向于將自動(dòng)化議程交到各個(gè)部門或利潤中心手中，而不是將IT和數(shù)字化視為公司的整體必需品，人工智能系統(tǒng)的發(fā)展就是一個(gè)例子。這種制度的后果將會影響到所有的部門更好地開發(fā)和利用公司的數(shù)據(jù)資產(chǎn)。
其次，通過收費(fèi)系統(tǒng)，IT每月向每個(gè)部門發(fā)送賬單，向其收取一系列服務(wù)的費(fèi)用，包括開發(fā)成本、IT基礎(chǔ)設(shè)施使用成本和相關(guān)管理費(fèi)用。這種收費(fèi)模式對IT部門保持與各部門間友好的關(guān)系形成了巨大挑戰(zhàn)，特別是當(dāng)收費(fèi)高于預(yù)算的時(shí)候。
也許更糟糕的是，轉(zhuǎn)向按次收費(fèi)或退款的方法將IT視為一種業(yè)務(wù)——這表面上看起來不錯(cuò)，但意味著用戶部門可能開始尋求IT部門之外開發(fā)（或外購）影子IT系統(tǒng)，這些系統(tǒng)將作為現(xiàn)有IT部門收費(fèi)系統(tǒng)的更低價(jià)替代品來采購。這些系統(tǒng)只會使原有的內(nèi)部系統(tǒng)維護(hù)起來更加復(fù)雜，并在公司及其自動(dòng)化議程中制造隔閡。
二、CIO采用IT項(xiàng)目后審計(jì)是唯一正確方法
解決IT價(jià)值問題的第二種也是更好的方法是衡量IT運(yùn)營的有效性。為什么IT部門應(yīng)該是唯一一個(gè)不受公司監(jiān)管的部門呢？廣告部門通常會根據(jù)其是否在增加公司銷售額來衡量業(yè)績。人力資源部不斷被質(zhì)疑其薪酬體系與行業(yè)相比如何。制造業(yè)總是在其成本以及是否有替代方法和地點(diǎn)方面受到挑戰(zhàn)。市場營銷必須向最高管理層保證，其品牌定位對公司是最好的。
衡量IT價(jià)值的唯一方法是強(qiáng)制執(zhí)行一項(xiàng)要求，即所有大型新的或修改的系統(tǒng)項(xiàng)目在完成后都要進(jìn)行評價(jià)分析，以驗(yàn)證目標(biāo)是否得到了滿足，ROI是否得到了驗(yàn)證。（ROI投資回報(bào)率，是指通過投資而應(yīng)返回的價(jià)值，即企業(yè)從一項(xiàng)投資活動(dòng)中得到的經(jīng)濟(jì)回報(bào)。它涵蓋了企業(yè)的獲利目標(biāo)。利潤和投入經(jīng)營所必備的財(cái)產(chǎn)相關(guān)，因?yàn)楣芾砣藛T必須通過投資和現(xiàn)有財(cái)產(chǎn)獲得利潤。）
在我的《The 9 1/2 Secrets of a Great IT Organization（偉大的IT組織的九又二分之一個(gè)秘密）》一書中，1/2的秘密是IT項(xiàng)目實(shí)施后的審計(jì)。我稱之為半個(gè)秘密，因?yàn)楹苌儆泄緯@么做。然而，它應(yīng)該被視為一個(gè)完整的秘密，因?yàn)樗鼘⒋_保建設(shè)一個(gè)更有效、更成功的部門。但由于許多原因，通常CIO不會這樣做。
首先，進(jìn)行IT項(xiàng)目實(shí)施后審計(jì)需要大量非常詳細(xì)的分析，而且可能會持續(xù)數(shù)年。僅僅收集數(shù)據(jù)可能會很耗時(shí)，尤其是考慮到自項(xiàng)目完成以來，許多項(xiàng)目人員可能已經(jīng)換了工作，甚至換了公司。
其次，由于沒有一個(gè)系統(tǒng)在第一天就能完全運(yùn)行，因此至少要在系統(tǒng)投入使用一年后才能完成評價(jià)分析。有時(shí)很難說服IT部門和用戶部門都相信花時(shí)間分析一個(gè)完整的系統(tǒng)是值得的，因?yàn)槭诸^上有更重要的項(xiàng)目需要完成。
此外，由于以下幾個(gè)原因，用戶部門通常對證明ROI（投資回報(bào)率）不感興趣。也許他們夸大了最初的ROI（投資回報(bào)率）以引起IT指導(dǎo)委員會的注意。仔細(xì)分析可能會發(fā)現(xiàn)這種做法。此外，ROI（投資回報(bào)率）可能包含了用于產(chǎn)生更好回報(bào)的大幅裁員。一旦項(xiàng)目完成，該部門可能會希望忘記這些舉措。
當(dāng)然，它并不總是關(guān)于用戶部門的。IT也可能不希望看到審計(jì)工作的完成，因?yàn)樗赡艿凸懒嗽脊烙?jì)的成本或完成日期。
完成此類審計(jì)的建議方法是免除用戶部門和IT部門的責(zé)任。應(yīng)由一個(gè)獨(dú)立的組織，最好在公司財(cái)務(wù)部門的主持下，進(jìn)行IT項(xiàng)目實(shí)施后審計(jì)。該小組最初應(yīng)參與制定項(xiàng)目的投資回報(bào)率，并處于確保結(jié)果的客觀性的最佳位置。
如果這樣做，用戶部門將持有其ROI（投資回報(bào)率）承諾，IT將遵守其績效目標(biāo)，首席信息官將能夠回答首席執(zhí)行官提出的關(guān)于IT投資的所有問題，例如，“我們今年實(shí)施了17個(gè)項(xiàng)目，銷售額增長了35%，費(fèi)用減少了14%?！?/p>
這難道不是一個(gè)很好的對話嗎？不僅是對首席執(zhí)行官，還是對整個(gè)公司而言。
作者：Paul M. Ingevaldson（保羅·M·英格瓦爾德森）
Paul M. Ingevaldson（保羅·M·英格瓦爾德森）是Ace Hardware（王牌硬件，是美國零售和批發(fā)行業(yè)公司。）的國際和技術(shù)高級副總裁。他負(fù)責(zé)Ace（王牌硬件）的兩個(gè)主要部門，即在70多個(gè)國家擁有門店的國際部門和支持企業(yè)和零售技術(shù)活動(dòng)的IT部門。他在Ace（王牌硬件）工作了25年，在IT行業(yè)工作了40年，并于2004年退休。自退休后，他已經(jīng)撰寫了30多篇關(guān)于各種IT主題的文章，刊載于《Computerworld（計(jì)算機(jī)世界）》和《CIO（首席信息官）》上。自2006年以來，他還在北伊利諾伊大學(xué)的碩士課程中擔(dān)任客座講師。他的主題是“數(shù)字化轉(zhuǎn)型戰(zhàn)略：如何有效利用IT資源以獲得持續(xù)的競爭優(yōu)勢”。
