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學(xué)習(xí)如何在資源有限的情況下最大化效率。
圖片來(lái)源：oatawa/Shutterstock
如今，運(yùn)行一個(gè)高性能的IT部門(mén)，僅僅維持基本運(yùn)營(yíng)是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。在資源有限、客戶(hù)期望值高以及新技術(shù)迅速涌現(xiàn)的背景下，IT領(lǐng)導(dǎo)者被要求用更少的資源實(shí)現(xiàn)更大的影響。這意味著要刻意選擇在哪些方面聚焦，哪些方面有所取舍。
隨著時(shí)間的推移，我逐漸依賴(lài)四個(gè)核心杠桿，它們始終如一地幫助我的團(tuán)隊(duì)在資源有限的情況下實(shí)現(xiàn)更好的成果：消除浪費(fèi)、簡(jiǎn)化工作流程、標(biāo)準(zhǔn)化運(yùn)營(yíng)模式、有目的地應(yīng)用自動(dòng)化。這些舉措共同使我能夠擴(kuò)展能力、提升IT服務(wù)，并且在不超出人員和預(yù)算限制的情況下，與業(yè)務(wù)目標(biāo)保持一致。
一、消除浪費(fèi)從詢(xún)問(wèn)不再有幫助的事物開(kāi)始
在試圖釋放資源時(shí)，我會(huì)關(guān)注的一個(gè)方面就是浪費(fèi)。雖然浪費(fèi)并不總是容易被發(fā)現(xiàn)，但一旦開(kāi)始深入挖掘，就會(huì)發(fā)現(xiàn)許多工具、流程和項(xiàng)目仍在消耗努力，卻沒(méi)有帶來(lái)所需的成果。
軟件許可是一個(gè)常見(jiàn)的入手點(diǎn)。許多應(yīng)用程序采用訂閱模式，因此很容易失去對(duì)正在使用的軟件的跟蹤。常見(jiàn)的情況是，盡管某些軟件不再在運(yùn)營(yíng)中發(fā)揮積極作用，但仍在為其付費(fèi)。通過(guò)準(zhǔn)確的使用數(shù)據(jù)重新評(píng)估工具集，通常會(huì)發(fā)現(xiàn)節(jié)省下來(lái)的費(fèi)用可以更有效地重新分配。
閑置或未充分利用的基礎(chǔ)設(shè)施是另一個(gè)經(jīng)常出現(xiàn)的問(wèn)題。這可能包括物理服務(wù)器、基于云的資源或網(wǎng)絡(luò)資產(chǎn)，它們是為以前的需求而配置的，但之后一直運(yùn)行著。如果不定期審查，這些資產(chǎn)會(huì)在幾乎沒(méi)有運(yùn)營(yíng)價(jià)值的情況下默默產(chǎn)生持續(xù)成本。
定制解決方案和內(nèi)部集成也是值得審查的領(lǐng)域。有時(shí)它們是為了快速解決特定問(wèn)題而構(gòu)建的，但隨著時(shí)間的推移，它們可能會(huì)復(fù)制新平臺(tái)中的功能，或者變得難以維護(hù)。除非這些集成提供了獨(dú)特的價(jià)值，否則它們可能會(huì)成為負(fù)擔(dān)而非益處。
我們還發(fā)現(xiàn)，退一步審視那些消耗資源但不再與組織戰(zhàn)略方向一致的項(xiàng)目是重要的。項(xiàng)目很容易超出其相關(guān)性。然而，繼續(xù)進(jìn)行不再符合當(dāng)前業(yè)務(wù)目標(biāo)的工作會(huì)分散對(duì)真正符合業(yè)務(wù)目標(biāo)的舉措的注意力。對(duì)每個(gè)項(xiàng)目與更廣泛目標(biāo)的一致性進(jìn)行清晰的重新評(píng)估有助于確保資源被引導(dǎo)到能產(chǎn)生最大影響的地方。
我們已經(jīng)養(yǎng)成了一種習(xí)慣，即重新審視供應(yīng)商協(xié)議、服務(wù)合同和內(nèi)部開(kāi)發(fā)工具。在這樣做的過(guò)程中，我們發(fā)現(xiàn)有些系統(tǒng)僅僅因?yàn)閼T性而被維護(hù)。用清晰的價(jià)值觀重新評(píng)估這些領(lǐng)域，幫助我們把精力集中在最重要的事情上。
解決浪費(fèi)需要一個(gè)清晰且有紀(jì)律的流程。與其僅僅依賴(lài)全面的運(yùn)營(yíng)審查，組織可以將持續(xù)審查的習(xí)慣作為日常運(yùn)營(yíng)的一部分，將評(píng)估嵌入團(tuán)隊(duì)與工具、平臺(tái)、工作流程和支持結(jié)構(gòu)互動(dòng)的方式中。這種方法有助于發(fā)現(xiàn)使用與意圖不匹配，或成本超過(guò)價(jià)值的情況。然后每個(gè)項(xiàng)目根據(jù)其與業(yè)務(wù)目標(biāo)、安全需求和集成要求的相關(guān)性進(jìn)行評(píng)估。
有了這種持續(xù)的洞察力，關(guān)于哪些項(xiàng)目要退役、整合或再投資的決策變得更加直接。雖然仍然需要定期的深入審查，但根深蒂固的運(yùn)營(yíng)審查習(xí)慣使這些審查變得更容易、更快，并且更有影響力。目標(biāo)不僅僅是削減成本，而是將努力和投資重新聚焦在能創(chuàng)造最多價(jià)值的地方。
Gartner的戰(zhàn)略性IT成本優(yōu)化框架強(qiáng)調(diào)了一種超越單純削減開(kāi)支的積極方法，它倡導(dǎo)在成本通過(guò)合同承諾之前就消除或減少成本。
二、簡(jiǎn)化工作流程為更好的交付騰出空間
曾經(jīng)有一段時(shí)間，我們?yōu)槲覀冊(cè)敱M的流程文檔感到自豪。它涵蓋了每一個(gè)邊緣情況、例外和細(xì)節(jié)。但隨著時(shí)間的推移，變得明顯的是，大多數(shù)人并沒(méi)有遵循它，甚至沒(méi)有閱讀它。這種文檔雖然全面，但在大多數(shù)情況下，它太復(fù)雜而無(wú)法實(shí)際應(yīng)用。團(tuán)隊(duì)經(jīng)常會(huì)繞過(guò)它，轉(zhuǎn)而依賴(lài)口頭捷徑或假設(shè)。這帶來(lái)了后果：錯(cuò)誤、不一致的交付以及花時(shí)間澄清本應(yīng)顯而易見(jiàn)的步驟。
這促使我們改變了方法。我建議制定關(guān)鍵流程的一頁(yè)摘要，只關(guān)注人們有效完成任務(wù)所需的基本信息。這些簡(jiǎn)短的文件概述了必要的步驟，突出顯示了所有權(quán)并明確了決策點(diǎn)。這標(biāo)志著從一種打勾式的做法轉(zhuǎn)變?yōu)殛P(guān)注清晰度和實(shí)際價(jià)值的方法。結(jié)果呢？人們使用它們。團(tuán)隊(duì)更快地對(duì)齊，升級(jí)的問(wèn)題更少，我們花在重新解釋基礎(chǔ)知識(shí)上的時(shí)間也大大減少。這些單頁(yè)指南成為了我們的參考點(diǎn)、入職工具和日常伴侶，這種方法通過(guò)減少摩擦而非走捷徑，用更少的資源實(shí)現(xiàn)了更多的成果。
這種轉(zhuǎn)變也幫助我們仔細(xì)審視了我們流程中真正必要的內(nèi)容。當(dāng)你試圖將一個(gè)工作流程濃縮成一頁(yè)時(shí)，你就不得不面對(duì)是否每一步都值得保留的問(wèn)題。我們發(fā)現(xiàn)多個(gè)遺留步驟在沒(méi)有明確理由的情況下留存了下來(lái)。簡(jiǎn)化后，這些流程運(yùn)行得更快，瓶頸更少，責(zé)任更明確。最初作為一個(gè)文檔練習(xí)開(kāi)始，這成為了自己的一個(gè)變革杠桿。
我們通過(guò)簡(jiǎn)化審批流程、取消不必要的檢查點(diǎn)以及引入共享的實(shí)時(shí)儀表板來(lái)跟進(jìn)，這些舉措消除了重復(fù)報(bào)告的需求。這些變革使我們的流程變得更加輕便易行，團(tuán)隊(duì)也因此更加自信和獨(dú)立。
這從來(lái)不是為了削弱治理，而是為了讓它切實(shí)可行。當(dāng)團(tuán)隊(duì)無(wú)需翻閱繁雜的規(guī)則頁(yè)面就能遵循流程時(shí)，他們更有可能堅(jiān)持執(zhí)行。
在醫(yī)療保健領(lǐng)域，發(fā)表于《SpringerBriefs in Health Care Management and Economics》的一項(xiàng)研究探討了工作簡(jiǎn)化作為改進(jìn)流程的方法。研究展示了一個(gè)案例，通過(guò)系統(tǒng)分析，將流程中的步驟從8個(gè)減少到3個(gè)，從而顯著提高了效率。
三、標(biāo)準(zhǔn)化運(yùn)營(yíng)模式構(gòu)建穩(wěn)定性和可擴(kuò)展性
一致性被低估了。當(dāng)每個(gè)團(tuán)隊(duì)都按自己的方式、工具、術(shù)語(yǔ)和節(jié)奏工作時(shí)，協(xié)調(diào)、支持和擴(kuò)展就變得更加困難。因此，標(biāo)準(zhǔn)化我們的運(yùn)營(yíng)模式是將效率融入工作方式的最有效方法之一。
本質(zhì)上，一個(gè)良好標(biāo)準(zhǔn)化的模型作為基礎(chǔ)，能夠使團(tuán)隊(duì)更快地行動(dòng)，減少失誤。它減少了決策所需的開(kāi)銷(xiāo)，明確了期望，并使交付能夠擴(kuò)展而不增加新的管理層級(jí)。在資源緊張的情況下，擁有一個(gè)共享的方法可以讓我們從每一小時(shí)的工作和每一個(gè)在用的系統(tǒng)中獲得更多價(jià)值。
我們注重的是建立一致性，而非僵化。這意味著就如何跟蹤工作、管理事件以及跨團(tuán)隊(duì)溝通達(dá)成一致。通過(guò)數(shù)字化手冊(cè)記錄和分享我們的模型，節(jié)省了時(shí)間，減少了錯(cuò)誤，也讓我們?cè)诿總€(gè)活動(dòng)上投入的精力大幅減少，不必從頭開(kāi)始重復(fù)發(fā)明基本流程。
這種清晰度還能減少重復(fù)工作。當(dāng)人們知道使用哪些工具、期望哪些實(shí)踐以及如何支持服務(wù)時(shí)，就不會(huì)浪費(fèi)時(shí)間去尋找替代方案或從零開(kāi)始構(gòu)建。在資源受限的環(huán)境中，這種清晰度至關(guān)重要。
我們還統(tǒng)一了團(tuán)隊(duì)的工作節(jié)奏，將應(yīng)用程序、基礎(chǔ)設(shè)施、項(xiàng)目、治理和運(yùn)營(yíng)團(tuán)隊(duì)帶入一個(gè)共享的節(jié)奏中。這有助于避免延誤，減少交接點(diǎn)的摩擦，使跨職能規(guī)劃更加容易。累積效應(yīng)是實(shí)實(shí)在在的：減少意外，加快交付速度，增強(qiáng)協(xié)作。
此外，六西格瑪（六西格瑪是一種管理和質(zhì)量改進(jìn)方法，旨在通過(guò)減少流程變異、提升質(zhì)量來(lái)實(shí)現(xiàn)卓越運(yùn)營(yíng)）提供了關(guān)于流程標(biāo)準(zhǔn)化如何通過(guò)減少變異、提高質(zhì)量和實(shí)現(xiàn)跨團(tuán)隊(duì)一致交付來(lái)支持卓越運(yùn)營(yíng)的詳細(xì)概述。他們的洞察強(qiáng)化了一個(gè)穩(wěn)定、可重復(fù)的運(yùn)營(yíng)模式是規(guī)?；托实年P(guān)鍵推動(dòng)因素。
四、戰(zhàn)略性地自動(dòng)化流程
自動(dòng)化可以是一個(gè)強(qiáng)大的工具，但我已學(xué)會(huì)不要把它當(dāng)作萬(wàn)能解決方案。早期對(duì)復(fù)雜工作流程全面自動(dòng)化的承諾往往引入了比消除更多的復(fù)雜性。更有成效的做法是有意的、逐步的方法。
與其自動(dòng)化整個(gè)流程，專(zhuān)注于疏通關(guān)鍵瓶頸已被證明是一種有效的方式，可以用最少的努力推動(dòng)有意義的變革。
自動(dòng)化最實(shí)際的好處之一是它對(duì)業(yè)務(wù)成本結(jié)構(gòu)的影響。通過(guò)數(shù)字化重復(fù)流程，我們減少了對(duì)人工監(jiān)督的依賴(lài)，提高了交付的一致性。這些變革有助于減少加班時(shí)間、提高響應(yīng)速度和降低錯(cuò)誤率，最終轉(zhuǎn)化為每筆交易或互動(dòng)的更低成本。
我們還探索了人工智能和機(jī)器學(xué)習(xí)如何幫助簡(jiǎn)化特定工作流程，特別是在決策往往耗費(fèi)資源或容易延誤的領(lǐng)域。這包括基礎(chǔ)設(shè)施容量規(guī)劃等領(lǐng)域，預(yù)測(cè)模型可能有助于預(yù)測(cè)需求或提前標(biāo)記問(wèn)題。盡管我們?nèi)栽谠u(píng)估這些工具的早期階段，但我們看到了它們的潛力，可以將員工的時(shí)間從被動(dòng)的問(wèn)題解決轉(zhuǎn)移到更具戰(zhàn)略性的舉措上。在預(yù)算緊張或資源受限的情況下，這可能特別有價(jià)值，因?yàn)樗赡茏屛覀冊(cè)诓辉黾訂T工人數(shù)的情況下維持服務(wù)質(zhì)量。
流程自動(dòng)化和人工智能還有助于標(biāo)準(zhǔn)化決策。現(xiàn)在我們的系統(tǒng)會(huì)提出建議并觸發(fā)正確的行動(dòng)，而不是依賴(lài)個(gè)人去記住例外情況或發(fā)現(xiàn)趨勢(shì)。這意味著更快的周轉(zhuǎn)時(shí)間和為內(nèi)部和外部用戶(hù)更一致的體驗(yàn)。
在許多情況下，部分自動(dòng)化更為可持續(xù)。它幫助團(tuán)隊(duì)將精力集中在最需要的地方，而不會(huì)讓我們被前期配置或后續(xù)維護(hù)所淹沒(méi)。
我們還了解到，當(dāng)自動(dòng)化努力是跨職能的時(shí)候，效果最好。從一開(kāi)始就讓執(zhí)行工作的人員、開(kāi)發(fā)人員、運(yùn)營(yíng)人員和業(yè)務(wù)用戶(hù)參與進(jìn)來(lái)，有助于確保我們解決真正的問(wèn)題，而不僅僅是為了自動(dòng)化而自動(dòng)化任務(wù)。
對(duì)于那些希望了解更廣泛的組織影響的人來(lái)說(shuō)，德勤2022年關(guān)于智能自動(dòng)化的調(diào)查提供了明確的證據(jù)，表明戰(zhàn)略性地使用自動(dòng)化可以顯著降低運(yùn)營(yíng)成本并提高生產(chǎn)力。他們的研究結(jié)果強(qiáng)調(diào)了那些大規(guī)模使用智能自動(dòng)化的組織在服務(wù)質(zhì)量和勞動(dòng)力能力方面都取得了可衡量的進(jìn)步。
五、小杠桿帶來(lái)有意義的結(jié)果
用更少的資源做更多的事情不是關(guān)于英雄式的努力。而是關(guān)于知道在哪里聚焦。我強(qiáng)調(diào)這四個(gè)杠桿——消除浪費(fèi)、簡(jiǎn)化工作流程、標(biāo)準(zhǔn)化交付和有目的的自動(dòng)化——是為了讓它們嵌入到IT團(tuán)隊(duì)的工作方式中。它們幫助我們保持靈活，減少摩擦，并跟上業(yè)務(wù)的步伐。
你不需要全面的轉(zhuǎn)型來(lái)開(kāi)始。小的、專(zhuān)注的變革，特別是當(dāng)它們成為習(xí)慣時(shí)，可以建立改變團(tuán)隊(duì)交付方式所需的勢(shì)頭。
如果我從這段旅程中學(xué)到了一件事，那就是紀(jì)律勝過(guò)顛覆。建立一個(gè)隨著時(shí)間改進(jìn)的系統(tǒng)，你會(huì)發(fā)現(xiàn)用更少的資源做更多的事情成為設(shè)計(jì)的問(wèn)題，而不是運(yùn)氣。
作者：Ayman Essmat（艾曼·埃斯馬特）
Ayman Essmat（艾曼·埃斯馬特）是一位經(jīng)驗(yàn)豐富的IT領(lǐng)導(dǎo)者，目前擔(dān)任Eurobodalla Shire Council的首席信息官，在公共和私營(yíng)部門(mén)的企業(yè)技術(shù)領(lǐng)域擁有近30年的經(jīng)驗(yàn)。他的職業(yè)生涯涵蓋了技術(shù)、運(yùn)營(yíng)和行政職務(wù)，在將IT戰(zhàn)略與業(yè)務(wù)目標(biāo)對(duì)齊、推動(dòng)數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)決策以及在復(fù)雜、受監(jiān)管的環(huán)境中加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全和治理方面具有專(zhuān)長(zhǎng)。Ayman（艾曼）在中東和北非開(kāi)始了他的IT職業(yè)生涯，在澳大利亞晉升到領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)之前，他構(gòu)建了深厚的技術(shù)基礎(chǔ)。他曾在政府、醫(yī)療保健、電信和石油天然氣等多個(gè)行業(yè)中引領(lǐng)大規(guī)模的文化和組織變革項(xiàng)目。他擁有金融科技碩士學(xué)位，并通過(guò)與全球?qū)I(yè)社區(qū)的積極參與，持續(xù)更新對(duì)新興技術(shù)和企業(yè)戰(zhàn)略的見(jiàn)解。作為作者和首席信息官，Ayman致力于構(gòu)建安全、適應(yīng)性強(qiáng)且高性能的IT組織，以實(shí)現(xiàn)持續(xù)價(jià)值、韌性和創(chuàng)新。
譯者：小知
睿觀：
在資源有限、期望值高的背景下，IT領(lǐng)導(dǎo)者要用更少資源實(shí)現(xiàn)更大影響，需依賴(lài)四大核心杠桿（核心理念）。具體包括：通過(guò)持續(xù)審查消除浪費(fèi)（如閑置許可與設(shè)施）；通過(guò)創(chuàng)建“單頁(yè)摘要”等方式簡(jiǎn)化工作流程；通過(guò)統(tǒng)一工具、節(jié)奏和實(shí)踐來(lái)標(biāo)準(zhǔn)化運(yùn)營(yíng)模式以提升一致性；以及有目的地自動(dòng)化關(guān)鍵瓶頸而非全部流程（四大杠T桿）。將這些原則內(nèi)化為團(tuán)隊(duì)的日常習(xí)慣，而非追求顛覆性變革，方能構(gòu)建一個(gè)可持續(xù)的高效運(yùn)營(yíng)體系，將“少花錢(qián)多辦事”變?yōu)橐环N可設(shè)計(jì)的能力（結(jié)論與路徑）。
金句提煉：
用更少資源做更多事，秘訣并非英雄式的努力，而是將“紀(jì)律”注入系統(tǒng)，讓效率成為精心設(shè)計(jì)的結(jié)果，而非偶然的運(yùn)氣。
