關(guān)于PMO（項(xiàng)目管理辦公室，是企業(yè)設(shè)立的一個(gè)職能機(jī)構(gòu)名稱，也有的稱作項(xiàng)目管理部、項(xiàng)目辦公室或項(xiàng)目管理中心等。是現(xiàn)代企業(yè)管理中一個(gè)至關(guān)重要的組成部分，特別是在那些依賴項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)戰(zhàn)略的企業(yè)中。其設(shè)立旨在提升項(xiàng)目管理的專業(yè)性和一致性，通過標(biāo)準(zhǔn)化的流程、最佳實(shí)踐和工具，促進(jìn)項(xiàng)目成功并實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)。其核心使命是定義、維護(hù)、優(yōu)化項(xiàng)目管理的標(biāo)準(zhǔn)、政策、程序和方法。它不僅是一個(gè)簡(jiǎn)單的項(xiàng)目管理支持部門，更是一個(gè)推動(dòng)者，確保組織內(nèi)部的項(xiàng)目活動(dòng)與戰(zhàn)略目標(biāo)保持一致，同時(shí)通過有效的監(jiān)控和控制機(jī)制，提高項(xiàng)目成功率和組織的整體績(jī)效。）的看法眾說紛紜。有人對(duì)其效率贊不絕口，而另一些人則質(zhì)疑它是否是浪費(fèi)時(shí)間。事實(shí)是，在你了解PMO的設(shè)計(jì)目的以及它應(yīng)為組織帶來的價(jià)值之前，你無法知道它是否能夠交付你所需的業(yè)務(wù)成果。
圖源：Shutterstock / fizkes
如今，許多PMO陷入了過時(shí)的、理論性過強(qiáng)的項(xiàng)目管理方法。雖然由善意的理論家傳授的多層治理和嚴(yán)格的流程最終卻使事情陷入困境，而不是加速戰(zhàn)略交付。為什么呢？首先，項(xiàng)目經(jīng)理通常是根據(jù)他們的認(rèn)證（證書）被雇傭，這表明他們的價(jià)值在于他們持有的證書。自然而然地，他們專注于應(yīng)用他們?cè)谂嘤?xùn)中學(xué)到的一切，假設(shè)更多的流程等于更好的結(jié)果。不幸的是，這使許多項(xiàng)目經(jīng)理變成了流程的完美主義者，而不是業(yè)務(wù)價(jià)值的推動(dòng)者。
與此同時(shí)，交付團(tuán)隊(duì)很少被教導(dǎo)去衡量其項(xiàng)目的商業(yè)影響。相反，他們默認(rèn)做他們所熟悉的事情：跟蹤進(jìn)度。成功變成了關(guān)于時(shí)間、成本和范圍的三重約束，而項(xiàng)目是否實(shí)際上在推進(jìn)組織的戰(zhàn)略這個(gè)更大的問題卻沒有答案。
一、重新定義PMO的角色
如果你的目標(biāo)是加速戰(zhàn)略執(zhí)行，那么一個(gè)結(jié)構(gòu)良好的PMO可以是一個(gè)強(qiáng)大的資產(chǎn)，但前提是你重新思考它的目的并重新定義其目標(biāo)。當(dāng)與業(yè)務(wù)優(yōu)先事項(xiàng)保持一致并專注于交付重要的成果時(shí)，PMO不僅僅是一個(gè)任務(wù)管理功能，它變成了推動(dòng)組織成功的引擎。
我們從客戶的高管團(tuán)隊(duì)那里了解到，當(dāng)被要求根據(jù)他們想要的結(jié)果來命名這個(gè)團(tuán)隊(duì)時(shí)，他們很少稱之為項(xiàng)目管理辦公室。大多數(shù)人更喜歡戰(zhàn)略交付辦公室，因?yàn)樗麄兊闹攸c(diǎn)是交付整個(gè)戰(zhàn)略，而不僅僅是管理項(xiàng)目。
但PMO并不是一個(gè)旨在監(jiān)管流程的項(xiàng)目管理中心。它是將戰(zhàn)略轉(zhuǎn)化為成果的引擎。然而，要實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，你需要的不僅僅是流程和文檔 ——你需要影響力。這意味著每一項(xiàng)服務(wù)和行動(dòng)都應(yīng)該專注于推動(dòng)業(yè)務(wù)更接近其戰(zhàn)略目標(biāo)，這意味著你需要教導(dǎo)你的員工如何轉(zhuǎn)變他們對(duì)成功的定義。
問問自己，你是否希望提高項(xiàng)目成功率、更好地與業(yè)務(wù)戰(zhàn)略對(duì)齊，還是實(shí)現(xiàn)更高的投資回報(bào)率。那么一個(gè)真正的項(xiàng)目管理辦公室可能正是你所需要的，但只有當(dāng)它被設(shè)計(jì)為在每一步都創(chuàng)造業(yè)務(wù)影響時(shí)才行。
以下是一個(gè)強(qiáng)大的PMO可以交付的幾個(gè)成果：
l戰(zhàn)略一致性：確保每個(gè)項(xiàng)目都為你的大局目標(biāo)做出貢獻(xiàn)。
l更高的投資回報(bào)率：創(chuàng)造價(jià)值，而不僅僅是為了交付項(xiàng)目而交付項(xiàng)目。
l可靠性：建立一個(gè)項(xiàng)目失敗風(fēng)險(xiǎn)降低、可預(yù)測(cè)結(jié)果增加的系統(tǒng)。
l利益相關(guān)者信心：讓領(lǐng)導(dǎo)者將你的PMO視為解決他們最棘手業(yè)務(wù)挑戰(zhàn)的首選。
二、識(shí)別并糾正五個(gè)主要錯(cuò)誤
許多PMO陷入了僵化治理和過時(shí)實(shí)踐的陷阱，變得過于官僚主義，最終變得無關(guān)緊要。作為高管，你有機(jī)會(huì)也有責(zé)任避免這些陷阱，并將你的PMO重新聚焦于交付真正的業(yè)務(wù)價(jià)值。
錯(cuò)誤1：成為瓶頸
當(dāng)利益相關(guān)者繞過PMO流程時(shí)，這表明PMO正在拖慢進(jìn)度，而不是增加價(jià)值。
解決方法：簡(jiǎn)化工作流程，消除不必要的步驟。通過優(yōu)先考慮導(dǎo)致可操作結(jié)果的治理和報(bào)告，專注于實(shí)現(xiàn)影響價(jià)值創(chuàng)造的最快途徑。
錯(cuò)誤2：缺乏明確的價(jià)值
如果利益相關(guān)者無法闡述PMO的貢獻(xiàn)，它就有可能被視為只是另一層繁文縟節(jié)。
解決方法：將PMO的目的與戰(zhàn)略目標(biāo)對(duì)齊，并定期溝通其影響。展示項(xiàng)目和舉措如何為可衡量的商業(yè)成果做出貢獻(xiàn)。
錯(cuò)誤3：衡量產(chǎn)出而非成果
僅僅關(guān)注時(shí)間、成本和范圍可能會(huì)導(dǎo)致項(xiàng)目按時(shí)完成但未能交付預(yù)期的業(yè)務(wù)效益。
解決方法：重新培訓(xùn)團(tuán)隊(duì)，根據(jù)項(xiàng)目如何推進(jìn)戰(zhàn)略優(yōu)先事項(xiàng)來評(píng)估成功。確保所有指標(biāo)都與業(yè)務(wù)成果相關(guān)聯(lián)，而不僅僅是項(xiàng)目里程碑。
錯(cuò)誤4：使流程過于復(fù)雜
強(qiáng)調(diào)流程本身的PMO可能會(huì)阻礙進(jìn)展并挫敗團(tuán)隊(duì)。
解決方法：將重點(diǎn)從僵化治理轉(zhuǎn)移到戰(zhàn)略交付上。定期評(píng)估和完善流程，以確保它們?yōu)榻M織的目標(biāo)服務(wù)，而不是減緩目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。
錯(cuò)誤5：未能建立信譽(yù)
沒有早期成功的PMO很難獲得信任并確立其價(jià)值。
解決方法：采用一種新的運(yùn)營(yíng)模式，專注于創(chuàng)建一個(gè)持續(xù)價(jià)值交付引擎。這種方法優(yōu)先考慮更快的、漸進(jìn)式的價(jià)值交付，確保項(xiàng)目管理辦公室始終展示其影響力，并與利益相關(guān)者建立信心。
三、使PMO成為長(zhǎng)期資產(chǎn)
PMO應(yīng)該像其他任何部門一樣被對(duì)待，而不是將其視為一個(gè)旨在解決一個(gè)問題然后就消失的臨時(shí)努力。它需要一個(gè)明確的目的、可衡量的成果以及與組織更廣泛目標(biāo)一致的戰(zhàn)略。但最重要的是，你的PMO必須不斷發(fā)展。業(yè)務(wù)需求會(huì)發(fā)生變化，你的PMO必須足夠靈活以隨之變化。始終關(guān)注交付價(jià)值，鞏固PMO作為業(yè)務(wù)驅(qū)動(dòng)力的角色，而不僅僅是一個(gè)項(xiàng)目跟蹤者。
作者：Laura Barnard（勞拉·巴納德）
Laura Barnard（勞拉·巴納德）是《The IMPACT Engine: Accelerating Strategy Delivery for PMO and Transformation Leaders/IMPACT引擎：為PMO和轉(zhuǎn)型領(lǐng)導(dǎo)者加速戰(zhàn)略交付》一書的作者。憑借三十年的經(jīng)驗(yàn)，她一直致力于幫助組織實(shí)現(xiàn)其戰(zhàn)略目標(biāo)的更高投資回報(bào)率。她公司的IMPACT引擎系統(tǒng)賦予組織推動(dòng)與愿景一致的轉(zhuǎn)型成果的能力。通過針對(duì)性的培訓(xùn)、咨詢和輔導(dǎo)，她的公司PMO Strategies提供可操作的解決方案，確保立即應(yīng)用，使客戶能夠快速、顯著地提升其業(yè)務(wù)績(jī)效。Laura每周在pmostrategies.com的播客上分享新的見解。
譯者：寶藍(lán)
【睿觀：管理辦公室（PMO）的真正價(jià)值不應(yīng)僅僅是一個(gè)流程管理機(jī)構(gòu)，而應(yīng)成為推動(dòng)戰(zhàn)略交付和實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)成果的引擎。詳細(xì)分析：
一、核心論點(diǎn)：
重新定義PMO的角色：?PMO不應(yīng)僅僅關(guān)注項(xiàng)目管理，而應(yīng)關(guān)注戰(zhàn)略交付。其目標(biāo)應(yīng)是推動(dòng)組織成功，而不僅僅是管理任務(wù)。一個(gè)有效的PMO應(yīng)是一個(gè)“戰(zhàn)略交付辦公室”，將戰(zhàn)略轉(zhuǎn)化為實(shí)際成果。
關(guān)注業(yè)務(wù)影響：?PMO的每一項(xiàng)服務(wù)和行動(dòng)都應(yīng)專注于推動(dòng)業(yè)務(wù)更接近其戰(zhàn)略目標(biāo)。衡量成功的標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)是項(xiàng)目如何推進(jìn)戰(zhàn)略優(yōu)先事項(xiàng)，而不僅僅是時(shí)間、成本和范圍。
避免常見錯(cuò)誤：?許多PMO因陷入僵化治理和過時(shí)實(shí)踐的陷阱而變得無效。以下指出五個(gè)主要錯(cuò)誤，并提出了相應(yīng)的解決方案。
持續(xù)發(fā)展和適應(yīng)：?PMO應(yīng)像其他任何部門一樣被對(duì)待，需要不斷發(fā)展和適應(yīng)業(yè)務(wù)需求的變化，始終關(guān)注交付價(jià)值。
二、PMO應(yīng)交付的成果：
戰(zhàn)略一致性：?確保每個(gè)項(xiàng)目都為組織的大局目標(biāo)做出貢獻(xiàn)。
更高的投資回報(bào)率：?創(chuàng)造實(shí)際的業(yè)務(wù)價(jià)值，而不僅僅是完成項(xiàng)目。
可靠性：?建立一個(gè)降低項(xiàng)目失敗風(fēng)險(xiǎn)、提高結(jié)果可預(yù)測(cè)性的系統(tǒng)。
利益相關(guān)者信心：?使領(lǐng)導(dǎo)者將PMO視為解決業(yè)務(wù)挑戰(zhàn)的首選。
三、PMO常犯的五個(gè)錯(cuò)誤及糾正方法：
成為瓶頸：?當(dāng)利益相關(guān)者繞過PMO流程時(shí)，說明PMO效率低下。
解決方法：?簡(jiǎn)化工作流程，消除不必要的步驟，專注于快速實(shí)現(xiàn)價(jià)值創(chuàng)造。
缺乏明確的價(jià)值：?如果利益相關(guān)者無法理解PMO的貢獻(xiàn)，它就會(huì)被視為多余。
解決方法：?將PMO的目標(biāo)與戰(zhàn)略目標(biāo)對(duì)齊，并定期溝通其影響，展示項(xiàng)目如何為可衡量的商業(yè)成果做出貢獻(xiàn)。
衡量產(chǎn)出而非成果：?僅僅關(guān)注時(shí)間、成本和范圍會(huì)導(dǎo)致項(xiàng)目按時(shí)完成但未能交付預(yù)期的業(yè)務(wù)效益。
解決方法：?重新培訓(xùn)團(tuán)隊(duì)，根據(jù)項(xiàng)目如何推進(jìn)戰(zhàn)略優(yōu)先事項(xiàng)來評(píng)估成功，確保所有指標(biāo)都與業(yè)務(wù)成果相關(guān)聯(lián)。
使流程過于復(fù)雜：?過分強(qiáng)調(diào)流程本身會(huì)阻礙進(jìn)展并挫敗團(tuán)隊(duì)。
解決方法：?將重點(diǎn)從僵化治理轉(zhuǎn)移到戰(zhàn)略交付上，定期評(píng)估和完善流程，確保它們?yōu)榻M織的目標(biāo)服務(wù)。
未能建立信譽(yù)：?沒有早期成功的PMO很難獲得信任并確立其價(jià)值。
解決方法：?采用一種新的運(yùn)營(yíng)模式，專注于創(chuàng)建一個(gè)持續(xù)價(jià)值交付引擎，優(yōu)先考慮更快的、漸進(jìn)式的價(jià)值交付，以建立信譽(yù)。
四、使PMO成為長(zhǎng)期資產(chǎn)的關(guān)鍵：
明確的目的：?PMO需要一個(gè)清晰的使命和愿景。
可衡量的成果：?需要設(shè)定可量化的目標(biāo)和關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)（KPIs）。
與組織目標(biāo)的一致性：?PMO的戰(zhàn)略必須與組織的整體戰(zhàn)略保持一致。
持續(xù)發(fā)展和適應(yīng)性：?PMO需要根據(jù)業(yè)務(wù)需求的變化進(jìn)行調(diào)整和改進(jìn)。
總結(jié)：
PMO的角色轉(zhuǎn)變，要從傳統(tǒng)的流程管理者轉(zhuǎn)變?yōu)閼?zhàn)略交付的推動(dòng)者。通過避免常見的錯(cuò)誤并關(guān)注業(yè)務(wù)影響，PMO可以成為組織實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)的關(guān)鍵資產(chǎn)。本文不僅指出了問題，還提供了具體的解決方案，幫助組織改進(jìn)其PMO的運(yùn)營(yíng)。】
