協(xié)作競標(biāo)的新方法正在興起，因此在轉(zhuǎn)換之前了解如何選擇一種方法非常重要。
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行業(yè)專家們對(duì)傳統(tǒng)RFP?的價(jià)值爭論了十多年。田納西大學(xué)的研究人員一直是研究向協(xié)作性更強(qiáng)的投標(biāo)方式轉(zhuǎn)變的領(lǐng)軍人物，最近他們也參與了這場爭論。
有興趣進(jìn)行轉(zhuǎn)換嗎？本文對(duì)傳統(tǒng)的提案請(qǐng)求(RFProposal)?和更具協(xié)作性的合作伙伴請(qǐng)求?(RFPartner)?流程進(jìn)行了比較。
一、首先要做的事情
任何競爭性投標(biāo)流程的目的都是幫助采購組織找到最能滿足其需求的供應(yīng)商。但許多組織未能理解的是，采購產(chǎn)品的性質(zhì)應(yīng)該決定投標(biāo)流程的方法。例如，很多時(shí)候，首席信息官或技術(shù)主管需要找到合適的供應(yīng)商來解決業(yè)務(wù)需求。但投標(biāo)文件中往往包含采購組織對(duì)產(chǎn)品或任務(wù)的定義規(guī)范。
可以這樣想：您希望供應(yīng)商利用他們的專業(yè)知識(shí)幫助您突破思維局限來解決業(yè)務(wù)需求，但您的采購團(tuán)隊(duì)卻將供應(yīng)商限制在詳細(xì)的規(guī)格范圍內(nèi)。我們稱之為外包悖論，因?yàn)椴少徑M織將工作外包給專家，然后告訴供應(yīng)商如何使用產(chǎn)品規(guī)格或服務(wù)詳細(xì)的工作說明來完成工作。了解?RFProposal?和?RFPartner?之間的主要區(qū)別以及何時(shí)使用它們，就可以避免這種困境。
【睿觀：RFProposal (Request for Proposal)?和?RFPartner (Request for Partner)?是兩種不同的采購方法:
理解：想象您要裝修新房子。
RFProposal就像您給裝修公司一份詳細(xì)的裝修清單,包括具體的材料、顏色和尺寸。您知道自己想要什么,只需要找人按您的要求執(zhí)行。
RFPartner則更像您告訴設(shè)計(jì)師您喜歡的風(fēng)格和生活方式,然后讓他們發(fā)揮創(chuàng)意,提出整體解決方案。您依靠他們的專業(yè)知識(shí)來實(shí)現(xiàn)您可能沒有想到的創(chuàng)新設(shè)計(jì)。
在技術(shù)采購中,RFProposal適用于標(biāo)準(zhǔn)化產(chǎn)品,而RFPartner更適合復(fù)雜的IT解決方案,需要供應(yīng)商的專業(yè)知識(shí)來定制最佳方案?！?/span>
二、投標(biāo)文件重點(diǎn)
無論您使用的是RFProposal?還是?RFPartner，都要確保您擁有有能力的供應(yīng)商。在許多情況下，組織在發(fā)布?RFProposal?或?RFPartner?之前會(huì)使用資格要求。這樣做可以讓您篩選出有能力的供應(yīng)商，一旦您擁有了這些供應(yīng)商，投標(biāo)文件的性質(zhì)就會(huì)開始改變。當(dāng)工作性質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)化時(shí)，RFProposal?是一種有效的選擇，而當(dāng)購買組織尋求一個(gè)總體上最適合其需求的戰(zhàn)略合作伙伴時(shí)，RFPartner?是更好的選擇。
使用RFProposal?時(shí)，采購組織會(huì)提供詳細(xì)的要求，例如他們想要的商品、服務(wù)、項(xiàng)目管理或支持的描述。投標(biāo)文件的重點(diǎn)是交易性質(zhì)的，目的是找到滿足特定要求的供應(yīng)商。
公司通常使用投標(biāo)軟件（例如Ariba、GEP?或?Coupa）來管理投標(biāo)流程。買家輸入問題，供應(yīng)商提供答案。供應(yīng)商回答的一個(gè)關(guān)鍵問題是價(jià)格。通常，RFProposal?將幫助買家了解與特定可計(jì)費(fèi)項(xiàng)目相關(guān)的供應(yīng)商價(jià)格。
相比之下，RFPartner將投標(biāo)文件的重點(diǎn)從詳細(xì)的規(guī)范轉(zhuǎn)移到幫助供應(yīng)商了解采購組織的整體業(yè)務(wù)狀況和目標(biāo)。投標(biāo)文件通常以詳細(xì)概述情況開始，并為投標(biāo)供應(yīng)商提供開發(fā)解決方案所需的數(shù)據(jù)或信息。
與RFProposal?不同的是，這些問題在本質(zhì)上更加開放，并包括一個(gè)對(duì)話期，買方和供應(yīng)商將在對(duì)話期內(nèi)就最佳整體解決方案進(jìn)行合作，如下所述。投標(biāo)過程結(jié)束時(shí)，潛在供應(yīng)商將提供一份提案，概述他們?nèi)绾巫詈玫貪M足買方的需求。
結(jié)果如何？RFPartner能夠更好地幫助買家找到最佳供應(yīng)商，為他們提供量身定制的解決方案。為了提高效率，RFPartner?的投標(biāo)流程和選擇標(biāo)準(zhǔn)與傳統(tǒng)的?RFProposal?有很大不同。
三、選擇標(biāo)準(zhǔn)
RFProposal的交易性質(zhì)使得對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行同類比較變得容易。例如，選擇標(biāo)準(zhǔn)基于技術(shù)能力、價(jià)格和產(chǎn)能等因素。傳統(tǒng)的選擇標(biāo)準(zhǔn)是價(jià)格或技術(shù)上可接受的最低價(jià)格，但使用最佳價(jià)值標(biāo)準(zhǔn)的概念正在增長，這使得購買組織能夠?qū)⑦^去的表現(xiàn)等選擇標(biāo)準(zhǔn)考慮在內(nèi)。
當(dāng)組織轉(zhuǎn)向?qū)ふ夷軌蛱峁┳罴呀鉀Q方案的合作伙伴時(shí)，了解選擇標(biāo)準(zhǔn)變化的性質(zhì)非常重要。通過RFPartner，買家不僅會(huì)根據(jù)技術(shù)能力評(píng)估供應(yīng)商，還會(huì)根據(jù)解決方案的最佳價(jià)值進(jìn)行評(píng)估。然后是與供應(yīng)商的文化契合度，這并不意味著相同，而是避免因管理理念不一致而產(chǎn)生沖突的不兼容性。例如，業(yè)務(wù)合作伙伴對(duì)透明度的看法是否相似，或者組織是否采用自上而下的分層方法，而不是自下而上的協(xié)作方法？
四、過程的性質(zhì)
如上所述，RFProposal最適合購買標(biāo)準(zhǔn)化商品或服務(wù)，而?RFPartner?則更適合尋求戰(zhàn)略合作伙伴提供定制解決方案。當(dāng)轉(zhuǎn)向?qū)ふ揖哂卸ㄖ平鉀Q方案的戰(zhàn)略合作伙伴時(shí)，投標(biāo)流程的性質(zhì)將從交易性質(zhì)轉(zhuǎn)變?yōu)閰f(xié)作性質(zhì)。
首先，RFProposal流程通常由買方組織的采購團(tuán)隊(duì)和供應(yīng)商的業(yè)務(wù)開發(fā)團(tuán)隊(duì)主導(dǎo)，雙方專注于以交易的視角進(jìn)行買賣。RFPartner?流程的最佳實(shí)踐是創(chuàng)建一個(gè)跨職能的交易架構(gòu)師團(tuán)隊(duì)，供應(yīng)商團(tuán)隊(duì)可以直接與買方團(tuán)隊(duì)合作，從而使供應(yīng)商能夠共同為買方創(chuàng)造最佳解決方案。
第二個(gè)不同點(diǎn)是實(shí)際投標(biāo)期間的溝通和協(xié)作水平。RFPartner?流程的一個(gè)特點(diǎn)是高度協(xié)作、深入的對(duì)話研討會(huì)，買方和供應(yīng)商共同為采購組織創(chuàng)造最佳解決方案。這與?RFProposal?有很大不同，后者通常將協(xié)作限制在與投標(biāo)供應(yīng)商的問答環(huán)節(jié)。
此外，在運(yùn)行RFProposal?時(shí)，供應(yīng)商的問題幾乎總是與其他供應(yīng)商共享，而買方的答案也會(huì)與所有供應(yīng)商共享，以創(chuàng)造一個(gè)公平的競爭環(huán)境。相比之下，RFPartner?流程將供應(yīng)商的問題視為專有問題，問題和答案不會(huì)與其他供應(yīng)商共享。結(jié)果是，供應(yīng)商在對(duì)話會(huì)議中變得活躍起來，因?yàn)樗麄儾挥X得自己在分享商業(yè)機(jī)密，而這些機(jī)密會(huì)被競爭對(duì)手知道。
第三個(gè)不同之處在于合同談判方式。在?RFProposal?中，買方和供應(yīng)商在選定供應(yīng)商后通常會(huì)發(fā)現(xiàn)他們要進(jìn)行艱難的合同談判。而?RFPartner?則將合同簽訂階段整合到與首選供應(yīng)商的投標(biāo)過程中。
由于定制解決方案對(duì)于買家的成功至關(guān)重要，因此通常供應(yīng)商交易架構(gòu)師團(tuán)隊(duì)中至少三分之一、最多80%?的人是留守團(tuán)隊(duì)的一部分，以加快解決方案的實(shí)施。這可以防止供應(yīng)商讓銷售團(tuán)隊(duì)銷售可能難以實(shí)施的解決方案。
雖然采購組織傾向于使用RFPartner?方法，但許多人質(zhì)疑這種方法是否值得。安永瑞典市場負(fù)責(zé)人兼國家管理合伙人?Magnus Kuchler?已使用?RFProposal?和?RFPartner?方法為?185?筆交易提供咨詢，涉及范圍從高度傳統(tǒng)的交易關(guān)系到真正的戰(zhàn)略業(yè)務(wù)關(guān)系。
“從表面上看，RFPartner聽起來很繁重，但我們發(fā)現(xiàn)總體時(shí)間和精力差不多，”他說?！霸?RFProposal?中，買家需要花更多時(shí)間提前確定規(guī)格并進(jìn)行有爭議的談判。RFPartner?流程則完全顛覆了這一點(diǎn)，創(chuàng)建了一個(gè)更集成的投標(biāo)解決方案，可以生成更好的解決方案，花更多時(shí)間與供應(yīng)商共同創(chuàng)造，特別是如果您的目標(biāo)是轉(zhuǎn)向高度協(xié)作的既得利益業(yè)務(wù)模式以實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略業(yè)務(wù)成果?！?/span>
五、底線
復(fù)雜的采購計(jì)劃需要更具協(xié)作性的競標(biāo)策略。如果您在需要更細(xì)致入微的解決方案或業(yè)務(wù)成果時(shí)發(fā)現(xiàn)自己陷入了進(jìn)退維谷的采購交易，請(qǐng)考慮投資學(xué)習(xí)有關(guān)如何運(yùn)營RFPartner?的更多信息。如需更多信息，我們有兩份白皮書和三份關(guān)于?RFPartner?方法的案例研究，作為其關(guān)于協(xié)作雙贏業(yè)務(wù)關(guān)系的研究庫的一部分。?
