通過采取程序化方法來解決影子IT的根源，首席信息官可以降低shadow IT（影子IT，也稱為Stealth IT、Client IT、Fake IT，是組織中的信息技術(shù)/IT系統(tǒng)是由部門內(nèi)部建立并且使用，但沒有正式的公司層面認可，而且系統(tǒng)是由IT部門以外的部門訂定規(guī)格并且布署。有些人認為影子IT是重要的創(chuàng)新來源，這些系統(tǒng)可作為是未來IT方案的原型。）的風(fēng)險，并使更多的業(yè)務(wù)人員能夠滿足自己的工作流程和數(shù)據(jù)需求。
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詢問IT領(lǐng)導(dǎo)者他們在影子IT方面面臨的挑戰(zhàn)，大多數(shù)人會提到給影子IT帶來負面影響的安全、運營和集成風(fēng)險。但對于少數(shù)人來說，在沒有IT參與的情況下資助、采購和管理部門技術(shù)的深層挑戰(zhàn)是：IT部門錯過了更好地參與和滿足公司業(yè)務(wù)部門技術(shù)需求的機會。
這并不是為了淡化影子IT的內(nèi)在風(fēng)險。Entrust（是一家世界領(lǐng)先的加拿大網(wǎng)絡(luò)安全高科技公司，在美國NASDAQ上市。公司于1994年成立，前身為加拿大Nortel Networks/北方電訊數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)安全研發(fā)部。公司總部注冊于美國德克薩斯州PLANO。開發(fā)中心設(shè)在加拿大具有北方硅谷著稱的Ottawa及美國加州硅谷。在美國、加拿大、英國、瑞士、德國、日本和中國均設(shè)有分公司或辦事處。1998年8月18日在NASDAQ 上市。）的一份報告顯示，77%的IT專業(yè)人士有充分的理由擔(dān)心影子IT。畢竟，41%的員工獲取、修改或創(chuàng)建了IT不可見的技術(shù)，EY（安永，成立于1989年，是一家總部位于英國倫敦的跨國性專業(yè)服務(wù)公司，全稱是安永會計師事務(wù)所，為國際四大會計師事務(wù)所之一。）全球第三方風(fēng)險管理調(diào)查的52%的受訪者在過去兩年中出現(xiàn)了由第三方造成的停機，38%的受訪者報告了數(shù)據(jù)泄露。
盡管如此，不合規(guī)IT和影子IT之間仍然存在著巨大的分歧，這一點在我最近主持的一次“Coffee with Digital Trailblazers/與數(shù)字開拓者來杯咖啡”活動中得到了討論。當業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)者不信任IT并故意規(guī)避協(xié)作和遵從性時，就會出現(xiàn)流氓IT，而影子IT通常不那么具有對抗性，這是由于缺乏如何參與IT的知識，或者正如Kissflow（是一個在線工作流程自動化工具，被世界各地成千上萬的企業(yè)用于業(yè)務(wù)流程自動化。KiSSFLOW通過五個簡單的步驟工作，客戶可以決定工作流程、建立表格、設(shè)計工作流程、設(shè)置權(quán)限并開始使用它。它通過一個統(tǒng)一的主屏幕讓用戶完全控制，便于發(fā)起流程請求和采取行動。深度分析、第三方集成和多設(shè)備兼容是其他功能。）首席執(zhí)行官Dinesh Varadharajan（迪尼斯·瓦拉達拉詹）所說，“缺乏解決業(yè)務(wù)用戶面臨的特定挑戰(zhàn)的支持和IT帶寬?！?/p>
這就是將影子IT視為改進協(xié)作機會的IT戰(zhàn)略可以產(chǎn)生深遠影響的地方。這絕不是一個快速而簡單的轉(zhuǎn)變，它需要同時解決等式的兩個方面：IT如何管理技術(shù)請求的需求方面，以及如何根據(jù)適當?shù)慕鉀Q方案審查和評估技術(shù)需求的供應(yīng)方面。以下是指導(dǎo)這種轉(zhuǎn)變以獲得組織競爭優(yōu)勢的七個步驟。
一、擴展您的業(yè)務(wù)關(guān)系溝通范圍
Fluree（是一個開放源代碼語義圖數(shù)據(jù)庫,可確保數(shù)據(jù)完整性,提供對數(shù)據(jù)源的可追溯性,促進安全的數(shù)據(jù)協(xié)作并增強連接的數(shù)據(jù)洞察力。）首席執(zhí)行官兼聯(lián)合創(chuàng)始人Brian Platz（布萊恩·普拉茨）表示：“組織通常尋求解決影子IT問題，不一定是通過消除它，而是通過尋找方法，通過官方渠道將這些未經(jīng)批準的IT解決方案納入其中，確保安全性、合規(guī)性和有效管理，同時仍然允許最初驅(qū)使員工使用影子IT的創(chuàng)新和靈活性。”
但要做到這一點，IT領(lǐng)導(dǎo)者必須首先通過擴大與他們接觸的業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)者的范圍，增加他們對話的頻率，并深入員工的工作流程，來揭示幕后發(fā)生的事情。
作為這些努力的一部分，大型企業(yè)通常會讓業(yè)務(wù)關(guān)系經(jīng)理在理解部門技術(shù)需求并將其轉(zhuǎn)化為需求和業(yè)務(wù)案例方面發(fā)揮關(guān)鍵作用。中小型組織可以通過制定溝通計劃來吸引企業(yè)和利益相關(guān)者，建立構(gòu)思流程來捕捉新的業(yè)務(wù)需求，并利用設(shè)計思維來解決差距。
二、設(shè)置規(guī)則并強調(diào)協(xié)作
為了解決影子IT的一個根源問題，首席信息官還必須建立一個治理和交付模型，用于評估、采購和實施部門技術(shù)解決方案。同樣重要的是與利益相關(guān)者溝通如何接受技術(shù)請求，分享部門技術(shù)需求的優(yōu)先順序，記錄利益相關(guān)者在尋求新技術(shù)時的責(zé)任，并提供有效項目的狀態(tài)。
如果沒有強有力的交付模型和溝通計劃，沮喪的業(yè)務(wù)利益相關(guān)者更有可能在沒有IT參與的情況下購買并嘗試實施未來成為影子IT的技術(shù)解決方案。購買和實施技術(shù)解決方案需要時間，因此首席信息官對抗影子IT的最簡單工具是讓利益相關(guān)者相信協(xié)作符合他們的最大利益。
要做到這一點，IT領(lǐng)導(dǎo)者必須認識到與人們建立聯(lián)系的重要性，并讓人們相信IT已經(jīng)做好了與他們合作的準備。
SADA（一家一流的云解決方案提供商，專門從事技術(shù)咨詢、IT服務(wù)、應(yīng)用程序開發(fā)和托管服務(wù)。）副首席技術(shù)官Brian Suk（布萊恩·蘇）表示：“人的因素是最重要的。人們通常希望遵守政策，但過于嚴格和制造過多摩擦往往會導(dǎo)致影子IT。經(jīng)常清晰地溝通政策及其原因和好處，創(chuàng)造一種反饋和協(xié)作的文化，并隨著用戶需求的發(fā)展靈活并愿意調(diào)整政策。”
三、分類風(fēng)險，優(yōu)先考慮機會，增強財務(wù)控制
影子IT讓IT領(lǐng)導(dǎo)者有機會圍繞部門技術(shù)解決方案重新評估他們的戰(zhàn)略。這應(yīng)包括IT的以下計劃：
解決現(xiàn)有的影子IT實施問題
與業(yè)務(wù)團隊合作開發(fā)新的解決方案
增強和支持現(xiàn)有的應(yīng)用程序和技術(shù)
提高員工的利用率并改善員工工作體驗
獲取指標并展示所交付的業(yè)務(wù)價值
一個正式的和透明的優(yōu)先級排序過程也很重要。首席信息官需要一種方法來捕捉輕量級的業(yè)務(wù)案例或預(yù)測業(yè)務(wù)價值，以幫助確定新機會的優(yōu)先級。與此同時，首席信息官、首席信息安全官和合規(guī)官需要建立一個風(fēng)險管理框架，以量化影子IT何時會產(chǎn)生業(yè)務(wù)問題或重大風(fēng)險。
首席信息官應(yīng)該與首席財務(wù)官合作，因為當各部門在沒有IT部門參與的情況下采購本部門使用的技術(shù)時，往往會有更高的采購成本和實施風(fēng)險。首席信息官還應(yīng)就可重用平臺和通用服務(wù)在何處產(chǎn)生成本和其他業(yè)務(wù)效益征求企業(yè)架構(gòu)師的指導(dǎo)。
Infosys Cobalt（是Infosys為云驅(qū)動企業(yè)轉(zhuǎn)型提供的一整套服務(wù)、解決方案和平臺。Infosys，全稱印孚瑟斯技術(shù)有限公司，印度軟件公司，是印度歷史上第一家在美國上市的公司?？偛课挥谟《刃畔⒓夹g(shù)中心—班加羅爾市，在全球擁有雇員超過100，000 名，分布于27個國家，已在上海張江高科技園區(qū)設(shè)立分公司，員工達1000人左右。在廣州也有分部。）的執(zhí)行副總裁Anant Adya（安妮塔·阿德亞）表示：“影子IT經(jīng)常因為沒有為軟件生成可重復(fù)使用的文檔而浪費資源。有效的治理，加上詳細的應(yīng)用程序權(quán)限，將阻礙影子IT的發(fā)展，并有助于構(gòu)建協(xié)同操作模型?！?/p>
建立技術(shù)采購控制，要求首席信息官和首席信息安全官在技術(shù)支出方面進行合作，是減少影子IT的重要一步。
四、建立低代碼和無代碼的治理模型
前三個步驟有助于將影子IT納入其中，但它們沒有解決這樣一個事實，即IT部門很少有足夠的人員、專業(yè)知識或預(yù)算來完成所有優(yōu)先項目。
在這里，首席信息官可以通過建立低代碼和無代碼解決方案的治理模型來減少IT供應(yīng)方面的差距。任何代碼治理模型都應(yīng)涵蓋審查應(yīng)用程序功能、角色和責(zé)任、集成要求、發(fā)布管理實踐、文檔要求和其他要求的流程，以確保業(yè)務(wù)流程的可靠性和安全性。
無代碼解決方案在解決影子IT方面提供了顯著的優(yōu)勢，因為它們將實現(xiàn)和支持工作轉(zhuǎn)變?yōu)闃I(yè)務(wù)職責(zé)。無代碼解決方案可以幫助業(yè)務(wù)用戶將電子表格轉(zhuǎn)換為工作流、開發(fā)知識庫和構(gòu)建SaaS（一般指軟件運營服務(wù)。 軟件運營服務(wù)是Software as a Service的中文翻譯。是指用戶獲取軟件服務(wù)的一種新形式。它不需要用戶將軟件產(chǎn)品安裝在自己的電腦或服務(wù)器上。）集成。
然而，要想取得成功，首席信息官需要一個治理模型和解決方案架構(gòu)計劃來幫助選擇低代碼和無代碼平臺，就何時使用這些平臺提供指導(dǎo)，建立開發(fā)生命周期，并確?？沙掷m(xù)的支持。
“戰(zhàn)略框架應(yīng)該根據(jù)三個標準來分類用例：業(yè)務(wù)復(fù)雜性、技術(shù)復(fù)雜性、安全性和合規(guī)性要求，”Varadharajan（瓦拉達拉詹）說，“任何在這些標準中排名較高的用例都應(yīng)該由IT部門管理，而其余的則可以委托給業(yè)務(wù)部門。
五、發(fā)展自主數(shù)據(jù)科學(xué)和自助服務(wù)能力
首席信息官們已經(jīng)接受了自主數(shù)據(jù)科學(xué)，因為數(shù)據(jù)可視化工具和其他自助式商業(yè)智能平臺對業(yè)務(wù)人員來說很容易使用，并減少了IT部門用來支持的報告和查詢工作。最成功的項目不僅僅是推出工具，而是在自主數(shù)據(jù)科學(xué)項目中建立治理，同時采取措施減少數(shù)據(jù)債務(wù)。
當首席信息官提倡積極主動的數(shù)據(jù)治理并建立數(shù)據(jù)集成、編碼和質(zhì)量實踐時，自主數(shù)據(jù)科學(xué)減少了影子IT。有時可能需要特定部門的數(shù)據(jù)需求和工具。但是，擁有強大的數(shù)據(jù)能力和標準化的數(shù)據(jù)平臺，使業(yè)務(wù)、數(shù)據(jù)和技術(shù)部門的員工能夠在決策中利用數(shù)據(jù)，有助于減少工具泛濫和影子程序。
六、迭代和開放的生成式人工智能策略
影子人工智能是下一個前沿，各部門及其員工已經(jīng)正在探索生成式人工智能工具，并面臨暴露專有和其他機密信息的風(fēng)險。風(fēng)險投資公司Sequoia Capital（紅杉資本，全球著名風(fēng)險投資公司。于1972年在美國硅谷成立。紅杉作為第一家機構(gòu)投資人投資了如Apple, Google, Cisco, Oracle, Yahoo, LinkedIn等眾多創(chuàng)新型公司。）最近發(fā)布的圖表有助于顯示有多少生成式人工智能工具將進入市場，以支持銷售、市場營銷、設(shè)計、軟件工程、客戶支持、法律和其他部門需求。
這是一個開展影子活動的成熟領(lǐng)域，特別是因為高管們渴望看到他們的組織利用生成式人工智能能力來確定出突破和優(yōu)勢。如何阻止部門主管或員工嘗試新工具并啟動另一個影子程序？
在適當?shù)那闆r下，從監(jiān)管的角度來看，首席信息官應(yīng)避免拒絕嘗試生成式人工智能。當部門領(lǐng)導(dǎo)一再聽到拒絕時，他們會考慮在沒有IT、安全或合規(guī)合作的情況下探索影子解決方案。
首席信息官們還應(yīng)該創(chuàng)建、溝通和迭代地更新一種能夠捕捉短期和長期愿景的生成式人工智能戰(zhàn)略。短期計劃應(yīng)規(guī)定哪些部門應(yīng)該進行實驗，針對哪些業(yè)務(wù)成果和機會，以及可以使用哪些工具，可以涉及哪些數(shù)據(jù)，以及他們應(yīng)該在哪里報告他們的實驗經(jīng)驗。首席信息官們還應(yīng)更新其數(shù)字化轉(zhuǎn)型戰(zhàn)略，以考慮大型語言模型將如何影響其行業(yè)，以及客戶體驗在哪些方面需要人工智能驅(qū)動的變革。
七、與業(yè)務(wù)部門營造共創(chuàng)共贏文化
最后一步可能是最重要的，應(yīng)該與其他六個步驟并行管理。
影子IT不僅僅是一個風(fēng)險和錯失的機會——它代表了“業(yè)務(wù)”和“IT”之間的融合度與文化差距，而這正是頂級首席信息官想要消除的?？s小差距需要通過與業(yè)務(wù)利益相關(guān)者建立關(guān)系，培養(yǎng)對客戶和員工需求的同理心，以及改善溝通，來擴大技術(shù)組織中的商業(yè)敏銳性。它還要求首席信息官們將技術(shù)能力向業(yè)務(wù)運營上轉(zhuǎn)移，以便在銷售、營銷、人力資源和其他部門工作的精通數(shù)字技術(shù)的員工擁有認可的IT工具和管理流程，以滿足他們的技術(shù)需求。
遵循這七個步驟的首席信息官將可以通過滿足更多的部門技術(shù)需求，降低影子程序的風(fēng)險，并授權(quán)更多的業(yè)務(wù)人員為他們的工作流程和數(shù)據(jù)需求提供自助服務(wù)，將影子IT轉(zhuǎn)變?yōu)楦偁巸?yōu)勢。
作者：Isaac Sacolick（艾薩克·薩科利克）
Isaac Sacolick（艾薩克·薩科利克），數(shù)字化轉(zhuǎn)型學(xué)習(xí)公司StarCIO的總裁，指導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)者采用所需的實踐，以領(lǐng)導(dǎo)其組織的轉(zhuǎn)型變革。他是《Digital Trailblazer/數(shù)字開拓者》和亞馬遜暢銷書《Driving Digital/驅(qū)動數(shù)字》的作者，講述了敏捷規(guī)劃、開發(fā)、數(shù)據(jù)科學(xué)、產(chǎn)品管理和其他數(shù)字化轉(zhuǎn)型最佳實踐。Sacolick（薩科利克）是公認的頂級社交首席信息官，也是數(shù)字轉(zhuǎn)型的影響者，在InfoWorld、CIO.com、他的博客social、Agile和transformation以及其他網(wǎng)站上發(fā)表了900多篇文章。
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