飛毛腿（福建）電子有限公司創(chuàng)建于1997年，是一家集研發(fā)、制造、銷售于一體的高新技術(shù)民營企業(yè)，專業(yè)為移動電話、筆記本電腦、數(shù)碼相機、數(shù)碼攝像機、移動DVD等IT產(chǎn)品提供電池及充電器等配件。企業(yè)擁有一批科研、管理人才，裝備有先進(jìn)的生產(chǎn)和檢測設(shè)備，并形成了包括工業(yè)模具、注塑成型、高級表面處理以及五金成型為一體的加工配套產(chǎn)業(yè)鏈，具有較強的競爭能力，目前擁有年產(chǎn)銷5000萬只鋰離子電池和5000萬只電池充電器的生產(chǎn)規(guī)模，近年來企業(yè)以年遞增60%的速度發(fā)展，除了為知名手機廠商OEM（貼牌生產(chǎn)）還擁有自己的品牌產(chǎn)品，于1999年通過ISO9001質(zhì)量認(rèn)證。公司的主要產(chǎn)品手機電池及電池充電器1999年獲得福建省名牌產(chǎn)品稱號，2004年獲“中國名牌產(chǎn)品”稱號。
一、公司推行ERP系統(tǒng)的背景
面臨激烈的市場競爭以及公司近年來的跳躍式發(fā)展，過去建立在以Excel、Word和金算盤財務(wù)軟件之上的流程平臺，已顯得不堪重負(fù)了。因此導(dǎo)入ERP系統(tǒng)，創(chuàng)建一個迅捷、穩(wěn)定、適合企業(yè)發(fā)展特點的管理信息平臺，打造數(shù)字化企業(yè)，已成為上至公司領(lǐng)導(dǎo)下至基層管理人員的共同心聲，具體體現(xiàn)在以下五大方面：
(一)組織機構(gòu)有必要進(jìn)行重整
公司原組織機構(gòu)為金字塔式的職能型層次結(jié)構(gòu)，機構(gòu)較臃腫，管理人員配備較多，嚴(yán)重影響了辦事效率。通過導(dǎo)入ERP系統(tǒng)，將形成新型的、富有彈性的、可支持隨時調(diào)整的機構(gòu)，要由集權(quán)制走向分權(quán)制，可對市場做出迅捷的反應(yīng)，以適應(yīng)不斷變化的顧客需求和市場機遇，從而加強企業(yè)的競爭力。
(二)業(yè)務(wù)流程有必要進(jìn)行重整
2002年10-11月我司的物流顯現(xiàn)出業(yè)務(wù)流程的弊端：車間物料囤積成堆，倉庫物料堵塞，連帶銷貨、計劃、采購、財務(wù)不順暢?；诖?，公司領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)時決定組建------管理會計部，建立并實施物料消耗、倉儲、物料報廢、銷貨業(yè)務(wù)流程、退換貨業(yè)務(wù)流程、固定資產(chǎn)等管理制度，基本上堵住了管理漏洞，但這些是以財務(wù)管理為中心來抓的，并沒有形成每個業(yè)務(wù)部門自主運行模式，所以還不徹底的。而ERP的精髓在于管理技術(shù)與計算機技術(shù)的結(jié)合，要求我們理順和優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，強調(diào)流程中的每一個環(huán)節(jié)的活動盡可能實現(xiàn)最大化增值，從追求全局最佳目標(biāo)出發(fā)，優(yōu)化流程中的各項活動，消除本位主義和利益分散主義；強調(diào)管理面向業(yè)務(wù)流程，將業(yè)務(wù)的審核和決策定位于業(yè)務(wù)流程執(zhí)行的過程，縮短信息溝通的渠道和時間，從而提高對顧客和市場的反應(yīng)速度。
(三)基礎(chǔ)管理不足，產(chǎn)品質(zhì)量、生產(chǎn)效率急待提升
原企業(yè)生產(chǎn)的一大問題在于原料“混用”和“不知所用”，倉庫管理的實物與帳務(wù)嚴(yán)重不符，由于購料、用料、工藝的不確定性，導(dǎo)致質(zhì)量下降，效率降低，成本升高，而ERP的導(dǎo)入，恰恰可以預(yù)防這一點。
(四)成本有待于有效管控
“誰控制了成本，誰就控制了整個行業(yè)”，這句名言揭示了成本的深刻內(nèi)涵。從“開源”與“節(jié)流”兩方面看，由于以往注重“開源”，對成本特別是在開發(fā)與質(zhì)量的成本的管控，顯得薄弱。實施ERP有助于以分部門核算、考核的方法建立起一套成本歸集、分配、計算的責(zé)任會計系統(tǒng)，及時反映各部的收支情況，建立和強化部門成本的約束意識和對比意識，從而徹底改變各部門只關(guān)心業(yè)務(wù)開展而不注重成本和收益的狀況，大大提高成本的管控水平。
(五)營銷管理有待深層次發(fā)展
企業(yè)的營銷管理停留在“推銷管理”的概念上，側(cè)重產(chǎn)品的銷售，而忽視了市場的預(yù)測和分析，忽視客戶的管理，忽視營銷戰(zhàn)略的動態(tài)管理。通過ERP的實施，公司將可以準(zhǔn)確地進(jìn)行營銷業(yè)務(wù)的全過程的實時控制和管理，保障運營的效果和利潤。
二、研究開發(fā)與應(yīng)用的內(nèi)容規(guī)劃和預(yù)期目標(biāo)
應(yīng)用電子商務(wù)技術(shù)和CPC（協(xié)同產(chǎn)品商務(wù)）技術(shù)，以ERP為核心，建立起一套集供應(yīng)商、客戶管理、研發(fā)管理、銷售管理、采購管理、生產(chǎn)管理、品質(zhì)管理、工藝管理、財務(wù)核算、財務(wù)管理為一體的電子制造企業(yè)的ERPII系統(tǒng)，系統(tǒng)各業(yè)務(wù)流程能有機地結(jié)合，協(xié)同企業(yè)之間、企業(yè)部門之間的數(shù)據(jù)能夠根據(jù)需求達(dá)到充分的共享和有效的管控，具有規(guī)范業(yè)務(wù)操作，提高經(jīng)營效率，提高產(chǎn)品質(zhì)量，降低成本費用，縮短交貨周期，合理保持庫存水平等功能，從而實現(xiàn)優(yōu)化企業(yè)經(jīng)營機制、提高企業(yè)綜合競爭力之目的。
三、項目實施過程
(一)項目實施組織形式和管理措施
ERP項目采用項目經(jīng)理負(fù)責(zé)制。項目采用矩陣式組織形式------ERP推廣委員會來實施，委員會設(shè)主任1名，副主任若干名，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)調(diào)度、項目經(jīng)理的任免。在委員會下設(shè)項目經(jīng)理負(fù)責(zé)具體組織實施，各模塊設(shè)有相關(guān)的小組，小組設(shè)小組長，負(fù)責(zé)各自模塊，在項目經(jīng)理和小組之間設(shè)有實施組組長、副組長，分工負(fù)責(zé)組與組之間的技術(shù)溝通與協(xié)調(diào)。
(二)ERP軟件的選型
選型歷經(jīng)兩個多月，經(jīng)過對SAP、用友、金蝶、浪潮國強、實達(dá)等軟件的對比，最終選擇了神州數(shù)碼（中國）有限公司和臺灣鼎新電腦股份公司的合作產(chǎn)品---神州數(shù)碼管理系統(tǒng)易飛ERP軟件，原因是神州數(shù)碼是國內(nèi)最大的IT分銷服務(wù)及系統(tǒng)集成商，有著十幾年貼近國情、專注行業(yè)、IT應(yīng)用服務(wù)的經(jīng)驗，經(jīng)歷了“聯(lián)想”持續(xù)快速發(fā)展、苦練內(nèi)功、e化管理創(chuàng)新的實踐，而鼎新電腦是臺灣最大的ERP管理軟件商，有著集二十年臺灣領(lǐng)先世界的制造管理實踐，特別是臺灣電子行業(yè)的成功實踐，深刻理解現(xiàn)代IT服務(wù)及ERP技術(shù)之精髓。
(三) ERP系統(tǒng)上線過程并非一帆風(fēng)順
2003年8月ERP系統(tǒng)第一次上線運行，上線前開展了2個多月的培訓(xùn)，項目實施組各成員在每個部門奔忙，發(fā)現(xiàn)問題一一解決，無法解決的問題例會討論。一個月過去了，系統(tǒng)運行失敗。公司請咨詢顧問對ERP系統(tǒng)中運行的數(shù)據(jù)進(jìn)行了一次盤查，發(fā)現(xiàn)原因是操作人員無法拋開手工作業(yè)習(xí)慣，對維護系統(tǒng)數(shù)據(jù)不重視，因此，系統(tǒng)不能產(chǎn)生真實準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)。當(dāng)時公司董事局開會討論，有意中止整個ERP項目的繼續(xù)實施。是堅持還是放棄？擺在ERP項目經(jīng)理面前的是一個艱難的抉擇。最終，他選擇與ERP共進(jìn)退！在
在上ERP系統(tǒng)之前，公司一直采用進(jìn)貨“一單制”處理（即在同一張進(jìn)貨單上由各個部門人員填寫審核或檢驗意見并記帳）。剛剛運行ERP系統(tǒng)的時候，存在一段手工操作與系統(tǒng)并行的過渡期，但是管理人員并不重視維護系統(tǒng)數(shù)據(jù)，還是以手工記帳為準(zhǔn)，這就導(dǎo)致系統(tǒng)管理上出現(xiàn)漏洞，當(dāng)系統(tǒng)數(shù)據(jù)出現(xiàn)混亂，收料、品管、倉庫部門無法分清責(zé)任。如何來解決這個問題呢？經(jīng)過項目小組的研究，提出必須嚴(yán)格管理和控制流程，讓大家養(yǎng)成在信息系統(tǒng)的操作習(xí)慣，拋棄以往的“一單制”方式，增加品管部門的職責(zé)（不單檢驗質(zhì)量，還清點數(shù)量），對流程中每一步完成的操作都要求打印出書面單據(jù)，如收料必須打印“進(jìn)貨單”、品管檢測打印“進(jìn)貨檢驗單”，倉管打印“入庫單”，對單據(jù)中所有數(shù)據(jù)的更改不能用手工方式，而必須在信息系統(tǒng)中進(jìn)行更改并打印出來。這段路走得特別艱難，公司還專門投入資金在相關(guān)環(huán)節(jié)購買了7臺針式打印機用于書面單據(jù)的打印，前后花費3萬余元，后來項目組戲稱這個經(jīng)歷為“7臺打印機事件”。經(jīng)過這件事之后，管理層和員工開始真正意識到公司高層推行ERP的決心。在2003年底公司已經(jīng)完全拋棄手工作業(yè)，ERP系統(tǒng)的運行也逐步穩(wěn)定了下來，。
（四）項目的技術(shù)關(guān)鍵和主要創(chuàng)新點
1. 建立一套有別于其它ERP實施單位的具有公司特色的品號（料碼）、品名（料名）、物料規(guī)格型號的配套編制規(guī)范體系，使之能夠有效支撐起ERP這個管理平臺的長久運行，且不會影響系統(tǒng)的運行速度；
2. 針對零散客戶的多品種、小批量、總業(yè)務(wù)量大、超短交貨期的訂單特點，進(jìn)行分類匯總工單及生產(chǎn)排程轉(zhuǎn)換設(shè)置，使之能有效地納入MRPII運算，有效地安排下工單、領(lǐng)料、生產(chǎn)安排及入庫問題。采用MRP物料需求計劃與LRP（批次需求計劃）同步運行，由神州數(shù)碼按照公司流程要求單獨開發(fā)“飛毛腿包裝課工單”程序，按照每天訂單產(chǎn)生成品工單，自動拋轉(zhuǎn)領(lǐng)料單，成品入庫自動針對工單。大大縮短了從訂單到出貨的周期，符合公司實際的需要。對于OEM產(chǎn)品，因為其交貨周期長、數(shù)量大的特點，用以LRP“批次需求計劃”以達(dá)到物料需求平衡。
3. 針對易飛系統(tǒng)，結(jié)合公司品質(zhì)保證系統(tǒng)二次開發(fā)為國標(biāo)檢驗標(biāo)準(zhǔn)；
4. 針對公司自有品牌產(chǎn)品的半成品庫存量進(jìn)行二次開發(fā)，通過系統(tǒng)自動減少庫存量；
5. 針對公司產(chǎn)品款式全面、品種多，對半成品、成品計劃管理采用物料刷卡系統(tǒng)，提高產(chǎn)品入庫效率與準(zhǔn)確性；
6. 為配合公司營銷方針，對主生產(chǎn)排程系統(tǒng)按三個月銷售預(yù)測自動設(shè)定。并針對多品種，包裝出貨的特點，將銷售預(yù)測做成半成品，開發(fā)飛毛腿銷售預(yù)測的特殊流程，對每月預(yù)測進(jìn)行自動拆分，并可根據(jù)成品銷貨單對預(yù)測半成品進(jìn)行沖減；
7. 提高生產(chǎn)計劃工單開單效率，采納了公司物控、生管等部門各方面意見，開發(fā)計劃工單個案，再開單時可實時掌握庫存情況，合理下單，減少停工待料問題的出現(xiàn)。
8. 將ERP與責(zé)任會計結(jié)合起來，使銷售、采購、制造、品管績效考核納入系統(tǒng)進(jìn)行管理；
9. 把ERP與管理會計結(jié)合起來，建立一套基于變動成本法和貢獻(xiàn)邊際式損益表的管理會計報表，使ERP向分析信息的收集與提供管理決策方向邁進(jìn)。
四、項目實施成果的效益分析
(一)實施情況對比表
|
序號 |
項 目 |
預(yù)期目標(biāo) |
實施狀況 | |
|
實施前 |
實施后 | |||
|
1 |
庫存數(shù)據(jù)準(zhǔn)確率 |
99％ |
95％ |
99％ |
|
2 |
訂單達(dá)成率 |
90％ |
78％ |
85％ |
|
3 |
工單達(dá)成率 |
98％ |
89％ |
95％ |
|
4 |
采購單準(zhǔn)時率 |
90％ |
82％ |
87％ |
|
5 |
制造能力提高 |
30％ |
基期 |
200％ |
|
6 |
制造成本降低 |
9％ |
基期 |
10％ |
|
7 |
庫存資金占用下降 |
20％-30％ |
基期 |
25％ |
|
8 |
出入庫準(zhǔn)確率提升 |
10％ |
基期 |
9％ |
|
9 |
交貨時間提前 |
30% |
6小時 |
4小時 |
|
10 |
精簡基層管理人員 |
20-25％ |
12小時 |
8小時 |
|
11 |
退貨率下降 |
1％ |
3％-5％ |
0.8％ |
|
12 |
財務(wù)報賬時間提前 |
10天 |
基期 |
5 |
(二)項目實施完善了公司現(xiàn)有管理體系
1. 提高數(shù)據(jù)處理量和速度；
2. 企業(yè)分析決策有及時的、可靠的、全方位的數(shù)據(jù)依據(jù)；
3. 業(yè)務(wù)人員的素質(zhì)普遍得到提高；
4. 業(yè)務(wù)流程得到重整優(yōu)化，帶來了較大的效益；
5. 加大對車間與倉庫物料報廢的監(jiān)管力度；
6. 縮短財務(wù)核算時間；
7. 基于管理會計報表體系融入ERP，數(shù)據(jù)口徑更加適和管理使用，使財務(wù)用于管理決策成為真正可能；
8. 在一定程度上提高了企業(yè)知名度，取得了一定的社會效益。
五、項目實施經(jīng)驗總結(jié)
(一)企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)重視是ERP實施成敗的關(guān)鍵
ERP系統(tǒng)的開發(fā)與實施是一項投資大、風(fēng)險大、實施難度大的系統(tǒng)工程，這一工程的實現(xiàn)涉及到企業(yè)的部門、人員、資金、時間、技術(shù)等許多方面。從一定意義上講，它是企業(yè)管理模式、管理思想、管理方式的一場變革?！拔覀?nèi)昵熬驮诔珜?dǎo)ERP的到來”，這是來自高層領(lǐng)導(dǎo)的心聲與遠(yuǎn)見，此次引進(jìn)ERP，由副董事長親自掛帥上陣，副總負(fù)責(zé)實施，給予人力、物力、財力的大力支持。
(二)企業(yè)業(yè)務(wù)流程重組是前提條件
ERP系統(tǒng)是對企業(yè)物流、資金流進(jìn)行一體化管理和集成化運行的計算機軟件系統(tǒng)，它的應(yīng)用涉及到企業(yè)的財務(wù)、物料、銷售、生產(chǎn)、人力等管理部門，并強調(diào)系統(tǒng)運行的整體性、數(shù)據(jù)共享與數(shù)據(jù)一致性。因此，為了保證企業(yè)在應(yīng)用ERP系統(tǒng)時取得成效，就必須要對企業(yè)手工業(yè)務(wù)流程進(jìn)行重新設(shè)計，使其適應(yīng)ERP系統(tǒng)的要求，這是ERP獲得成功的前提條件。
(三)實施ERP企業(yè)必須有良好的管理基礎(chǔ)
實施ERP，需要企業(yè)具有一定的管理基礎(chǔ)，有一套完善的規(guī)章制度，包括合同管理、倉庫管理、財務(wù)管理、財務(wù)核算、質(zhì)量管理、生產(chǎn)管理等制度，另外還要有一套完整、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)資料，包括各項定額、倉庫記錄、生產(chǎn)記錄、各項指標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等。ERP選型啟動前，公司在質(zhì)量管理上有ISO9001做支撐，財務(wù)核算上有金算盤軟件為基礎(chǔ)，實施ERP的基干人員也已到位，整個管理基礎(chǔ)已鋪墊好。
(四)企業(yè)必須擁有一支具備一定素質(zhì)的技術(shù)隊伍
實施ERP必須有一批知識結(jié)構(gòu)合理、技術(shù)水平較高的計算機人員與管理人員，這些人員不單自身素質(zhì)強，善于學(xué)習(xí)，還要會培養(yǎng)人才，經(jīng)過努力成為既懂計算機又熟悉管理業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才。目前公司已經(jīng)擁有了一支由經(jīng)驗豐富的管理工程碩士、經(jīng)濟師、會計師、注冊會計師、工程師、采購工程認(rèn)證師、品質(zhì)工程師等組成的混合隊伍，我們認(rèn)為，以這支隊伍為骨干，只要組織得當(dāng)，有堅強的信心，是足以攻克ERP的。
(五)要有較充足的經(jīng)費投入
按照規(guī)劃，公司準(zhǔn)備投資700萬元進(jìn)行ERP工程建設(shè)，前期準(zhǔn)備投入300萬。在硬件方面，公司目前有服務(wù)器6臺（ERP數(shù)據(jù)服務(wù)器、ERP運算服務(wù)器、郵件服務(wù)器、文件服務(wù)器和財務(wù)服務(wù)器），使用計算機約300臺，這些硬件的采購在公司享有優(yōu)先政策。在軟件環(huán)境上，服務(wù)器使用Microsoft Win2000 SERVER操作系統(tǒng)、SERV—U服務(wù)器、I-mail郵件服務(wù)器、IIS服務(wù)器、CGI/ASP動態(tài)網(wǎng)頁系統(tǒng)。建有內(nèi)部郵件、內(nèi)部ICQ通訊系統(tǒng)、公司內(nèi)部論壇BBS等；計算機應(yīng)用軟件為Windows架構(gòu)，操作系統(tǒng)以Windows98 、Windows2000 Professional為主，辦公軟件Microsoft Office 2000 、金山WPS Office,財務(wù)軟件為金算盤軟件，公司技術(shù)開發(fā)部常用軟件為Auto CAD 、PRO/e、Photoshop；網(wǎng)絡(luò)管理情況方面，公司內(nèi)部組建局域網(wǎng)，通過中國電信10M光纖接入Internet，由百兆交換機分布給各部門使用，局域網(wǎng)使用樹型結(jié)構(gòu)，更有效利用網(wǎng)絡(luò)資源，提高工作效率，網(wǎng)管型交換機管理各輔助交換機，有效防止廣播風(fēng)暴和網(wǎng)絡(luò)堵塞。因此公司對軟件、網(wǎng)絡(luò)的使用與維護有著可靠的基礎(chǔ)與經(jīng)驗，并因應(yīng)ERP的導(dǎo)入成立有專門的信息管理部，對系統(tǒng)的安全予以強力保障。
(六)建立與ERP管理相一致的企業(yè)文化
因應(yīng)ERP的導(dǎo)入，公司已在人力資源部設(shè)立企業(yè)文化小組，加強這方面的工作，決定要加大BBS（網(wǎng)上論壇）建設(shè)，并于2003年5月份開辦《飛毛腿報》，在報上專版上宣導(dǎo)ERP，建立起公司特色的企業(yè)文化，為管理創(chuàng)新和技術(shù)創(chuàng)新培植肥沃的土壤。
本文作者：飛毛腿（福建）電子有限公司副總經(jīng)理 李會秋
