你好，歡迎您來(lái)到福建信息主管(CIO)網(wǎng)! 設(shè)為首頁(yè)|加入收藏|會(huì)員中心
企業(yè)背景
上海申豐食品有限公司創(chuàng)辦于1990年2月，隸屬于上海梅林正廣和集團(tuán)，是全國(guó)首家集進(jìn)出口貿(mào)易和倉(cāng)儲(chǔ)運(yùn)輸于一體、專(zhuān)業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)巧克力及可可制品、糖果、餅干曲奇的企業(yè)，自創(chuàng)辦以來(lái)，銷(xiāo)售額逐年遞增，2002年已經(jīng)達(dá)到1.5億元。申豐公司目前的主要部門(mén)包括：國(guó)內(nèi)銷(xiāo)售公司、國(guó)際貿(mào)易部、綜合貿(mào)易部、儲(chǔ)運(yùn)部（倉(cāng)庫(kù)和運(yùn)輸）、品控研發(fā)部（質(zhì)檢和新產(chǎn)品開(kāi)發(fā)）、供應(yīng)部（原材料采購(gòu)）、財(cái)務(wù)部、市場(chǎng)部等，其中國(guó)內(nèi)銷(xiāo)售公司和楊浦四車(chē)間分布在上海市其它地區(qū)，與總部主要通過(guò)電話、傳真和EMAIL聯(lián)系。
為方便統(tǒng)計(jì)和日常報(bào)表的處理，申豐公司早在1999年起購(gòu)買(mǎi)了簡(jiǎn)單的用友進(jìn)銷(xiāo)存系統(tǒng)和金蝶K3財(cái)務(wù)系統(tǒng)，用友系統(tǒng)主要覆蓋國(guó)內(nèi)銷(xiāo)售公司的業(yè)務(wù)方面，包括成品入庫(kù)、銷(xiāo)售出庫(kù)、銷(xiāo)售開(kāi)票等，徐匯的國(guó)內(nèi)銷(xiāo)售公司和閔行總部都獨(dú)立安裝了一套，為保持兩者數(shù)據(jù)同步，每天下班前通過(guò)郵件進(jìn)行數(shù)據(jù)包的傳輸。金蝶財(cái)務(wù)系統(tǒng)也是分別在閔行的財(cái)務(wù)部和徐匯國(guó)內(nèi)銷(xiāo)售公司安裝，但國(guó)內(nèi)銷(xiāo)售公司使用該系統(tǒng)主要是查詢(xún)客戶的應(yīng)收賬款情況，而財(cái)務(wù)部處理則是進(jìn)行應(yīng)收賬款和總賬等的帳務(wù)處理，這兩套系統(tǒng)同樣是通過(guò)數(shù)據(jù)的日拷貝保持?jǐn)?shù)據(jù)的一致性。這樣一種情況不僅導(dǎo)致了庫(kù)存信息、銷(xiāo)售信息的不實(shí)時(shí)，業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的不一致等數(shù)據(jù)共享和數(shù)據(jù)方面的諸多問(wèn)題，而且從系統(tǒng)功能來(lái)看，只是簡(jiǎn)單地把銷(xiāo)售管理與財(cái)務(wù)處理的流程自動(dòng)化，申豐在管理過(guò)程中的很多問(wèn)題如退貨處理、促銷(xiāo)管理等都無(wú)法得到有效的支持，更不用說(shuō)達(dá)到通過(guò)信息化提高管理水平的效果。
企業(yè)特性與特點(diǎn)
分析申豐的主要經(jīng)營(yíng)模式，申豐是一家典型的批發(fā)企業(yè)，完全可以用一套比較規(guī)范的方式對(duì)其進(jìn)行管理。面臨的主要問(wèn)題和關(guān)鍵需求可以總結(jié)如下：
1、 客戶數(shù)量眾多，訂貨處理及物流配送過(guò)于復(fù)雜，以往的系統(tǒng)無(wú)法有效支持。申豐的客戶分兩類(lèi)，一部分是市內(nèi)業(yè)務(wù)包括便利店、超市、大賣(mài)場(chǎng)和單店等，均是單獨(dú)配送，但結(jié)算有些是與總店結(jié)算，有些是與門(mén)店直接結(jié)算。第二部分是市外業(yè)務(wù)和貿(mào)易業(yè)務(wù)，基本都是送貨和結(jié)算單位相同。由于便利店、超市、大賣(mài)場(chǎng)和單店數(shù)量眾多，而且訂貨處理各有差異，有些是總店直接訂貨，有些又是申豐的訂貨員根據(jù)客戶的庫(kù)存直接訂貨，管理過(guò)程就非常麻煩。另外，面對(duì)這些多訂單，目前是完全手工進(jìn)行分類(lèi)排車(chē)和出貨，工作量比較大，不僅容易出錯(cuò)，而且配送的效率和成本都比較高。
2、 退貨量大，需要通過(guò)進(jìn)行客戶信息的監(jiān)控和退貨處理的控制。由于歷史原因，目前公司退貨量非常大，對(duì)企業(yè)的正常經(jīng)營(yíng)帶來(lái)了很多干擾，申豐希望在未來(lái)能以管理客戶庫(kù)存的方式來(lái)降低退貨量和庫(kù)存量，比如目前農(nóng)工商超市已經(jīng)將自己的庫(kù)存資料和日銷(xiāo)售資料在網(wǎng)上公布，申豐希望在系統(tǒng)中能實(shí)現(xiàn)查詢(xún)到農(nóng)工商的日庫(kù)存，對(duì)外地的一些退貨量大的重點(diǎn)客戶，也希望能逐步在系統(tǒng)中進(jìn)行庫(kù)存控制。但就目前而言，關(guān)于退貨復(fù)雜的入貨處理、帳務(wù)處理已經(jīng)構(gòu)成了非常大的困惑，也需要迫切解決，退貨分換貨和真正的退貨兩類(lèi)。退貨時(shí)由于和對(duì)方就價(jià)格方面沒(méi)有協(xié)商好，客戶退貨入庫(kù)前，需進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)，根據(jù)檢驗(yàn)結(jié)果的不同種類(lèi)決定成品的入庫(kù)庫(kù)別，目前倉(cāng)庫(kù)接收來(lái)的退貨單只管數(shù)量信息，沒(méi)有價(jià)格信息，導(dǎo)致了庫(kù)存信息不準(zhǔn)，而且現(xiàn)行系統(tǒng)中沒(méi)有處理退貨內(nèi)容，目前財(cái)務(wù)有大量的退貨沒(méi)有處理，財(cái)務(wù)帳上的庫(kù)存和實(shí)際的庫(kù)存無(wú)法一致。
3、 價(jià)格體系管理以及促銷(xiāo)等的價(jià)格管理還不能通過(guò)系統(tǒng)進(jìn)行規(guī)范。銷(xiāo)售價(jià)格體系市內(nèi)基本是統(tǒng)一的出廠價(jià)，個(gè)別也有客戶是各自的價(jià)格協(xié)議，市外是每個(gè)客戶有一套價(jià)格協(xié)議，價(jià)格協(xié)議通常按年來(lái)簽訂。不過(guò)由于沒(méi)有硬性地限制，價(jià)格管理還是有人工調(diào)整的可能，仍然會(huì)有一些違規(guī)操作。另外關(guān)于“買(mǎi)一送一”等促銷(xiāo)業(yè)務(wù)，產(chǎn)品數(shù)量與價(jià)格的管理也有待改進(jìn)和規(guī)范，目前的處理方法不利于庫(kù)存管理，數(shù)量、成本的核算都可能帶來(lái)數(shù)據(jù)歸口不一致的問(wèn)題。
4、 成本核算不準(zhǔn)確，不利于日常控制。目前財(cái)務(wù)采用的存貨計(jì)價(jià)方式為月加權(quán)平均，月末根據(jù)原材料消耗噸數(shù)和人工費(fèi)用、制造費(fèi)用等計(jì)算出產(chǎn)成品成本，和期初數(shù)進(jìn)行加權(quán)平均，再根據(jù)單位成本*銷(xiāo)售數(shù)量進(jìn)行銷(xiāo)售成本結(jié)轉(zhuǎn)。這種方式的優(yōu)點(diǎn)是處理相對(duì)比較簡(jiǎn)單，一般適用于手工處理。缺點(diǎn)是信息處理滯后，不利于日?？刂?，采用信息系統(tǒng)后，就需要用更先進(jìn)更實(shí)時(shí)的移動(dòng)加權(quán)平均法。
5、 財(cái)務(wù)單據(jù)與實(shí)物匹配不上，經(jīng)常出現(xiàn)財(cái)物不相符的情況。由于退貨處理中，單據(jù)經(jīng)常出現(xiàn)對(duì)應(yīng)不清的情況，使財(cái)務(wù)人員無(wú)法正確核銷(xiāo)發(fā)票，導(dǎo)致和客戶的對(duì)賬不一致。而且?guī)た鄣陌l(fā)票的入賬處理不及時(shí)、審批的周期過(guò)長(zhǎng)等情況，降低了工作效率，延誤了財(cái)務(wù)對(duì)應(yīng)收帳款的核算，使得財(cái)務(wù)處理中差錯(cuò)率比較大，而且與實(shí)際庫(kù)存也存在一定的差異。
6、 分散的銷(xiāo)售管理系統(tǒng)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)，數(shù)據(jù)不統(tǒng)一、不集成。用友的進(jìn)銷(xiāo)存系統(tǒng)和金蝶的財(cái)務(wù)系統(tǒng)由于都是C/S架構(gòu)，不能相互聯(lián)網(wǎng)共享數(shù)據(jù)，所以只有是每天通過(guò)磁盤(pán)或電子郵件進(jìn)行數(shù)據(jù)的拷貝，效率非常低，不利于企業(yè)進(jìn)一步的發(fā)展。
系統(tǒng)選型與實(shí)施
2003年3月起，申豐公司按企業(yè)的這些問(wèn)題的需求開(kāi)始了新一輪的ERP系統(tǒng)選型，但作為一家國(guó)營(yíng)企業(yè)，由于經(jīng)費(fèi)所限，同時(shí)更希望能找到一家價(jià)廉物美的供應(yīng)商，幫助企業(yè)解決這些問(wèn)題，選擇的周期就相對(duì)較長(zhǎng)。直到4月份，在上海市經(jīng)委的推薦和支助下，上海電信－艾旺數(shù)據(jù)中心的解決方案引起了申豐的注意。艾旺是一家在分銷(xiāo)貿(mào)易和物流行業(yè)有著豐富經(jīng)驗(yàn)的外資企業(yè)，其產(chǎn)品GeO在很大程度上可以滿足申豐的需求，甚至可以幫助申豐改進(jìn)目前管理中存在的一些問(wèn)題。而且最重要的一點(diǎn)是，好產(chǎn)品并不一定價(jià)格高，艾旺公司與上海電信合作成立的數(shù)據(jù)中心可以以ASP的方式向申豐租賃運(yùn)行在其數(shù)據(jù)平臺(tái)上的GeO系統(tǒng)，降低了整套系統(tǒng)的擁有成本，前期的實(shí)施成本和未來(lái)每個(gè)月的月租費(fèi)完全可以為企業(yè)所承受。而且該中心在安全保障、數(shù)據(jù)備份、網(wǎng)絡(luò)帶寬、通訊質(zhì)量、維護(hù)與升級(jí)服務(wù)等方面都給出了令人滿意的承諾，使得申豐不再需要擔(dān)心ASP過(guò)程中可能出現(xiàn)的安全、持續(xù)性、運(yùn)行質(zhì)量等方面的問(wèn)題。
另外針對(duì)申豐目前面臨的主要問(wèn)題，艾旺公司提出了分兩期對(duì)申豐進(jìn)行系統(tǒng)的實(shí)施，第一期主要目前是先把銷(xiāo)售業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)等關(guān)鍵流程規(guī)范起來(lái)，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和實(shí)時(shí)性，第二期再在第一期的基礎(chǔ)上進(jìn)行電子商務(wù)，拓寬銷(xiāo)售渠道，提高信息的利用價(jià)值。通過(guò)這種循序漸進(jìn)的方面逐步積累最后達(dá)到通過(guò)信息化提高管理效率的目標(biāo)。
一期的項(xiàng)目于2003年7月初正式啟動(dòng)，2003年8月底正式上線，并于9月中旬實(shí)現(xiàn)老舊系統(tǒng)的切換，申豐主要的問(wèn)題基本都得到了解決，取得的效果也非常明顯。
實(shí)施效益
總結(jié)該項(xiàng)目為申豐所帶來(lái)的效益，除了日常經(jīng)營(yíng)過(guò)程中處理效率提高、管理更加規(guī)范、流轉(zhuǎn)速度加快、人工處理減少等一些細(xì)節(jié)上的優(yōu)勢(shì)外，申豐信息化的效益在整體上可以歸結(jié)為以下幾方面，真正達(dá)到了向信息化要管理效率的目標(biāo)：
首先是徹底取代了原來(lái)分散的銷(xiāo)售管理系統(tǒng), 使申豐在上海市各地分支機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)活動(dòng)完全統(tǒng)一在GeO平臺(tái)之上，GeO跨地域的操作和整合的數(shù)據(jù)平臺(tái)使申豐的管理層隨時(shí)隨地了解公司及客戶的經(jīng)營(yíng)狀況，真正擁有了一個(gè)集成的業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)信息平臺(tái)。特別是業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)的一體化, 大大提高了公司對(duì)業(yè)務(wù)及財(cái)務(wù)狀況的及時(shí)監(jiān)控效率. 消除了原有的財(cái)務(wù)滯后效應(yīng)，如由于應(yīng)收帳款統(tǒng)計(jì)在時(shí)間和數(shù)量上的準(zhǔn)確性，應(yīng)收帳款的回收期明顯縮短，回收率也提高了10%以上。在這一平臺(tái)之上，業(yè)務(wù)處理的便捷性、總部對(duì)各分支機(jī)構(gòu)的控制力度明顯加強(qiáng)，達(dá)到了通過(guò)信息化提高管理水平、通過(guò)提高管理水平增加企業(yè)效益的效果。
其次，GeO系統(tǒng)進(jìn)一步幫助申豐理順了經(jīng)營(yíng)中的各關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程, 使申豐的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)更為合理、 規(guī)范和高效。比較突出的幾大流程包括對(duì)產(chǎn)品成本的核算、客戶退貨的管理、訂單與出庫(kù)排車(chē)管理、發(fā)票與應(yīng)收帳款的管理，這些流程在實(shí)施前與實(shí)施后都有明顯地不同，信息的準(zhǔn)確性和及時(shí)性加強(qiáng)，紙張文件流轉(zhuǎn)率降低了30%以上。不少員工感到以前比較雜亂的處理方式現(xiàn)在都有了有效的解決方案和保障手段。
第三、對(duì)客戶倉(cāng)庫(kù)進(jìn)行及時(shí)的庫(kù)存監(jiān)控, 是申豐實(shí)施GeO的另一突出的收益。 通過(guò)信息的轉(zhuǎn)換, 將客戶(大賣(mài)場(chǎng))的庫(kù)存信息及時(shí)導(dǎo)入GeO系統(tǒng), 使申豐便捷、準(zhǔn)確、及時(shí)地了解到客戶對(duì)申豐產(chǎn)品的日銷(xiāo)售情況，以及暢銷(xiāo)品、滯銷(xiāo)品、庫(kù)存周轉(zhuǎn)率等重要數(shù)據(jù), 使申豐在考慮出庫(kù)數(shù)量以及生產(chǎn)數(shù)量等經(jīng)營(yíng)決策上更具針對(duì)性和準(zhǔn)確性，申豐希望通過(guò)這一功能能降低企業(yè)30%的庫(kù)存，退貨的數(shù)量也要降低到原來(lái)的40%以下。這種把供應(yīng)鏈前端的信息集成到企業(yè)的經(jīng)營(yíng)過(guò)程中，不僅為申豐的發(fā)展提供了信息方面的優(yōu)勢(shì)，更重要的意義在于申豐未來(lái)經(jīng)營(yíng)模式可以從“以產(chǎn)定銷(xiāo)”向“以銷(xiāo)定產(chǎn)”進(jìn)行轉(zhuǎn)變。
最后GeO系統(tǒng)中強(qiáng)大的物流功能還幫助申豐解決了原有系統(tǒng)根本不能解決的排車(chē)問(wèn)題。 根據(jù)申豐的需求，GeO把物流模塊中的排車(chē)系統(tǒng)無(wú)縫地集成到銷(xiāo)售的整個(gè)業(yè)務(wù)流程中去，成為分銷(xiāo)管理的一環(huán), 在充分利用客戶信息的基礎(chǔ)上, 對(duì)貨物的重量, 體積與運(yùn)輸車(chē)輛的載重量進(jìn)行比較計(jì)算, 使得用戶根據(jù)客戶所在的地區(qū),運(yùn)載貨物的多少, 安排車(chē)輛及行車(chē)路線， 大大提高了排車(chē)出貨的效率，降低了運(yùn)輸成本。
結(jié)束語(yǔ)
根據(jù)以前的信息化應(yīng)用歷史，申豐食品公司意識(shí)到想一步到位，對(duì)于他們目前所基于的管理基礎(chǔ)和人員素質(zhì)來(lái)說(shuō)是非常困難的，只能是通過(guò)循序漸進(jìn)、逐步積累的方式進(jìn)行信息化的建設(shè)。套用樂(lè)工的一句話“只有讓他們慢慢嘗到信息化的甜頭，慢慢離不開(kāi)信息化，才能逐漸地加大信息化應(yīng)用的力度和范圍，避免一開(kāi)始就因?yàn)檫^(guò)多的阻力而夭折?！?BR>
申豐公司在信息化方面的成功案例在另一層意義上也表明，信息化實(shí)際上并不是難事，信息化也不是一個(gè)昂貴的奢侈品，特別是在ASP模式下，信息化是一種“平民化的消費(fèi)品”，完全可以為眾多中小企業(yè)所承受。
