準(zhǔn)CIO（信息管理員）進(jìn)階八法
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佚名 來(lái)源：
網(wǎng)管員世界 發(fā)布時(shí)間：2004年07月07日 點(diǎn)擊數(shù)：
看到信息處、信息辦、計(jì)算機(jī)科、計(jì)算機(jī)室、通信處、信息中心等之類的字眼，你會(huì)想到什么？ （Alex：一批中國(guó)未來(lái)的CIO就在此間，但目前用三個(gè)字來(lái)形容這些未來(lái)的“孫悟空”------“弼馬瘟”，有才有德有為才能有位，準(zhǔn)CIO們你們準(zhǔn)備好了嗎？）
場(chǎng)景一：在機(jī)構(gòu)或企業(yè)的一個(gè)不起眼的黑屋子里，有一小撮舅舅不疼、姥姥不愛(ài)的家伙，他們游離于企業(yè)或機(jī)構(gòu)的主流和業(yè)務(wù)之外，管理著跟計(jì)算機(jī)相關(guān)的雜事，活在企業(yè)或機(jī)構(gòu)的邊緣。
場(chǎng)景二：在寬敞明亮的機(jī)房中，在領(lǐng)導(dǎo)的辦公室里，在企業(yè)的決策會(huì)議上，有一群神采奕奕，兩眼放光的家伙，他們管理著企業(yè)或機(jī)構(gòu)賴以生存的信息系統(tǒng)，把握這企業(yè)或機(jī)構(gòu)的命脈。
上面截然相反的兩種場(chǎng)景，你會(huì)想到哪一種？
就目前國(guó)內(nèi)的現(xiàn)狀，兩種場(chǎng)景還同時(shí)存在，但是隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的不斷加劇，以及信息技術(shù)在社會(huì)各行業(yè)上的成功應(yīng)用，場(chǎng)景二漸漸成為了大多人的主要印象。這個(gè)過(guò)程也是企業(yè)或機(jī)構(gòu)內(nèi)部的信息人員從邊緣走向中心的過(guò)程，他們這群人也構(gòu)成了企業(yè)或機(jī)構(gòu)不可缺少的一個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)。通常稱這群人為網(wǎng)絡(luò)管理員或系統(tǒng)管理員亦或是信息管理員。
作為信息系統(tǒng)的管理員，雖然不同企業(yè)或機(jī)構(gòu)他們的權(quán)限和職責(zé)會(huì)有所不同，但有一點(diǎn)是相同的，離開(kāi)了他們，企業(yè)或機(jī)構(gòu)就無(wú)法正常運(yùn)轉(zhuǎn)。信息系統(tǒng)管理員不論在信息系統(tǒng)的建設(shè)方面，還是維護(hù)方面都將負(fù)擔(dān)多種責(zé)任。
一個(gè)出色的管理員要面對(duì)多種挑戰(zhàn)，而不僅僅局限在技術(shù)上或系統(tǒng)本身，例如，如何考慮需求？如何選擇合適的產(chǎn)品？如何面對(duì)產(chǎn)品提供商和系統(tǒng)集成商？如何管理項(xiàng)目？如何主導(dǎo)實(shí)施？實(shí)際上，網(wǎng)絡(luò)管理員或系統(tǒng)管理員在這樣的需求和挑戰(zhàn)之下，已經(jīng)更多承擔(dān)了管理的角色，而不再象以往那樣只提供技術(shù)上的保證，現(xiàn)在一個(gè)信息系統(tǒng)的成功實(shí)施與運(yùn)行將主要取決于管理，而非技術(shù)。新形式下，管理員該如何面對(duì)呢？
信息管理員八招之一——到群眾中去
對(duì)信息系統(tǒng)管理員來(lái)說(shuō)，埋頭于技術(shù)的時(shí)代已經(jīng)過(guò)去了，取而代之的是走出機(jī)房，進(jìn)行全面的交流與溝通，只有通過(guò)溝通和交流，才能知道需求是什么，最合適的方案是什么，工程如何進(jìn)行。溝通已經(jīng)成為當(dāng)前管理員的最基本功能和能力，不善于溝通的管理員可能將一事無(wú)成。
具體來(lái)說(shuō)，管理員日常工作的范圍包括三個(gè)部分，一是面向信息系統(tǒng)的使用者提供服務(wù)和獲取需求；二是面對(duì)企業(yè)或機(jī)構(gòu)外部，獲取相關(guān)的信息與資料；三是面向企業(yè)或機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)者提供咨詢、建議與規(guī)劃。
傳統(tǒng)意義上網(wǎng)絡(luò)管理員或系統(tǒng)管理員日常工作，大部分只是維護(hù)一下系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)，解決一下員工使用計(jì)算機(jī)遇到的問(wèn)題，除了同計(jì)算機(jī)相關(guān)的這些事情外，管理員可以不必深入地了解所在單位的實(shí)際業(yè)務(wù)和辦公流程，這使得他們只能游離在企業(yè)的主流之外。但是隨著信息技術(shù)的深入應(yīng)用，信息技術(shù)應(yīng)用已經(jīng)深入到企業(yè)的業(yè)務(wù)或辦公流程之中（如，企業(yè)資源管理系統(tǒng)和辦公自動(dòng)化系統(tǒng)），網(wǎng)管員的角色發(fā)生了巨大變化，以往的那種被動(dòng)的系統(tǒng)維護(hù)方式已經(jīng)不再合適，在這樣的情況下，網(wǎng)管員就必須對(duì)企業(yè)業(yè)務(wù)或辦公流程進(jìn)行深入的了解，這時(shí)的網(wǎng)管員應(yīng)該比企業(yè)的其他員工更加了解企業(yè)的業(yè)務(wù)和運(yùn)作流程，否則根本就無(wú)法勝任工作。
要想深入而全面地了解業(yè)務(wù)或辦公流程，只有一個(gè)辦法，就是走出機(jī)房，到企業(yè)或機(jī)構(gòu)的各個(gè)部門去了解去溝通。這樣溝通將成為管理員日常的基本工作，不能指望一次或幾次就可以解決所有問(wèn)題的，了解所有的需求，它將伴隨著信息化的全過(guò)程。通過(guò)這種頻繁的、長(zhǎng)期的溝通過(guò)程，管理員將占有大量的關(guān)于企業(yè)業(yè)務(wù)與運(yùn)作流程的資料，然后通過(guò)其在信息技術(shù)方面的專業(yè)知識(shí)，就可以根據(jù)實(shí)際情況提出關(guān)于信息化建設(shè)的合理建議了。
走出機(jī)房同群眾們打成一片，說(shuō)起來(lái)容易，做起來(lái)可能并不容易。這也沒(méi)有什么可以一勞永逸好辦法，但是只要本著謙虛的、學(xué)習(xí)的態(tài)度，就一定會(huì)得到理解的，工作也就可以比較圓滿地完成了。
作為系統(tǒng)管理員。除了要深入全面地了解企業(yè)內(nèi)部的業(yè)務(wù)外，同外部的交流也同樣必不可少，否則可能會(huì)成為井底之蛙。網(wǎng)管員同外部溝通的重點(diǎn)主要有兩個(gè)，一是跟蹤了解同行業(yè)的信息化情況；二是了解相關(guān)的最新技術(shù)和應(yīng)用趨勢(shì)。了解同行的目的非常明確，就是了解行業(yè)內(nèi)的同行的做法，盡可能地吸收借鑒，并且少走彎路。
另外，還有一點(diǎn)非常重要，就是密切關(guān)注國(guó)家在該行業(yè)內(nèi)的一些相關(guān)政策，這對(duì)于那些自上而下設(shè)置的機(jī)構(gòu)或企業(yè)尤為關(guān)鍵，因?yàn)橛锌赡艹霈F(xiàn)一些自上而下的規(guī)則或政策，來(lái)管理和規(guī)范整個(gè)行業(yè)或機(jī)構(gòu)的信息化，如果由于某種原因忽略了這一點(diǎn)，引起的后果將非常嚴(yán)重，不幸的是這樣的事例非常之多。例如，某市一單位，在建設(shè)自己業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)時(shí)，沒(méi)有仔細(xì)研究其上級(jí)主管單位關(guān)于業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)的若干建議和說(shuō)明，結(jié)果系統(tǒng)開(kāi)發(fā)完成之后，無(wú)法同上級(jí)單位的系統(tǒng)交換數(shù)據(jù)，就是數(shù)據(jù)格式不統(tǒng)一，在這樣的情況下，該單位只好重新設(shè)計(jì)系統(tǒng)。這就是忽視對(duì)外溝通交流造成的惡果。
現(xiàn)在由于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷成熟，基于網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用越來(lái)越多，這種大范圍的協(xié)作和交易，就必然要求各個(gè)公司或機(jī)構(gòu)的子系統(tǒng)在設(shè)計(jì)的時(shí)候，都必須遵守一些共同的標(biāo)準(zhǔn)。跟蹤最新技術(shù)和應(yīng)用趨勢(shì)相對(duì)比較簡(jiǎn)單，管理員可以通過(guò)媒體和互聯(lián)網(wǎng)來(lái)進(jìn)行。另外，還需要特別關(guān)注的一些大的IT廠商的動(dòng)態(tài)，如IBM、HP、微軟等，著重了解這些廠商的技術(shù)和方案，它們代表了IT的方向。
管理員在了解單位需求和技術(shù)趨勢(shì)的同時(shí)，還應(yīng)該把他獲得的這些信息及時(shí)而準(zhǔn)確地傳達(dá)給單位領(lǐng)導(dǎo)，這是一個(gè)非常重要的步驟，因?yàn)榫哂袑?duì)信息系統(tǒng)最終決策權(quán)的是領(lǐng)導(dǎo)，而不是網(wǎng)管員，很多情況下，企業(yè)的信息化工程，都是“一把手”工程，只有領(lǐng)導(dǎo)下決心了，信息化才可能進(jìn)行下去。一般來(lái)說(shuō)，領(lǐng)導(dǎo)在信息技術(shù)方面希望能有一個(gè)可靠的助手，來(lái)幫助他決策，這種角色管理員當(dāng)然當(dāng)仁不讓。如果要當(dāng)好這個(gè)角色就必須不斷學(xué)習(xí)新技術(shù)，了解新標(biāo)準(zhǔn)，總結(jié)企業(yè)自身的需求，否則可能很快就會(huì)失去領(lǐng)導(dǎo)的信任，這對(duì)一個(gè)管理員來(lái)說(shuō)是致命的。管理員同領(lǐng)導(dǎo)的交流溝通有兩個(gè)特點(diǎn)：其一通過(guò)溝通了解領(lǐng)導(dǎo)的想法和觀點(diǎn)，并在工作中進(jìn)行貫徹；其二通過(guò)自身掌握的技術(shù)和資料，來(lái)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)的決策，使之更加符合技術(shù)規(guī)律。
由此可見(jiàn)，這種溝通必須是雙向的、互動(dòng)的和有效的，在某種情況下，它將決定信息系統(tǒng)建設(shè)的成敗。溝通和交流是一個(gè)新好管理員也基本素質(zhì)，而且它將滲透到管理員工作的方方面面，還是那句老話：從群眾中來(lái)，到群眾中去！
信息管理員八招之二——發(fā)揮管理顧問(wèn)的力量
隨著我國(guó)加入WTO，經(jīng)濟(jì)全球化的趨勢(shì)已經(jīng)不可避免，而經(jīng)濟(jì)全球化的到來(lái)又必然進(jìn)一步推動(dòng)社會(huì)信息化的腳步。在這樣的情況下，企業(yè)對(duì)整個(gè)采購(gòu)、生產(chǎn)、管理、銷售和服務(wù)的流程都提出了更高的要求，而且目前的國(guó)內(nèi)企業(yè)又面臨著盡快適應(yīng)WTO規(guī)則的壓力，這時(shí)我們的新好管理員也將面對(duì)更大的挑戰(zhàn)。主要的挑戰(zhàn)來(lái)自于管理上，因?yàn)槠髽I(yè)或機(jī)構(gòu)的信息系統(tǒng)工程，不僅僅是個(gè)IT工程，更是一個(gè)企業(yè)或機(jī)構(gòu)的管理管理系統(tǒng)再造功能，它涉及到管理的模式、方法、機(jī)構(gòu)組織與流程重組等純粹管理方面的知識(shí)，因此就需要精通管理的理論、方法和實(shí)務(wù)，這顯然不是信息系統(tǒng)管理員的強(qiáng)項(xiàng)。最好的解決辦法是聘請(qǐng)管理咨詢專家來(lái)參與信息化工作。
在國(guó)內(nèi)，對(duì)待管理咨詢一直都有不同的說(shuō)法，有的認(rèn)為管理咨詢就是“出點(diǎn)子，搞策劃”，有的干脆認(rèn)為從事管理咨詢的都是“江湖騙子”，我們不對(duì)此做評(píng)價(jià)，但是作為企業(yè)或機(jī)構(gòu)信息化所需要的管理咨詢應(yīng)該做到以下幾點(diǎn)，否則可能真的就是江湖騙子了。
首先，它表現(xiàn)在企業(yè)或機(jī)構(gòu)的資源規(guī)劃方面。現(xiàn)代管理咨詢將以專業(yè)的管理知識(shí)，從企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略、管理模式、文化理念、人力組織、市場(chǎng)趨向、適用性著手來(lái)定制信息化實(shí)施方案，避免誤入信息化的陷阱，為信息化而信息化。
其次，流程重組。信息系統(tǒng)只是一個(gè)管理支持系統(tǒng)，它能否實(shí)現(xiàn)它的價(jià)值，不僅僅在于資源的重組，更在于管理的重組。管理顧問(wèn)專業(yè)的處理經(jīng)驗(yàn)將使企業(yè)能夠更快地運(yùn)用新的管理系統(tǒng)，從而消除由于系統(tǒng)的改造而帶來(lái)的不穩(wěn)定因素。
再次，設(shè)備與系統(tǒng)的選擇。對(duì)企業(yè)能否實(shí)現(xiàn)有效的管理系統(tǒng)來(lái)說(shuō)，對(duì)系統(tǒng)軟件的選擇將是十分重要的，但是信息技術(shù)的復(fù)雜性，企業(yè)適用的差異性，單憑企業(yè)自身是很難甄別的。
最后，對(duì)企業(yè)進(jìn)行管理培訓(xùn)。現(xiàn)代管理顧問(wèn)應(yīng)該根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況制定企業(yè)的培訓(xùn)方案，提供信息系統(tǒng)實(shí)施的成功率。
企業(yè)一旦打算聘請(qǐng)管理咨詢，作為具有技術(shù)背景又相當(dāng)了解企業(yè)業(yè)務(wù)的管理員就將戰(zhàn)斗在第一線，而對(duì)于管理員來(lái)說(shuō)如何同管理咨詢顧問(wèn)協(xié)作，就非常重要。下面有幾條原則，給新好管理員們提供參考。
原則之一：慎重選擇咨詢顧問(wèn)。目前國(guó)內(nèi)咨詢業(yè)當(dāng)前還是“洋咨詢”占主導(dǎo)地位，但“土咨詢”也迅速成長(zhǎng)起來(lái)。從他們實(shí)施企業(yè)的市場(chǎng)狀況來(lái)看，兩者各有各的毛病，“土咨詢”所提供的服務(wù)還是為企業(yè)所認(rèn)可的，但是他們提供的咨詢是否可以和國(guó)際規(guī)則相適應(yīng)，就很難說(shuō)了。而對(duì)“洋咨詢”來(lái)說(shuō)最大的困難在于開(kāi)出的藥方如何切合中國(guó)企業(yè)的本土化特點(diǎn)。因此，在做規(guī)劃時(shí)應(yīng)該清楚地認(rèn)識(shí)到這種差異性，避免鬧出“水土不服”的難堪。
原則之二：不迷信，不盲從。無(wú)論是“土咨詢”還是“洋咨詢”，雖然都有很多案例，有很多經(jīng)驗(yàn)，但是他們都無(wú)法保證一定可以在這個(gè)企業(yè)的咨詢獲得成功。尤其是不同企業(yè)適用的差異性是非常大的，雖然在同一行業(yè)有的實(shí)施方案非常成功，而有的則不甚理想，甚至完全失敗。盡管因素是多樣的，但管理咨詢顧問(wèn)肯定是有責(zé)任的，這也要求我們的管理員一定要堅(jiān)持原則，不要被這些顧問(wèn)鮮亮的西裝和滿嘴的英文或各占50%的中英文嚇倒，牢記自己應(yīng)該比這些顧問(wèn)更加了解企業(yè)的具體情況，并且你是他們的客戶，有理由也應(yīng)該獲得更好服務(wù)。
原則之三：充分合作、勇于創(chuàng)新。企業(yè)實(shí)施方案“量”與“度”的把握在很大程度上影響著企業(yè)的現(xiàn)實(shí)承受力，這時(shí)企業(yè)的實(shí)地調(diào)研很大程度上決定著方案的設(shè)計(jì)，對(duì)企業(yè)的理解深度正是決定方案合理與否的關(guān)鍵要素。在這過(guò)程中，熟悉企業(yè)情況并具有專業(yè)只是的管理員要本著充分合作和實(shí)事求是的態(tài)度，為咨詢顧問(wèn)們提供各種幫助，并且配合他們和企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，針對(duì)企業(yè)的實(shí)際情況運(yùn)用創(chuàng)新的思路解決問(wèn)題。
另外，引入管理咨詢顧問(wèn)對(duì)于管理員來(lái)說(shuō)是一個(gè)難得的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，一個(gè)好學(xué)的管理員可以在企業(yè)完成信息化的過(guò)程后，成為一個(gè)和這些穿西裝說(shuō)英語(yǔ)的顧問(wèn)同樣優(yōu)秀的咨詢顧問(wèn)，當(dāng)然他必須可以從這些精英們的身上學(xué)到足夠多的東西。
信息管理員八招之三——技術(shù)應(yīng)用面向企業(yè)需要
作為技術(shù)背景出身的管理員，在很多時(shí)候都會(huì)不由自主地一種過(guò)分追求完美的傾向，這種傾向在很多時(shí)候都會(huì)對(duì)企業(yè)造成傷害。這實(shí)際上涉及到如何根據(jù)企業(yè)的需求現(xiàn)狀，確定企業(yè)或機(jī)構(gòu)信息化步驟的問(wèn)題，原則就是不能太快，也不能太慢，不能為了追求技術(shù)的完美或建設(shè)什么“創(chuàng)星級(jí)”的工程而進(jìn)行信息化建設(shè)。
對(duì)于管理員來(lái)說(shuō)，信息化工程并需要達(dá)到完美的境界，而只是需要適合企業(yè)需要就行了，技術(shù)完美的理想，一定要面向企業(yè)的現(xiàn)實(shí)。一般來(lái)說(shuō)企業(yè)或機(jī)構(gòu)的信息化應(yīng)該按照如下的步驟進(jìn)行。
第一步，首先是完成信息化的基礎(chǔ)建設(shè)。完善企業(yè)或機(jī)構(gòu)內(nèi)部局域網(wǎng)的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)的接入，建立企業(yè)的郵件系統(tǒng)，為每個(gè)員工配備計(jì)算機(jī)，并且進(jìn)行初步的員工培訓(xùn)工作，讓員工可以進(jìn)行計(jì)算機(jī)操作。這個(gè)步驟雖然簡(jiǎn)單、基礎(chǔ)，但是卻是信息化建設(shè)必須走過(guò)的，對(duì)此管理員必須有清醒的認(rèn)識(shí)，絕對(duì)不要輕視這個(gè)階段，否則，下一步的建設(shè)就無(wú)法進(jìn)行。
第二步，進(jìn)行企業(yè)內(nèi)部基本信息應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)。主要包括：財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、進(jìn)銷存和辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。這些系統(tǒng)都是一些最基本的應(yīng)用系統(tǒng)，它應(yīng)該對(duì)大部分的企業(yè)或機(jī)構(gòu)都適用。在這一階段，管理員的角色必須從被動(dòng)地解決問(wèn)題向主動(dòng)地了解需求轉(zhuǎn)變，否則將很難應(yīng)付企業(yè)的下一步信息化的需要。
第三步，實(shí)施企業(yè)資源管理系統(tǒng)（ERP）。當(dāng)然是否實(shí)施ERP系統(tǒng)需要根據(jù)企業(yè)的情況而定，但是一旦要決定實(shí)施，這對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)就非常關(guān)鍵了，因?yàn)樵撓到y(tǒng)將對(duì)企業(yè)的各方面都帶來(lái)極大的沖擊，因此，風(fēng)險(xiǎn)很大。管理員在這個(gè)階段將面臨巨大挑戰(zhàn)，要作為主要的參與者對(duì)ERP實(shí)施的全過(guò)程進(jìn)行協(xié)調(diào)溝通和控制，并同單位領(lǐng)導(dǎo)、員工、管理咨詢、產(chǎn)品提供商、系統(tǒng)集成商進(jìn)行充分溝通和協(xié)調(diào)，最大限度保證系統(tǒng)實(shí)施成功。
第四步，建設(shè)企業(yè)電子商務(wù)系統(tǒng)。隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，基于網(wǎng)絡(luò)的交易漸漸成為了主流，企業(yè)應(yīng)該積極地投入其中。一個(gè)完備的電子商務(wù)系統(tǒng)主要包括：企業(yè)網(wǎng)站系統(tǒng)、B2C交易系統(tǒng)和B2B交易系統(tǒng)，在這幾個(gè)系統(tǒng)當(dāng)中企業(yè)與企業(yè)之間的交易系統(tǒng)是企業(yè)電子商務(wù)的核心。建設(shè)企業(yè)電子商務(wù)系統(tǒng)，同建設(shè)ERP系統(tǒng)一樣，都是對(duì)企業(yè)的一次重新設(shè)計(jì)，對(duì)企業(yè)和管理員都將面臨再一次重生與涅磐。
第五步，建設(shè)企業(yè)CRM和SCM系統(tǒng)。隨著電子商務(wù)的深入發(fā)展，供應(yīng)鏈管理（SCM）將毫無(wú)疑問(wèn)地延伸到互聯(lián)網(wǎng)上，也就是企業(yè)的采購(gòu)系統(tǒng)將延伸網(wǎng)絡(luò)上，成為整個(gè)行業(yè)供應(yīng)鏈的一個(gè)環(huán)節(jié)。與此同時(shí)，企業(yè)的銷售系統(tǒng)也將以網(wǎng)絡(luò)為中心，這樣作為企業(yè)生命線的客戶資源必須得到有效的管理，這也是存在的CRM系統(tǒng)存在的理由。
企業(yè)或機(jī)構(gòu)信息化的基本步驟就是這些，但是需要向管理員明確指出的是，除了第一個(gè)步驟是所有企業(yè)或機(jī)構(gòu)信息化必須首先完成的外，其他步驟是否實(shí)施、以及實(shí)施的順序都將完全根據(jù)企業(yè)的現(xiàn)實(shí)情況而定。有的企業(yè)也許可以不需要一些系統(tǒng)，還有的企業(yè)可以根據(jù)自己的需求跳過(guò)一些步驟，直接執(zhí)行電子商務(wù)戰(zhàn)略等等。
從上面的步驟我們可以清楚的看出，信息化并不是一個(gè)適合表現(xiàn)完美技術(shù)的地方，也不應(yīng)該成為新技術(shù)或所謂的“完美方案”的試驗(yàn)田，要想成為一個(gè)新好管理員，有很多事情要做，但是擺平自己技術(shù)化為上的心態(tài)，可能是首先要做的。一個(gè)系統(tǒng)在技術(shù)上也許有很多缺憾，但是只要它對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)有價(jià)值、好用實(shí)用就行了，這就是現(xiàn)實(shí)，必須適應(yīng)的現(xiàn)實(shí)。
信息管理員八招之四——產(chǎn)品選型必須通盤考慮
多與少
在這里我們討論管理員在信息化過(guò)程中必須面對(duì)的一些選擇，著重就三個(gè)方面進(jìn)行討論。第一個(gè)選擇就是在信息化過(guò)程中怎樣選擇信息產(chǎn)品提供商，是盡量選擇一個(gè)供應(yīng)商提供所有產(chǎn)品，還是選擇多個(gè)產(chǎn)品供應(yīng)商，對(duì)這些不同供應(yīng)商的產(chǎn)品進(jìn)行集成。這是個(gè)多與少的問(wèn)題。
大與小
建設(shè)一個(gè)信息系統(tǒng)將涉及到多家廠商，有大的廠商，有小的廠商，管理員該到底如何選擇呢？有一種非常普遍的說(shuō)法就是，如果選擇大的知名的廠商，即使產(chǎn)品和服務(wù)出現(xiàn)了問(wèn)題，決策者也不會(huì)受到指責(zé)，因?yàn)橛幸粋€(gè)冠冕堂皇的理由，就是他們是業(yè)界著名的廠商！反之，如果選擇了小的不知名的供應(yīng)商，同樣除了問(wèn)題，決策者將承受巨大的壓力和指責(zé)。
毫無(wú)疑問(wèn)，大的廠商具有很多競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，但是小的廠商有小的廠商的優(yōu)勢(shì)，不應(yīng)該一棒打死，應(yīng)該區(qū)別對(duì)待，根據(jù)實(shí)際情況而定，這時(shí)又是管理員露臉的時(shí)候，給出一個(gè)合理的理由，而不要懼怕承擔(dān)責(zé)任。
具體來(lái)說(shuō)，小廠商的優(yōu)勢(shì)在于，其一是它可以根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行重新定制開(kāi)發(fā)，而大的廠商更多地推廣其成熟的產(chǎn)品，而不會(huì)因?yàn)槠髽I(yè)的特殊個(gè)性修改或定制其產(chǎn)品；其二是小廠商可以讓企業(yè)節(jié)省很多成本，而大廠商不論是產(chǎn)品還是服務(wù)都將價(jià)格昂貴。當(dāng)然，采用小廠商的產(chǎn)品也將面臨很多風(fēng)險(xiǎn)，主要的風(fēng)險(xiǎn)就是他們也許會(huì)在某天管理員醒來(lái)的早晨，消失或倒閉。
硬與軟
另一個(gè)話題也是老生常談了，就是企業(yè)在信息化建設(shè)的時(shí)候通常是重視硬件的投資，而忽視軟件的投資，也就是所謂的“硬件硬，軟件軟”，這樣的結(jié)果是信息化建設(shè)成了空架子，給企業(yè)帶來(lái)了負(fù)擔(dān)，而沒(méi)有起到應(yīng)有的效果。這個(gè)問(wèn)題已經(jīng)被廣泛地討論過(guò)，所以作為新好管理員來(lái)說(shuō)，應(yīng)該早已了解了這個(gè)問(wèn)題的嚴(yán)重性，而且正在采取措施扭轉(zhuǎn)決策者的觀念，但這不是一天兩天可以改變的事實(shí)，管理員任重而到遠(yuǎn)。
信息管理員八招之五——信息監(jiān)理有效控制質(zhì)量
復(fù)雜的信息系統(tǒng)將涉及到多種產(chǎn)品，多家廠商以及多家系統(tǒng)開(kāi)發(fā)和集成商，在這些由利益驅(qū)動(dòng)下組合成的臨時(shí)的共同體中，企業(yè)該相信誰(shuí)，管理員又該如何選擇最可靠的廠商。
這實(shí)際上涉及到企業(yè)信息化過(guò)程中應(yīng)該如何保證質(zhì)量，以及如何對(duì)廠商進(jìn)行有效的管理和控制。目前解決這個(gè)問(wèn)題的辦法就是引入一個(gè)第三方的信息監(jiān)理，所謂信息監(jiān)理，就是指按照相應(yīng)的規(guī)約進(jìn)行監(jiān)督，在信息系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中，給用戶提供建設(shè)前期咨詢、網(wǎng)絡(luò)方案論證、系統(tǒng)集成商的確定、網(wǎng)絡(luò)質(zhì)量控制等一系列的服務(wù)，幫助用戶建設(shè)一個(gè)性價(jià)比最優(yōu)的信息系統(tǒng)。由信息監(jiān)理對(duì)信息化的全過(guò)程進(jìn)行公正的評(píng)價(jià)與監(jiān)控，保證整個(gè)工程的質(zhì)量，而管理員可以只需要面對(duì)監(jiān)理進(jìn)行整個(gè)工程的控制。
從信息工程的建設(shè)方看，作為企業(yè)一方的代表，管理員希望有的可靠的“第三方”在他們建立信息系統(tǒng)時(shí)幫助把好工程質(zhì)量、進(jìn)度、成本三大關(guān)。
另外，需要信息監(jiān)理不僅僅是管理員們，從信息工程承建方看，對(duì)于承建方來(lái)說(shuō)他們也希望有第三方對(duì)其提供的信息系統(tǒng)方案及工程實(shí)施結(jié)果給予公正、恰當(dāng)、權(quán)威的評(píng)價(jià)，而且承建方也擔(dān)心由于企業(yè)本身改革不力或與信息項(xiàng)目的實(shí)施步調(diào)不一致而導(dǎo)致信息項(xiàng)目不能發(fā)揮應(yīng)有效能，甚至失敗?？梢?jiàn)信息監(jiān)理將對(duì)雙方都做出約束，一個(gè)經(jīng)驗(yàn)豐富和具有專業(yè)精神的信息監(jiān)理將是管理員最可信賴的朋友。
一個(gè)合格的信息監(jiān)理應(yīng)該在企業(yè)信息化的全過(guò)程發(fā)揮重要的作用，具體如下：
第一階段是在需求分析階段，信息監(jiān)理可以起到管理咨詢顧問(wèn)的角色。監(jiān)理們要深入了解企業(yè)的各個(gè)方面，與企業(yè)各級(jí)人員共同探討，進(jìn)行信息系統(tǒng)集成需求分析和信息應(yīng)用系統(tǒng)需求分析，為企業(yè)提供監(jiān)理方的信息系統(tǒng)構(gòu)建方案。結(jié)合上述的管理咨詢描述，也可以這樣理解，就是管理咨詢顧問(wèn)也可以成為企業(yè)信息化建設(shè)的信息監(jiān)理。
第二階段是在招投標(biāo)階段，信息監(jiān)理將為企業(yè)信息化選擇系統(tǒng)集成商、產(chǎn)品供應(yīng)商和應(yīng)用開(kāi)發(fā)商。當(dāng)然監(jiān)理在選擇的時(shí)候，應(yīng)該詳細(xì)地獲得用戶需求，并同企業(yè)進(jìn)行充分的溝通。
第三階段是在工程實(shí)施階段，該階段信息監(jiān)理的主要工作內(nèi)容是幫助管理員掌握工程進(jìn)度，按期分段對(duì)工程驗(yàn)收，保證工程按期、高質(zhì)量的完成。在這一階段管理員必須進(jìn)行全程的參與，否則未來(lái)將無(wú)法獨(dú)自維護(hù)整個(gè)系統(tǒng)。
第四階段是系統(tǒng)維護(hù)和培訓(xùn)階段，在系統(tǒng)完成之后，信息監(jiān)理進(jìn)行培訓(xùn)工作，并且完成整個(gè)系統(tǒng)的文檔。
這是一個(gè)可靠的信息監(jiān)理應(yīng)該做的工作，但是對(duì)于管理員來(lái)說(shuō)，同樣的問(wèn)題又出現(xiàn)了，應(yīng)該如何找到一個(gè)可靠的信息監(jiān)理呢？這是一個(gè)兩難的問(wèn)題，除了仔細(xì)了解和比較外，有時(shí)管理員真的需要好運(yùn)氣！
下面，我們一起在實(shí)戰(zhàn)環(huán)境中體會(huì)最后三招。
信息管理員八招之六——在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中不斷磨合
在這個(gè)部分中，我們將就一個(gè)具體的案例進(jìn)行分析，以此協(xié)助管理員發(fā)現(xiàn)隱藏在信息化實(shí)施細(xì)節(jié)中的難點(diǎn)。這是一個(gè)著名IT公司（我們稱之為A公司）針對(duì)一家企業(yè)（B公司）所做的CRM案例，我們將在案例當(dāng)中插入點(diǎn)評(píng)。
B公司情況簡(jiǎn)介
B公司是一家計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)公司，目前已成為集開(kāi)發(fā)、生產(chǎn)、銷售、服務(wù)于一體的專業(yè)化高科技企業(yè)，產(chǎn)品覆蓋石油、化工、生化、醫(yī)藥等多種行業(yè)。（點(diǎn)評(píng)：很明顯，B公司已經(jīng)完成了企業(yè)的初步信息化，建立了自己的局域網(wǎng)，并且具有了初步的應(yīng)用系統(tǒng)，包括電子郵件、辦公軟件等）
B公司遇到的問(wèn)題
但隨著公司幾年來(lái)的發(fā)展，公司的客戶信息越來(lái)越多，過(guò)去公司主要是采取Excel、Word等來(lái)記錄和處理客戶注冊(cè)信息、客戶跟蹤信息、客戶接洽信息、客戶訂單信息、客戶服務(wù)申請(qǐng)和服務(wù)記錄等。公司的高層要想了解這些信息，需要親自去向每個(gè)銷售人員和服務(wù)人員去咨詢，費(fèi)時(shí)費(fèi)力效率也不高，很難從中提取到有價(jià)值的信息。在這種情況下，如何去把握客戶的需求，進(jìn)一步擴(kuò)大市場(chǎng)呢？這成了公司迫在眉睫要解決的問(wèn)題。經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的考察，公司認(rèn)為解決目前客戶管理無(wú)序狀態(tài)的有效辦法是上一套客戶關(guān)系管理軟件。（點(diǎn)評(píng)：一個(gè)典型的需求而驅(qū)動(dòng)的應(yīng)用系統(tǒng)，當(dāng)用戶比較少的時(shí)候，Word或Excel可以輕松搞定，但是客戶多了，簡(jiǎn)單的辦公軟件就顯得力不從心，這時(shí)管理員就需要對(duì)此進(jìn)行調(diào)研，深入了解B企業(yè)的客戶管理，了解比較市場(chǎng)的相應(yīng)產(chǎn)品，并向公司領(lǐng)導(dǎo)提出建議。經(jīng)過(guò)多方溝通和論證，最后由領(lǐng)導(dǎo)拍板決定，引進(jìn)一套客戶關(guān)系管理系統(tǒng)CRM，來(lái)解決目前B公司在客戶管理方面遇到的問(wèn)題，這個(gè)調(diào)研的過(guò)程一般需要3個(gè)月到半年。）
B公司選擇了A公司的方案
在對(duì)CRM產(chǎn)品做了大量的前期比較工作后，B公司最終選擇了A公司的CRM系統(tǒng)。
A公司開(kāi)始了前期咨詢
A公司CRM項(xiàng)目實(shí)施小組接到B公司的需求后，馬上開(kāi)始了前期的咨詢工作。經(jīng)過(guò)深入的調(diào)查，項(xiàng)目實(shí)施小組很快就掌握了B公司存在的主要問(wèn)題。由于B公司所做的集成業(yè)務(wù)銷售跟單過(guò)程較長(zhǎng)，參與投標(biāo)的過(guò)程復(fù)雜，管理者無(wú)法了解銷售任務(wù)的進(jìn)展?fàn)顩r，對(duì)銷售人員的管理只能停留在對(duì)銷售結(jié)果的管理上。隨著業(yè)務(wù)的擴(kuò)大，客戶越來(lái)越多，客戶分布的地域和行業(yè)越來(lái)越廣泛，而公司對(duì)客戶信息的維護(hù)手段卻沒(méi)有提高，仍然是靠銷售人員填寫Word文檔的銷售記錄。這既不便于查詢，又容易造成重復(fù)勞動(dòng)，結(jié)果造成銷售和服務(wù)協(xié)調(diào)性差。（點(diǎn)評(píng)：A公司對(duì)B公司的這些需求調(diào)查是實(shí)施的前提，在A公司調(diào)查過(guò)程中，B公司要給予全面的配合，讓A公司可以接觸到問(wèn)題的核心，只有A公司掌握了足夠多的資料才可能做出相應(yīng)的方案。在這個(gè)需求調(diào)查過(guò)程中，B公司一定要提出自己的一些個(gè)性化的需求，因?yàn)锳公司可能有很多案例，但是經(jīng)驗(yàn)只是別人的，還應(yīng)該充分考慮企業(yè)的個(gè)性化因素。另外，在需求調(diào)查之前，B公司應(yīng)該要求A公司對(duì)涉及到B公司商業(yè)機(jī)密的資料保密，而且在需求調(diào)查過(guò)程中，B公司應(yīng)該進(jìn)一步了解A公司是否是個(gè)可以信賴的專業(yè)公司，如果發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，可以隨時(shí)終止，以此避免今后更大的損失，作為全程參與的管理員，責(zé)無(wú)旁貸。）
項(xiàng)目進(jìn)入流程設(shè)計(jì)階段
在問(wèn)題理清之后，A公司的項(xiàng)目實(shí)施小組與B公司一起確定了人員安排，B公司為此特意成立了專門的項(xiàng)目實(shí)施小組，以配合A公司的工作。在經(jīng)過(guò)初步的溝通之后，項(xiàng)目進(jìn)入流程設(shè)計(jì)階段，依據(jù)客戶填寫的《實(shí)施問(wèn)題列表》，再根據(jù)客戶的工作流程，實(shí)施小組為客戶設(shè)計(jì)了在系統(tǒng)中的工作流程以及各部門之間數(shù)據(jù)信息流轉(zhuǎn)的通道。（點(diǎn)評(píng)：最好以總經(jīng)理為項(xiàng)目小組的組長(zhǎng)，以此顯示領(lǐng)導(dǎo)的決心。A公司和B公司合作的第一步就是對(duì)以前的客戶管理流程進(jìn)行重組，使之更加符合規(guī)范和更有效率，這個(gè)過(guò)程將是CRM系統(tǒng)的核心。）
完成系統(tǒng)初始化設(shè)置
接下來(lái)進(jìn)行的系統(tǒng)初始化設(shè)置中，該過(guò)程將根據(jù)B公司的需要進(jìn)行不斷完善和調(diào)整，使其達(dá)到更高的可用性，最終完成系統(tǒng)的初始化設(shè)置。（點(diǎn)評(píng)：完成這個(gè)過(guò)程之后，信息系統(tǒng)將具備基本的可用性，并且針對(duì)B企業(yè)進(jìn)行了定制。）
A公司對(duì)B公司進(jìn)行培訓(xùn)
再接下來(lái)，A公司為B公司進(jìn)行了專門的系統(tǒng)應(yīng)用培訓(xùn)，主要講述系統(tǒng)的功能和操作人員關(guān)心的流程的實(shí)現(xiàn)。形象化的講解和演示使B公司從領(lǐng)導(dǎo)到員工對(duì)系統(tǒng)的操作都有了一定的認(rèn)識(shí)，清楚的了解了自己在系統(tǒng)中的地位和作用。（點(diǎn)評(píng)：這只是一次演示性的培訓(xùn)，主要的目的是讓公司員工了解一種新的客戶管理流程，更加細(xì)節(jié)的培訓(xùn)將貫穿在系統(tǒng)使用的過(guò)程中，作為管理員日常工作的一部分。）
系統(tǒng)試運(yùn)行，實(shí)現(xiàn)平滑過(guò)渡
最后，實(shí)施小組向CRM系統(tǒng)中導(dǎo)入客戶此前積累的三千多條客戶信息，并對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行備份，保證B公司數(shù)據(jù)的高可靠性。系統(tǒng)初始化完成后，B公司進(jìn)入試運(yùn)行階段。這一階段CRM系統(tǒng)與B公司原始的工作方式并行使用，在熟悉了系統(tǒng)之后，逐步放棄原始的工作方式，以保證B公司業(yè)務(wù)的平滑過(guò)渡。（點(diǎn)評(píng)：在磨合期，為了安全起見(jiàn)，B公司同時(shí)運(yùn)行了兩種系統(tǒng)，在這期間有的員工可能會(huì)感到負(fù)擔(dān)加重，但是這只是暫時(shí)的，一旦員工習(xí)慣新系統(tǒng)，就會(huì)感到比以前更加有效率。磨合期是系統(tǒng)實(shí)施的最關(guān)鍵時(shí)期，這時(shí)公司的項(xiàng)目小組應(yīng)該堅(jiān)持原則，通過(guò)扎實(shí)的工作，幫助員工度過(guò)這個(gè)時(shí)期。）
系統(tǒng)實(shí)施效果
該項(xiàng)目實(shí)施后，B公司運(yùn)營(yíng)取得了明顯的效果，具體表現(xiàn)在：公司建立了一套從客戶跟蹤、客戶銷售到客戶服務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)流程；解決了公司因核心業(yè)務(wù)人員的流動(dòng)而造成客戶資源損失的問(wèn)題；客戶資源得到了共享，各業(yè)務(wù)部門之間協(xié)同工作，提高了工作效率；對(duì)每個(gè)客戶于公司的業(yè)務(wù)經(jīng)歷有了詳細(xì)的跟蹤和記錄；公司高層可以了解到每個(gè)員工的業(yè)務(wù)進(jìn)展和工作業(yè)績(jī)，增強(qiáng)了員工時(shí)間管理和對(duì)員工的考核；為公司高層決策提供了客戶、服務(wù)、市場(chǎng)、員工等業(yè)務(wù)狀況的信息。CRM系統(tǒng)使B公司的銷售、市場(chǎng)、服務(wù)等前端業(yè)務(wù)統(tǒng)一化，協(xié)調(diào)性進(jìn)一步加強(qiáng)，使公司有足夠的把握去抓住客戶的需求，而這正是企業(yè)在未來(lái)市場(chǎng)取勝的關(guān)鍵。
結(jié)論
在客戶關(guān)系管理解決方案實(shí)施過(guò)程中，公司項(xiàng)目小組是成功的關(guān)鍵，在小組中既具有專業(yè)知識(shí)，又了解公司情況的管理員，也地發(fā)揮了自己的作用，可以作為多方溝通的黏合劑存在，協(xié)調(diào)了各種關(guān)系，最終順利地完成系統(tǒng)實(shí)施的進(jìn)度和運(yùn)行。接下來(lái)，管理員將單獨(dú)負(fù)責(zé)系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)，解決系統(tǒng)細(xì)節(jié)中的問(wèn)題，并且不斷地根據(jù)企業(yè)的業(yè)務(wù)需求考慮系統(tǒng)的升級(jí)和擴(kuò)展，使之成為企業(yè)效率的源泉和利潤(rùn)的中心。
信息管理員八招之七——善于利用外部力量
當(dāng)某個(gè)信息系統(tǒng)工程完成之后，各家廠商在獲得自己的利益之后，對(duì)他們來(lái)說(shuō)盛宴結(jié)束了，該散場(chǎng)了，但是對(duì)新好管理員來(lái)說(shuō)，結(jié)束了只是意味著新的開(kāi)始，更大挑戰(zhàn)就在不遠(yuǎn)的前方。
任何信息系統(tǒng)工程的實(shí)施完成，并不意味著就萬(wàn)事大吉了，因?yàn)閷?shí)施信息系統(tǒng)不是買菜做飯，煮熟了就可以吃。從某種意義上說(shuō)，信息系統(tǒng)的建設(shè)完成，只是信息化過(guò)程中的第一步，同樣管理員80%的工作也是在信息系統(tǒng)完成之后才開(kāi)始的，具體包括系統(tǒng)運(yùn)營(yíng)管理、員工的培訓(xùn)、信息系統(tǒng)的推行以及系統(tǒng)的升級(jí)與擴(kuò)展。
信息系統(tǒng)建成之后，在運(yùn)行的過(guò)程中，管理員可能很快就發(fā)現(xiàn)，如何保障系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行是一件非常困難的任務(wù)。由于企業(yè)或機(jī)構(gòu)的很多業(yè)務(wù)和流程都已經(jīng)放到信息系統(tǒng)之上，如果系統(tǒng)出了問(wèn)題，企業(yè)的運(yùn)營(yíng)就會(huì)出現(xiàn)中斷，這不僅將給企業(yè)造成巨大損失，而且會(huì)打擊企業(yè)對(duì)信息系統(tǒng)的信心。另一方面，作為管理員們面對(duì)如此復(fù)雜的系統(tǒng)，可能任何一個(gè)地方出了問(wèn)題，都會(huì)導(dǎo)致系統(tǒng)的停頓。
雖然產(chǎn)品提供商或集成商都有服務(wù)承諾，如隨時(shí)的電話熱線支持，維護(hù)工程師的現(xiàn)場(chǎng)支持等，但是一旦出了問(wèn)題很多服務(wù)承諾都會(huì)打折扣，另外，如果要求個(gè)性化的服務(wù)，將更加困難。
其實(shí)，新好管理員應(yīng)該早有體會(huì)，就是對(duì)一個(gè)企業(yè)信息系統(tǒng)的運(yùn)營(yíng)服務(wù)早已不再是簡(jiǎn)單故障排除范疇了，已經(jīng)是一個(gè)運(yùn)營(yíng)管理的范疇。這里的運(yùn)營(yíng)管理主要包括系統(tǒng)的定期檢查、維護(hù)、軟件升級(jí)、網(wǎng)絡(luò)管理、系統(tǒng)備份、系統(tǒng)定制等，很明顯如果這些任務(wù)都交給系統(tǒng)管理員來(lái)完成，可能會(huì)有些力不從心。
解決問(wèn)題的辦法就是尋找一家專門的公司來(lái)外包這些維護(hù)工作，選擇外包服務(wù)商的標(biāo)準(zhǔn)除了技術(shù)經(jīng)驗(yàn)外，就是可以提供24小時(shí)×7天的服務(wù)，所以這樣的公司必須可以提供本地化的服務(wù)，最好就在企業(yè)的當(dāng)?shù)貙ふ疫@樣的公司。通過(guò)外包服務(wù)，可以大大地降低企業(yè)信息系統(tǒng)的運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，并且可以將管理員從繁重的事務(wù)中解脫出來(lái)，為企業(yè)做更多的創(chuàng)造性貢獻(xiàn)。
信息管理員八招之七——善于利用外部力量
當(dāng)某個(gè)信息系統(tǒng)工程完成之后，各家廠商在獲得自己的利益之后，對(duì)他們來(lái)說(shuō)盛宴結(jié)束了，該散場(chǎng)了，但是對(duì)新好管理員來(lái)說(shuō)，結(jié)束了只是意味著新的開(kāi)始，更大挑戰(zhàn)就在不遠(yuǎn)的前方。
任何信息系統(tǒng)工程的實(shí)施完成，并不意味著就萬(wàn)事大吉了，因?yàn)閷?shí)施信息系統(tǒng)不是買菜做飯，煮熟了就可以吃。從某種意義上說(shuō)，信息系統(tǒng)的建設(shè)完成，只是信息化過(guò)程中的第一步，同樣管理員80%的工作也是在信息系統(tǒng)完成之后才開(kāi)始的，具體包括系統(tǒng)運(yùn)營(yíng)管理、員工的培訓(xùn)、信息系統(tǒng)的推行以及系統(tǒng)的升級(jí)與擴(kuò)展。
信息系統(tǒng)建成之后，在運(yùn)行的過(guò)程中，管理員可能很快就發(fā)現(xiàn)，如何保障系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行是一件非常困難的任務(wù)。由于企業(yè)或機(jī)構(gòu)的很多業(yè)務(wù)和流程都已經(jīng)放到信息系統(tǒng)之上，如果系統(tǒng)出了問(wèn)題，企業(yè)的運(yùn)營(yíng)就會(huì)出現(xiàn)中斷，這不僅將給企業(yè)造成巨大損失，而且會(huì)打擊企業(yè)對(duì)信息系統(tǒng)的信心。另一方面，作為管理員們面對(duì)如此復(fù)雜的系統(tǒng)，可能任何一個(gè)地方出了問(wèn)題，都會(huì)導(dǎo)致系統(tǒng)的停頓。
雖然產(chǎn)品提供商或集成商都有服務(wù)承諾，如隨時(shí)的電話熱線支持，維護(hù)工程師的現(xiàn)場(chǎng)支持等，但是一旦出了問(wèn)題很多服務(wù)承諾都會(huì)打折扣，另外，如果要求個(gè)性化的服務(wù)，將更加困難。
其實(shí)，新好管理員應(yīng)該早有體會(huì)，就是對(duì)一個(gè)企業(yè)信息系統(tǒng)的運(yùn)營(yíng)服務(wù)早已不再是簡(jiǎn)單故障排除范疇了，已經(jīng)是一個(gè)運(yùn)營(yíng)管理的范疇。這里的運(yùn)營(yíng)管理主要包括系統(tǒng)的定期檢查、維護(hù)、軟件升級(jí)、網(wǎng)絡(luò)管理、系統(tǒng)備份、系統(tǒng)定制等，很明顯如果這些任務(wù)都交給系統(tǒng)管理員來(lái)完成，可能會(huì)有些力不從心。
解決問(wèn)題的辦法就是尋找一家專門的公司來(lái)外包這些維護(hù)工作，選擇外包服務(wù)商的標(biāo)準(zhǔn)除了技術(shù)經(jīng)驗(yàn)外，就是可以提供24小時(shí)×7天的服務(wù)，所以這樣的公司必須可以提供本地化的服務(wù)，最好就在企業(yè)的當(dāng)?shù)貙ふ疫@樣的公司。通過(guò)外包服務(wù)，可以大大地降低企業(yè)信息系統(tǒng)的運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，并且可以將管理員從繁重的事務(wù)中解脫出來(lái)，為企業(yè)做更多的創(chuàng)造性貢獻(xiàn)。
信息管理員八招之八——幫助員工適應(yīng)新的系統(tǒng)
系統(tǒng)完成，軟硬已經(jīng)開(kāi)始了工作，下面的事情就是就是對(duì)員工進(jìn)行培訓(xùn)，這對(duì)管理員來(lái)說(shuō)將是一個(gè)繁瑣而細(xì)致的工作。培訓(xùn)包括基本的計(jì)算機(jī)技能培訓(xùn)，應(yīng)用系統(tǒng)流程的培訓(xùn)等，培訓(xùn)將隨著信息系統(tǒng)的深入和不斷升級(jí)而長(zhǎng)期存在。培訓(xùn)除了由管理員來(lái)進(jìn)行外，還可以引入外部專家對(duì)員工進(jìn)行培訓(xùn)，特別是對(duì)于企業(yè)或機(jī)構(gòu)中高級(jí)的領(lǐng)導(dǎo)在管理理念、管理流程方面培訓(xùn)，特別需要引入外部的管理咨詢專家來(lái)進(jìn)行。另外，對(duì)于管理員本身來(lái)說(shuō)，也需要不斷地接受新的知識(shí)，方法也是培訓(xùn)，可以邀請(qǐng)相關(guān)的IT廠家來(lái)進(jìn)行，保持對(duì)新技術(shù)的敏感是一個(gè)新好管理員的責(zé)任和基本素質(zhì)。 建設(shè)信息系統(tǒng)是件困難的事情，但更加困難的事是，如何讓企業(yè)員工習(xí)慣于使用這個(gè)系統(tǒng)，并且可以將信息系統(tǒng)迅速地轉(zhuǎn)化實(shí)際的生產(chǎn)效率。為了不使企業(yè)信息系統(tǒng)成為擺設(shè)，就一定要在實(shí)際應(yīng)用中推行，作為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)一定要表現(xiàn)出決心，制定強(qiáng)制的規(guī)章制度來(lái)執(zhí)行。而作為系統(tǒng)管理員來(lái)說(shuō)，將監(jiān)督和協(xié)調(diào)執(zhí)行，通過(guò)了解員工的實(shí)際使用情況，不斷向領(lǐng)導(dǎo)反饋，調(diào)整策略，推進(jìn)信息化在企業(yè)的迅速執(zhí)行，這時(shí)管理員又將充分發(fā)揮上下溝通的作用。
一般來(lái)說(shuō)，推行信息系統(tǒng)的磨合期是最關(guān)鍵的時(shí)候，這個(gè)時(shí)期由于流程的改變，一些部門的員工可能會(huì)因此增加負(fù)擔(dān)，或者不適應(yīng)新的工作方式和流程。但是此階段一旦結(jié)束，大家習(xí)慣了流程之后，一切就會(huì)變得比以前更加輕松，所以管理員在磨合階段一定要想辦法鼓勵(lì)幫助員工度過(guò)暫時(shí)的難關(guān)。
在信息系統(tǒng)的使用過(guò)程中，肯定會(huì)遇到很多同企業(yè)個(gè)性化相關(guān)的問(wèn)題，這時(shí)管理員們應(yīng)該做好詳細(xì)的系統(tǒng)運(yùn)行記錄，并隨時(shí)同產(chǎn)品提供商溝通，希望在產(chǎn)品升級(jí)的時(shí)候，能夠解決由于企業(yè)個(gè)性化引起的問(wèn)題，不斷地完善企業(yè)信息系統(tǒng)，使之可以隨著企業(yè)的不斷發(fā)展而發(fā)展。
總結(jié)：如何做一個(gè)好的信息管理員
時(shí)代的發(fā)展，信息化的深入，將造就一個(gè)群體，一個(gè)具有魔力的群體，他們飛舞著IT的魔杖，點(diǎn)亮企業(yè)信息化的進(jìn)程，他們就是信息管理員！
系統(tǒng)管理員是個(gè)老行當(dāng)，而信息管理員是個(gè)新行當(dāng)，這兩者既有相互繼承的關(guān)系，又大大的不同了。關(guān)于這一點(diǎn)，我們可以從如下一個(gè)企業(yè)招聘信息管理員的招聘廣告中，獲得關(guān)于新好管理員的鮮明特征：
一、具有廣泛的IT技術(shù)背景，對(duì)新技術(shù)具有相當(dāng)?shù)拿舾行?，并且在需要的可以迅速深入；（這一條同系統(tǒng)管理員具有繼承性，但是要求顯然大大提高了，不再具體地要求是熟悉NT系統(tǒng)還是UNIX系統(tǒng)，會(huì)VB還是VC了，而要求具有廣泛的技術(shù)背景，另外，在學(xué)習(xí)能力上，則要求更高了。）
二、具有極強(qiáng)的溝通能力和表達(dá)能力，可以針對(duì)具體問(wèn)題和不同對(duì)象深入淺出的闡述問(wèn)題；（這條顯然不是繼承來(lái)得了，要求具有溝通能力和表達(dá)能力，就是說(shuō)新好管理員的工作環(huán)境已經(jīng)不能在局限于機(jī)房?jī)?nèi)，而是可能的任何地方。）
三、具有分析企業(yè)需求和運(yùn)作流程的能力；（這條要求新好管理員可以分析企業(yè)的業(yè)務(wù)流程，提出信息化需求，為企業(yè)信息化提供建議。）
四、具有對(duì)信息化工程的管理、組織、規(guī)劃和實(shí)施能力，并且可以監(jiān)控實(shí)施過(guò)程；（具有管理組織工程能力，是新好管理員的基本能力，也是新好管理員完全不同以往系統(tǒng)管理員的一個(gè)顯著特征。）
五、具有長(zhǎng)遠(yuǎn)的眼光，可以根據(jù)目前狀況，提出企業(yè)未來(lái)信息化戰(zhàn)略的能力；（這一條則是對(duì)新好管理員綜合素質(zhì)的要求，要有眼光。）
以上五點(diǎn)給一個(gè)信息管理員下了很明確的定義，從中我們可以看到什么樣的管理員才可以是一個(gè)好的信息管理員，有了這樣的人，企業(yè)的信息化之路將會(huì)進(jìn)展的更加順利。
信息化是不可逆的，一旦企業(yè)或機(jī)構(gòu)使用了它，并且由此獲得了利潤(rùn)和效率，就不可能再回到過(guò)去。新好管理員也一樣，只能不斷地向前、向前，無(wú)法回頭，再也回不去了！
