寧波富達電器股份有限公司，是中國吸塵器行業(yè)唯一的上市公司，還涉及小家電、房地產(chǎn)、國內(nèi)外貿(mào)易等七個行業(yè)。其主導產(chǎn)品“富達牌”真空吸塵器，具有年產(chǎn)100多萬臺的能力，在全國吸塵器行業(yè)中綜合競爭力排名第一。公司產(chǎn)品擁有“國優(yōu)名牌”、“中國馳名商標”及“省級名牌”30多個，是寧波市唯一一家“管理四星級”企業(yè)。公司的主打產(chǎn)品遠銷法國、德國、意大利及中東、南美和港臺地區(qū)，在國內(nèi)50多個大中城市建有近400個銷售點。
1994年，隨著富達公司業(yè)務不斷擴大，客戶訂單越來越個性化，原有手工業(yè)務流程管理手段常導致訂單不能及時傳遞到下一部門，從而影響到原材料采購和生產(chǎn)工作,并對生產(chǎn)成本無法進行有效控制，導致原材料過剩，反之又影響到客戶訂貨。由于當時國內(nèi)ERP產(chǎn)品匱乏，公司不得不選擇了某國外著名的MRP系統(tǒng)，于1995年投入使用。
在實施與使用過程中，原有手工操作中的許多不規(guī)范流程得到了規(guī)范，運作效率進一步提高，管理人員也因此汲取了許多國外的先進管理經(jīng)驗。但隨著應用的深入，國外MRP系統(tǒng)暴露出了很多問題，例如：業(yè)務與財務一體化不強、財務不適合中國國情、產(chǎn)品成本準確性欠缺、系統(tǒng)后期維護成本過高、數(shù)據(jù)開放性差、遠程應用手段匱乏等，這些都成為困擾企業(yè)發(fā)展的新問題，導致公司管理層開始重新考慮并瞄準國內(nèi)ERP系統(tǒng)。
2000年11月集團決定在富達總公司、電器分公司、小家電分公司、進出口公司、營銷公司等機構全面啟用金蝶K/3ERP系統(tǒng)，并在實施K/3的同時，開展業(yè)務流程重組工作，結合管理變革措施，建立了一套利用K/3來輔助公司管理的數(shù)字神經(jīng)系統(tǒng)，內(nèi)容包括： 財務管理、成本控制、 生產(chǎn)計劃管理、銷售管理、采購管理、倉存管理、EIS信息決策系統(tǒng)等。
在當前的市場經(jīng)濟環(huán)境下，企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營活動均是圍繞市場來展開的，針對富達電器公司多品種小批量、面向訂單生產(chǎn)的鮮明特點，K/3將銷售管理作為整個公司信息數(shù)字化的開端，銷售管理模塊實現(xiàn)了對銷售業(yè)務活動的全面管理，同時將銷售與計劃、生產(chǎn)、庫存等緊密結合起來，通過核算模塊與財務打通，實現(xiàn)了財務業(yè)務一體化。
通過對企業(yè)資金流和物流的統(tǒng)籌規(guī)劃，達到的最明顯效果是實現(xiàn)了產(chǎn)銷配合，能準確及時了解到企業(yè)采購、銷售、庫存、生產(chǎn)和財務等部門的運管情況，縮短了問題反饋周期，使管理目標更加明確，逐步發(fā)展并實現(xiàn)了“可量化”的管理目標。
例如：
通過K/3合理地制定了采購計劃,減少了不必要的庫存，由于庫存降低,庫存損耗也隨之減少,庫存記錄更加準確。采取定期盤點工作后,又能及時發(fā)現(xiàn)造成庫存損耗的原因,并加以消除。
通過K/3系統(tǒng)加快了資金周轉，能及時收回應收賬款，改善了財務計劃能力。
系統(tǒng)提供的采購價格分析報表，能幫助企業(yè)選擇最佳采購供應商和價格，降低采購成本。
有了前期實施國外軟件的經(jīng)驗和教訓，我們在實施過程中，對以下幾點感觸頗深：
準確的基礎資料是系統(tǒng)運行的前提
在ERP系統(tǒng)地使用中，基礎資料起著至關重要的作用，這些資料包括物料資料、供應商資料、客戶資料、職員資料、BOM資料等?；A資料一定要保證正確性、完整性和唯一性。就物料資料舉例，準確性是指所有的物料屬性都要保證設置準確，包括基本信息、物流信息、庫存信息、計劃信息、財務信息等；完整性指所有的物料都要有編號；唯一性是指一個編號只能對應一種物料，反之一種物料也只能對應一個編號。
BOM是系統(tǒng)最重要的基礎資料之一，它的準確與否將直接影響MRP計劃、生產(chǎn)投料、生產(chǎn)領料、成本計算等業(yè)務的正確性。
在上K/3以前，主要使用國外系統(tǒng)的倉存和財務模塊，為了正確實現(xiàn)國外MRP系統(tǒng)向K/3切換，我們采取自行編寫轉換程序的方法將物料資料、供應商資料、客戶資料、職員資料、BOM資料等導入到K/3系統(tǒng)中。2001年2月系統(tǒng)初始化完成后，在運行第一個月當中，我們發(fā)現(xiàn)很多數(shù)據(jù)都不準確，比如庫存數(shù)據(jù)與實際差別很大，后經(jīng)仔細分析，找到了主要原因是由于有些物料沒有編碼，有些物料編碼重復；供應商和客戶資料的不準確也直接導致應收賬款和應付賬款難以核對。由于以上種種原因的存在，我們不得不在4月初停止了K/3系統(tǒng)的運行，用一個月的時間對系統(tǒng)中的基礎數(shù)據(jù)重新進行了整理和核對，5月1日，系統(tǒng)初始化，運行終于步入了正軌。
及時切換新舊系統(tǒng)是正常運行的保證
但最初我們是三套系統(tǒng)在并行運行，一套是原有的國外MRP系統(tǒng)，一套是手工處理系統(tǒng)，一套是K/3系統(tǒng)。三套系統(tǒng)地并行使操作人員的工作量成倍增加，導致倉庫人員疲于數(shù)據(jù)錄入，根本沒有足夠的時間去核對準確性，結果出現(xiàn)了三個系統(tǒng)有三套不同數(shù)據(jù)、不知以哪個為準的現(xiàn)象。發(fā)現(xiàn)此問題后，公司高層非常重視，果斷做出決策，在7月份停止原有MRP系統(tǒng)的維護，8月甩掉手工帳，至此，操作人員的工作量減輕很多，他們也有足夠的精力去核對系統(tǒng)數(shù)據(jù)，保證數(shù)據(jù)的準確性。上新系統(tǒng)，就像養(yǎng)嬰兒一樣，如果不及時“斷奶”，他就永遠不會長大，同樣，如果不及時甩掉其它兩套系統(tǒng)，K/3可能至今也不會運行成功。
有效的規(guī)章制度是系統(tǒng)運行的保障
系統(tǒng)實施的結束僅僅是整個系統(tǒng)在企業(yè)中正式運行的開始。在實施階段，系統(tǒng)的運行是在金蝶實施顧問地指導下進行的，而從長遠考慮，企業(yè)必須培養(yǎng)出自己的應用顧問，并配以切實可行的規(guī)章制度，依靠自身的力量來保證系統(tǒng)持續(xù)良好運行。
在運行過程中，我們常常發(fā)現(xiàn)錄入系統(tǒng)的數(shù)據(jù)時有錯輸、漏輸?shù)默F(xiàn)象，也有的人不按照規(guī)定的業(yè)務流程操作，比如有時把日期錯輸、有時把小數(shù)位數(shù)輸錯；有時產(chǎn)品已經(jīng)入庫但還沒有輸入領料單；有時產(chǎn)品已經(jīng)入庫，采購單卻還沒下，會出現(xiàn)補單的現(xiàn)象。由于并沒嚴格按軟件的業(yè)務流程來做，常常出現(xiàn)業(yè)務和軟件脫節(jié)的現(xiàn)象，導致系統(tǒng)不能正常運行下去。為此，我們建立了一套嚴格的規(guī)章制度，包括操作規(guī)范、崗位職責、績效考核等來有效保證系統(tǒng)的正常運行。
充分發(fā)揮系統(tǒng)功能變通解決實際問題
即使是一個非常完善的系統(tǒng)，也可能有不適應企業(yè)的地方，有時候要么需要對企業(yè)自身的業(yè)務流程進行調(diào)整，要么需要利用軟件的二次開發(fā)功能通過變通的方式來解決管理中的問題。例如：K/3系統(tǒng)原來沒有質檢功能，我們通過修改入庫單的模板，將“保管員”和“倉庫”兩個字段設置為非必錄項，在流程上先讓質檢部門在外購入庫單的“入庫數(shù)量”中輸入合格數(shù)，然后讓倉庫人員對這張單據(jù)進行審核，通過流程的細微調(diào)整就解決了質檢問題。
為了反映客戶對銷售定單變化的記錄，我們在銷售定單模板中增加了“電話定貨量”一欄，接到定單時，先在“電話定貨量”和“定貨數(shù)量”欄輸入相同的數(shù)據(jù)，當客戶定單變化后，修改“定貨數(shù)量”，而原來的“電話定貨量”不變，這樣就有產(chǎn)生了一個比較數(shù)據(jù)。
我們是一個面向定單裝配的企業(yè)，只有接到定單時才能確定客戶具體要什么樣的產(chǎn)品，而同一種產(chǎn)品也有不同的特殊要求，為了反映客戶對產(chǎn)品的具體需求，我們在銷售定單模板中增加了“配置”一列，用來描述客戶的個性化要求。類似的情況還很多，總之，通過系統(tǒng)提供的自定義和二次開發(fā)功能，可靈活處理企業(yè)的許多實際問題。
相對國外的系統(tǒng)，國產(chǎn)ERP還有一些不太完善的地方，但是也有很多國外軟件無法替代的優(yōu)勢，在實施方面，我們更是與金蝶的服務人員朝夕相處建立了深厚的友誼。
企業(yè)信息化是一項長期而復雜的工程，我們將在夯實基礎管理的基礎上，進一步實現(xiàn)ERP與CAD的連接，如果到了這個階段，就能實現(xiàn)CAD與ERP之間產(chǎn)品數(shù)據(jù)地自動傳遞。通過不斷提高、完善CAD與ERP系統(tǒng)的技術及管理功能，我們就能實現(xiàn)具有家電行業(yè)特色的CIMS工程，并逐步引入網(wǎng)上采購、網(wǎng)上分銷、B2B、B2C等業(yè)務功能，最終向企業(yè)電子商務邁進。
