近些年來，當談?wù)摰狡髽I(yè)信息化的時候，ERP都成為一個熱門話題，ERP的出現(xiàn)似乎給企業(yè)帶來了一個翻天覆地的變化，而且也成為企業(yè)實現(xiàn)信息化的“新寵兒”。然而OA也曾經(jīng)是企業(yè)信息化建設(shè)中一個時代性的標志，與ERP相比，其起源于“無紙化”辦公的概念，并以工作流為核心實現(xiàn)辦公的自動化?？上攵琌A與ERP是不同時代下企業(yè)信息化的不同代表之一，其內(nèi)核是完全不一致的，一個側(cè)重于審批工作流的實現(xiàn)，一個側(cè)重于企業(yè)內(nèi)部資源之間數(shù)據(jù)流關(guān)系。
伴隨著信息化的建設(shè)，各種功能各異、側(cè)重點不同的業(yè)務(wù)系統(tǒng)紛紛在企業(yè)內(nèi)部建立起各自的“地位”，而業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的整合和集成問題，也成為眾多熱門話題之中一個較高層次的討論。那么對于OA系統(tǒng)這樣一種基礎(chǔ)性很強的系統(tǒng)來說，與ERP這種實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部價值鏈的系統(tǒng)相比，在企業(yè)信息化中應該占有什么樣的角色，才能與ERP系統(tǒng)相互整合，從而充分發(fā)揮各自的優(yōu)勢實現(xiàn)企業(yè)最佳整體效益呢？
1．企業(yè)OA系統(tǒng)與ERP系統(tǒng)關(guān)系分析：
我們用這樣一個框圖示意出企業(yè)OA系統(tǒng)與ERP系統(tǒng)之間的關(guān)系：
從上圖中看到， OA系統(tǒng)在企業(yè)信息系統(tǒng)中一般起著一個“地基”的作用，實現(xiàn)的是企業(yè)最基本的辦公功能，如工作流審批、日常辦公管理等，它通常被定位為企業(yè)信息化建設(shè)中的基礎(chǔ)工程。ERP各模塊，在企業(yè)內(nèi)部不同的業(yè)務(wù)領(lǐng)域中占領(lǐng)著自己的一席之地，它著重于企業(yè)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的處理、分析和挖掘。
既然OA系統(tǒng)和ERP之間彼此側(cè)重點不一樣，那么是否就意味著兩者之間可以完全隔離呢，在很多的企業(yè)實踐中發(fā)現(xiàn)，OA與ERP之間各自有著不同的優(yōu)勢，如果兩者可以融合在一起，實現(xiàn)恰當整合，就可以互相彌補，實現(xiàn)整體效益的最佳。
因此OA與ERP之間，是可以搭建出一條橋梁來實現(xiàn)雙向的溝通和會話，讓企業(yè)內(nèi)部的數(shù)據(jù)“暢通無阻”。
2．OA系統(tǒng)與ERP系統(tǒng)各自優(yōu)勢分析： 2.1 OA系統(tǒng)是工作流定制的強手。
從OA系統(tǒng)的主要特性來說，其中一個重要的特點之一就是強大的工作流定制功能，并且能提供一個較靈活的圖形化定制工具，可以適應于企業(yè)各種形式的審批表單、流程的需求。
ERP產(chǎn)品的工作流更多實現(xiàn)的是業(yè)務(wù)上的邏輯數(shù)據(jù)流，它并不著重于行政結(jié)構(gòu)上的審批，因此對于國內(nèi)很多無法擺脫行政審批結(jié)構(gòu)的企業(yè)來說，ERP
軟件在這一方面就顯得遜色。我們用下表來概括在工作流定制方面OA軟件和ERP軟件之間的差異：
2.2 ERP系統(tǒng)是挖掘企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的高手。
ERP是企業(yè)資源計劃的英文縮寫，其內(nèi)核是解決企業(yè)內(nèi)部龐大的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)邏輯關(guān)系的系統(tǒng)，它貫穿著企業(yè)全生命周期過程，自始至終形成一個完整的業(yè)務(wù)關(guān)系數(shù)據(jù)鏈。因此，它的強大在于系統(tǒng)自身復雜的邏輯數(shù)據(jù)關(guān)系，能夠真正為企業(yè)提供打開 “數(shù)據(jù)寶藏”的解決方案。
3．OA系統(tǒng)與ERP系統(tǒng)集成案例分享： 在這里，舉一個OA系統(tǒng)與ERP系統(tǒng)集成的成功案例與大家分享：
廣州地鐵是廣州市地鐵建設(shè)的總建設(shè)單位，其肩負著龐大的建設(shè)任務(wù)，地鐵公司與眾多的承包單位之間存在著很大量的承包建設(shè)支付業(yè)務(wù)關(guān)系，在地鐵公司內(nèi)部稱之為“計量支付”，也就是說地鐵建設(shè)承包商按月將各自的工程量上報地鐵公司，由地鐵公司建設(shè)部門進行“工程量”的計算和審核后，按照合同的規(guī)定，由財務(wù)部門對承包商按月、按季進行支付的業(yè)務(wù)行為。
在這個業(yè)務(wù)過程中，廣州地鐵利用OA系統(tǒng)強大的工作流審批優(yōu)勢，實現(xiàn)從承包商申請支付開始，到公司內(nèi)部各層人員進行“量”的審核的過程。期間，OA系統(tǒng)與ERP系統(tǒng)的兩個主要模塊進行了整合和集成。首先，從承包商申請支付開始，OA系統(tǒng)通過承包商的編號從ERP系統(tǒng)的合同模塊中讀取相關(guān)的承包商信息和關(guān)鍵合同信息，如承包商名稱、合同名稱、合同行、合同價格、開支類型、任務(wù)號等等，同時OA系統(tǒng)會進行數(shù)據(jù)的校驗；其次，在內(nèi)部人員審批的過程中，OA系統(tǒng)實時從ERP合同模塊中讀取相關(guān)合同累計支付的數(shù)據(jù)形成支付匯總信息，為支付審批提供依據(jù)；再次，審批完成后，會由OA系統(tǒng)實現(xiàn)把審批后的合同行的量以及支付的相關(guān)金額數(shù)據(jù)寫入ERP合同模塊的已支付數(shù)和AP模塊形成發(fā)票，實現(xiàn)驗工計價的全過程。
4．OA系統(tǒng)與ERP幾個集成點的討論： 廣州地鐵這一OA與ERP集成案例，為我們敞開了一個OA與ERP集成的思路：企業(yè)利用OA系統(tǒng)進行工作流的審批后，產(chǎn)生了很多企業(yè)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)同時可能是ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)源，為了避免數(shù)據(jù)的重復以及保證數(shù)據(jù)源的唯一性，就產(chǎn)生了OA系統(tǒng)與ERP系統(tǒng)集成的問題。但是，這也并不能說所有的OA系統(tǒng)的數(shù)據(jù)都必須全部進入ERP系統(tǒng)，而要根據(jù)企業(yè)情況取舍有道。就如上述案例所示，大量的計量支付業(yè)務(wù)成為廣州地鐵繁重核算業(yè)務(wù)的一部分，通過這種有分寸的集成，可以極大緩解廣州地鐵建設(shè)支付的業(yè)務(wù)量，為企業(yè)內(nèi)部作出了較大的貢獻。
以下提出幾個供參考的集成要點，與大家討論：
4.1與財務(wù)模塊的集成
4.1.1與AP集成
通過OA系統(tǒng)實現(xiàn)有關(guān)支付流程的審批后，把審批的金額寫入ERP的AP模塊，形成相關(guān)發(fā)票數(shù)據(jù)進行支付操作。
4.1.2借款報銷的集成
通過OA系統(tǒng)實現(xiàn)借款和報銷的審批流程，審批完成后把借款和報銷的費用項信息以及總金額寫入IExpense中，財務(wù)部門進行預付款處理。
4.2與
人力資源模塊集成
4.2.1考勤信息集成
通過OA實現(xiàn)員工請假申請審批流程，審批通過后直接把考勤信息寫入HR中進行考勤統(tǒng)計、薪酬計算。
4.2.2員工績效考核集成
通過OA系統(tǒng)進行員工考評文件的審批，審批后把結(jié)果寫入人力資源績效考核模塊個人信息中。
總結(jié)如下：
OA與ERP幾個集成點
5．值得提醒注意的地方： 以上提出的幾個集成點只是一個供大家在實施過程中探討的要點，當然在不同的實施中會遇上新的問題，而且不同的企業(yè)有不同的實際業(yè)務(wù)需求，這樣就需要在具體的實施中斟酌不同的情況而作出謹慎的處理，畢竟實現(xiàn)不同系統(tǒng)之間的集成是有風險的，要經(jīng)過仔細的考量，無論是在技術(shù)上還是在實際業(yè)務(wù)需求上，都得取得一個良好的投資效益分析才能進行，這樣才能有效發(fā)揮整體的效益，體現(xiàn)整合和集成的意義。
