以下是CIO可以回答CEO最緊迫的問題：“如果你告訴我IT是一項投資，為什么成本總是上升？請告訴我IT的價值是什么？”
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當我還是一名首席信息官的時候，我總是害怕提報年度預算的過程，因為我知道，在這個過程中的某個時間點，首席執(zhí)行官，也就是我的老板肯定會問：“從這個不斷增長的IT部門里，我們究竟能得到什么？”
當被要求為IT投資辯護時，這是一個讓大多數(shù)首席信息官夜不能寐的問題，也是所有首席信息官都應該回答的問題，因為IT支出可能占公司總收入的1%到5%以上。
對于大多數(shù)IT部門來說，這是一個非常難以回答的問題，因為我們開發(fā)的系統(tǒng)不是被IT使用，而是被其他部門用來增加銷售額、減少開支或提高市場競爭力。
因此，IT領導者對這個問題的通常回答是關于IT如何在整個公司實現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略目標的項目的一般陳述。我們很少有任何實證數(shù)據(jù)來支持IT的價值。那么，一個首席信息官該怎么做呢？
一、CIO把IT作為一種業(yè)務來向用戶部門收費面臨三個挑戰(zhàn)
有兩種方法可以解決這個問題。第一種選擇是從IT承擔所有開發(fā)成本的非收費環(huán)境過渡到收費環(huán)境，在收費環(huán)境中，所有IT成本都根據(jù)用戶部門對資源的使用情況分配給用戶部門。在這種情況下，IT作為零成本部門運作，不存在年度預算問題。IT所要做的就是告訴用戶部門需要為IT做多少預算。
但這種方法也有很大的缺點，遠遠超過了它對IT的易用性。首先，這個過程傾向于將自動化議程交到各個部門或利潤中心手中，而不是將IT和數(shù)字化視為公司的整體必需品，人工智能系統(tǒng)的發(fā)展就是一個例子。這種制度的后果將會影響到所有的部門更好地開發(fā)和利用公司的數(shù)據(jù)資產(chǎn)。
其次，通過收費系統(tǒng)，IT每月向每個部門發(fā)送賬單，向其收取一系列服務的費用，包括開發(fā)成本、IT基礎設施使用成本和相關管理費用。這種收費模式對IT部門保持與各部門間友好的關系形成了巨大挑戰(zhàn)，特別是當收費高于預算的時候。
也許更糟糕的是，轉向按次收費或退款的方法將IT視為一種業(yè)務——這表面上看起來不錯，但意味著用戶部門可能開始尋求IT部門之外開發(fā)（或外購）影子IT系統(tǒng)，這些系統(tǒng)將作為現(xiàn)有IT部門收費系統(tǒng)的更低價替代品來采購。這些系統(tǒng)只會使原有的內(nèi)部系統(tǒng)維護起來更加復雜，并在公司及其自動化議程中制造隔閡。
二、CIO采用IT項目后審計是唯一正確方法
解決IT價值問題的第二種也是更好的方法是衡量IT運營的有效性。為什么IT部門應該是唯一一個不受公司監(jiān)管的部門呢？廣告部門通常會根據(jù)其是否在增加公司銷售額來衡量業(yè)績。人力資源部不斷被質(zhì)疑其薪酬體系與行業(yè)相比如何。制造業(yè)總是在其成本以及是否有替代方法和地點方面受到挑戰(zhàn)。市場營銷必須向最高管理層保證，其品牌定位對公司是最好的。
衡量IT價值的唯一方法是強制執(zhí)行一項要求，即所有大型新的或修改的系統(tǒng)項目在完成后都要進行評價分析，以驗證目標是否得到了滿足，ROI是否得到了驗證。（ROI投資回報率，是指通過投資而應返回的價值，即企業(yè)從一項投資活動中得到的經(jīng)濟回報。它涵蓋了企業(yè)的獲利目標。利潤和投入經(jīng)營所必備的財產(chǎn)相關，因為管理人員必須通過投資和現(xiàn)有財產(chǎn)獲得利潤。）
在我的《The 9 1/2 Secrets of a Great IT Organization（偉大的IT組織的九又二分之一個秘密）》一書中，1/2的秘密是IT項目實施后的審計。我稱之為半個秘密，因為很少有公司會這么做。然而，它應該被視為一個完整的秘密，因為它將確保建設一個更有效、更成功的部門。但由于許多原因，通常CIO不會這樣做。
首先，進行IT項目實施后審計需要大量非常詳細的分析，而且可能會持續(xù)數(shù)年。僅僅收集數(shù)據(jù)可能會很耗時，尤其是考慮到自項目完成以來，許多項目人員可能已經(jīng)換了工作，甚至換了公司。
其次，由于沒有一個系統(tǒng)在第一天就能完全運行，因此至少要在系統(tǒng)投入使用一年后才能完成評價分析。有時很難說服IT部門和用戶部門都相信花時間分析一個完整的系統(tǒng)是值得的，因為手頭上有更重要的項目需要完成。
此外，由于以下幾個原因，用戶部門通常對證明ROI（投資回報率）不感興趣。也許他們夸大了最初的ROI（投資回報率）以引起IT指導委員會的注意。仔細分析可能會發(fā)現(xiàn)這種做法。此外，ROI（投資回報率）可能包含了用于產(chǎn)生更好回報的大幅裁員。一旦項目完成，該部門可能會希望忘記這些舉措。
當然，它并不總是關于用戶部門的。IT也可能不希望看到審計工作的完成，因為它可能低估了原始估計的成本或完成日期。
完成此類審計的建議方法是免除用戶部門和IT部門的責任。應由一個獨立的組織，最好在公司財務部門的主持下，進行IT項目實施后審計。該小組最初應參與制定項目的投資回報率，并處于確保結果的客觀性的最佳位置。
如果這樣做，用戶部門將持有其ROI（投資回報率）承諾，IT將遵守其績效目標，首席信息官將能夠回答首席執(zhí)行官提出的關于IT投資的所有問題，例如，“我們今年實施了17個項目，銷售額增長了35%，費用減少了14%?！?/p>
這難道不是一個很好的對話嗎？不僅是對首席執(zhí)行官，還是對整個公司而言。
作者：Paul M. Ingevaldson（保羅·M·英格瓦爾德森）
Paul M. Ingevaldson（保羅·M·英格瓦爾德森）是Ace Hardware（王牌硬件，是美國零售和批發(fā)行業(yè)公司。）的國際和技術高級副總裁。他負責Ace（王牌硬件）的兩個主要部門，即在70多個國家擁有門店的國際部門和支持企業(yè)和零售技術活動的IT部門。他在Ace（王牌硬件）工作了25年，在IT行業(yè)工作了40年，并于2004年退休。自退休后，他已經(jīng)撰寫了30多篇關于各種IT主題的文章，刊載于《Computerworld（計算機世界）》和《CIO（首席信息官）》上。自2006年以來，他還在北伊利諾伊大學的碩士課程中擔任客座講師。他的主題是“數(shù)字化轉型戰(zhàn)略：如何有效利用IT資源以獲得持續(xù)的競爭優(yōu)勢”。
