[泉州火炬]信息化：超越軟件之外的思索
一、火炬電子概況
火炬電子集團(tuán)是由泉州火炬電子有限公司、泉州市火炬電子元件廠、火炬國際（香港）有限公司、蘇州火炬電子有限公司、火炬國際（深圳）有限公司等多家公司組成的，生產(chǎn)“火炬牌”系列電容器，系省級(jí)高新技術(shù)企業(yè)、福建省首批制造業(yè)信息化示范企業(yè)。火炬電子創(chuàng)立至今已經(jīng)15年，目前已經(jīng)成為行業(yè)內(nèi)有影響力的電子元器件供應(yīng)商，服務(wù)客戶包括TCL、康佳、中興通訊、南方高科、北京首信、實(shí)達(dá)股份、大唐電信、烽火科技等業(yè)內(nèi)知名廠商以及一批重點(diǎn)軍工項(xiàng)目。
二、火炬信息化基本歷程
火炬電子信息化從1992年開始，平均每三年一個(gè)臺(tái)階，共可劃分為四個(gè)階段。
1)第一階段（1992～1995）信息化的嘗試，開發(fā)單機(jī)版系統(tǒng)。
火炬在1992年開始嘗試用電腦來處理一些事情。當(dāng)時(shí)花幾萬元購置了一臺(tái)電腦、一臺(tái)打印機(jī)，并組織公司內(nèi)部力量，開發(fā)了一套單機(jī)版數(shù)據(jù)庫應(yīng)用系統(tǒng)，主要是庫存管理，解決電子產(chǎn)品品種多、數(shù)量大、記賬難的問題。這個(gè)現(xiàn)在看起來很小的軟件，當(dāng)時(shí)幫助火炬甩掉倉庫手工賬本，可以說是信息化的起步，并從此開始了沒有間斷的信息化歷程。
2)第二階段（1995～1998）從單機(jī)版到網(wǎng)絡(luò)版，覆蓋業(yè)務(wù)部、采購部、倉庫、財(cái)務(wù)。
本次升級(jí)主要的變革是實(shí)現(xiàn)內(nèi)部聯(lián)網(wǎng)，初步實(shí)現(xiàn)信息共享，提升內(nèi)部溝通速度，信息管理系統(tǒng)開始具備“進(jìn)銷存”的雛形。
3)第三階段（1998～2001）軟件系統(tǒng)的升級(jí)及功能的完善。（我們成為98版）
本次升級(jí)主要來源于軟件技術(shù)升級(jí)的推動(dòng)，操作系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)都進(jìn)行了升級(jí)。這套系統(tǒng)的開發(fā)歷時(shí)一年半，幾乎重寫所有模塊，軟件健壯性和可靠性方面有了很大的提升。在功能方面則主要是在平臺(tái)的遷移和對(duì)一些漏洞的修補(bǔ)。功能的補(bǔ)充和完善，則是在后來的使用中不斷進(jìn)行的。98版的系統(tǒng)成為保障關(guān)鍵業(yè)務(wù)正常運(yùn)轉(zhuǎn)基礎(chǔ)條件，為企業(yè)持續(xù)發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。
4) 第四階段 （目前使用的版本，稱為2002版）面向新的管理模式，以提高企業(yè)核心競爭力為目標(biāo)的新系統(tǒng)。
在98版的基礎(chǔ)上，我們歷時(shí)兩年開發(fā)而成目前使用的這套系統(tǒng)。在幾年來的信息化歷程中，火炬電子日益感受到，每個(gè)企業(yè)都處于高度競爭的市場環(huán)境中；加之目前國內(nèi)市場的不規(guī)范運(yùn)作，信用機(jī)制尚未完全形成，企業(yè)經(jīng)營過程中面臨著極大的風(fēng)險(xiǎn)；有時(shí)一個(gè)訂單的撤銷或變動(dòng)，給企業(yè)帶來的損失都可能是致命的。企業(yè)要生存并持續(xù)發(fā)展，就必須要找到化解這種風(fēng)險(xiǎn)的辦法。我們認(rèn)為，信息化的管理就是最好的辦法。2002年的這套系統(tǒng)，就是圍繞這樣的一些需求而開發(fā)的。經(jīng)過半年多的運(yùn)行，效果非常好，明顯提升管理水平，提高運(yùn)作效率，敏銳把握市場信息，降低投資風(fēng)險(xiǎn)，并能與客戶實(shí)現(xiàn)供應(yīng)鏈的“無縫鏈接”。下面簡單舉幾個(gè)方面為例：
①突出了供應(yīng)鏈的應(yīng)用
在98版的時(shí)候，我們與客戶的信息互通主要靠電話、傳真，然后錄入訂單與客戶信息，這種模式下，我們只能關(guān)注到客戶的采購部門，客戶的采購計(jì)劃、生產(chǎn)計(jì)劃以及客戶的庫存、客戶的銷售狀況我們無法得知。2002版系統(tǒng)在開發(fā)時(shí)，我們特別強(qiáng)調(diào)關(guān)注我們的內(nèi)部，以及客戶的客戶，到市場最前端去獲取信息。我們通過互相開發(fā)一個(gè)系統(tǒng)緩沖區(qū)的辦法來實(shí)現(xiàn)無縫鏈接，我們的客戶有了訂單，有了市場，我們必須預(yù)先或者最早知道，并以此作為備料及投產(chǎn)的依據(jù)。同樣的，火炬也把自己的庫存情況、生產(chǎn)進(jìn)度甚至到貨物運(yùn)輸?shù)刃畔⑻峁┙o客戶，我們的客戶的市場前端同樣可以根據(jù)火炬的備料情況做出相應(yīng)的承諾。依靠這套系統(tǒng)，火炬能比競爭對(duì)手更早一步動(dòng)作，在客戶訂單尚未達(dá)到之前，我們就很有把握的投料生產(chǎn)，客戶訂單一到馬上起運(yùn)。我們以這樣的供貨速度滿足客戶的需求，而且風(fēng)險(xiǎn)反而降低，以此服務(wù)客戶、勝過競爭對(duì)手、贏得市場。
② 細(xì)致的倉儲(chǔ)和物流管理
2002版的系統(tǒng)改進(jìn)倉庫的架位管理，實(shí)現(xiàn)立體倉庫和自動(dòng)控制，所有的進(jìn)倉、出倉、貨架配位均由系統(tǒng)自動(dòng)完成，并加上物品的條碼管理，提高了架位利用率，并能精確的實(shí)現(xiàn)物料的進(jìn)倉、出倉控制，杜絕手工操作可能導(dǎo)致的失誤。
同時(shí)，根據(jù)火炬目前多個(gè)分公司經(jīng)營的模式，必須具備分布式倉庫的特點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)多倉庫協(xié)同發(fā)貨，以及滿足設(shè)在客戶現(xiàn)場的“供方庫”的管理和及時(shí)結(jié)算的需求。
③ 信息的融合和應(yīng)用
2002版的新系統(tǒng)特別強(qiáng)調(diào)信息的融合和應(yīng)用。在火炬，一個(gè)新員工經(jīng)過3個(gè)月的強(qiáng)化產(chǎn)品知識(shí)培訓(xùn)后，基本上就能獨(dú)立操作業(yè)務(wù)，這主要依賴于新系統(tǒng)強(qiáng)大的支持功能。簡單的以報(bào)價(jià)為例，在報(bào)價(jià)模塊中，操作人員可以實(shí)時(shí)的從采購、生產(chǎn)、質(zhì)量、市場等部門得到關(guān)于這個(gè)品種的最新信息，同時(shí)系統(tǒng)還根據(jù)客戶類型和產(chǎn)品利潤水平兩個(gè)方面，提示準(zhǔn)確的報(bào)價(jià)。如果沒有這套系統(tǒng)，一個(gè)5年以上行業(yè)經(jīng)驗(yàn)的資深業(yè)務(wù)員很難做到,這正是信息的融合和應(yīng)用產(chǎn)生的巨大作用。
三、 關(guān)于信息化的幾點(diǎn)做法
火炬做信息化將近十年時(shí)間，下面談幾點(diǎn)我們的做法和專家、同行進(jìn)行探討。
1) 信息化的投資問題
信息化勿庸置疑需要大量資金的投入，如何看待這一大筆的支出？我們知道經(jīng)營企業(yè)非常重要的目的就是盈利，只有投入、沒有產(chǎn)出的事情肯定做不長久。我們認(rèn)為火炬在信息化上面最成功的地方，就是實(shí)現(xiàn)信息化從成本中心向利潤中心的轉(zhuǎn)化。目前，信息化的投資已經(jīng)成為火炬投資回報(bào)率最高的項(xiàng)目之一，也正是這樣，火炬才能在10年時(shí)間里一直堅(jiān)持推動(dòng)企業(yè)的信息化。
火炬在信息化產(chǎn)生的效益是多方面的。以備貨為例，火炬為承諾“客戶零庫存”的服務(wù)，庫存壓力都在火炬這邊。庫存太小，沒辦法及時(shí)供貨，市場機(jī)會(huì)白白喪失，還會(huì)影響客戶的信心；庫存太大則造成庫存成本、資金周轉(zhuǎn)方面的問題，電子產(chǎn)品還會(huì)有很明顯的跌價(jià)損失?；鹁嬉蕾囆畔⑾到y(tǒng)大大提高了備貨準(zhǔn)確性，僅就在這方面創(chuàng)造的效益經(jīng)評(píng)估就已經(jīng)遠(yuǎn)高于信息系統(tǒng)的投資。在節(jié)省人員費(fèi)用方面，信息系統(tǒng)的貢獻(xiàn)也是很可觀的，火炬現(xiàn)有1000多個(gè)客戶，每天執(zhí)行100多份訂單、500多個(gè)規(guī)格，假設(shè)沒有這套系統(tǒng)，即使再增加一倍的人員也無法應(yīng)對(duì)。 由此可見，火炬信息化的產(chǎn)出遠(yuǎn)大于投入，而且隨著信息化的實(shí)施，服務(wù)能力和服務(wù)效率的提升帶來的客戶滿意及市場機(jī)會(huì)的把握等綜合效益還未包括在內(nèi)。
我們認(rèn)為，能不能把信息化從成本中心轉(zhuǎn)變?yōu)槔麧欀行模切畔⑿畔⒒欠癯晒Φ臉?biāo)志，并從根本上決定了信息化能不能得到成功。
2)信息化，自己做還是請(qǐng)人做的問題
火炬信息化很重要的一個(gè)特色，就是在幾個(gè)版本的開發(fā)中均堅(jiān)持以自己力量為主，并且在使用過程中，靠自己的IT部門進(jìn)行維護(hù)和不斷的完善和升級(jí)。我們從1996年起設(shè)有專門IT技術(shù)人員，從1998年起設(shè)立IT部，現(xiàn)在IT部的規(guī)模還在擴(kuò)大。當(dāng)然這種模式不一定適應(yīng)其他企業(yè)，也不一定會(huì)永遠(yuǎn)繼續(xù)下去，但有一點(diǎn)可以肯定的，只要企業(yè)在發(fā)展、在動(dòng)、在變，就必須有自己的IT部，不然就很難保證信息系統(tǒng)能隨著公司成長，火炬從這個(gè)路子切切實(shí)實(shí)的得到好處。
一套成功的系統(tǒng)，不是簡簡單單的靠“買”或者外包能夠做起來的。特別是企業(yè)要求系統(tǒng)能夠體現(xiàn)自己的業(yè)務(wù)特點(diǎn)和核心競爭力，這些都是外部IT廠商很難提供的。由自己的IT人員進(jìn)行開發(fā)，優(yōu)勢則非常明顯。他們熟悉企業(yè)流程，能很好的理解企業(yè)需求，能及時(shí)對(duì)新需求進(jìn)行消化和整理，能隨時(shí)跟蹤IT最新技術(shù)，能保持信息系統(tǒng)安全運(yùn)行。最重要的是，能隨時(shí)響應(yīng)來自業(yè)務(wù)、管理方面的新的需求，并以最快的速度實(shí)現(xiàn)。
3)1+1+1需求模式
所謂“1+1+1的需求模式”，也就是“企業(yè)的總體目標(biāo)”＋“高層的管理思路”＋“一線員工的經(jīng)驗(yàn)和要求” = “信息化的需求”。
這種需求模式，等于把把所有的人都包進(jìn)來。我們?cè)谧?002版的時(shí)候，分析討論用了四個(gè)月時(shí)間，幾乎每天都在開會(huì)，我們把企業(yè)的幾乎所有動(dòng)作都進(jìn)行梳理，并且文檔化，一個(gè)有130多個(gè)流程。每個(gè)流程都經(jīng)過包括一線員工在內(nèi)的反復(fù)討論，盡量使每個(gè)流程最短、最高效，把不能創(chuàng)造價(jià)值的環(huán)節(jié)剔除掉。流程確定了，軟件按照流程的需要進(jìn)行開發(fā)，這樣開發(fā)出來的軟件，在推行的時(shí)候幾乎沒遇到什么障礙，因?yàn)榇蟛糠值膯栴}都在流程討論的階段解決了。在這個(gè)過程中也培育出這樣的一種企業(yè)文化：遇到問題，首先從流程入手，檢查流程方面有沒漏洞、還有沒有什么改進(jìn)的。如果有，就馬上進(jìn)行流程改進(jìn)，或者提出一個(gè)新的流程。確定后，IT部馬上就轉(zhuǎn)化到系統(tǒng)中去。這樣一點(diǎn)一滴的改進(jìn)的動(dòng)作，幾乎每天都在進(jìn)行。
以上是關(guān)于火炬信息化情況的一些介紹。我們認(rèn)為，一套符合自身所需的信息系統(tǒng)，是火炬電子的競爭力所在，這套系統(tǒng)已經(jīng)超越軟件本身，它是火炬運(yùn)作流程、管理模式的結(jié)晶，我們稱之為有靈魂的信息系統(tǒng)?；鹁鎸⒊掷m(xù)的推進(jìn)這方面的投資和進(jìn)步，永無止境。
