超靈活的會計科目設(shè)置
用過ERP系統(tǒng)或財務(wù)軟件的人士都知道，會計科目的設(shè)置是一項非常重要的基礎(chǔ)工作，如果設(shè)置不合理，將給日后的報表編制及其他分析帶來很大不便。而且對多數(shù)系統(tǒng)來說，會計科目一旦有業(yè)務(wù)記錄，修改很困難。假如由于業(yè)務(wù)變化或其他原因需要大規(guī)模重整會計科目，幾乎是無法實現(xiàn)的，往往只能重建新帳套，將所有歷史數(shù)據(jù)保留于舊帳套，導(dǎo)致數(shù)據(jù)出現(xiàn)斷裂，新舊數(shù)據(jù)的共用出現(xiàn)很大困難。然而，Exact的Globe2003卻以獨特的方式，提供超靈活的會計科目設(shè)置，從而很好地解決了這一問題。
一般的系統(tǒng)，會計科目的長度通常在15位以上，除了法定的四位標(biāo)準(zhǔn)編碼，還有充足的空位可進行設(shè)置，初一看騰挪余地很大，相當(dāng)靈活，其實是很大的誤導(dǎo)。不少公司因此將會計科目設(shè)置得非常復(fù)雜，以特定的位置代表特定的含義，科目中包含了區(qū)域、客戶、供應(yīng)商、費用明細(xì)、產(chǎn)品類別、部門、人員等諸多信息?？颇亢荛L，輸入麻煩，還在其次，一旦企業(yè)關(guān)注重點發(fā)生變化，變更非常困難。
為便于編制報表，系統(tǒng)通常按照分組方式管理科目，通過層層分組逐級匯總至最上層之報表項目。每個科目都固定隸屬于某一組別，雖解決了數(shù)據(jù)匯總的問題，對于編制傳統(tǒng)兩大財務(wù)報表還算可以，但進行其他方式的報表分析就難以進行了。這種固定隸屬式的分組同樣也存在變更困難的問題。
Exact Globe2003是如何處理的呢？在會計科目上提供的9位空間，扣除4位法定編碼，只有5位空余，這怎么夠用呢？實際上通常用到4位就夠了。4位就表明每個總帳科目可以有一萬個明細(xì)科目，有誰真能用到這么多？對于客戶、供應(yīng)商、部門、人員等信息，系統(tǒng)專門有記錄，無需綁定在科目中，科目的設(shè)置自然簡潔許多，而且系統(tǒng)可以設(shè)定哪些科目必須錄入“數(shù)量、物料、人員、項目”等信息，不用擔(dān)心重要信息遺漏。進行報表分析，這些內(nèi)容的組合、篩選是相當(dāng)靈活的。科目在Exact Globe2003僅僅是一個符號，通常沒有變更的必要，如果用戶覺得調(diào)整后更為合理，即使一個科目已使用多年，系統(tǒng)仍允許變更，且變更后對原有記錄沒有任何影響。
Exact Globe2003中，所有的科目都是明細(xì)科目，科目之間沒有隸屬關(guān)系，其分組完全獨立于科目。分組設(shè)置本身也很有特色，分組可設(shè)到5級，分組既有上下級關(guān)系，又非固定隸屬，比如：第2級有項目“資產(chǎn)”、“負(fù)債”，第3級有“流動的”、“長期的”，則“流動的”掛在“資產(chǎn)”下則為“流動資產(chǎn)”，掛在“負(fù)債”下則為“流動負(fù)債”，靈活組合，設(shè)置很簡單，調(diào)整完全是各科目獨立進行，跟組別無關(guān)，沒有固定隸屬關(guān)系那種“牽一發(fā)動全身”的感覺。系統(tǒng)提供Primary、Secondary兩套獨立的分組，比唯一的分組方式方便許多。
除此之外，Exact Globe2003還為每個明細(xì)科目安排了10個文本型、5個數(shù)字型、5個邏輯型共計20個空余字段，這些字段可以從不同角度為科目確定身份，在編制內(nèi)部報表時，這些字段可以成為分組與篩選的條件，使報表編制極為靈活，做報表堪稱隨心所欲。在此領(lǐng)域，誰與爭鋒？
