一、項(xiàng)目背景
人民教育出版社是我國最大的教育圖書、音像制品出版社之一，擁有300多名在崗職工，平均每年出版圖書和音像制品近2000種，資金運(yùn)作數(shù)億元人民幣，年利稅近億元。過去，人民教育出版社在教育圖書市場具有獨(dú)到的優(yōu)勢，全國各地幾乎所有的中小學(xué)校都統(tǒng)一使用該社的圖書。隨著我國經(jīng)濟(jì)體制的逐漸深入，原來獨(dú)占市場的優(yōu)勢也受到強(qiáng)力的挑戰(zhàn)，對出版社的經(jīng)營管理水平也提出了更高的要求。傳統(tǒng)的管理方法和手段所帶來的緩慢的信息反饋和不完全的、非科學(xué)的數(shù)據(jù)分析已經(jīng)不能滿足發(fā)展和業(yè)務(wù)的需要。同時(shí)，由于傳統(tǒng)的信息存儲(chǔ)和管理方式使現(xiàn)有的信息生命周期短、共享能力差。一方面，圖書出版業(yè)務(wù)涉及大量復(fù)雜、多變的流程，業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)量很大，并且相互關(guān)系復(fù)雜；而另一方面，我社業(yè)務(wù)范圍遍布全國各省、市，并與國家機(jī)關(guān)和省市的機(jī)構(gòu)保持著密切的關(guān)系。面對愈來愈激烈的競爭，構(gòu)建一個(gè)高性能、面向國內(nèi)外市場、以現(xiàn)代管理思想和先進(jìn)技術(shù)為基礎(chǔ)的全面企業(yè)管理信息系統(tǒng)勢在必行。
二、明確定位 擇優(yōu)選型
我們的業(yè)務(wù)內(nèi)容和管理模式兼具企業(yè)單位和國家事業(yè)單位的特點(diǎn)，從圖書和音像品的選題、設(shè)計(jì)、出版印刷、發(fā)行等各環(huán)節(jié)，涉及大量的物流和資金流信息，包括計(jì)劃類、編務(wù)類、生產(chǎn)類、出版類、發(fā)行類、庫存管理類、人事類、財(cái)務(wù)類等業(yè)務(wù)，日常管理工作非常繁重和復(fù)雜。
我們認(rèn)識(shí)到要使管理信息系統(tǒng)達(dá)到預(yù)期作用和效果，必須進(jìn)行清楚和明晰的規(guī)劃和定位，只有這樣才能保證系統(tǒng)最終的成功和效益。我社組織了以社領(lǐng)導(dǎo)、各業(yè)務(wù)部門骨干和計(jì)算中心成員聯(lián)合參加的項(xiàng)目小組，從市場調(diào)研、合作伙伴選擇到業(yè)務(wù)系統(tǒng)規(guī)劃、系統(tǒng)實(shí)施，全過程參與，確保了該系統(tǒng)的最終成功。在系統(tǒng)規(guī)劃和選型的過程中，項(xiàng)目小組本著實(shí)事求是的原則，堅(jiān)持業(yè)務(wù)功能全面性和技術(shù)先進(jìn)性為基礎(chǔ)，但也充分考慮系統(tǒng)實(shí)施的可行性和實(shí)際管理效益的獲得。
項(xiàng)目小組認(rèn)識(shí)到該項(xiàng)目的實(shí)施對我們的企業(yè)是一次全面的管理改革，意義很深遠(yuǎn)；對軟件提供商而言必須具有全面企業(yè)管理的經(jīng)驗(yàn)和實(shí)施大型管理軟件的能力。經(jīng)過我們慎重的考察了國內(nèi)外幾家軟件商的相關(guān)產(chǎn)品，最終選擇了在國內(nèi)管理軟件市場具有良好聲譽(yù)的開思公司。
三、軟硬兼施 合理配置
在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上，考慮到系統(tǒng)的應(yīng)用規(guī)模和穩(wěn)定性、安全性、發(fā)展性的要求，選用了先進(jìn)的IBM AS/400網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。該系統(tǒng)以IBM AS/400網(wǎng)絡(luò)為硬件平臺(tái)，近程和遠(yuǎn)程的最終用戶超過200個(gè)。系統(tǒng)應(yīng)用軟件以開思軟件的主要產(chǎn)品開思/ERP和開思/OAs為基礎(chǔ)，通過二次開發(fā)構(gòu)建了以財(cái)務(wù)為核心，集成紙張物料管理、成品圖書庫存管理、編務(wù)管理、出版管理、發(fā)行管理、財(cái)務(wù)管理、人力資源管理、圖書館系統(tǒng)、信息決策、輔助查詢、辦公自動(dòng)化等一系列功能，包括20多個(gè)管理子系統(tǒng)。
系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)服務(wù)器選用了高檔的AS/400 510，通過DDN專線連接遠(yuǎn)程的業(yè)務(wù)部門，采用TCP/IP和Netware for SAA協(xié)議連接最終用戶。由于AS/400的先進(jìn)性、穩(wěn)定性和高性能，處理日常業(yè)務(wù)大量的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)非常方便，自系統(tǒng)安裝以來，AS/400主機(jī)已經(jīng)連續(xù)不停機(jī)運(yùn)行了三年，非常穩(wěn)定。
隨著系統(tǒng)應(yīng)用的拓展，又安裝了一臺(tái)AS/400 170作為Internet服務(wù)器，通過DDN與Internet網(wǎng)絡(luò)相連接，采用Lotus Domino作為WWW和辦公自動(dòng)化系統(tǒng)服務(wù)器，運(yùn)行開思/OA和電子商務(wù)系統(tǒng)，其中后者是直接將業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全地提供在互聯(lián)網(wǎng)上，而兩臺(tái)AS/400之間采用APPC協(xié)議連接，更加保障了系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全。
在軟件技術(shù)方面，系統(tǒng)采用了先進(jìn)的CASE/4GL工具LANSA作為主要開發(fā)工具，同時(shí)也引用了客戶機(jī)/服務(wù)器、工作流群件等技術(shù)。而后期開發(fā)的人民教育出版社電子商務(wù)系統(tǒng)，更采用了先進(jìn)的Internet技術(shù)，建成了國內(nèi)第一例AS/400作為服務(wù)器的大型網(wǎng)站。
可以說，在軟、硬件技術(shù)方面，該系統(tǒng)將IBM AS/400、Lotus Domino和Internet等技術(shù)層面應(yīng)用得淋漓盡致，充分展示了一個(gè)集成化大型系統(tǒng)的風(fēng)采。
四、結(jié)構(gòu)合理 全面的管理信息化
系統(tǒng)應(yīng)用主要模塊有計(jì)劃管理、庫存管理、編務(wù)管理、出版管理、租型管理、發(fā)行管理、行政后勤管理、圖書館系統(tǒng)、合同管理、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（包括檔案管理，信息管理等）、人力資源管理、公司業(yè)務(wù)管理、電子郵件管理、外交換管理、決策管理、采購管理、成本管理、固定資產(chǎn)管理等。全系統(tǒng)緊密集成，數(shù)據(jù)共享流暢。
計(jì)劃管理部分包括選題計(jì)劃、出版計(jì)劃、供型計(jì)劃、租型計(jì)劃、發(fā)稿計(jì)劃、用紙計(jì)劃、工作流程計(jì)劃等。這些計(jì)劃數(shù)據(jù)為人教社的整體工作提供了依據(jù)和基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，同時(shí)這些計(jì)劃也作為工作的流程在系統(tǒng)中傳遞，保證整個(gè)業(yè)務(wù)的正常進(jìn)行。財(cái)務(wù)管理依據(jù)我國的新會(huì)計(jì)制度和稅收制度，結(jié)合人教社財(cái)務(wù)管理的習(xí)慣和特點(diǎn)，并吸取國外財(cái)務(wù)管理先進(jìn)的思想方法設(shè)計(jì)而成的。它提供了包括建帳、日常憑證處理、記帳、查詢、打印帳簿以及帳務(wù)管理在內(nèi)的全程處理功能，同時(shí)處理人教社的往來帳務(wù)，應(yīng)收應(yīng)付款的管理。帳務(wù)子系統(tǒng)也提供了符合我國財(cái)務(wù)規(guī)范的多種格式的憑證和帳簿，包括：收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)帳憑證、數(shù)量憑證、外幣憑證；銀行、現(xiàn)金日記帳、數(shù)量帳、往來帳、多欄帳、總帳、明細(xì)帳等。帳務(wù)子系統(tǒng)具有功能豐富，靈活性、通用性強(qiáng)，操作簡便，嚴(yán)密可靠的特點(diǎn)，為人教社的庫存、采購、銷售、以及付款與收款提供指導(dǎo)，為社領(lǐng)導(dǎo)的決策提供及時(shí)、準(zhǔn)確的財(cái)務(wù)信息。同時(shí)財(cái)務(wù)模塊在系統(tǒng)中還與其他如庫存模塊、銷售模塊、采購模塊、成本模塊緊密相連，做到真正的數(shù)據(jù)共享。
庫存管理子系統(tǒng)幫助倉庫管理人員對庫存圖書、紙張的入庫、出庫、移庫、調(diào)庫和盤點(diǎn)等操作進(jìn)行全面的控制和管理，以達(dá)到管理好倉庫，降低庫存，減少資金占用，保證生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)順利進(jìn)行的目的。庫存管理貨位、來源等角度來管理庫存圖書、紙張的數(shù)量，庫存成本和資金占用情況，以便及時(shí)了解和控制庫存業(yè)務(wù)各方面的準(zhǔn)確情況和數(shù)據(jù)。系統(tǒng)可以處理特使的庫存業(yè)務(wù)需求，例如：紙張的變形處理、雙計(jì)量單位等。
編務(wù)管理系統(tǒng)是對出版社內(nèi)的各編輯室申報(bào)的選題進(jìn)行從選題申請審批到選題發(fā)稿的全過程跟蹤管理,同時(shí)對各選題所需支付的稿酬及編輯室的年度經(jīng)費(fèi)預(yù)算和經(jīng)費(fèi)使用進(jìn)行管理。編務(wù)系統(tǒng)不但為全社的工作提供了一個(gè)有指導(dǎo)意義的工作計(jì)劃，也為人教社的業(yè)務(wù)提供的最基礎(chǔ)，可靠的數(shù)據(jù)。同時(shí)，該子系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)工作流的管理。
出版管理子系統(tǒng)面向的對象是與出版業(yè)務(wù)相關(guān)的部門或人員，除了可對出版業(yè)務(wù)日常工作進(jìn)行記錄、查詢及打印所需工作報(bào)表外,還提供了年度出版計(jì)劃、年度用紙需求計(jì)劃等管理功能，以便有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)實(shí)際工作與計(jì)劃情況相對照，更加及時(shí)有效地管理與協(xié)調(diào)各個(gè)部門之間的工作，從而提高整個(gè)部門的工作效率。該子系統(tǒng)分為兩個(gè)部分，一部分為遠(yuǎn)程客戶信息管理部分，目的是為人民教育出版社的租型用戶提供遠(yuǎn)程網(wǎng)絡(luò)支持;能夠方便、快速、及時(shí)地獲取人教社的供型信息以及相關(guān)的財(cái)務(wù)信息和向人民教育出版社提供需型信息；另一部分為本地業(yè)務(wù)管理，包括型版計(jì)價(jià)信息的維護(hù)、型版的庫存管理、型版的拷型單錄入維護(hù)、型版付型處理及查詢程序。
發(fā)行管理子系統(tǒng)是一個(gè)面向圖書銷售的應(yīng)用模塊，設(shè)計(jì)中采用了國外先進(jìn)的管理思想，以訂單、提貨單（合同）為核心，通過制定銷售計(jì)劃、簽訂銷售合同、合同提貨處理以及開銷售發(fā)票等一系列有秩序的維護(hù)功能來管理整個(gè)銷售業(yè)務(wù)，同時(shí)作到靈活適用，考慮到人教社及國內(nèi)的實(shí)際情況，本模塊同時(shí)支持類似零售的無訂單提貨處理，并與庫存、財(cái)務(wù)應(yīng)收應(yīng)付模塊相連。
圖書館子系統(tǒng)是包含完整的圖書資料收藏、借閱等人民教育出版社內(nèi)部圖書館業(yè)務(wù)。圖書和期刊總量超過十萬種。行政后勤管理系統(tǒng)是人教社后勤管理的集合，包括社內(nèi)的醫(yī)務(wù)管理、車輛管理、房產(chǎn)管理、訂餐管理等。辦公自動(dòng)化子系統(tǒng)覆蓋日常文檔管理、會(huì)議、電子郵件、網(wǎng)上論壇等。
隨著Internet的應(yīng)用，該系統(tǒng)還計(jì)劃開發(fā)了電子商務(wù)子系統(tǒng)，目標(biāo)是提供適用于電子商務(wù)環(huán)境下的應(yīng)用，例如：網(wǎng)上圖書資料查詢、網(wǎng)上租型業(yè)務(wù)等等。從而，該系統(tǒng)也擁有了最先進(jìn)的應(yīng)用手段。為下一步走向更高層次的管理，并且進(jìn)一步向“電子商務(wù)”和“網(wǎng)上教育”等邁進(jìn)奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
五、管理升級 增強(qiáng)競爭活力
自98年中以來，經(jīng)過一年多的試運(yùn)行之后，系統(tǒng)運(yùn)行良好，實(shí)現(xiàn)了資源共享，物流、資金流、信息流的通暢，并為管理和決策提供支持，實(shí)現(xiàn)了對工作流的管理。在預(yù)測、計(jì)劃、輔助決策、控制等預(yù)期功能目標(biāo)上，達(dá)到管理和業(yè)務(wù)上的預(yù)期目標(biāo)。該系統(tǒng)與國內(nèi)目前同行業(yè)應(yīng)用相比在系統(tǒng)規(guī)模、應(yīng)用深度等多方面都處于領(lǐng)先地位。
注：作者系人民教育出版社計(jì)算中心主任
