IT項目監(jiān)理
IT項目的開發(fā)方式有四種 ：獨立開發(fā)，委托開發(fā)，合作開發(fā)，以及購買現(xiàn)成軟件然后再進行二次開發(fā)。無論是哪種開發(fā)方式，都需要組建IT項目組。對于獨立開發(fā)方式，開發(fā)人員與系統(tǒng)最終用戶屬于一個單位，不存在原則上的沖突。對于后三種開發(fā)方式，在項目組內部，則出現(xiàn)兩個利益主體的成員，一方主要表現(xiàn)為系統(tǒng)開發(fā)人員，另一方則主要表現(xiàn)為業(yè)務支持人員。由于雙方在技術和業(yè)務上的信息互不對稱，就很有可能發(fā)生通過損害對方使自己受益的事情，因為，對于一個“蛋糕”大小已經明確的游戲，兩個參與者玩的只能是零和游戲。在以下分析中，我們按照利益主體的不同，將IT項目組簡單地分為系統(tǒng)開發(fā)人員和業(yè)務支持人員。這樣，我們就可以將這兩類人員簡單地稱為甲方(用戶方，由業(yè)務人員組成)和乙方(開發(fā)方，由系統(tǒng)開發(fā)人員組成)，并且在兩方之間存在一個合同關系，這時我們發(fā)現(xiàn)，IT項目建設的雙方是一對“委托人——代理人”的關系。作為委托人的用戶方要改變自己的信息不對稱地位，就需要設計一套機制和合同來激勵或約束作為代理人的開發(fā)方。聘請咨詢和監(jiān)理就是委托人采取的對策。IT項目建設風險在許多正在進行IT項目建設的業(yè)主單位中，由于了解信息技術的人才太少，特別是由于信息技術更新?lián)Q代快，一般企業(yè)技術人員很難掌握最新的信息技術和信息設備，這就使得甲方與乙方在信息項目實際建設中的信息嚴重不對稱。對策雙方的信息不對稱，不但表現(xiàn)在有關信息產品和信息技術的知識上，還表現(xiàn)在對策雙方對甲方的業(yè)務上。由于乙方對甲方的業(yè)務術語理解不一定全面和準確，有可能在乙方看來含義非常簡單的一個業(yè)務功能在甲方的經典著作或國家標準中含義非常豐富，需要做大量的工作。這樣，乙方按照自己的理解與甲方簽了協(xié)議，但真正實施時卻必須按甲方的國家標準去實施，這種扯皮的事在項目實施過程中大量存在。因而在信息項目的對策模型中，很難說乙方就一定能在合同中處于優(yōu)勢。另一方面，由于信息化熱潮的影響，許多公司紛紛進入IT項目建設市場，這些公司中難免有不少是屬于魚目混珠一類的，他們可以在報價中拚命壓低價格贏得標書，但在實際建設中卻以各種手段欺騙用戶，使用戶蒙受巨大損失。還有一些很有名氣的院校和公司承接IT項目建設業(yè)務之后，由于各種業(yè)務量太大，對其中一些中小項目投入精力不夠，雇請一些新手作項目，囫圇吞棗，出了問題要么說用戶當時沒有說清楚，要么說用戶水平太低不會用。然而，即使乙方很勤奮，將方案做得很先進、很完美，充分考慮各模塊的設置，也重視信息安全等問題，仍有可能因為乙方對甲方業(yè)務信息的理解能力不夠，而使得乙方的方案和產品偏離甲方的真實需求。在IT項目的建設過程中，還存在著一種其他項目中沒有的風險，這就是IT項目的建設還是一項管理工程。作為一項管理工程，這對甲乙雙方來講都存在巨大風險。這是因為，IT項目是新生產力的代表，它必然要求有新的生產關系與其相適應。一個IT項目要建設成功，必須要求業(yè)主單位積極調整管理體制、運作機制和業(yè)務流程，這必然會觸及到某些部門或某部分人的利益，而這往往是甲乙雙方在簽合同之初沒有充分考慮到的。這樣，IT項目在實施之后，就會由于甲方改革不力或與IT項目的實施步調不一致而導致IT項目遷就現(xiàn)有體制、模擬現(xiàn)有體制，最終的結果就是新的IT項目不能發(fā)揮應有效益，甚至失敗。這是因甲方引起，對甲乙方都極為不利的項目風險。有許多企業(yè)講，若一個IT項目的建設失敗了，將不僅僅是經濟上的損失，更是時間上的損失和心理上的打擊，因為現(xiàn)在競爭太激烈了，若沒有在技術創(chuàng)新上占據(jù)領先地位，反而打擊了員工的士氣，就有可能被競爭對手所擊敗。綜上所述，IT項目的建設不但存在著因信息量不對稱引發(fā)的風險，還存在著因對策雙方信息處理能力不對稱引起的風險 ；不但有IT項目的特殊性引發(fā)的風險，還有IT項目的建設同時又是管理工程引發(fā)的風險 ；不但有經濟風險，還有時間風險、心理風險等。因而，我們需要探索一種激勵機制來規(guī)避這些風險。項目監(jiān)理制有助風險控制 實行項目監(jiān)理制是國際上確保工程項目質量和進度的一種通行慣例。我國于1986年開始探索、引入項目監(jiān)理制度并在工程建設中予以應用，收到了明顯的效果。隨著IT項目建設理論的發(fā)展，監(jiān)理的思想已經滲透到IT項目建設中了。所謂IT項目監(jiān)理，是指聘請開發(fā)方與用戶方外的第三方(丙方)，根據(jù)IT項目的開發(fā)規(guī)律以及開發(fā)合同和監(jiān)理合同的要求，對IT項目開發(fā)過程中的行為、事件和文檔進行審查和監(jiān)督，為用戶方提供與項目有關的信息和信息處理能力的支持，以確保IT項目建設成功。對IT項目監(jiān)理人員的要求是很嚴格的，只有具備以下至少三個基本條件，才能勝任IT項目的監(jiān)理工作 ：1)公正、獨立、有很強的責任感 ；2)非常熟悉信息技術和信息產品，又非常熟悉管理工作 ；3)有豐富的、成功的IT項目建設經驗。具備這三個基本條件的監(jiān)理人員，就能極大地降低IT項目的建設風險。首先，監(jiān)理非常熟悉信息技術和信息產品，有豐富的、成功的IT項目建設經驗，能對信息產品、信息技術、IT項目建設方案進行正確評價和選擇，并能對乙方提供的各種證明材料、演示軟件等市場信號進行辨析。其次，在IT項目的建設過程中，監(jiān)理方可以根據(jù)自己的經驗判明乙方是否偏離了甲方的實際需求，是否簡化了系統(tǒng)的功能模塊，是否采用了性能較低的配置或質量較差的產品，是否隱含了安全問題或系統(tǒng)的缺陷，等等。除上述兩種主要由乙方形成的風險外，監(jiān)理方還能大大降低由于甲方因管理改革不到位或不及時造成的風險。監(jiān)理方有豐富的管理知識和成功的IT項目建設經驗，它能在開發(fā)合同簽訂之初，指出甲方為了建設該信息項目需要調整的業(yè)務流程或管理體制，并制訂出一個詳細的改革計劃，并在系統(tǒng)建設過程中，不斷督促甲方按計劃排除阻力進行調整，從而降低IT項目建設中因生產關系不能及時調整適應新的生產力的風險。所以，監(jiān)理方不僅僅對乙方有約束，對甲方也有約束。對乙方而言，是監(jiān)督和管理，重在監(jiān)督；對甲方而言，是督促和助理，重在助理。其實，除了用戶方非常希望有個“第三方”在他們建立IT項目時幫助把好質量、進度、成本三大關，有實力的乙方也希望有個“第三方”對其提供的IT項目方案及工程實施結果給予公正、恰當和權威的評價。因此，作為“第三方”，成立IT項目監(jiān)理公司，實行監(jiān)理制度勢在必行。IT項目監(jiān)理模式IT項目監(jiān)理的模式按照監(jiān)理內容的程度不同，可以粗略地分為如下三種 ：咨詢式監(jiān)理、里程碑式監(jiān)理和全程監(jiān)理。咨詢式監(jiān)理，是最簡單的一種，只對用戶方就系統(tǒng)建設過程中提出的問題進行解答，其性質類似于業(yè)務咨詢或方案咨詢。這種方式費用最少，監(jiān)理方的責任最輕，適合于對IT項目有較好的把握、技術力量較強的用戶方采用。里程碑式監(jiān)理，是指按照IT項目的開發(fā)規(guī)律，將IT項目的建設劃分為若干個階段，在每一個階段結束都設置一個里程碑，在里程碑到來時通知監(jiān)理方進行審查或測試。一般來講，這種方式比咨詢式監(jiān)理的費用要多，當然，監(jiān)理方也要承擔一定的責任。不過，里程碑的確定需要乙方的參與，或者說監(jiān)理合同的確立需要開發(fā)方的參與，否則就會因對里程碑的界定不同而互相扯皮。全程式監(jiān)理，顯然是最復雜的一種，不但要求對系統(tǒng)建設過程中的里程碑進行審查，還應該派相應人員定期跟蹤、收集系統(tǒng)開發(fā)過程中的信息，不斷評估開發(fā)方的開發(fā)質量和效率。這種方式費用最高，監(jiān)理方的責任也最大，適合那些對IT項目的開發(fā)不太了解、技術力量偏弱的用戶方采用。為了更深入地研究IT項目的監(jiān)理，我們選擇全程式監(jiān)理進行討論。并且，如果沒有特別說明，我們下面的討論都是針對全程式監(jiān)理的方式。最后要說明的是，在一個IT項目的建設中，乙方可能有多個，比如硬件提供商、軟件開發(fā)商、系統(tǒng)集成商等，而且每一個也可能涉及多個有關單位，因而監(jiān)理方既可以由一個專業(yè)單位承擔綜合監(jiān)理任務，也可以將一個復雜的項目分解為硬件提供、軟件設計等一系列工作，由多個不同的專業(yè)單位分別進行監(jiān)理。當然，對于IT項目這樣復雜系數(shù)較高的項目，我們建議最好由一個開發(fā)方和一個監(jiān)理方來負責系統(tǒng)建設，這樣可以減少責任單位的“接口”數(shù)，避免扯皮現(xiàn)象。監(jiān)理單位從事IT項目的建設監(jiān)理活動，也應當遵循工程建設監(jiān)理的一般準則，也就是“守法、誠信、公正、科學”的八字原則。我國的IT項目監(jiān)理事業(yè)剛剛萌芽，每個監(jiān)理單位，甚至每一個監(jiān)理人員能否遵守守法、誠信、公正、科學八字原則，都會對這一事業(yè)造成一定的影響，尤其對監(jiān)理單位、對監(jiān)理人員自己的聲譽帶來很大的影響。所以我們提倡，作為監(jiān)理人員，應像愛護我們的眼睛一樣愛護我們的形象和我們的事業(yè)。監(jiān)理費用及收益預期實行IT項目建設的監(jiān)理制，其中一個很重要的問題是如何對監(jiān)理提供的服務定價。理論上，監(jiān)理費的構成應該是指監(jiān)理單位在IT項目建設監(jiān)理活動中所需要的全部成本，再加上應交納的稅金和合理的利潤。參照國家對工程建設監(jiān)理的有關規(guī)定，IT項目的監(jiān)理費可以從IT項目建設工程的概算中列支。監(jiān)理費的計算方法，一般由用戶方與監(jiān)理方協(xié)商確定。對于IT項目監(jiān)理費的確定，可以參照以下六種模式中的一種計算。1.按時計算法這種方法是根據(jù)合同項目所使用的時間(時間單位可以是小時，也可以是工作日，或按月計算)補償費再加上一定數(shù)額的補貼來計算監(jiān)理費的總額。單位時間的補償費用一般是以監(jiān)理單位職員的基本工資為基礎，加上一定的管理費和利潤(稅前利潤)。采用這種方法時，監(jiān)理人員的差旅費、工作函電費、資料費以及試驗和檢驗費、交通和住宿費等均由用戶企業(yè)另行支付。這種計算方法主要適用于臨時性的、短期的監(jiān)理業(yè)務活動，比如咨詢式監(jiān)理業(yè)務。由于這種方法在一定程度上限制了監(jiān)理單位潛在效益的增加，因而，單位時間內監(jiān)理費的標準比監(jiān)理單位內部實際的標準要高得多。2.工資加一定比例的其他費用計算法這種方法實際上是按時計算監(jiān)理費形式的變換。即按參加監(jiān)理工作的人員的實際工資的基數(shù)乘上一個系數(shù)。這個系數(shù)包括了應有的間接成本和稅金、利潤等。除了監(jiān)理人員的工資之外，其他各項直接費用等均由用戶單位另行支付。這種方法一般較少用，尤其是在核定監(jiān)理人員數(shù)量和監(jiān)理人員的實際工資方面，用戶方與監(jiān)理方之間難以取得完全一致的意見，導致用戶方覺得舊的煩惱(來自開發(fā)方的)沒去掉，新的煩惱又產生了。 3.監(jiān)理成本加固定費用計算法監(jiān)理成本是指監(jiān)理單位在IT項目監(jiān)理項目上花費的直接成本。固定費用是指直接費用之外的其他費用。各監(jiān)理單位的直接費用與其他費用的比例是不同的，但是，一個監(jiān)理單位的監(jiān)理直接費用與其他費用之比大體上可以確定個比例。這樣，只要估算出某工程項目的監(jiān)理成本，那么，整個監(jiān)理費也就可以確定了。問題是，在商談監(jiān)理合同時，往往難以較準確地確定監(jiān)理成本，這就為商訂簽監(jiān)理合同帶來較大的阻力。所以，這種計算方法用得很少。4.固定價格計算法這種方法適用于小型或中等規(guī)模的IT項目監(jiān)理費的計算，尤其是監(jiān)理內容比較明確的系統(tǒng)監(jiān)理。用戶企業(yè)和監(jiān)理單位都不會承擔較大的風險，經協(xié)商一致，就采用固定價格法。即在明確監(jiān)理工作內容的基礎上，以一筆監(jiān)理總價包死，工作量有所增減變化，一般也不調整監(jiān)理費?；蛘?，按規(guī)模大小分為若干檔，每檔定一個系數(shù)，不同規(guī)模的監(jiān)理費可以等于固定價格乘以相應系數(shù)。這種方法適用于程序比較規(guī)范的里程碑式監(jiān)理業(yè)務。5.按IT項目建設成本的百分比計算法這種方法是按照IT項目規(guī)模大小和所委托的監(jiān)理工作的繁簡，以項目總投資的一定的百分比來計算。一般情況下，系統(tǒng)規(guī)模越大，建設投資越多，計算監(jiān)理費的百分比越小。這種方法比較簡便，頗受用戶企業(yè)和監(jiān)理單位雙方的歡迎。采用這種方法的關鍵一環(huán)是確定計算監(jiān)理費的百分比，一般是根據(jù)經驗和監(jiān)理的范圍確定這個百分比。6.按減少的項目風險計價最后一種定價方式，是服務的價格參照監(jiān)理方的服務減少IT項目建設風險的多少而定。風險與用戶單位的信息量和信息處理能力有關。前面所說的各類風險，在不同的用戶企業(yè)其風險等級是不相同的。對不同的信息產品，風險也不一樣。比如，對于大多數(shù)用戶單位來講，關于計算機產品、網(wǎng)絡產品、軟件產品、數(shù)據(jù)庫產品的信息量和信息處理能力是不一樣的。對監(jiān)理服務的定價是以用戶方與開發(fā)方簽訂的總標的為基數(shù)，再乘以一定系數(shù)計算。根據(jù)風險等級不同，系數(shù)可以相應浮動。舉例來說，對于一個硬件、網(wǎng)絡、軟件、數(shù)據(jù)庫、集成等知識不確定性漸增的業(yè)主單位，可以將硬件系數(shù)定為5%，網(wǎng)絡10%，軟件15%，數(shù)據(jù)庫20%，應用集成30%。將項目總標的劃分為上述若干部分，即可得出監(jiān)理服務價格。IT業(yè)界有兩個80%的估計，即80%的系統(tǒng)失敗了，或沒有達到設計要求 ；而在失敗的項目中80%的原因在于管理。目前還有的學者認為成功率不到10%。當然，對于什么是成功也有不同的理解。為了推測監(jiān)理的效益，我們假設：1)成功項目投入產出比為m倍 ；2)無監(jiān)理狀況下IT項目建設成功率25% ；3)有監(jiān)理狀況下IT項目建設成功率提高到75%。那么對于甲方來講，對于總標的為A的項目，采用監(jiān)理的效益為 ：監(jiān)理的效益＝ 監(jiān)理后的收益-監(jiān)理前的收益-監(jiān)理的成本＝A×m×75%-A ×m×25%-A×15%＝A(50%×m-15%)以m為3倍計(一般成功的項目遠高于3倍)，則監(jiān)理的效益為1.35A，監(jiān)理的成本只占監(jiān)理前后收益之差的10%(即0.15/1.5)，所以，聘用監(jiān)理非常有利于IT項目建設的成功，有助于甲方的利益。由于IT項目監(jiān)理還處于萌芽階段，我們特提出以下幾點建設性意見：1)用戶單位應聘用監(jiān)理方，并對其保持信任 ；2)政府應為監(jiān)理公司和監(jiān)理市場的發(fā)育提供政策性支持和明確的法規(guī) ；3)輿論和媒體應多宣傳IT項目監(jiān)理的思想 ；4)學術界應進一步研究信息項目監(jiān)理的具體模式 ；5)學校應培養(yǎng)能勝任IT項目監(jiān)理業(yè)務的復合型人才。
