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導(dǎo)讀：2010年的IT預(yù)算分配與往年不一樣，CIO需要清醒地按真實(shí)IT需求來(lái)分配這些資金，而不是只考慮高層人際關(guān)系或權(quán)力下壓，因?yàn)檫@是明年企業(yè)復(fù)蘇引擎的錢。
關(guān)鍵字：IT投資 IT預(yù)算
每到年底，最為考驗(yàn)CIO平衡能力的一件事情是要對(duì)明年的IT預(yù)算進(jìn)行分配。在上周我們公司CIO就召開了IT部門和業(yè)務(wù)部門的高層主管會(huì)議，會(huì)議主題是討論明年IT預(yù)算的分配比例。但是在討論會(huì)上不但各高層一掃往日的儒雅風(fēng)度，鬧哄哄的亂成一片，而且還不歡而散。因此，讓CIO感到最為頭痛的是如何制定合適的IT預(yù)算分配方案。
在全球性經(jīng)濟(jì)危機(jī)將要復(fù)蘇的大環(huán)境下，明年IT預(yù)算的重要性更加凸顯。因?yàn)槭艿浇?jīng)濟(jì)危機(jī)的影響，許多企業(yè)的業(yè)務(wù)都受到不同程度的打擊和委縮，所以在看到經(jīng)濟(jì)出現(xiàn)止跌回升時(shí)，業(yè)務(wù)部門的負(fù)責(zé)人都非?；钴S，都希望爭(zhēng)取到更多的IT預(yù)算以支持自己部門的明年發(fā)展。因此，2010年的IT預(yù)算分配與往年不一樣，CIO需要清醒地按真實(shí)IT需求來(lái)分配這些資金，而不是只考慮高層人際關(guān)系或權(quán)力下壓，因?yàn)檫@是明年企業(yè)復(fù)蘇引擎的錢。
一.IT預(yù)算分配比例到底是誰(shuí)說(shuō)了算?
也許對(duì)于CIO來(lái)說(shuō)，編制IT預(yù)算本身并沒(méi)有什么難度，因?yàn)樵S多企業(yè)在長(zhǎng)期的IT建設(shè)中早已經(jīng)形成了一套規(guī)范的預(yù)算流程。但從我公司這次不歡而散的高層會(huì)議中，對(duì)CIO來(lái)說(shuō)最大的挑戰(zhàn)應(yīng)該是如何與業(yè)務(wù)部門有效的溝通，從而制定出合適的滿足企業(yè)業(yè)務(wù)復(fù)蘇的IT預(yù)算分配方案。因?yàn)殡m然CIO對(duì)企業(yè)下一年的戰(zhàn)略發(fā)展方向已經(jīng)明確，但I(xiàn)T預(yù)算在分配比例細(xì)節(jié)上還是會(huì)有許多變數(shù)。
(1)IT預(yù)算分配比例到底是誰(shuí)說(shuō)了算?
有人說(shuō)：IT預(yù)算分配比例是業(yè)務(wù)部門說(shuō)了算，畢竟業(yè)務(wù)部門最清楚自己的IT需求。但也有人說(shuō)：IT預(yù)算分配是IT上的事，應(yīng)由IT部門來(lái)決定。那么,IT預(yù)算分配比例究竟是誰(shuí)說(shuō)了才算呢?正常來(lái)看，IT預(yù)算的真正驅(qū)動(dòng)力是來(lái)自于業(yè)務(wù)本身內(nèi)在的需求，故應(yīng)該是由業(yè)務(wù)部門來(lái)決定分配比例。但根據(jù)用戶心理學(xué)，需求是無(wú)止境的。同樣道理，業(yè)務(wù)部門對(duì)IT需求的要求也是無(wú)止境的。因此，有些業(yè)務(wù)部門為了部門的私利會(huì)不顧及全公司IT資源的合理利用，各個(gè)部門都傾向于獲得更多的分配，而不在乎IT預(yù)算的分配是否被充分利用。
例如，在這次IT預(yù)算分配高層會(huì)議上，每個(gè)業(yè)務(wù)部門都覺(jué)得自己分配到的IT資源太少了，而且不足以滿足部門的日常工作。因此，許多業(yè)務(wù)部門的高層都在委婉的教育CIO，告訴他應(yīng)該怎么分配資源。特別是某些快速增長(zhǎng)的業(yè)務(wù)部門，應(yīng)該要如何多去照顧他們。這都令我們的CIO非常頭疼，因?yàn)槊總€(gè)業(yè)務(wù)部門都試圖說(shuō)服他，以便得到更多資源。當(dāng)然這是可以理解，畢竟一旦CIO和公司領(lǐng)導(dǎo)做出分配決定，申辯的余地就小很多了。所以，這次的IT預(yù)算分配會(huì)議上，公司各業(yè)務(wù)部門為了IT預(yù)算分配比例都爭(zhēng)吵得面紅耳赤的，不亞于一場(chǎng)世界大戰(zhàn)。
(2)IT預(yù)算需要關(guān)注投資回報(bào)率嗎?
在這次高層會(huì)議上,CFO提出進(jìn)行IT預(yù)算分配時(shí)最關(guān)鍵的一點(diǎn)是要關(guān)注投資回報(bào)率(ROI)。因?yàn)橥顿Y回報(bào)率是從財(cái)務(wù)方面測(cè)定各個(gè)IT預(yù)算效益的一個(gè)手段，而運(yùn)用這個(gè)手段也是衡量IT預(yù)算分配是不是跟公司復(fù)蘇戰(zhàn)略相匹配的一個(gè)保證。但讓人感到遺憾是的，我們?cè)跁?huì)議上只是看到一些IT預(yù)算中充滿了各種新奇的技術(shù)參數(shù)，卻沒(méi)有涉及企業(yè)最關(guān)注的收益問(wèn)題。
IT預(yù)算財(cái)務(wù)ROI指標(biāo)是指關(guān)注企業(yè)IT需求、IT預(yù)算投資效益分析,目的是保證在IT預(yù)算與滿足IT需求之間平衡的同時(shí)能夠量化IT預(yù)算的價(jià)值。因?yàn)槊鞔_定義IT預(yù)算的成本構(gòu)成，就會(huì)使得IT預(yù)算可量化。例如，通過(guò)對(duì)IT需求進(jìn)行財(cái)務(wù)分析和評(píng)估成本效益，就能體現(xiàn)IT預(yù)算的財(cái)務(wù)價(jià)值，進(jìn)而還可以評(píng)估IT預(yù)算的貢獻(xiàn)度。簡(jiǎn)單的說(shuō)，就是只有實(shí)現(xiàn)IT預(yù)算收益的可計(jì)量、收益目標(biāo)的可控化，IT預(yù)算才能是有保證的投資。因此，有經(jīng)驗(yàn)的CIO往往會(huì)透過(guò)預(yù)算分配數(shù)據(jù)，而把視線落到ROI上。
(3)IT預(yù)算需要對(duì)非關(guān)鍵需求說(shuō)“不”嗎?
相對(duì)于無(wú)窮的IT需求來(lái)說(shuō)，IT預(yù)算總是有限的。在僧多粥少的情況下，無(wú)論IT預(yù)算怎么分配，總有些IT需求是滿足不了的。因此，IT部門應(yīng)要深入業(yè)務(wù)部門作充分的調(diào)研，明白哪些IT預(yù)算可滿足，哪些IT預(yù)算應(yīng)壓縮。只有將錢用在刀刃上，才能以最小的成本產(chǎn)生最大的效益。因?yàn)镮T預(yù)算和IT需求是直接相關(guān)的，所以CIO必須要緊緊地抓住IT需求的有效性，嚴(yán)格控制IT需求的范圍，才能夠使IT預(yù)算和IT需求相互配合默契。
因此，CIO需要把IT預(yù)算切割成更細(xì)、更獨(dú)立的部份來(lái)管理。這除了容易掌控之外，也能一眼看到問(wèn)題，好過(guò)一古腦把所有花費(fèi)全部塞在預(yù)算表里。同時(shí)，在細(xì)化IT預(yù)算時(shí)一定要把握好兩點(diǎn)：①是從關(guān)鍵需求做起，對(duì)一些次要需求要加以過(guò)濾或分步實(shí)現(xiàn)，不要一上來(lái)就給IT預(yù)算設(shè)置過(guò)多目標(biāo)，使到IT預(yù)算范圍無(wú)限擴(kuò)大最終偏離目標(biāo)。②是要按照一套標(biāo)準(zhǔn)的流程來(lái)提交預(yù)算申請(qǐng)，最后由管理層審批。采用這種方法的目的是要確認(rèn)此需求是否真的為關(guān)鍵業(yè)務(wù)需求，并過(guò)濾掉非關(guān)鍵需求。因?yàn)槟壳霸S多企業(yè)是職能管理起主導(dǎo)作用，這就很容易會(huì)導(dǎo)致IT部門和業(yè)務(wù)部門之間信息溝通不暢，比如業(yè)務(wù)部門不清楚IT究竟能為他們做些什么，而IT部門也并不真正了解業(yè)務(wù)部門的實(shí)際需要是什么。
二、兩種IT預(yù)算分配模式的比較
如何用最少的錢，獲得最大的效果，這是在做IT預(yù)算時(shí)CIO追求的一個(gè)理想目標(biāo)。從目前的核算方法論來(lái)看，IT預(yù)算管理的基本趨勢(shì)是全成本核算，就是所有的IT服務(wù)使用單位都是要付費(fèi)的(或帳上記錄付費(fèi)分?jǐn)?。因此，新型的IT預(yù)算分配觀點(diǎn)是：業(yè)務(wù)部門需要花錢從IT部門購(gòu)買配套的IT支持和IT服務(wù)。這是一種非常簡(jiǎn)單的控制IT預(yù)算花銷的方法。因?yàn)橐坏┎捎昧诉@種分配方式，就能發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)部門開始處處為自己的IT服務(wù)省錢了，畢竟IT服務(wù)開銷就相當(dāng)于花自己的錢。目前常用的兩種IT預(yù)算分配模式分別是：
(1)傳統(tǒng)的客戶驅(qū)動(dòng)成本計(jì)算方式
傳統(tǒng)的客戶驅(qū)動(dòng)成本計(jì)算方式是先確定目前或可預(yù)測(cè)的IT需求項(xiàng)，然后由客戶需求項(xiàng)來(lái)驅(qū)動(dòng)IT預(yù)算分配。一般來(lái)說(shuō)，這種IT預(yù)算分配方式是先計(jì)算直接成本和間接成本。如果所涉及的IT預(yù)算大多為直接成本，則可能是因?yàn)槊總€(gè)用戶都具有獨(dú)立的軟、硬件系統(tǒng)，分配這樣的IT預(yù)算比較簡(jiǎn)單。例如，如果財(cái)務(wù)部門是IT軟件會(huì)計(jì)總賬系統(tǒng)的唯一用戶，那么所有基于總賬系統(tǒng)產(chǎn)生的費(fèi)用都可以簡(jiǎn)單地歸類為財(cái)務(wù)部門的管理費(fèi)用。然而，往往有些IT預(yù)算是企業(yè)不同部門共享的，就產(chǎn)生了間接成本。例如，在大型服務(wù)器上運(yùn)行著多個(gè)應(yīng)用在不同部門的管理軟件，那么這個(gè)硬件成本(服務(wù)器)就必須歸類為間接成本，需要拆分到各個(gè)部門去，但這種方式的缺點(diǎn)是不方便計(jì)算間接成本的真實(shí)分配比例。
(2)新型的服務(wù)驅(qū)動(dòng)成本計(jì)算方式
這是一種新型的IT預(yù)算分配方式，核心是把IT被動(dòng)服務(wù)變?yōu)镮T主動(dòng)服務(wù)，用戶可以根據(jù)自己的需求來(lái)選擇IT服務(wù)。在這種IT預(yù)算分配中，賦予用戶選擇權(quán)甚至是決策權(quán)。方法是：先把企業(yè)IT預(yù)算細(xì)分歸類為明晰的服務(wù)內(nèi)容目錄，如局域網(wǎng)服務(wù)、ERP服務(wù)等，并精算出不同的服務(wù)質(zhì)量級(jí)別對(duì)應(yīng)著不同的預(yù)算，讓用戶自行選擇相應(yīng)的服務(wù)質(zhì)量和相應(yīng)預(yù)算的IT服務(wù)，這樣IT預(yù)算和IT需求在用戶面前實(shí)現(xiàn)了統(tǒng)一。
簡(jiǎn)單的說(shuō)，這種IT預(yù)算分配就像是應(yīng)用廠商做的報(bào)價(jià)一樣。目的是要讓用戶知道他們業(yè)務(wù)需求的真實(shí)IT成本到底是多少，IT預(yù)算最終都是怎樣支出和分?jǐn)偟?，使到用戶能夠明明白白的看到他們所分?jǐn)偟拿恳环皱X的使用情況，甚至在重大的投資上可讓用戶參與決策。而以前的IT預(yù)算分?jǐn)偼菈艛嘈孕袨?，現(xiàn)在采用菜單式的選擇服務(wù)，用戶就有了知情權(quán)、選擇權(quán)、決策權(quán)。從而很方便的實(shí)現(xiàn)了IT預(yù)算分配與用戶分?jǐn)偣芾淼暮椭C一致。
三. 選擇合適的IT預(yù)算分配方案的策略
(1)選擇合適的IT預(yù)算分配模式
IT預(yù)算要想科學(xué)的分配，就必須要對(duì)用戶需求進(jìn)行合理的引導(dǎo)。例如，對(duì)用戶需求要區(qū)分公司級(jí)、跨部門、部門級(jí)和個(gè)人級(jí)需求，要以合理的成本回報(bào)率(ROI)來(lái)引導(dǎo)用戶需求回歸理性。因此，選擇合適的IT預(yù)算分配模式是第一步。一個(gè)很有效的方式是把IT部門改“花錢部門”為提供“IT服務(wù)”的部門。使到IT預(yù)算分配方案能有受到業(yè)務(wù)部門接受的IT服務(wù)、可選服務(wù)和增值服務(wù)，也讓IT成本能夠合理有序的分?jǐn)偟綐I(yè)務(wù)部門。
(2)IT預(yù)算分配應(yīng)與業(yè)務(wù)緊密掛鉤
CIO做預(yù)算分配時(shí)，眼光要穿透預(yù)算表上的數(shù)字，要把視線落在投資回報(bào)率(ROI)上。因?yàn)椴惑w現(xiàn)投資回報(bào)率的IT預(yù)算分配很可能會(huì)帶來(lái)嚴(yán)重的后果，就是IT預(yù)算分配會(huì)偏離了企業(yè)的業(yè)務(wù)需求發(fā)展，使到企業(yè)的復(fù)蘇愿望落空。因此，CIO需要對(duì)IT需求的優(yōu)先次序進(jìn)行重新理解。在決定哪些IT預(yù)算應(yīng)該被推進(jìn)，而哪些IT預(yù)算應(yīng)該被重新評(píng)估的時(shí)候，不要只從技術(shù)角度出發(fā)，否則容易造成顧此失彼的后果。而當(dāng)從業(yè)務(wù)發(fā)展需要的角度來(lái)分配IT預(yù)算的優(yōu)先次序時(shí)，一切就會(huì)變得有效率得多了。有效的方法可以是讓業(yè)務(wù)部門先把需求提出來(lái)，然后IT部門再分配相應(yīng)的IT預(yù)算來(lái)實(shí)現(xiàn)，最后還請(qǐng)業(yè)務(wù)部門作最后評(píng)估。因?yàn)橹挥芯o隨業(yè)務(wù)發(fā)展需要的IT預(yù)算分配，才是最有效的IT預(yù)算分配方案。
(3)IT預(yù)算分配要樹立整體平衡觀念
最后，CIO應(yīng)要向各業(yè)務(wù)部門強(qiáng)調(diào)IT預(yù)算分配要樹立整體平衡的觀念。因?yàn)殡m然全公司的IT預(yù)算是由各部門綜合匯總而成的，但全公司整體的IT預(yù)算與各部門之間常常還是會(huì)出現(xiàn)非均衡性矛盾。原因是各部門之間會(huì)存在著優(yōu)先、重要程度，從而導(dǎo)致全公司IT預(yù)算存在失衡。因此，CIO應(yīng)該要根據(jù)企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略和IT發(fā)展戰(zhàn)略，確定各個(gè)IT需求的優(yōu)先級(jí)別，并及時(shí)與業(yè)務(wù)部門和企業(yè)高層進(jìn)行溝通，以權(quán)衡各個(gè)IT需求是否符合企業(yè)的發(fā)展方向。最后，應(yīng)通過(guò)IT需求的ROI分析，明確各部門和企業(yè)的整體需求平衡，在基于節(jié)約開支的原則上進(jìn)行IT預(yù)算收益和風(fēng)險(xiǎn)的評(píng)估，以找到企業(yè)最佳利益所在的分配方案。
總之，在IT預(yù)算分配中應(yīng)要建立IT預(yù)算和IT需求平衡的分配原則，以保障IT預(yù)算和業(yè)務(wù)需求均可得到滿足。例如，可從IT需求合理性、重要度、緊急度、預(yù)算受益部門分?jǐn)偟葞讉€(gè)方面進(jìn)行合理分配。分配方案應(yīng)要平衡無(wú)限的業(yè)務(wù)需求與有限的IT預(yù)算之間的矛盾。用一句通俗的話說(shuō)：就是要實(shí)現(xiàn)用最少的錢，獲得最大的效果，也就是我們經(jīng)常所說(shuō)的投資回報(bào)率(ROI)要最大化。
