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典型的企業(yè)應(yīng)用系統(tǒng)選型項(xiàng)目在初期很少談及技術(shù)，因?yàn)槭滓紤]因素是為新軟件須支持的業(yè)務(wù)流程建模，以及將其與任意特定軟件解決方案的功能進(jìn)行匹配。運(yùn)用標(biāo)準(zhǔn)方法來(lái)進(jìn)行流程建模和匹配。下列步驟對(duì)保證本階段的總體成功至關(guān)重要。
步驟1----組建跨職能的選型項(xiàng)目組
一個(gè)跨職能的項(xiàng)目組可確保滿足業(yè)務(wù)需求和技術(shù)需求，并且每個(gè)受影響的部門都可了解新決策的影響。理想的項(xiàng)目組應(yīng)由下列成員群體組成：管理層，財(cái)務(wù)或業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)部門，最終用戶，顧問(wèn)，以及來(lái)自IT運(yùn)營(yíng)和架構(gòu)部門的員工。
另外，還應(yīng)從每個(gè)業(yè)務(wù)領(lǐng)域挑選監(jiān)督執(zhí)行人和主題專家（SMEs）來(lái)參與這個(gè)項(xiàng)目。這種部署有助于贏得業(yè)務(wù)部門的全力支持，并有助于在企業(yè)內(nèi)部的其他部門推廣新的軟件解決方案，以及為項(xiàng)目組就現(xiàn)有流程和日常運(yùn)營(yíng)等事宜提供專家級(jí)支持。
步驟2----通過(guò)評(píng)估內(nèi)部需求，建立業(yè)務(wù)流程的層次
在監(jiān)督執(zhí)行人和主題專家的幫助下，這個(gè)項(xiàng)目組將負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)流程定義和建模。首要目標(biāo)是確定主要的流程分組，并保證這些群組與企業(yè)的業(yè)務(wù)領(lǐng)域匹配。
在這些分組中，流程與高層次的業(yè)務(wù)領(lǐng)域劃分相對(duì)應(yīng)。在流程分組結(jié)構(gòu)中，子流程將高層次的業(yè)務(wù)領(lǐng)域分解成主要部門。子流程包括每個(gè)部門的日常任務(wù)。針對(duì)每個(gè)活動(dòng)，基于業(yè)務(wù)的規(guī)則描述可幫助了解如何執(zhí)行和控制日常任務(wù)。
使用傳統(tǒng)方法，如：電子數(shù)據(jù)表、Word和流程圖，將很難跟蹤、組織和操作如此大量的數(shù)據(jù)。但是，如果沒(méi)有正確地存儲(chǔ)、組織或無(wú)法輕松訪問(wèn)這些關(guān)鍵信息，這將大大延遲時(shí)間——并隨之導(dǎo)致軟件選型項(xiàng)目成本大幅增加。
步驟3----詳解流程、子流程和活動(dòng)
通常，監(jiān)督執(zhí)行人和主題專家負(fù)責(zé)詳解流程、子流程和活動(dòng)。應(yīng)以盡可能詳盡的信息記錄現(xiàn)有流程和經(jīng)過(guò)優(yōu)化的未來(lái)流程的情況。這可使流程更易懂，且更易于與軟件特點(diǎn)和功能相關(guān)聯(lián)。詳細(xì)信息可包括系統(tǒng)輸入和輸出，現(xiàn)有報(bào)告或文檔的信息（或副本），以及工作流描述和流程圖。這些信息用于直觀地說(shuō)明任意流程、子流程和活動(dòng)的每個(gè)步驟。
如果處理不當(dāng)，可導(dǎo)致“堆積如山”的信息。并且，使用傳統(tǒng)的方法（如：電子數(shù)據(jù)表或word文檔）很難清晰明了地操作或存儲(chǔ)這些數(shù)據(jù)。事實(shí)上，由于這個(gè)任務(wù)難度很大，選型過(guò)程通常到此就嘎然而止，難以前行。
但是，還是有辦法較輕松和快捷地完成這個(gè)艱巨的任務(wù)的。通過(guò)步驟2中的分層和編碼結(jié)構(gòu)，TEC的決策支持工具可為每個(gè)流程、子流程和活動(dòng)創(chuàng)建一個(gè)流程卡。這些流程卡的設(shè)計(jì)允許把現(xiàn)有流程和經(jīng)過(guò)優(yōu)化的未來(lái)流程的描述匯總在一張卡上?？砂熏F(xiàn)有的報(bào)告、輸入和輸出、文檔和流程圖附加在流程卡上。
可使用流程卡中的集成流程圖設(shè)計(jì)工具來(lái)設(shè)計(jì)經(jīng)過(guò)優(yōu)化的未來(lái)流程圖和活動(dòng)，并把它們附加在流程卡上。由于編碼結(jié)構(gòu)相同，可將這些流程卡導(dǎo)入到上一步驟中創(chuàng)建的知識(shí)庫(kù)中。所有的信息被集中在一起，以便為流程中的下一個(gè)重要步驟創(chuàng)造方便。它還針對(duì)已完成的工作創(chuàng)建了關(guān)鍵審計(jì)跟蹤。
步驟4----把詳細(xì)的流程、子流程和活動(dòng)與功能需求進(jìn)行匹配
把業(yè)務(wù)需求轉(zhuǎn)化為功能需求通常會(huì)引發(fā)來(lái)自業(yè)務(wù)部門和技術(shù)部門的項(xiàng)目組成員間的不合。困難在于，這些項(xiàng)目組成員講不同的“語(yǔ)言”（業(yè)務(wù)Vs.技術(shù)），有不同的側(cè)重點(diǎn)，對(duì)識(shí)別和消除冗余持不同的看法。但是，最大的困難是如何管理目前收集到的所有信息。以往，職能部門通常試圖通過(guò)會(huì)海戰(zhàn)術(shù)來(lái)解決問(wèn)題，這就需要使用大量的流程圖和場(chǎng)景描述（scenarios）。在此步驟中，迫于必須在一定時(shí)間內(nèi)達(dá)成共識(shí)的壓力，項(xiàng)目組往往走捷徑。他們很容易因此而忽略一些重要的——甚至是十分關(guān)鍵的——因素。這些被忽略的因素的影響以后會(huì)越來(lái)越明顯。這將極大地影響實(shí)施，甚至是系統(tǒng)選型本身。
通過(guò)運(yùn)用以分層結(jié)構(gòu)組織的知識(shí)庫(kù)，可簡(jiǎn)化這一流程。這種分層結(jié)構(gòu)和簡(jiǎn)單易用的拖放技術(shù)使您能更快地匹配流程、子流程、活動(dòng)和功能性需求。當(dāng)知識(shí)庫(kù)中不包含某些功能性需求描述時(shí)，您可通過(guò)插入功能輕松地在需求清單中添加這些需求。
在此步驟中，使用決策支持工具的最大好處在于，通過(guò)匯總不同知識(shí)庫(kù)的功能性需求描述，您最終得到的需求清單是根據(jù)項(xiàng)目要求特別量身定制的。舉例說(shuō)，如果企業(yè)資源計(jì)劃（ERP）軟件選型需要包含客戶關(guān)系管理（CRM）和供應(yīng)鏈管理（SCM）系統(tǒng)功能，TEC決策支持工具可輕松地把它們添加到選型項(xiàng)目中。
另外，根據(jù)業(yè)務(wù)職能的不同重要性，項(xiàng)目組可設(shè)置最終需求清單的側(cè)重點(diǎn)。您還可設(shè)置知識(shí)庫(kù)中每個(gè)層次的需求描述的優(yōu)先級(jí)，從主要的業(yè)務(wù)職能層次，到詳細(xì)的功能需求描述層次。借助這種排列流程優(yōu)先順序的方法，決策支持工具最終生成了信息征求書（RFI），其中包含根據(jù)特定要求定制和整理的需求訂單。
