公司在決定實行關(guān)廠、裁員或其他裁減成本的措施之后，就有許多瑣事需要IT人員處理，像是重新改動基礎(chǔ)架構(gòu)，將手機收回…等事項。
不景氣的巨輪正輾過大小企業(yè)，看看Flettwood Enterprises公司的營運狀況就知道。當失業(yè)的人越來越多，而且正被房貸壓得喘不過氣來時，還有誰會去買拖車和組合屋？而且就算有人去買，在銀行緊縮信用的今天，能借得到錢的人變得少之又少。也因此Fleetwood的銷售額從2006年24億美元大跌32%，一路下來，公司損失了1.19億美元。
2008年夏天，和許多制造業(yè)一樣，F(xiàn)leetwood也被迫減產(chǎn)。這還不夠，現(xiàn)在Fleetwood又打算實行更積極的成本撙節(jié)措施。在最近該公司正計劃關(guān)掉美國與墨西哥境內(nèi)27座工廠中的9座，5,700名員工也要裁掉760人。
在美國，面有菜色的主管日子也不好過。公司實行整并、關(guān)廠、裁員…等措施，無非是為了省錢；Fleetwood預計這樣一年可以省下4,000萬美元，但是要獲得這個效益，得要IT部門忙上好幾個月—執(zhí)行這項不為人知的工程所需耗費的成本，往往超出公司內(nèi)外所有人的想象。不是新聞稿、遣散金發(fā)一發(fā)，錢就可以省下來的。
中間的工作林林總總，像是阻擋離職員工連到公司網(wǎng)域，計算機也得重新分派。每次關(guān)廠時，IT部門得重新整頓剩下的辦公室的設(shè)備，像是以前用來處理大量交易的數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)。電子通路商Avnet CIO Steve Phillips說，該公司也是藉由縮減據(jù)點，省下1.5億美元的支出。
但曾度過2000年網(wǎng)絡(luò)泡沫化的IT人表示，這波不景氣帶來的又是新的挑戰(zhàn)。
現(xiàn)在大家都用起智能型手機和拇指碟—這既難追蹤，卻又經(jīng)常裝有敏感的公司數(shù)據(jù)。Rockwell Automation CIO Mike Jackson指出，該公司原有21,600名員工，在去年9月裁了600人，省下2.4億美元。而他們計劃在今年10月采取另一波裁減行動，可望再省個5,000萬到1億美元。
后來冒出的薩班斯法案(Sarbanes-OxleyAct，以下簡稱Sox)也成了麻煩來源。以Fleetwood為例，該公司IT部門副總裁Larry Smith表示，當其他部門忙著重新分配剩下人力的工作負荷時，IT部門就得檢查新的工作內(nèi)容和業(yè)務(wù)流程，看看它們有沒有違背薩班斯法案對職務(wù)隔離的規(guī)定。不過Smith發(fā)現(xiàn)，瘦身的工作挑戰(zhàn)雖然大，卻也相當帶勁，因為有許多空間與預算可用?！边@時你可以好好證明你的管理能力?！彼f。
而且你也必須證明，公司決定利用關(guān)閉據(jù)點、裁員來省下幾百萬美元時，技術(shù)部門絕對不能變成絆腳石，專業(yè)服務(wù)公司Harvey Nash技術(shù)解決方案副總裁Anna Frazzetto說：”如果CIO不站出來拍胸脯保證，信用就會破產(chǎn)了?！?/FONT>
Smith和其他受景氣重創(chuàng)公司的IT經(jīng)理對同業(yè)也提出忠告：請清楚說明公司瘦身時IT的工作范疇?，F(xiàn)在，公司老板越來越要求以更少人做更多事，IT自然也不例外，因為公司裁減成本時，會有”像海浪一般不斷襲來的工作”，然而IT部門預算凍結(jié)、縮減或裁員，使得人手捉襟見肘。
“貴公司廠長可能才剛做完痛苦決定，情緒正待平復，準備繼續(xù)打起精神過下去。我最不想聽到的話是”我們結(jié)束了?！笔虑椴艅傄_始呢?！?/FONT>
計算機收回，網(wǎng)絡(luò)線拔掉
雖然英明的公司主管知道，關(guān)掉辦公室或工廠并不像表面上那么簡單，但只有真正執(zhí)行過的人，才會知道其中復雜和巧妙。CIO必須教育CEO和其他主管知道，會有哪些事要善后。
年營收30億美元的Arch COAl是全美主要采煤廠之一，它專門把煤賣給電力產(chǎn)業(yè)以進行火力發(fā)電。為了把心力集中放在生產(chǎn)力最高的礦場上，它把賣掉部份煤礦開采權(quán)或甚至整個礦場。
Arch于2007年，把西維吉尼亞州的煤礦以4,000萬美元賣給了Alpha Natural Resources。CIO Michael Abbene從圣路易市總部派了一個成員，連同當?shù)刂С滞獍鼜S商的3個人，一起到西維吉尼亞州去，把Arch服務(wù)器及50臺PC與總公司網(wǎng)絡(luò)之間的聯(lián)機切斷。而這些計算機中，只有19臺隨Arch的員工遷往另一個地方。其他31臺則當作交易的一部份，全部移交給了買主。
首先，這些31臺機器上的所有數(shù)據(jù)，都必須在刪除并備份到USB外接磁盤前，先搬到網(wǎng)絡(luò)共享磁盤。在Arch律師指示下，有些地質(zhì)數(shù)據(jù)被拷貝到其他外接硬盤上，以便移交給Alpha。然后所有留給新東家的PC管理者密碼都要重設(shè)。周末時Alpha有2、3個人到場支持。Arch也派了一個人到礦場，把要帶走的紙本文件檢查一遍，然后整理打包。這交接時間花了足足兩個月的時間，不過還有更長的例子。2005年出售營運4座礦場的子公司交易，總共耗費7個月，因為買家沒有任何技術(shù)能力。Arch于是同意提供IT服務(wù)，包括點對點VPN，雖然是由買家自已安裝，但Abbene說：”他們幾乎是把我們的整套架構(gòu)復制到那邊去?！?/FONT>
Abbene建議，在出售工廠或設(shè)備時，雙方CIO最好開個會，一起檢視交易中牽涉的IT作業(yè)：從設(shè)備和資料移除到完成期限，然后才可以動手碰系統(tǒng)。之后CIO責成項目經(jīng)理來協(xié)調(diào)整個工作。
Arch關(guān)掉礦場時，就會成立一個小組，包括當?shù)氐V場管理人、IT、人資、會計、法律、土地測量、營銷和業(yè)務(wù)、營運或采購等人員。
“每個交易狀況都不同。你必須了解買家想怎么做。”Abbene說。在Fleetwood關(guān)掉喬治亞州Willacoochee市工廠的這種情況下，IT必須要把基礎(chǔ)架構(gòu)都拆卸掉。這不只是把電源關(guān)掉而已。2月時，Smith的IT部門派兩個人花了一個星期在當?shù)?SPAN id=word_4 class=keyword jQuery1249870053265="88">辦公室，把100臺計算機一臺臺裝箱、把網(wǎng)絡(luò)線拔掉，爬到天花板和隔間內(nèi)，把路由器和其他網(wǎng)絡(luò)設(shè)備都收起來。
為了不干擾總部的日常IT作業(yè)，Smith刻意壓低拆卸小組的人數(shù)。如果這是必須在短時間完成的大規(guī)模工作，他就會聘請廠商幫忙，特別是像拆除網(wǎng)絡(luò)線這種復雜又花時間的事，他說：”大多是單調(diào)辛苦的勞力工作?！?/FONT>
PC和筆電打包之前，會先評估是要重新使用或拿去回收。如果機器的CPU不太舊，且有2G以上的內(nèi)存，F(xiàn)leetwood就會將之升級，重新安裝授權(quán)軟件，拿去給機器比較舊的同事使用。Smith說，關(guān)閉一座工廠的時程，短則30天，長則120天。
有時可不是說關(guān)就關(guān)。Fleetwood在德州Waco市的工廠已經(jīng)停止生產(chǎn)，但還是有一些服務(wù)和業(yè)務(wù)人員。而且大型工廠關(guān)閉作業(yè)是一波一波來的，先是減產(chǎn)50%，然后少10%，直到所有物料用罄。而Smith的IT部門關(guān)閉權(quán)限，維護其他系統(tǒng)之前，得先知道誰要走人。由于現(xiàn)在人比較少了，IT也必須知道有哪些網(wǎng)絡(luò)設(shè)備要撤除，并且重新檢視網(wǎng)絡(luò)藍圖(blueprint)，看看是否需要重新設(shè)定防火墻。
其他地方的工廠組裝線停產(chǎn)，工人被遣散回家。但行政人員則保留，遷到其他辦公室。在這種情況下，其他辦公室的網(wǎng)絡(luò)需要有更大帶寬，以便處理轉(zhuǎn)進人員增加的流量。
“聽來簡單，但我們一直無法弄清楚的是：高層的計劃到底是什么？是留下一些員工？關(guān)門大吉？或是賣給人家？如果要賣，有哪些會被買？還會有服務(wù)或業(yè)務(wù)部門嗎？”這些問題他得用不同方法問好幾次?！蹦阏f謂的”關(guān)門”究竟意思為何？”正確信息來自良好的關(guān)系。他表示：IT和項目經(jīng)理應(yīng)該要和制造部門最少每周開會幾次，以便能隨時掌握計劃和實際進度的落差。
員工離職─但數(shù)據(jù)不能跟著帶走
談到裁員，IT科技現(xiàn)在所要觸及的領(lǐng)域，比起應(yīng)用剛萌芽時的2000年要多上許多。Rockwell的CIO Jackson說，這簡直變成IT不能承受之重。
在成本撙節(jié)中，最難做的是切斷被遣散同事的權(quán)限。他們應(yīng)該不可以再存取公司網(wǎng)絡(luò)和本機應(yīng)用軟件，設(shè)備要收回、清理再重新部署。這不只是擔心情緒失控，也是基于法律層面的考慮。和網(wǎng)絡(luò)泡沫化當時不同的是，現(xiàn)在智能型手機和拇指碟非常普遍，你可以把32GB的數(shù)據(jù)存在黑莓機記憶卡里帶走。就算機器打包好，這些裝置也可以放進口袋隨著員工離去，這的確是公司機密一大隱憂。低估了數(shù)據(jù)和裝置回收的重要性，小心公司哪天就會吃上官司。
專研勞工與勞資法的
Fish&Richardson律師Stephen Fox，最近就對離開客戶公司跳槽競爭者的高層提出控告。它的客戶宣稱，這名主管要是沒有使用Fox客戶的商業(yè)機密，是不可能履行新職的。Fox說，雖然主管不是遭到資遣的，但HR和IT部門在他離職時做的處理，就足以令其他公司引以為戒。
這名主管離職時，IT就封鎖了他存取公司網(wǎng)絡(luò)的權(quán)限，但忘了終止他將公司e-mail轉(zhuǎn)寄到他私人黑莓機的程序，因此他還是可以開啟所有e-mail。切斷公司數(shù)據(jù)訪問權(quán)限必須又快又徹底，他說。忘了關(guān)閉賬號或任何一個疏失，都能使你有朝一日，得在法庭上證明你全心要保守該保守的秘密時百口莫辯。
Rockwell對手機管理相當嚴格。Jackson說，員工只能使用公司分派的黑莓機，而且得受到IT的嚴格監(jiān)看。私人手機不得下載公司資料。至于可攜式硬盤，IT和法律部門則傾全力教育員工什么可以下載，什么不可以，但是”你不可能100%什么都知道。”為了解決拇指碟泛濫的問題，HR只好明文規(guī)定，離職員工不可以帶走任何公司數(shù)據(jù)。
Rockwell去年秋天裁掉600名員工，IT當時設(shè)立了指揮中心，以確保沒有東西被偷渡出去。人資和IT部門合作，在主管宣布壞消息幾分鐘后，就將離職員工連網(wǎng)權(quán)限撤除，Jackson說。
IT部門會針對每名被資遣員工，核對來自3項資產(chǎn)管理系統(tǒng)的報表，以確保所有公司的手機、筆電和其他裝置都全數(shù)歸還。
他們所有設(shè)備皆齊全，不過，如果資產(chǎn)管理系統(tǒng)只有一套，效率就會更高一點?，F(xiàn)在公司已經(jīng)開始加以整合。資產(chǎn)管理系統(tǒng)是確保IT能搜集到所有該搜集的資料的關(guān)鍵，Harvey Nash的Frazzetto說。
設(shè)備本身很重要，它上面的數(shù)據(jù)更寶貴，她說。每位CIO都有自己裁員時防止數(shù)據(jù)外泄的偏好方法。ArchCOAl裁掉重要員工時，賬號不會立刻被刪掉，而是主管會把員工叫進會議室，告訴他被資遣了，此時大樓另一角落的IT部門會改掉此人系統(tǒng)密碼。這樣寄來的電子郵件就不會被彈回去，而是由主管看過之后，在必要時交給接手的同事，Abbene說。而”職位敏感”的人收拾個人物品時，通常有主管或HR的人監(jiān)看，以防止任何可攜式硬盤被帶走。若是Abbene的員工，則是由HR的人執(zhí)行員工解職任務(wù)。”通常會從HR而非從我口中得知。”他說。Avnet CIO Phillips說，小心為上。IT可以神不知鬼不覺地關(guān)閉其他使用者的權(quán)限，但在面對同事時，他要求員工，”要誠實且保持尊敬，可以讓他們繼續(xù)走下去。”
這種工作越快越能將傷害降到最低，Jackson說?！睆墓窘嵌然蛉说澜嵌葋砜?，都是事不宜遲。”
滴水不漏
Fleetwood的IT部門工作負擔再重不過?，F(xiàn)在他們什么都要做：關(guān)廠、整合辦公室、把員工遷到新的地點，再請美、墨兩地的工人回家吃自己。
為方便管理，IT部門把每件事都當成單一項目來處理，在Oracle、Siebel客戶關(guān)系管理軟件上開需求案。每個項目包括6項Smith認為很重要的類別：整個工作時間表、網(wǎng)絡(luò)硬件、PC硬件、應(yīng)用、安全及Sox分析。每項項目他都會給業(yè)務(wù)部門經(jīng)理一周一個報告，說明每項類別的完成比例。
Smith之所以覺得Sox很重要，是因為上次不景氣時這個問題還沒有冒出來。Sox法案的宗旨是為了防止導致2002年經(jīng)濟衰退的金融詐欺卷土重來。這次不景氣中，企業(yè)疲于自救，有時法規(guī)并不是最優(yōu)先任務(wù)。員工被砍了，主管手上工作更多。例如，由于人手不足，現(xiàn)在會計帳務(wù)員也得接下設(shè)立廠商賬戶的工作。但兼任工作是違反”職能分工”（segregation of duties）的規(guī)定，因為不可以有人掌握整個業(yè)務(wù)流程。
在Fleetwood，IT部門就必須慎防這類風險，因為其他經(jīng)理都忙著整合工作?！蔽腋嬖V我的同仁，從寫程序的到業(yè)務(wù)分析人員一定要留心控管的問題，如果看到任何可疑事情，請盡速通報?！?/FONT>
一旦人員完成遷移，工作決定好后，他和IT部門就會把相關(guān)流程和系統(tǒng)討論一遍，看看有沒有任何問題。
如果有發(fā)現(xiàn)問題，有時會以技術(shù)方法解決─像是變動交易的順序。如果還不成，IT就會找來業(yè)務(wù)單位，看看是否有需要變更流程，他說。
Smith也會用軟件來執(zhí)行”職能分工”，不過沒有發(fā)現(xiàn)任何不妥。他建議其他CIO在任何組織變動時，都要謹記Sox法案，尤其在裁員一片慌亂時。”唯有這樣你才不會搞出麻煩?！?/FONT>
在Rockwell，Jackson的部門則以Microsoft Project和Excel來追踨整頓工作，檢查何時完成什么事：搜集硬件、移除軟件、把硬盤重新格式化、重新部署、把機器拿去賣或回收?！弊鲞@些事的，往往是公司在收購或合并時派去做事的同一批人，現(xiàn)在只是順序反過來而已?！彼f。
為復蘇做準備
若能依計劃瘦身，就能節(jié)省成本。在Avnet裁員后，多的計算機和筆電就騰出來了，Phillips說：”我們第一季花在PC上的費用降到有史以來最低。”而Fleetwood以前每年要花100萬美元來更新PC。但因為關(guān)廠和裁員的關(guān)系，現(xiàn)在公司相關(guān)的開銷，是過去3年的”九牛一毛”，Smith說。
此外，Smith也預備將主要制造業(yè)系統(tǒng)，從VMS軟件平臺搬到Oracle、JDEdwards及Siebel上。Fleetwood最晚都能在預定日期完成。”雖然很諷刺，但轉(zhuǎn)換的最佳時機卻是不景氣時，因為活動甚少?！彼f：”這比較便宜，而且要轉(zhuǎn)換的工廠也最少。”
不過就算IT瘦身工作不多，而且也看到節(jié)省的成本，不過似乎還不夠。有些經(jīng)濟學家并不認為今年內(nèi)經(jīng)濟會大幅復蘇，即使歐巴馬政府和國會推動了減稅、創(chuàng)造就業(yè)及其他振興方案。
Fleetwood也在等待黎明。該公司因為市值連續(xù)30天以上低于紐約證交所規(guī)定的2,500萬美元，已經(jīng)遭到下市命運，現(xiàn)在打入全額交割，股價只有幾美分而已。
不過Smith仍然深具信心?！蔽以谥圃鞓I(yè)超過35年了，我碰過好幾次景氣衰退。我知道，我們必保持信心，全神貫注。只有這時候你才知道，你是不是有管理能力。如果你沒有跌入過險境，你不知道你有多少事不懂?！?/FONT>
當Fleetwood Enterprises的IT部門員工接管被資遣員工的工作時，IT副總裁Larry Smith非常小心地監(jiān)督相關(guān)事宜，以免觸犯沙賓法案。
當Arch COAl于2007年，把西維吉尼亞州的煤礦賣給了Alpha Natural Re-sources。CIO Michael Abbene從圣路易市總部派了一個團隊，連同當?shù)刂С滞獍鼜S商的3個人，一起到西維吉尼亞州去檢視所有IT的相關(guān)交接工作。
好的商業(yè)智慧解決方案
讓你省到該省的錢
來自商業(yè)智能系統(tǒng)的良好數(shù)據(jù)能幫助你
判斷該從哪里省錢
不景氣公司想撙節(jié)支出，利用IT協(xié)助正確判斷怎么省最有效益，是CIO證明自己價值的方法之一。
“找出最有效的方法帶公司走出不景氣，CIO可以一舉成為公司的英雄?！盚arvey Nash技術(shù)解決方案副總裁Anna Frazzetto說。
好的商業(yè)智慧可以決定不同模擬情境的影響，年營收180億的科技通路商Avnet CIO Steve Phillips說。
去年因為企業(yè)IT設(shè)備及電子零組件市場需求疲軟，Avnet的業(yè)績和利潤每下愈況。當接到公司命令要節(jié)省1.5億的開銷，該公司想從汽車支出，包括在外奔波的業(yè)務(wù)的哩程補貼上開刀。
利用SAP Business Warehouse及Business Objects工具、人力資源和會計部門和IT合作開發(fā)報表，可以按員工、地理區(qū)域、月份和支出型態(tài)來檢視差旅費用。分析這些信息后就可以調(diào)整Avnet政策，Phillips表示到目前為止已省了30%哩程或其他汽車補貼的成本。
例如，現(xiàn)在是根據(jù)使用量和職務(wù)類別來定義汽車補助，他解釋。該公司”如何運用商業(yè)智能系統(tǒng)協(xié)助產(chǎn)生降低成本的可行計劃，已獲得贊揚?！?/FONT>
“找出最有效的方法帶公司走出不景氣，CIO可以一舉成為公司的英雄?！?/FONT>
-Harvey Nash技術(shù)解決方案副總裁Anna Frazzetto
