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不少企業(yè)的CIO在部署信息化管理軟件的時(shí)候，一開(kāi)始都是興致勃勃；但是到信息化項(xiàng)目接近尾聲后，他們就像缺水的植物一樣焉下去了。信息化管理軟件沒(méi)有取得像他們預(yù)期那樣的效果，讓CIO無(wú)法像投資人交待。那么為什么會(huì)造成程中情況呢？CIO是不是需要認(rèn)真分析總結(jié)一下？在實(shí)際工作中也經(jīng)常遇到這種反差。這可能是以下這些原因所造成的。
一、基礎(chǔ)資料準(zhǔn)備不理想
信息化項(xiàng)目，三分軟件，七分實(shí)施，十二分?jǐn)?shù)據(jù)?？梢?jiàn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)對(duì)于信息化項(xiàng)目的重要性。但是可惜的是，不少企業(yè)的信息化項(xiàng)目還是在這個(gè)基礎(chǔ)資料上載了跟斗。如以前實(shí)施信息化項(xiàng)目的時(shí)候，就在基礎(chǔ)資料上走了不少的冤枉路。企業(yè)在上ERP系統(tǒng)之前，企業(yè)已經(jīng)有了一個(gè)信息管理系統(tǒng)。這是一個(gè)企業(yè)自己研發(fā)的一個(gè)產(chǎn)品信息庫(kù)，用來(lái)管理企業(yè)的產(chǎn)品信息。在這個(gè)產(chǎn)品信息庫(kù)中，所有物料都是通過(guò)流水號(hào)編碼的。這個(gè)物料編碼原則不是很科學(xué)。如即時(shí)是企業(yè)的老員工，也指能夠記住一些常見(jiàn)產(chǎn)品的編號(hào)。當(dāng)新員工到企業(yè)后，很難在短時(shí)間內(nèi)記住這些沒(méi)有絲毫規(guī)律的物料編碼。結(jié)果他們?cè)诓樵儺a(chǎn)品信息的時(shí)候，基本上都是通過(guò)產(chǎn)品名稱或者規(guī)格來(lái)查詢，降低了查詢速度。最要命的是一些新員工可能不熟悉系統(tǒng)中以前的紀(jì)錄，故當(dāng)他們找不到某個(gè)產(chǎn)品紀(jì)錄(其實(shí)系統(tǒng)中存在)，他們就會(huì)新建這個(gè)產(chǎn)品信息。結(jié)果就導(dǎo)致產(chǎn)品信息庫(kù)中的紀(jì)錄又重復(fù)的情況出現(xiàn)。為此這個(gè)系統(tǒng)用到后來(lái)就成了企業(yè)信息化管理中的雞肋，丟之可惜，食之無(wú)味。企業(yè)在這個(gè)系統(tǒng)的取舍上很難做出決定。
其實(shí)，現(xiàn)在現(xiàn)在這個(gè)信息庫(kù)基本上已經(jīng)處于癱瘓階段。因?yàn)檫@個(gè)信息庫(kù)中的基礎(chǔ)資料存在著嚴(yán)重的缺陷。如物料編碼不合理，產(chǎn)品紀(jì)錄不唯一等等這些基礎(chǔ)資料的致命缺陷，嚴(yán)重影響了信息化系統(tǒng)的正常使用。這些基礎(chǔ)資料的質(zhì)量得不到保證，信息化系統(tǒng)的效果也就可想而知了。后來(lái)跟企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)一合計(jì)，最終還是放棄了這個(gè)產(chǎn)品信息庫(kù)，而準(zhǔn)備上ERP系統(tǒng)。在部署ERP系統(tǒng)的時(shí)候，抽調(diào)各個(gè)部門(mén)的精英對(duì)原有產(chǎn)品信息庫(kù)中的產(chǎn)品信息進(jìn)行了清理。真是不理不知道，一理嚇一跳。這個(gè)產(chǎn)品信息庫(kù)中的產(chǎn)品信息最終只有大概40%左右的內(nèi)容可以用。難怪以前這個(gè)產(chǎn)品信息庫(kù)不能夠在企業(yè)中發(fā)揮應(yīng)有的作用呢。
基礎(chǔ)資料不理想，如物料編碼不合理或者基礎(chǔ)資料存在著重復(fù)、錯(cuò)誤的現(xiàn)象，這是導(dǎo)致企業(yè)信息化項(xiàng)目效果不理想的罪魁禍?zhǔn)住?/FONT>
二、軟件選型不對(duì)口
另外一個(gè)制約企業(yè)信息化項(xiàng)目效果的因素就是軟件選型。不好企業(yè)在信息化項(xiàng)目選型的時(shí)候，可能太過(guò)于關(guān)注軟件的價(jià)格，結(jié)果忽視了信息化管理軟件與企業(yè)的兼容性。跟不少企業(yè)的CIO交談過(guò)，發(fā)現(xiàn)很多企業(yè)都存在著大腳穿小鞋或者小腳穿大鞋的情況。也有不少企業(yè)存在著行業(yè)不對(duì)口的情況。這些都會(huì)對(duì)企業(yè)實(shí)施信息化項(xiàng)目帶來(lái)負(fù)面影響。
一家制造企業(yè)的信息化項(xiàng)目負(fù)責(zé)人。他們主要從事五金工具的生產(chǎn)。前兩年他們企業(yè)開(kāi)始上一個(gè)ERP項(xiàng)目，采用的是一個(gè)開(kāi)源的ERP系統(tǒng)。據(jù)說(shuō)這個(gè)系統(tǒng)是當(dāng)時(shí)最大的一個(gè)開(kāi)源系統(tǒng)。可是企業(yè)上這個(gè)ERP后并沒(méi)有從中取得多大的效果。后來(lái)根據(jù)這個(gè)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人分析，就是因?yàn)檫@個(gè)軟件不對(duì)口所造成的。原來(lái)這家企業(yè)現(xiàn)在管理的瓶頸主要在于生產(chǎn)管理上。企業(yè)產(chǎn)能管理、生產(chǎn)排程、委外管理與控制、生產(chǎn)成本控制等等，這些是企業(yè)管理中的難點(diǎn)。可是那時(shí)企業(yè)采用的這款開(kāi)源ERP系統(tǒng)根本無(wú)法實(shí)現(xiàn)這方面的控制。結(jié)果呢，就可想而知，不能夠解決企業(yè)生產(chǎn)管理中的實(shí)際問(wèn)題，這款ERP系統(tǒng)最終只成了一個(gè)擺設(shè)。這家企業(yè)花了一年半的時(shí)間實(shí)施這個(gè) ERP系統(tǒng)，最終還是失敗告終，不能夠取得他們預(yù)計(jì)的效果。最后這家企業(yè)不得不對(duì)ERP系統(tǒng)進(jìn)行二次選型。上個(gè)月還碰到過(guò)這家企業(yè)的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，他們現(xiàn)在好像采用了神州數(shù)碼的易飛ERP系統(tǒng)(號(hào)稱國(guó)內(nèi)生產(chǎn)管理模塊最強(qiáng)的ERP軟件)，只用了半年的時(shí)間，在生產(chǎn)管理上就取得了一定的成效。比企業(yè)以前花了一年半的時(shí)間效果還要明顯。
可見(jiàn)，信息化管理軟件與企業(yè)門(mén)當(dāng)戶對(duì)也是必須的。否則的話，就容易造成信息化管理軟件與企業(yè)不兼容的現(xiàn)象。據(jù)了解，企業(yè)與信息化管理軟件不兼容的情況經(jīng)常發(fā)生。主要存在如下幾個(gè)不對(duì)口的情況。
一是上面所說(shuō)的功能不對(duì)口。每個(gè)企業(yè)都有自己管理上的瓶頸。如果這些管理上的瓶頸不能夠通過(guò)信息化管理軟件得到有效改善的話，或者說(shuō)信息化管理的重點(diǎn)都在那些無(wú)關(guān)痛癢的作業(yè)上面，那么這個(gè)信息化管理軟件的效果就會(huì)大打折扣。企業(yè)CIO在進(jìn)行信息化項(xiàng)目選型的時(shí)候，最好先分析一下企業(yè)現(xiàn)有的實(shí)際情況，找出企業(yè)日常管理中的瓶頸。然后再有針對(duì)性的去選擇信息化管理軟件，如此的話就可以對(duì)癥下藥。如信息化管理軟件能夠把企業(yè)的管理瓶頸解決了，那么及時(shí)其他問(wèn)題處理上稍有欠缺，信息化管理軟件的效果也就體現(xiàn)出來(lái)了。
二是行業(yè)不對(duì)口。其實(shí)現(xiàn)在大部分信息化管理軟件都實(shí)現(xiàn)了行業(yè)的細(xì)分。如ERP管理系統(tǒng)，其大的就可以分為服務(wù)型ERP軟件、制造企業(yè)ERP軟件等等。而制造企業(yè)ERP又可以分為服裝企業(yè)ERP系統(tǒng)、食品企業(yè)ERP解決方案、五金制造業(yè)、房地產(chǎn)ERP系統(tǒng)等等。俗話說(shuō)，內(nèi)行看門(mén)道，外行看熱鬧。雖然企業(yè)管理上具有一定的相通性，但是行業(yè)之間的差異畢竟還是存在的。而且這個(gè)差異現(xiàn)在已經(jīng)明顯影響到了企業(yè)信息化項(xiàng)目的效果。根了解，有不少企業(yè)就因?yàn)檫@個(gè)軟件行業(yè)的不對(duì)口，結(jié)果信息化管理軟件的效果大打折扣。如一家企業(yè)，他們是一家食品企業(yè)，結(jié)果在ERP軟件選型的時(shí)候，可能被軟件公司忽悠了，結(jié)果就選擇了一款制造業(yè)通用的ERP解決方案。沒(méi)用幾個(gè)用，他們就后悔死了。原來(lái)在這款制造業(yè)通用ERP系統(tǒng)中，雖然也可以實(shí)現(xiàn)批號(hào)管理、保質(zhì)期管理等功能，但是操作起來(lái)非常的麻煩，不符合食品企業(yè)的實(shí)際情況。因?yàn)槭称菲髽I(yè)有一個(gè)強(qiáng)制管理措施，對(duì)于所有的原材料、成品都需要進(jìn)行批號(hào)與保質(zhì)期管理，以保證食品的安全。可見(jiàn)批號(hào)管理與保質(zhì)期管理是企業(yè)物料管理中最重要、最頻繁的作業(yè)。如果他們操作起來(lái)比手工管理要麻煩的話，那么就會(huì)對(duì)企業(yè)物料管理的效率產(chǎn)生很大的負(fù)面影響。最讓人不能夠忍受的是，這家企業(yè)的IT負(fù)責(zé)人后來(lái)試用了一款專為食品行業(yè)開(kāi)發(fā)的ERP系統(tǒng)。在這個(gè)食品行業(yè)的ERP系統(tǒng)中，他發(fā)現(xiàn)這款系統(tǒng)的批號(hào)與保質(zhì)期管理非常的方便。原來(lái)這款系統(tǒng)是根據(jù)食品行業(yè)的特點(diǎn)來(lái)設(shè)計(jì)批號(hào)與保質(zhì)期管理的功能。這家軟件公司也坦言，這個(gè)批號(hào)與保質(zhì)期管理的思路，在食品行業(yè)是行得通的，但是如果那到其他行業(yè)，他們就可能會(huì)覺(jué)得這個(gè)處理方法會(huì)比較累贅。現(xiàn)在這家食品企業(yè)還在考慮，到底是否要把原來(lái)的ERP系統(tǒng)推倒重來(lái)，選擇這款食品行業(yè)的ERP系統(tǒng)?？梢?jiàn)，如果信息化管理軟件與企業(yè)的行業(yè)不對(duì)口，很有可能會(huì)減弱信息化管理軟件對(duì)企業(yè)管理的促進(jìn)作用。故企業(yè)在信息化管理軟件選型的時(shí)候，最好要先看看這個(gè)軟件是否有行業(yè)的細(xì)分。若有的話，最好先在對(duì)口的行業(yè)軟件，以減少信息化項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的障礙，提高信息化管理軟件的效果。
在軟件選型方面，除了這兩個(gè)不對(duì)口之外，其他就是一些老生常談的內(nèi)容了。如信息化軟件的規(guī)模跟企業(yè)的規(guī)模不相符，如集團(tuán)企業(yè)選擇了一款單企業(yè)管理的信息化管理系統(tǒng)；如語(yǔ)言環(huán)境不相符，例如一家公司有不少外籍管理者，卻最終選擇了一款只支持中文版的管理軟件等等。這些軟件跟企業(yè)的不對(duì)口，雖然有很多人都多次提到過(guò)，可是不少企業(yè)的CIO還是容易忽視這些方面的內(nèi)容。行業(yè)不對(duì)口與功能不對(duì)口是信息化項(xiàng)目中的致命傷。其他的不對(duì)口還可以通過(guò)其他方式來(lái)彌補(bǔ)。而這兩個(gè)不對(duì)口及時(shí)能夠解決，也會(huì)增加信息化項(xiàng)目的成本，降低信息化項(xiàng)目的效果。故建議CIO在選型時(shí)，“門(mén)當(dāng)戶對(duì)”這個(gè)觀念還是要有的。
三、后續(xù)追蹤不力
企業(yè)在實(shí)施信息化項(xiàng)目的時(shí)候，會(huì)出現(xiàn)一種比較奇怪的現(xiàn)象。如對(duì)于一個(gè)ERP項(xiàng)目來(lái)說(shuō)，可能系統(tǒng)剛上線后的一年時(shí)間左右，ERP軟件帶來(lái)的效果還不錯(cuò)。但是等到兩年、三年之后，企業(yè)會(huì)發(fā)現(xiàn)ERP給企業(yè)帶來(lái)的收益卻在走下坡路。這是怎么回事情呢？難道是因?yàn)镋RP軟件如同機(jī)械設(shè)備一樣，也會(huì)慢慢老化？又或者是企業(yè)會(huì)對(duì)ERP系統(tǒng)產(chǎn)生免疫力？其實(shí)都不是。這最主要是因?yàn)槠髽I(yè)后續(xù)追蹤不力所造成的。具體的來(lái)說(shuō)，可能是企業(yè)在后期沒(méi)有做好如下幾方面的工作，才讓信息化項(xiàng)目逐漸在走下坡路。
一是員工頻繁流動(dòng)而后續(xù)培訓(xùn)又不足。一次跟一個(gè)ERP實(shí)施顧問(wèn)一起探討過(guò)這個(gè)問(wèn)題。他跟我說(shuō)，他基本上每年都會(huì)去回訪以前的客戶。但是卻發(fā)現(xiàn)一個(gè)奇怪的顯現(xiàn)。項(xiàng)目上線一年后去回訪客戶的話，發(fā)現(xiàn)原來(lái)的項(xiàng)目小組成員大概有30%的生面孔；第二年再去回訪的話卻發(fā)現(xiàn)50%都是生面孔了；第三年再去看的話，很難再找到認(rèn)識(shí)的人了。所以大部分企業(yè)員工的流動(dòng)性很高。但是其后續(xù)的培訓(xùn)力度又不高。有些企業(yè)甚至沒(méi)有對(duì)新員工進(jìn)行信息化管理軟件的培訓(xùn)。而基本上都是老員工帶新員工。但是，有多少老員工會(huì)把自己的知識(shí)百分之百傳授給新員工呢？可能老員工只有把80% 的內(nèi)容傳授給新員工。如此的話，一代代傳娣下去，幾年后可能新員工只掌握了系統(tǒng)20%的內(nèi)容。所以說(shuō)，企業(yè)員工流動(dòng)頻繁，而且后續(xù)的系統(tǒng)培訓(xùn)又沒(méi)有跟上，故這就導(dǎo)致后進(jìn)企業(yè)的員工對(duì)于系統(tǒng)越來(lái)越不熟悉，企業(yè)信息化管理軟件的使用效果也就越來(lái)越差。企業(yè)應(yīng)該對(duì)于新員工設(shè)計(jì)出一套行之有效的軟件培訓(xùn)方案。如現(xiàn)在就是通過(guò)“上崗證”的制度來(lái)加強(qiáng)對(duì)企業(yè)新員工的培訓(xùn)。企業(yè)新進(jìn)員工必須在一個(gè)月內(nèi)接受企業(yè)軟件的視頻培訓(xùn)，并通過(guò)考核取得軟件上崗證。然后系統(tǒng)管理員才會(huì)分配給系統(tǒng)的帳戶。如果在一個(gè)月內(nèi)沒(méi)有通過(guò)的話，往往就會(huì)以試用不合格的理由直接開(kāi)除了。通過(guò)這個(gè)上崗證制度，就能夠保證現(xiàn)在在操作信息化管理軟件的員工至少對(duì)系統(tǒng)都有了一定的認(rèn)識(shí)。理論知識(shí)有了，實(shí)際的操作經(jīng)驗(yàn)就需要他們?cè)谌蘸蟮墓ぷ髦蟹e累了。
二是員工以為項(xiàng)目上線后就完事了，在后續(xù)的作業(yè)中缺乏對(duì)系統(tǒng)操作的有效監(jiān)督。不少企業(yè)在信息化管理上線之后就會(huì)松一口氣，苦難終于熬過(guò)去了，雨過(guò)天晴了。然后對(duì)后續(xù)的作業(yè)就會(huì)馬虎了事。以前負(fù)責(zé)過(guò)一個(gè)進(jìn)銷存管理的軟件，就出現(xiàn)了類似的情況。在軟件上先后半年之內(nèi)，還會(huì)花精力去進(jìn)行系統(tǒng)作業(yè)的追蹤，看看員工有沒(méi)有按照制度在座事情。半年之后，因?yàn)橛衅渌捻?xiàng)目要負(fù)責(zé)就放松了對(duì)這個(gè)進(jìn)銷存管理軟件的警惕。結(jié)果一年后再去看這個(gè)進(jìn)銷存管理軟件的時(shí)候，已經(jīng)有點(diǎn)慘不忍睹了。特別是產(chǎn)品基本信息，有點(diǎn)混亂。以前在實(shí)施這個(gè)進(jìn)銷存管理軟件的時(shí)候，對(duì)于產(chǎn)品編號(hào)、產(chǎn)品規(guī)格等等都有嚴(yán)格的規(guī)定。如產(chǎn)品規(guī)格要根據(jù)產(chǎn)品顏色、外立面處理方式、尺寸等順序排列下去，而且如果沒(méi)有這方面內(nèi)容的話，必須利用字符“NULL”代替，以區(qū)分是沒(méi)有這個(gè)內(nèi)容呢還是員工忘記輸入了。但是一年后對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行稽核時(shí)，卻發(fā)現(xiàn)員工在以后的工作中沒(méi)有嚴(yán)格按照這個(gè)要求來(lái)做。如有些字段空著(如顏色)，沒(méi)有利用NULL字符，企業(yè)員工就不知道確實(shí)沒(méi)有顏色方面的限制，還是員工輸入錯(cuò)誤了。遇到這種情況時(shí)其他部門(mén)員工就需要打電話確認(rèn)。當(dāng)采購(gòu)訂單已經(jīng)打印時(shí)，還需要手工把這個(gè)顏色信息加入進(jìn)去等等。顯然這些操作上的失誤都會(huì)造成后續(xù)工作量的增加。如果審核的時(shí)候不細(xì)致的話，甚至?xí)o企業(yè)帶來(lái)不小的損失。企業(yè)項(xiàng)目上先后逐漸放松監(jiān)督，導(dǎo)致針對(duì)信息化管理軟件所制定的管理制度被拋在一旁，這是企業(yè)信息化項(xiàng)目效果不明顯，甚至走下坡路又一個(gè)重要原因。企業(yè)對(duì)于信息化管理軟件應(yīng)該形成一個(gè)日益完善的監(jiān)督機(jī)制。如果有條件的話，每個(gè)半個(gè)月或者一個(gè)月要對(duì)員工的操作進(jìn)行抽查。如果發(fā)現(xiàn)有員工不按照制度操作的話，則要馬上指正，并給與及時(shí)的處罰。殺雞給猴看，有時(shí)候效果還是很明顯的。
三是后續(xù)流程調(diào)整沒(méi)有在系統(tǒng)中體現(xiàn)出來(lái)，導(dǎo)致系統(tǒng)流程與實(shí)際操作流程存在著一定的差異。企業(yè)某個(gè)信息化管理系統(tǒng)上線后，可能會(huì)需要對(duì)某些流程進(jìn)行調(diào)整。在這個(gè)過(guò)程中，不少企業(yè)把實(shí)際操作流程更改了，但是卻在系統(tǒng)上沒(méi)有進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整。這就過(guò)就是實(shí)際操作流程與系統(tǒng)作業(yè)流程不相符合，甚至有相互沖突的地方。如此的話，企業(yè)員工在系統(tǒng)操作的時(shí)候就會(huì)受到影響，如有些員工在系統(tǒng)操作時(shí)就會(huì)應(yīng)付了事。故此時(shí)信息化管理系統(tǒng)的效果就體現(xiàn)不出來(lái)了。信息化管理系統(tǒng)的作業(yè)流程與企業(yè)規(guī)定的實(shí)際操作流程應(yīng)該一致。當(dāng)軟件上線后，如果企業(yè)實(shí)際流程做了調(diào)整的話，那么最好信息化管理軟件中對(duì)流程也隨之調(diào)整。只有如此，才能夠提高信息化項(xiàng)目的實(shí)用價(jià)值。
四、不注重事先預(yù)防
信息化管理軟件的價(jià)值在于預(yù)防，而在于事后的問(wèn)題追蹤?；蛘哒f(shuō)，只有把預(yù)防措施做好了，防止類似的事故重復(fù)發(fā)生。只有如此，才能夠提高信息化管理軟件的使用效果。但是很多企業(yè)在實(shí)施信息化項(xiàng)目的時(shí)候，沒(méi)有做到這一點(diǎn)。
如果企業(yè)在使用ERP系統(tǒng)的時(shí)候，發(fā)生過(guò)一個(gè)比較嚴(yán)重的事故，即采購(gòu)訂單漏下的事故。其實(shí)這種事情在很多企業(yè)中都會(huì)遇到。由于采購(gòu)訂單是根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃自動(dòng)生成的，而自動(dòng)生成的采購(gòu)訂單到底有多少可能采購(gòu)員自己都不怎么清楚。此時(shí)就可能會(huì)發(fā)生采購(gòu)訂單漏下。如有的采購(gòu)員可能不小心(或者出于惡意報(bào)復(fù)等原因)刪除了其他采購(gòu)員的采購(gòu)訂單，而其他采購(gòu)員并不知情。如此的話，這張被刪除了的采購(gòu)訂單就不能夠正常下給供應(yīng)商，結(jié)果導(dǎo)致無(wú)法生產(chǎn)。企業(yè)以前也經(jīng)常遇到采購(gòu)訂單被誤刪的情況。還好采購(gòu)員不是有意的。發(fā)生誤刪的情況后，采購(gòu)員馬上告知了其他采購(gòu)員并通知了系統(tǒng)管理員。了解了這個(gè)情況后，就馬上采取措施，在系統(tǒng)中進(jìn)行相關(guān)的權(quán)限設(shè)置。讓每個(gè)采購(gòu)員只能夠維護(hù)自己的采購(gòu)訂單。如果采購(gòu)員登陸的帳戶與采購(gòu)訂單的采購(gòu)員不相符的話，采購(gòu)員不能夠?qū)@張采購(gòu)訂單進(jìn)行刪除、更改等操作。通過(guò)這個(gè)措施就可以有效地預(yù)防因?yàn)椴少?gòu)訂單被誤刪等原因而導(dǎo)致采購(gòu)訂單漏下。
導(dǎo)致采購(gòu)訂單漏下的另外一個(gè)重要原因是在系統(tǒng)采購(gòu)訂單中沒(méi)有地方可以表示采購(gòu)訂單已經(jīng)下給供應(yīng)商了。為此嘗試多多種方式。如在采購(gòu)訂單中加入了打印碼，只要采購(gòu)訂單打印則這個(gè)打印碼就會(huì)顯示出來(lái)。但是有時(shí)候采購(gòu)訂單即使打印了，采購(gòu)員也可能會(huì)忘記傳給供應(yīng)商了。故通過(guò)打印碼來(lái)預(yù)防采購(gòu)訂單漏下的問(wèn)題也不是很恰當(dāng)。后來(lái)跟其他企業(yè)的CIO探討了這個(gè)問(wèn)題的解決思路。通過(guò)各方面的“專家”會(huì)診之后，總算取得了一定的效果。即當(dāng)采購(gòu)訂單打印后，需要把采購(gòu)訂單傳真給供應(yīng)商。此時(shí)可以在采購(gòu)訂單上敲一個(gè)已傳真的章。然后采購(gòu)員拿到敲章的采購(gòu)訂單，在系統(tǒng)中找到這張采購(gòu)訂單，并做一個(gè)標(biāo)示表示這張采購(gòu)訂單已經(jīng)下給供應(yīng)商。這雖然會(huì)麻煩一點(diǎn)，但是卻可以有效避免采購(gòu)訂單漏下的情況。另外如果企業(yè)部屬有一個(gè)傳真管理系統(tǒng)的話還有一個(gè)比較好解決方案。即可以把信息化管理系統(tǒng)與傳真管理軟件結(jié)合，把采購(gòu)訂單直接通過(guò)傳真管理軟件傳真給供應(yīng)商。而此時(shí)傳真管理軟件需要向信息化管理系統(tǒng)返回一個(gè)參數(shù)，表示采購(gòu)訂單已經(jīng)傳真給供應(yīng)商了。這種方式不會(huì)額外的增加采購(gòu)員的工作量。只是企業(yè)必須要部屬一個(gè)傳真管理系統(tǒng)。企業(yè)采用的就是這個(gè)處理方案。以后就再也沒(méi)有發(fā)生過(guò)采購(gòu)訂單漏下的問(wèn)題了。
實(shí)施信息化項(xiàng)目一定要注意預(yù)防優(yōu)先。對(duì)于信息化管理使用過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題一定要馬上采取對(duì)策，尋找一個(gè)萬(wàn)無(wú)一失的預(yù)防措施。不能夠讓類似的事故重復(fù)發(fā)生。這也是提高信息化項(xiàng)目使用效果的一個(gè)有效措施。
