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經(jīng)濟(jì)衰退讓那些曾經(jīng)埋頭苦干的公司痛苦不堪。美國(guó)弗里特伍德產(chǎn)業(yè)公司（Fleetwood Enterprises）最近就焦頭爛額，公司的度假活動(dòng)屋和組合式房屋根本就賣(mài)不動(dòng)了。2006年弗里特伍德產(chǎn)業(yè)公司的銷(xiāo)售額是24億美元，現(xiàn)在已經(jīng)暴跌32%，公司一路虧損下來(lái)竟高達(dá)1.19億美元。
從2008年夏天開(kāi)始，弗里特伍德產(chǎn)業(yè)公司就已經(jīng)縮減了自己的產(chǎn)量，但是效果并不明顯，于是它現(xiàn)在力求大幅削減成本。
弗里特伍德產(chǎn)業(yè)公司在2009年2月份申請(qǐng)破產(chǎn)法保護(hù)之前，就已計(jì)劃關(guān)掉自己設(shè)在美國(guó)和墨西哥的27家工廠(chǎng)當(dāng)中的9家，裁掉5700名員工當(dāng)中的760人，公司希望這樣每年能節(jié)省4000萬(wàn)美元的成本。
綜觀(guān)整個(gè)美國(guó)，許多愁容滿(mǎn)面的公司主管都在發(fā)布類(lèi)似弗里特伍德產(chǎn)業(yè)公司的消息，例如辦事機(jī)構(gòu)合并、工廠(chǎng)關(guān)閉、員工削減等等，這么做的目的就是要節(jié)省資金。
然而，人們低估了這種通過(guò)裁員來(lái)減少成本的工作的艱巨性。不是說(shuō)公司新聞稿和解雇通知書(shū)下發(fā)后，就可以馬上源源不斷地節(jié)省費(fèi)用了。要獲得持久的效果可能需要長(zhǎng)達(dá)幾個(gè)月時(shí)間的工作，其中IT人員要付出大量的勞動(dòng)。因?yàn)橛泻芏喾彪s的事務(wù)需要IT人員來(lái)處理，例如要禁止離職員工再訪(fǎng)問(wèn)公司網(wǎng)絡(luò)、重新部署電腦設(shè)備等工作。
Steve Phillips是電子產(chǎn)品經(jīng)銷(xiāo)商安富利公司（Avnet）的CIO，這家公司通過(guò)裁員希望將成本削減1.5億美元。Phillips說(shuō): “工廠(chǎng)關(guān)閉后，IT部門(mén)常常要為還存在的公司辦事機(jī)構(gòu)設(shè)置新的系統(tǒng)，比如構(gòu)建一個(gè)更大容量的數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)，以處理過(guò)去是由那些已經(jīng)關(guān)閉了的工廠(chǎng)處理的事務(wù)?！?/FONT>
但那些在2000年曾經(jīng)捱過(guò)上一次經(jīng)濟(jì)衰退的IT主管們表示，眼下這次經(jīng)濟(jì)衰退非同尋常，帶來(lái)了諸多新的挑戰(zhàn)。
洛克韋爾自動(dòng)化公司于2008年9月裁掉了21600名員工當(dāng)中的600人，如今把成本削減了2.4億美元。公司計(jì)劃從今年10月份開(kāi)始再把成本削減5000萬(wàn)美元到1億美元。公司的CIO Mike Jackson表示，如今，智能電話(huà)和U盤(pán)比比皆是——很難跟蹤它們的下落，往往它們又可能裝有敏感的企業(yè)數(shù)據(jù)。
此外，《薩班斯-奧克斯利法案》也帶來(lái)了一些新的頭痛問(wèn)題。比如在弗里特伍德產(chǎn)業(yè)公司，由于其他部門(mén)致力于整合剩余員工的工作負(fù)荷，IT部門(mén)必須留意新的工作說(shuō)明和業(yè)務(wù)流程是否違反了《薩班斯-奧克斯利法案》在職責(zé)分離方面的規(guī)定。
專(zhuān)業(yè)服務(wù)公司Harvey Nash的技術(shù)解決方案副總裁Anna Frazzetto表示，公司關(guān)閉分支機(jī)構(gòu)、裁減員工時(shí)，IT技術(shù)部門(mén)絕不能成為實(shí)現(xiàn)節(jié)省數(shù)百萬(wàn)美元承諾的障礙。
弗里特伍德產(chǎn)業(yè)公司IT副總裁Larry Smith提醒同行: 應(yīng)當(dāng)明確裁員所涉及IT工作的范圍。企業(yè)高層管理班子如今比過(guò)去更要求用更少的人處理更多的事，這包括IT部門(mén)本身。在IT部門(mén)，預(yù)算已被凍結(jié)或被縮減，裁員減少了處理“潮水般涌來(lái)的工作”的人手，而整個(gè)公司開(kāi)展削減成本的計(jì)劃所帶來(lái)的工作量卻只會(huì)驟然加大。
收拾電腦拆除線(xiàn)纜
雖然聰明的IT主管們知道關(guān)閉工廠(chǎng)、裁員并不是那么簡(jiǎn)單，但只有實(shí)際體會(huì)過(guò)這個(gè)過(guò)程的主管才知道其中的復(fù)雜性和微妙性。CIO應(yīng)當(dāng)把實(shí)際情況怎么樣告訴CEO及同事們。
年收入30億美元的Arch 是美國(guó)最大的煤炭開(kāi)采企業(yè)之一，它為全美國(guó)的電力企業(yè)供應(yīng)燃料。為了一心經(jīng)營(yíng)產(chǎn)能最高的煤礦，Arch如今只能出售一部分煤礦的產(chǎn)權(quán)，或者干脆剝離一部分資產(chǎn)。2007年年中，Arch就把位于西弗吉尼亞州偏僻地區(qū)的一座煤礦以4000萬(wàn)美元的價(jià)格賣(mài)給了阿爾法自然資源公司（Alpha Natural Resources）。
Arch公司CIO Michael Abbene將公司IT部門(mén)的一名人員（連同本地支持承包商的三名人員），從位于圣路易的Arch總部派到西弗吉尼亞州，負(fù)責(zé)把Arch原來(lái)在此地的1臺(tái)服務(wù)器和50臺(tái)個(gè)人電腦與Arch企業(yè)網(wǎng)絡(luò)斷開(kāi)。其中19臺(tái)個(gè)人電腦隨同Arch的員工轉(zhuǎn)移到了新的工作崗位，剩下31臺(tái)電腦作為交易的一部分移交給了買(mǎi)家。
這31臺(tái)機(jī)器上的所有數(shù)據(jù)，在刪除之前轉(zhuǎn)移到了網(wǎng)絡(luò)共享驅(qū)動(dòng)器，然后備份到USB驅(qū)動(dòng)器上。按照Arch律師的指示，某些地質(zhì)信息拷貝到了另一個(gè)便攜式USB驅(qū)動(dòng)器上，交給阿爾法自然資源公司。工作小組為留下來(lái)的所有個(gè)人電腦重新設(shè)置了管理員密碼。Arch還派了一個(gè)工作人員到這座煤礦，負(fù)責(zé)檢查及收拾Arch公司需要保留的紙質(zhì)文檔。由于阿爾法公司技術(shù)能力不強(qiáng)，最終，Arch為阿爾法公司提供IT服務(wù)，比如站點(diǎn)到站點(diǎn)的VPN功能，幫助阿爾法公司構(gòu)建了自己的系統(tǒng)?！皩?duì)方構(gòu)建了一整套與我們?cè)瓉?lái)?yè)碛械幕A(chǔ)架構(gòu)幾乎如出一轍的架構(gòu)?！盇bbene說(shuō)。
Abbene認(rèn)為，出售生產(chǎn)設(shè)施時(shí)，每家公司的CIO應(yīng)當(dāng)認(rèn)真考慮交易給IT帶來(lái)的影響（從設(shè)備和數(shù)據(jù)處置到最后期限），之后才可以碰任何系統(tǒng)。而且，CIO應(yīng)當(dāng)派一名項(xiàng)目經(jīng)理來(lái)負(fù)責(zé)安排工作。
Arch每一次關(guān)閉或轉(zhuǎn)讓煤礦時(shí)，都會(huì)成立了一個(gè)小組，成員可能包括煤礦管理、IT、人力資源、會(huì)計(jì)、財(cái)務(wù)、工資管理、市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)、運(yùn)營(yíng)或采購(gòu)等方面的人員。Abbene說(shuō): “每次關(guān)閉或轉(zhuǎn)讓的情況都不一樣，IT部門(mén)必須明白公司想干什么?！?/FONT>
和Arch轉(zhuǎn)讓煤礦的案例不同，弗里特伍德產(chǎn)業(yè)公司關(guān)閉設(shè)在佐治亞州威拉庫(kù)奇的工廠(chǎng)時(shí)，IT部門(mén)就得拆除基礎(chǔ)架構(gòu)。今年2月，Smith的兩名IT人員在佐治亞州的工廠(chǎng)花了一個(gè)星期時(shí)間，把100臺(tái)電腦裝入箱子、拆除線(xiàn)纜，翻查天花板和布線(xiàn)柜、收集路由器及其他幾個(gè)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備。
Smith盡量減少收拾殘局的IT小組的人員數(shù)量，以便不影響總部的日常IT工作。如果遇到需要盡快完成的重大任務(wù)，他有時(shí)會(huì)讓外包企業(yè)來(lái)幫忙。拆除線(xiàn)纜時(shí)更是如此，因?yàn)檫@項(xiàng)工作難度大、又費(fèi)時(shí)。他說(shuō): “這涉及大量純粹的體力活?！?/FONT>
Smith還會(huì)對(duì)個(gè)人電腦和筆記本電腦進(jìn)行評(píng)估，看看能不能重復(fù)利用或回收。如果機(jī)器配有足夠新的處理器，又能裝上至少2GB內(nèi)存，弗里特伍德產(chǎn)業(yè)公司就會(huì)對(duì)機(jī)器升級(jí)，并利用許可軟件對(duì)機(jī)器重新制作鏡像，然后重新分配給在其他工廠(chǎng)一直使用舊系統(tǒng)的員工。
不過(guò)，有時(shí)關(guān)閉工廠(chǎng)也不是那么簡(jiǎn)單。比方說(shuō)，弗里特伍德產(chǎn)業(yè)公司在得克薩斯州韋科的一家工廠(chǎng)已停止生產(chǎn)活動(dòng)房屋，但是幾名服務(wù)和銷(xiāo)售人員仍留在廠(chǎng)里。整個(gè)工廠(chǎng)的關(guān)閉可能分階段進(jìn)行，比如先把產(chǎn)量減少到50%，然后減少到10%或更少，以便用完剩余的原材料。與此同時(shí)，Smith的IT部門(mén)必須知道員工會(huì)在什么時(shí)候離開(kāi)工廠(chǎng)，然后停止其訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限、維護(hù)整個(gè)系統(tǒng)?！癐T部門(mén)還得搞清楚任何網(wǎng)絡(luò)設(shè)備是不是多余并且可以拿掉，還要檢查網(wǎng)絡(luò)設(shè)計(jì)圖，看看防火墻是不是因使用系統(tǒng)的用戶(hù)減少而需要重新配置?！?/FONT>
在某些時(shí)候，裝配線(xiàn)停止運(yùn)轉(zhuǎn)，那些藍(lán)領(lǐng)工人被解雇了。但行政管理人員會(huì)繼續(xù)工作，只是搬到了另一個(gè)辦事處。這種情況下，為剩下的這個(gè)辦事處提供服務(wù)的數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)可能需要更大容量的線(xiàn)路，以處理調(diào)過(guò)來(lái)的人員生成的額外事務(wù)。
Smith說(shuō): “這聽(tīng)上去很簡(jiǎn)單，但我們需要竭力解決的一大問(wèn)題是，管理層在對(duì)工廠(chǎng)做什么？精簡(jiǎn)員工隊(duì)伍還是關(guān)閉工廠(chǎng)、還是出售？如果出售，所賣(mài)的是什么資產(chǎn)？有沒(méi)有服務(wù)團(tuán)隊(duì)或銷(xiāo)售團(tuán)隊(duì)仍留在那里工作？”他表示，準(zhǔn)確的信息來(lái)自良好的關(guān)系。IT經(jīng)理和項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該多找生產(chǎn)部門(mén)的同事談?wù)劇恐苤辽贁?shù)次，以便了解實(shí)際時(shí)間表與計(jì)劃時(shí)間表。
員工走人但數(shù)據(jù)留下
洛克韋爾公司的CIO Jackson表示，如今技術(shù)觸及的方面比前幾年要多得多，以至于在精簡(jiǎn)時(shí)期理清（就算不是系統(tǒng)性地理清）所有技術(shù)讓IT部門(mén)不堪重負(fù)。
裁員時(shí)，最棘手的工作就是取消被裁同事的訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限。必須禁止他們?cè)L問(wèn)公司網(wǎng)絡(luò)和本地應(yīng)用程序，還要收集、清理及重新部署他們使用的計(jì)算設(shè)備。不但被裁員工情緒沖動(dòng)，而且如果公司處理不當(dāng)，潛在的法律后果也很?chē)?yán)重。如今智能電話(huà)和U盤(pán)非常流行，任何人可以把32GB的數(shù)據(jù)裝到“黑莓”手機(jī)的存儲(chǔ)卡上。收拾桌面系統(tǒng)時(shí)，這些設(shè)備也很容易與員工的私人物品一同塞入到口袋中，這樣公司的專(zhuān)有信息就岌岌可危了。要是收回?cái)?shù)據(jù)和設(shè)備的一套做法有誤，公司就有可能面臨法律問(wèn)題。
Fish & Richardson律師事務(wù)所的律師Stephen Fox熟諳勞動(dòng)用工法，他最近起訴了客戶(hù)的一名前主管，他離開(kāi)了這家公司后馬上就上任競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的類(lèi)似崗位。Fox的客戶(hù)聲稱(chēng)，要是不使用屬于它的商業(yè)機(jī)密信息，這名主管就沒(méi)法開(kāi)展新工作。
原來(lái)，這名主管走人后，不能再訪(fǎng)問(wèn)原公司的網(wǎng)絡(luò)，但I(xiàn)T部門(mén)忘了禁止電子郵件程序把發(fā)給他的郵件轉(zhuǎn)到屬于他個(gè)人設(shè)備的“黑莓”手機(jī)。Fox認(rèn)為，必須迅速、全面地關(guān)閉訪(fǎng)問(wèn)公司數(shù)據(jù)的所有渠道。如果企業(yè)要出庭作證、證明自己確實(shí)采取了措施來(lái)保護(hù)機(jī)密，那么未禁用賬戶(hù)或忘了采取某一步很容易讓企業(yè)自己顯得被動(dòng)。
Jackson表示，洛克韋爾公司對(duì)手機(jī)定有嚴(yán)格政策。他只發(fā)放歸公司所有的“黑莓”手機(jī)，密切跟蹤誰(shuí)有這種手機(jī)。公司數(shù)據(jù)不得存儲(chǔ)在私人手機(jī)上。至于便攜式驅(qū)動(dòng)器，IT部門(mén)和法務(wù)部設(shè)法向員工告知什么東西可以下載到上面。為了解決移動(dòng)U盤(pán)問(wèn)題，人力資源部門(mén)對(duì)離職員工制定了書(shū)面規(guī)定: 企業(yè)數(shù)據(jù)不得帶離公司。
去年秋天洛克韋爾公司解雇大約600人時(shí)，IT部門(mén)設(shè)立了一個(gè)指揮中心，以確保數(shù)據(jù)不被外泄。Jackson表示，人力資源部門(mén)與IT部門(mén)進(jìn)行協(xié)調(diào)，在經(jīng)理發(fā)布解雇消息后的第一時(shí)間內(nèi)禁用離職員工的網(wǎng)絡(luò)訪(fǎng)問(wèn)權(quán)。針對(duì)被解雇的每位員工，IT部門(mén)核對(duì)來(lái)自三個(gè)資產(chǎn)管理系統(tǒng)的報(bào)告，確信歸公司所有的所有手機(jī)、便攜式電腦及其他設(shè)備都還給了公司。他表示，如果公司只用一個(gè)資產(chǎn)管理套件，管理起來(lái)也許會(huì)更順暢。
Frazzetto表示，資產(chǎn)管理系統(tǒng)對(duì)確保IT部門(mén)在收集應(yīng)有的每項(xiàng)資產(chǎn)很重要。她認(rèn)為，設(shè)備本身價(jià)值有限，但里面的資料可能要值錢(qián)得多。
在A(yíng)rch公司，從事重要崗位的離職員工的賬戶(hù)不會(huì)立即被刪除。事實(shí)上，當(dāng)經(jīng)理與該員工坐下來(lái)，告訴對(duì)方被公司解雇時(shí)，IT部門(mén)會(huì)更改他的系統(tǒng)密碼。Abbene表示，這樣一來(lái)，電子郵件不會(huì)退回到發(fā)件人，這樣經(jīng)理以后可以對(duì)收到的郵件進(jìn)行分類(lèi); 需要的話(huà)，指派被裁員工的同事跟進(jìn)工作。監(jiān)管員（通常是離職員工的經(jīng)理或人力資源部門(mén)的人員）負(fù)責(zé)監(jiān)管被認(rèn)為從事“敏感”崗位的個(gè)人如何進(jìn)行收拾，幫助確保他們離開(kāi)時(shí)沒(méi)有帶走便攜式驅(qū)動(dòng)器。Abbene手下的一名員工專(zhuān)門(mén)與人力資源部門(mén)進(jìn)行員工解雇方面的合作，他說(shuō): “大多數(shù)時(shí)候，員工比我更早從人力資源獲得消息?！?安富利公司的CIO Phillips認(rèn)為，謹(jǐn)慎行事很重要，IT部門(mén)在取消離職員工的用戶(hù)訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限時(shí)，應(yīng)當(dāng)別讓其他員工知道此事。這種工作的最后期限很緊迫，以便最大限度地減小干擾?！皬墓竞腿诵曰慕嵌葋?lái)看，最好是速戰(zhàn)速?zèng)Q?！?/FONT>
絕不允許數(shù)據(jù)外泄
由于裁員關(guān)廠(chǎng)，弗里特伍德產(chǎn)業(yè)公司的IT部門(mén)為此忙得團(tuán)團(tuán)轉(zhuǎn)，什么都要干，關(guān)閉工廠(chǎng)、整合辦事處、把少數(shù)員工移到新地方，還要解雇在兩個(gè)國(guó)家的數(shù)百名藍(lán)領(lǐng)和白領(lǐng)員工。
為了應(yīng)付這些事，弗里特伍德公司IT部門(mén)把每個(gè)事件當(dāng)成一個(gè)獨(dú)立的項(xiàng)目，用甲骨文公司的Siebel客戶(hù)關(guān)系管理軟件發(fā)出服務(wù)請(qǐng)求。每個(gè)事件模板都有Smith認(rèn)為很重要的六大類(lèi): 總體時(shí)間表、網(wǎng)絡(luò)硬件、個(gè)人電腦硬件、應(yīng)用程序、安全和《薩班斯-奧克斯利法案》分析。他每周都會(huì)給業(yè)務(wù)部門(mén)經(jīng)理發(fā)去每個(gè)項(xiàng)目的報(bào)告，包括每個(gè)類(lèi)別已完成工作的百分比。
Smith強(qiáng)調(diào)，《薩班斯-奧克斯利法案》讓他頗為頭痛。人員被精簡(jiǎn)，留下來(lái)的員工被分派更多的任務(wù)，有時(shí)這樣做很危險(xiǎn)。例如，應(yīng)付賬款部門(mén)的文員可能接手設(shè)立供應(yīng)商賬戶(hù)的任務(wù)，過(guò)去這項(xiàng)工作由其同事處理，但一人身兼兩職違反了職責(zé)分離規(guī)定。法律規(guī)定，一個(gè)人不得全面控制業(yè)務(wù)流程。
在弗里特伍德產(chǎn)業(yè)公司，由于其他經(jīng)理可能更加專(zhuān)注于整合工作，因此IT部門(mén)留意這些風(fēng)險(xiǎn)。Smith說(shuō): “我告訴從程序設(shè)計(jì)員到業(yè)務(wù)分析員的所有下屬，要提防控制方面的問(wèn)題。如果你看到某個(gè)問(wèn)題，就要及時(shí)匯報(bào)。”
在弗里特伍德產(chǎn)業(yè)公司，一旦人員被更換、工作得到明確，Swith或另外的IT人員就會(huì)詳細(xì)討論相關(guān)的流程和系統(tǒng)，看看有沒(méi)有異常問(wèn)題出現(xiàn)。如果出現(xiàn)異常，有時(shí)略微調(diào)整技術(shù)就能解決問(wèn)題——可能是改變一下事務(wù)的運(yùn)行次序。如果這一招不管用，IT部門(mén)就會(huì)將問(wèn)題反映給業(yè)務(wù)部門(mén)，想想如何改動(dòng)流程。
Jackson在洛克韋爾公司的部門(mén)利用微軟Project和Excel跟蹤整合工作，記錄誰(shuí)在什么時(shí)候完成了每一步: 收集硬件、卸載軟件、清除驅(qū)動(dòng)器，以及重新部署、出售或回收機(jī)器。他說(shuō): “從事這類(lèi)工作的人與我們派去負(fù)責(zé)并購(gòu)的人往往是同一些人，只是他們的工作正好倒過(guò)來(lái)。”
為形勢(shì)好轉(zhuǎn)做準(zhǔn)備
如果精簡(jiǎn)工作按計(jì)劃順利進(jìn)行，就能切實(shí)節(jié)省成本。安富利公司在去年秋天裁員后，多出了不少還能用一段時(shí)間的個(gè)人電腦和筆記本電腦。Phillips說(shuō): “這樣我們2009年第一季度的個(gè)人電腦開(kāi)支就可以大幅減少?！?/FONT>
弗里特伍德產(chǎn)業(yè)公司在危機(jī)之前，每年用于更新個(gè)人電腦的開(kāi)支通常大約為100萬(wàn)美元。Smith表示，由于工廠(chǎng)關(guān)閉和人員裁減騰出了不少電腦，該公司在今后三年的更新開(kāi)支只有這個(gè)數(shù)額的“一小部分”。
另外，Smith期望把一個(gè)關(guān)鍵的生產(chǎn)系統(tǒng)從原來(lái)的VMS軟件平臺(tái)更換成甲骨文公司的JDEdwards和Siebel平臺(tái)。他說(shuō):“進(jìn)行重大更換的最佳時(shí)機(jī)其實(shí)是經(jīng)濟(jì)衰退時(shí)期，這時(shí)候什么生意都很清淡。所以成本比較低，要更換系統(tǒng)的工廠(chǎng)也比較少?！?/FONT>
不過(guò)，即使IT部門(mén)的精簡(jiǎn)工作做得無(wú)懈可擊，也切實(shí)節(jié)省了預(yù)計(jì)的成本，但這可能還不夠。
不過(guò)，Smith依然顯得很樂(lè)觀(guān)。他說(shuō): “我的整個(gè)事業(yè)生涯都是在制造公司度過(guò)的，前后長(zhǎng)達(dá)35年。我之前經(jīng)歷過(guò)幾次嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)衰退。作為IT人員一定要保持樂(lè)觀(guān)、專(zhuān)注。這時(shí)可以證明自己確實(shí)有沒(méi)有能力來(lái)應(yīng)對(duì)挑戰(zhàn)。只要你沒(méi)有掉入經(jīng)濟(jì)衰退這個(gè)黑洞，就能學(xué)到很多東西?！?/FONT>
