良好的項(xiàng)目管理機(jī)制，對各種資源的合理應(yīng)用是CIO破解多項(xiàng)目管理難題的方法。
你看過雜技表演“拋球”嗎？雜技演員兩只手同時拋轉(zhuǎn)四五只皮球。不僅如此，在拋球的同時，他還能夠分出精力來完成其他高難動作。其實(shí)，只要加以訓(xùn)練，普通人玩轉(zhuǎn)三四只球也并非不可能。如果把這些皮球視作一個個項(xiàng)目，那么首席信息官(CIO)也需要掌握類似技巧來管理好多個項(xiàng)目的實(shí)施，否則，手頭的項(xiàng)目就會像這些皮球一樣掉落在地。
不久前，復(fù)興醫(yī)藥集團(tuán)信息中心總監(jiān)周永義，向本刊記者提起他在項(xiàng)目管理中遇到的一些困惑。
在周永義所在的公司，隨著集團(tuán)業(yè)務(wù)升級和集團(tuán)化管理的加強(qiáng)，一批集團(tuán)級IT項(xiàng)目正在進(jìn)行規(guī)劃和實(shí)施。同時，按照集團(tuán)“統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一管理”的IT管理策略，分公司和控股公司的IT項(xiàng)目正納入集團(tuán)信息中心進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃和管理。
從過去單個辦公自動化(OA)項(xiàng)目的管理，到企業(yè)資源計(jì)劃(ERP)系統(tǒng)、客戶關(guān)系管理(CRM)系統(tǒng)、決策支持等多項(xiàng)目的管理，再發(fā)展到全集團(tuán)范圍各種IT項(xiàng)目的統(tǒng)一管理，周永義開始遇到自身發(fā)展的一道坎。
不僅僅是周永義，多項(xiàng)目管理在大型企業(yè)的CIO眼里始終是一道難題?！霸S多CIO的工作有時就像一場無休止的摔跤比賽中的裁判。”上海期貨交易所首席計(jì)算機(jī)專家兼技術(shù)管理委員會主席李大鵬博士談到，CIO們常常抱怨各個項(xiàng)目經(jīng)理之間缺乏合作、互相指責(zé)。而公司中有太多正在進(jìn)行的項(xiàng)目，許多項(xiàng)目都沒能按時完成。同時，CIO也要應(yīng)付來自首席執(zhí)行官(CEO)的壓力，CEO們把公司戰(zhàn)略計(jì)劃以新項(xiàng)目的形式在組織中實(shí)施時，常常會忽略IT組織的資源是否足以應(yīng)對這些新任務(wù)。
沒有良好的多項(xiàng)目管理體制，還使得項(xiàng)目的價值無法得到衡量。朱永明是上海黃金搭檔生物科技有限公司財務(wù)部部長助理，同時兼任IT項(xiàng)目的總協(xié)調(diào)人，他在反思過去幾年中所執(zhí)行的項(xiàng)目時十分傷心。“哪怕用最低的利率把這筆錢存到銀行中，我們至少還能收回投資并賺些錢，”他評論道，“我們的IT經(jīng)理們總是被動地上新項(xiàng)目、進(jìn)行新投資，但公司并沒有得到回報。”
不僅僅是中國，在西方，由于缺少項(xiàng)目管理體制和方法，項(xiàng)目的成功率也非常低。據(jù)分析機(jī)構(gòu)美國Standish集團(tuán)1999年的調(diào)查結(jié)果顯示，“財富500強(qiáng)”中的公司實(shí)施的IT項(xiàng)目只有26%完全成功。2004年的調(diào)查也顯示，超過7成軟件項(xiàng)目達(dá)不到預(yù)期效益。從這些數(shù)字可以想象得出提高項(xiàng)目成功率，確實(shí)是關(guān)鍵而又艱巨的任務(wù)。
多項(xiàng)目管理今后將是一個常態(tài)。越來越多的企業(yè)在同一時間內(nèi)必須執(zhí)行越來越多的項(xiàng)目，比如惠普公司(HP)每年有3,000個左右的項(xiàng)目、摩托羅拉公司(Motorola)也有約2,500多個項(xiàng)目。那么，究竟應(yīng)該采取什么樣的多項(xiàng)目管理流程、機(jī)制和方法呢？現(xiàn)有按照規(guī)劃、軟件開發(fā)、運(yùn)營維護(hù)等職能劃分的IT部門，在面對多項(xiàng)目管理時，如何協(xié)調(diào)不同部門間在多項(xiàng)目參與中的人員、資源和資金的分配呢？有沒有項(xiàng)目組合管理的最佳實(shí)踐等等都是CIO們需要越來越重視和學(xué)習(xí)的問題。建立良好的管理機(jī)制
探索多項(xiàng)目的管理是CIO職業(yè)生涯中的一條漫漫長路，建立一個良好的管理機(jī)制是第一步。程明是一名“海歸“，他在擔(dān)任太平洋保險集團(tuán)(下稱太保集團(tuán))的信息總監(jiān)后，針對集團(tuán)的特點(diǎn)，引入了項(xiàng)目管理委員會的機(jī)制。這個機(jī)構(gòu)能全程監(jiān)視所有正在進(jìn)行的業(yè)務(wù)項(xiàng)目(工作內(nèi)容包括從企業(yè)出現(xiàn)問題，到項(xiàng)目實(shí)施后進(jìn)行檢查)，因?yàn)樗械臉I(yè)務(wù)項(xiàng)目都需要有序的管理，而且由于金融行業(yè)的特性，幾乎所有公司的業(yè)務(wù)項(xiàng)目都有技術(shù)成分。項(xiàng)目管理委員會的作用是給出所有項(xiàng)目的全貌描述(從計(jì)劃、實(shí)施到收尾階段)，同時每月及時更新諸多項(xiàng)目的進(jìn)展?fàn)顩r。
此外，項(xiàng)目管理委員會定期向IT管理部門、執(zhí)行委員會、董事會匯報項(xiàng)目進(jìn)展，報告會列出每個項(xiàng)目的簡短描述、日程安排、項(xiàng)目進(jìn)行階段以及針對項(xiàng)目狀況的意見。每個項(xiàng)目旁邊都有一個紅色、黃色或者綠色的標(biāo)記表明項(xiàng)目處于中斷、在預(yù)算階段還是進(jìn)行狀態(tài)。這一報告也會在太保集團(tuán)的內(nèi)部局域網(wǎng)上貼出，這樣所有員工都能了解某個項(xiàng)目的進(jìn)展?fàn)顩r。
項(xiàng)目管理委員會有著明確的工作流程。在一個項(xiàng)目獲得批準(zhǔn)之前，它必須要有部門負(fù)責(zé)人的支持。只有這樣它才能進(jìn)入初審。在這里，項(xiàng)目發(fā)起人向委員會陳述這個想法，然后委員會成員舉手表決。如果項(xiàng)目獲得批準(zhǔn)，這項(xiàng)提案就會繼續(xù)到下一個層級——中審階段。
在中審階段，如果獲得可預(yù)見收益的成本過高，無論想法多么美妙也都無濟(jì)于事，因此發(fā)起人要陳述詳細(xì)的成本收益分析。如果項(xiàng)目通過了中審，它將進(jìn)入到第三個階段，或者叫詳細(xì)商業(yè)計(jì)劃階段。只有非常復(fù)雜，而又必須得到管理層同意的項(xiàng)目才會進(jìn)入終審階段。通過這個工作流程，每個人都可以看到項(xiàng)目如何被放到優(yōu)先位置上并得到批準(zhǔn)。太保集團(tuán)也能預(yù)計(jì)項(xiàng)目收益，并評估它們?nèi)绾问蛊髽I(yè)變得更為主動。
良好的管理機(jī)制離不開人的因素。CIO在組織實(shí)施多個項(xiàng)目時，各個項(xiàng)目的項(xiàng)目經(jīng)理的支持和能力也影響重大。李大鵬認(rèn)為：“好的項(xiàng)目經(jīng)理選擇對的項(xiàng)目。 ”也就是說，項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目之間是個雙向的關(guān)系，好的項(xiàng)目經(jīng)理在項(xiàng)目開始前，也會幫助CIO對項(xiàng)目進(jìn)行分析，判斷項(xiàng)目是否正確，是否可以執(zhí)行完成?！捌髽I(yè)首先要選擇正確的項(xiàng)目才能成功執(zhí)行。只有這樣，項(xiàng)目才能為公司創(chuàng)造價值?！?李大鵬說。
良好的管理機(jī)制還需要保證業(yè)務(wù)部門的廣泛參與。為了做到真正有效，IT項(xiàng)目的投資決策必須既有廣度也有深度。在太保集團(tuán)，程明盡量不將IT所做的事稱為“IT項(xiàng)目”，“這是因?yàn)槲覀儼l(fā)現(xiàn)，投資是被視為屬于IT項(xiàng)目，還是被視為屬于IT支持的業(yè)務(wù)項(xiàng)目，這兩者確實(shí)會帶來很大的不同?！?
因此，在太保集團(tuán)所說的“業(yè)務(wù)項(xiàng)目”里，IT是一個主要而且常常是關(guān)鍵的組成部分。只有基礎(chǔ)設(shè)施方面的投資，太保集團(tuán)的IT部門才稱之為“IT項(xiàng)目”。通過這種把關(guān)注點(diǎn)從技術(shù)決策，轉(zhuǎn)移到關(guān)于如何利用技術(shù)的業(yè)務(wù)決策的策略，太保集團(tuán)的IT項(xiàng)目才得到了各個業(yè)務(wù)部門意見領(lǐng)袖的廣泛參與。CIO自身的挑戰(zhàn)
除了良好的管理機(jī)制外，CIO自身管理能力的提高也是多項(xiàng)目管理成功的關(guān)鍵。在項(xiàng)目管理中，CIO首先要進(jìn)行合理的時間管理。上海百事可樂飲料有限公司(下稱百事可樂)資訊技術(shù)總監(jiān)臧宏鳴認(rèn)為：你需要快速地確定你要做什么和你有多少時間。首先看一看你實(shí)際可以在每一個項(xiàng)目上花費(fèi)多少時間是十分必要的。他說：“這個估計(jì)數(shù)字不必要十分精確，只要可以讓你和項(xiàng)目主管參考討論就可以?！?
確定時間后，接下來就是要考慮項(xiàng)目的優(yōu)先權(quán)力。臧宏鳴表示：當(dāng)你面對多個項(xiàng)目時，決定你要做什么和以什么順序去做是很重要的。僅僅簡單地選一個你喜歡的項(xiàng)目并只關(guān)注于這一個項(xiàng)目是沒有用的。這里需要仔細(xì)分析來確保每一個項(xiàng)目都達(dá)到公司的戰(zhàn)略目標(biāo)。
對優(yōu)先權(quán)利概念的理解還有助于CIO應(yīng)付項(xiàng)目進(jìn)行中的工程變更。在百事可樂，以CIO為主的委員會會審理所有項(xiàng)目工程的變更請求，并根據(jù)變更將會對企業(yè)造成的影響進(jìn)行優(yōu)先級排序。以往，IT部門每年都會陷入數(shù)百個變更請求之中，而且大家看不到所有請求得到及時處理的希望?，F(xiàn)在，百事可樂會讓所有調(diào)整請求的發(fā)出者重新提交超過一年的請求。因?yàn)橛辛藘?yōu)先權(quán)利的概念，CIO就能看到什么是最緊迫的，哪些請求有所重復(fù)，以及哪些請求將會被圍繞它的其他請求所代替。
此后，就要將工作任務(wù)排序。因?yàn)樵S多時候，項(xiàng)目都是交叉并列進(jìn)行的，因此CIO要確保每一個項(xiàng)目的任務(wù)都被恰當(dāng)并且合理地排序?！拔乙娺^許多項(xiàng)目經(jīng)理在項(xiàng)目與項(xiàng)目之間跑來跑去，到處抓救命稻草。將每一個項(xiàng)目明確地細(xì)分為可以管理的工作任務(wù)并將其正確地排序，這是十分必要的?！标昂犋Q表示。
如何將工作任務(wù)合理排序呢？上海證券交易所信息網(wǎng)絡(luò)有限公司CIO云大江的經(jīng)驗(yàn)是，CIO可以創(chuàng)建一個多個項(xiàng)目的核對表，它可以幫助CIO來有效地獲取并匯報所有項(xiàng)目的工作情況。
對多項(xiàng)目需求的良好管理同時帶來了合理清晰的工作流程。
據(jù)程明回憶，以前的項(xiàng)目經(jīng)理普遍存在“三拍”現(xiàn)象，即項(xiàng)目來了拍胸脯；有了困難拍桌子；出了問題拍票子。這種現(xiàn)象的根本原因是項(xiàng)目管理人員對整個項(xiàng)目的工作量不是很清楚，對可能存在的問題預(yù)見性不強(qiáng)。而引入了良好的項(xiàng)目需求管理機(jī)制和工作方法后，項(xiàng)目管理人員可以明確工作任務(wù)和時間要求，增強(qiáng)工作的計(jì)劃性，提高項(xiàng)目運(yùn)作的效率，同時減輕管理人員的負(fù)擔(dān)。程明對此深有感觸：原來全公司300多人只承擔(dān)10多個項(xiàng)目任務(wù)還力不從心，現(xiàn)在精簡后的100人承擔(dān)40個項(xiàng)目卻仍然游刃有余。
