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其實(shí)，項(xiàng)目管理也沒(méi)有CIO們想的這么復(fù)雜，他也只是一個(gè)個(gè)小的任務(wù)組成的一個(gè)大的項(xiàng)目工程。若按部就班的做好每個(gè)小任務(wù)、小工作，則整個(gè)項(xiàng)目也就會(huì)水到渠成，順利完工了。現(xiàn)在的問(wèn)題是，CIO要學(xué)會(huì)對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行分解，像讀書(shū)時(shí)因式分解一樣，分解成一個(gè)個(gè)不再能分解的任務(wù)，然后一一去解決他，那信息化項(xiàng)目成功離你就不遠(yuǎn)了。
如企業(yè)現(xiàn)在要上一個(gè)CRM項(xiàng)目，那作為這個(gè)企業(yè)的CIO，面對(duì)這么大的一個(gè)項(xiàng)目，若想一口把他吞下，明顯是不可能的。CIO就要想，我該如何把他割成一塊塊的，達(dá)到自己可以消化的地步呢?
一、 先要清楚，信息化項(xiàng)目實(shí)施的環(huán)節(jié)。
首先，CIO要通過(guò)各種渠道，如網(wǎng)上收集資料、向同行打聽(tīng)、向過(guò)來(lái)人請(qǐng)教等等，利用一切可以利用的關(guān)系，去了解CRM項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的各個(gè)環(huán)節(jié)。
如通過(guò)CIO的努力，CIO知道了CRM項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，主要包括項(xiàng)目規(guī)劃、需求調(diào)研、軟件選型、流程重組、軟件培訓(xùn)、模擬運(yùn)行、項(xiàng)目上線、持續(xù)完善等階段。
這就是對(duì)于CRM項(xiàng)目的第一次分解。在這分解的過(guò)程中，一是要注意全面，要羅列信息化項(xiàng)目的各個(gè)環(huán)節(jié)，而不要因?yàn)槟硞€(gè)環(huán)節(jié)不重要或者怕麻煩，而漏掉某個(gè)環(huán)節(jié);若是如此，在后續(xù)項(xiàng)目的過(guò)程中，很可能漏掉某些工作，而給項(xiàng)目造成阻礙。二是要注意項(xiàng)目的各個(gè)環(huán)節(jié)之間，有先后的順序，不要搞亂;如流程重組環(huán)節(jié)就在軟件培訓(xùn)環(huán)節(jié)之前，若先對(duì)軟件進(jìn)行培訓(xùn)，再進(jìn)行流程重組的話，則對(duì)于新確定的流程則又要進(jìn)行培訓(xùn)，所以，要注意各個(gè)環(huán)節(jié)之間前后的順序，不要搞混。
但是，這些還是條條框框，對(duì)工作缺乏實(shí)際的知道意義。CIO還需要對(duì)此進(jìn)行第二層次的分解。
二、 對(duì)于每個(gè)環(huán)節(jié)繼續(xù)進(jìn)行第二次、第三次分解。
經(jīng)過(guò)第一次分解后，雖然范圍小了不少，但是，CIO仍然不能整個(gè)消化。如CIO面對(duì)項(xiàng)目規(guī)劃這個(gè)環(huán)節(jié)，可能還不是很清楚，在這個(gè)環(huán)節(jié)中該做些什么工作，該考慮哪些內(nèi)容。為此，CIO仍然需要，使出渾身解數(shù)，繼續(xù)對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行分解。
如在CRM軟件項(xiàng)目規(guī)劃這個(gè)環(huán)節(jié)中，CIO就要把項(xiàng)目規(guī)劃分解成項(xiàng)目的范圍、項(xiàng)目的周期、項(xiàng)目成本預(yù)算、如何跟企業(yè)未來(lái)信息化發(fā)展戰(zhàn)略結(jié)合(即考慮軟件整和問(wèn)題)、項(xiàng)目的參與者等問(wèn)題。經(jīng)過(guò)如此的分解，則CIO對(duì)于項(xiàng)目規(guī)劃就心中有數(shù)了。
在最后幾次的分解過(guò)程中，要注意以下幾點(diǎn)：
1、 要把任務(wù)分解的盡量的細(xì)，最好一個(gè)人可以完工。
CIO分解任務(wù)的目的是什么，還不是要把這一項(xiàng)項(xiàng)任務(wù)分配給人去做。若CIO任務(wù)分解的不夠細(xì)，一項(xiàng)任務(wù)仍然要多個(gè)人才能完成或者要一段相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)間才能完成的話，則這個(gè)任務(wù)分解的工作是失敗的，這個(gè)任務(wù)還可以進(jìn)一步細(xì)分。
任務(wù)細(xì)分的標(biāo)準(zhǔn)，一般是兩個(gè)，一是最好能夠分解到一個(gè)人就可以完成，二是在短時(shí)間內(nèi)，如一個(gè)工作日或者一個(gè)星期就可以完成的任務(wù)。如此，無(wú)論對(duì)于下面人員完成任務(wù)，還是對(duì)于CIO任務(wù)的追蹤等方面，都是非常有幫助的。
2、 要考慮各個(gè)任務(wù)之前的約束性。
各個(gè)任務(wù)之間，可能跟各個(gè)環(huán)節(jié)之間類似，存在前后的順序性，某個(gè)任務(wù)未完成之前，其他任務(wù)很難準(zhǔn)確的完成。如項(xiàng)目范圍或者項(xiàng)目周期無(wú)法準(zhǔn)確測(cè)定的話，則項(xiàng)目的成本則無(wú)法估算。因?yàn)轫?xiàng)目范圍的大小與項(xiàng)目周期的長(zhǎng)短直接跟項(xiàng)目成本有關(guān)。
三、 對(duì)于各個(gè)環(huán)節(jié)或者任務(wù)，都要設(shè)立成功的標(biāo)志。
某個(gè)環(huán)節(jié)或者某個(gè)任務(wù)如何才能算是成功完成了呢?CIO要為此設(shè)立評(píng)判的標(biāo)準(zhǔn)，而不能靠主觀的去判斷，要進(jìn)行量化。如對(duì)于項(xiàng)目成本預(yù)算這個(gè)任務(wù)，不能說(shuō)只得出一個(gè)總額就可以了，說(shuō)CRM項(xiàng)目要50萬(wàn)，這是不行的。CIO應(yīng)該設(shè)立具體的標(biāo)準(zhǔn)，如項(xiàng)目成本預(yù)算不能只有一個(gè)總額，而要有具體的明細(xì)，如項(xiàng)目的軟件成本、項(xiàng)目的培訓(xùn)成本、項(xiàng)目的人力成本、項(xiàng)目的時(shí)間成本、項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)成本、項(xiàng)目的硬件成本等等，要根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況測(cè)算出這些細(xì)化的成本，則在項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程中，才可以依據(jù)此進(jìn)行追蹤。不如此做的話，項(xiàng)目成本還只是紙上的一個(gè)數(shù)據(jù)，缺乏實(shí)際追蹤、控制的作用。
從這些工作，也可以看出，CIO在企業(yè)中，已經(jīng)不再是一個(gè)技術(shù)員的角色，CIO要努力去學(xué)習(xí)一些更多的管理知識(shí)與管理技巧，否則的話，你沒(méi)有這個(gè)實(shí)力做這個(gè)位置，下面的員工的很可能會(huì)造反，逼你下臺(tái)。
四、 分解任務(wù)后，要添加時(shí)間約束。
為什么有些企業(yè)的信息化項(xiàng)目會(huì)拖的比較長(zhǎng)，甚至要幾年才能完成，而有的企業(yè)則短短幾個(gè)月就可以順利竣工，排除項(xiàng)目規(guī)模等因素的考慮，其中一個(gè)非常重要的原因，就是對(duì)于項(xiàng)目的相關(guān)任務(wù)沒(méi)有時(shí)間約束，只要他們按質(zhì)按量的做好即可，但是，沒(méi)有強(qiáng)調(diào)按期。如此，用戶若遇到一些小挫折，就會(huì)拖延，而不是想法設(shè)法的在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成，這就導(dǎo)致了項(xiàng)目不斷的推延下去，只到CIO發(fā)威了，用戶才會(huì)花心思去解決他。其實(shí)，很多問(wèn)題只要用戶稍微花點(diǎn)時(shí)間，動(dòng)點(diǎn)腦子，就可以在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成了。但是，既然上面沒(méi)有時(shí)間約束，用戶就會(huì)偷懶，他們會(huì)認(rèn)為，反正這項(xiàng)目工作都是我做，早做晚做不是一樣，先把簡(jiǎn)單的工作做好再說(shuō)。也就是說(shuō)，他們處理的工作先后的順序永遠(yuǎn)都是以簡(jiǎn)單為標(biāo)準(zhǔn)，而不考慮工作的重要性與緊迫性。
為此，CIO在分解任務(wù)時(shí)，要給任務(wù)指定具體的完工時(shí)間，特別是對(duì)于一些關(guān)鍵性的時(shí)間或者最底層的任務(wù)，設(shè)立一個(gè)完工期限，要求用戶無(wú)論如何，必須在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成，并讓用戶明白，若在規(guī)定時(shí)間內(nèi)沒(méi)有完成的話，會(huì)影響別人的工作，要讓他們感覺(jué)到，若沒(méi)有在規(guī)定時(shí)間內(nèi)上交完工報(bào)告的話，CIO的你會(huì)很生氣，后果會(huì)很嚴(yán)重。
如此，位每個(gè)任務(wù)都設(shè)立一個(gè)完工期限，則可以在一定程度上保障項(xiàng)目按時(shí)完成。而且，當(dāng)用戶遇到困難，無(wú)法按時(shí)完成某個(gè)任務(wù)時(shí)，也會(huì)及時(shí)匯報(bào)，如此，你也就可以幫助用戶，分解問(wèn)題、解決問(wèn)題，則整個(gè)項(xiàng)目也不會(huì)因?yàn)檫@個(gè)小問(wèn)題沒(méi)解決而影響項(xiàng)目的周期。
當(dāng)然時(shí)間約束，還是要一定的管理制度配合，CIO應(yīng)該跟行政人員一起，建立一個(gè)與之配套的管理制度，從制度上保障項(xiàng)目能夠按時(shí)的完成。
五、 任務(wù)分解后，分配任務(wù)時(shí)，要跟員工進(jìn)行充分溝通。
很多CIO在分配任務(wù)時(shí)，就簡(jiǎn)單的發(fā)了一份郵件給用戶即可。他們簡(jiǎn)單的認(rèn)為，自己能夠了解的內(nèi)容別人也是按如此了解的。其實(shí)，這是CIO一相情愿的想法。由于工作經(jīng)驗(yàn)、出身背景等的不同，同一段文字在不同的人看來(lái)，往往有不同的想法。
所以，CIO在分配任務(wù)時(shí)，不能只發(fā)一封郵件或者只打一個(gè)通知了事，而是在每分配任務(wù)給員工時(shí)，都要進(jìn)行溝通，讓用戶復(fù)述一下任務(wù)的相關(guān)內(nèi)容，如任務(wù)的性質(zhì)、重點(diǎn)等，看看跟CIO自己的本意是否相符合，若有差異，則要及時(shí)的進(jìn)行指正。若等到員工任務(wù)完成了，才發(fā)現(xiàn)其當(dāng)初的認(rèn)識(shí)跟CIO的認(rèn)識(shí)有比較大的差異，再回去重做時(shí)，損失就比較大了。
學(xué)會(huì)對(duì)信息化項(xiàng)目進(jìn)行任務(wù)分解，這對(duì)于企業(yè)CIO管理信息化項(xiàng)目是非常有幫助的。CIO在鉆研技術(shù)的同時(shí)，也要抽點(diǎn)時(shí)間，來(lái)研究一下這方面的內(nèi)容，相信，對(duì)于他們以后項(xiàng)目管理肯定是非常有幫助的。
