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對(duì)于CIO來(lái)說(shuō)，IT預(yù)算像是一個(gè)魔方，能玩的人很多，但真正能玩好的人少之又少。
與業(yè)務(wù)緊密掛鉤
貝塔斯曼直接集團(tuán)前信息總監(jiān)江瑋坐在他的辦公室里，狡黠地看了記者一眼，“我先給你說(shuō)個(gè)故事，”他說(shuō)，“北方有一家搞物流分揀的公司，最近上了一個(gè)IT項(xiàng)目，非常先進(jìn)，也花了昂貴的資金，上線之后領(lǐng)導(dǎo)極其滿意，原來(lái)要1個(gè)月干的活，現(xiàn)在1天就干完了。你覺(jué)得好嗎?”
江瑋頓了頓，攤開(kāi)雙手給出了答案，“我認(rèn)為其實(shí)很不好!”他說(shuō)，“你可以想一想，這樣一家分揀中心，它的效率提高了30倍，這聽(tīng)上去很吸引人。但它的業(yè)務(wù)什么時(shí)候能成長(zhǎng)30倍呢?他們的這筆昂貴投入什么時(shí)候能收回成本呢?”這位在多個(gè)行業(yè)呆過(guò)的資深CIO認(rèn)為，CIO做預(yù)算規(guī)劃時(shí)，眼光要穿透預(yù)算表上的數(shù)據(jù)，把視線落在投資回報(bào)率(ROI)上。
不過(guò)，江瑋的觀點(diǎn)目前還只屬于少數(shù)派。不計(jì)算IT投資回報(bào)率是CIO做預(yù)算時(shí)的一個(gè)普遍現(xiàn)象。不僅是中國(guó)，即使在美國(guó)也同樣如此。ZD 媒體集團(tuán)(Ziff Davis Media Inc.)《CIO Insight》雜志兩年前做的一個(gè)市場(chǎng)調(diào)查顯示：73%的CIO在項(xiàng)目實(shí)施前不計(jì)算ROI，而幾乎所有公司在項(xiàng)目實(shí)施后都不計(jì)算ROI。
另一調(diào)查結(jié)果也令人吃驚。最近，美國(guó)信息技術(shù)和組織研究中心調(diào)查100多家美國(guó)公司后發(fā)現(xiàn)，IT回報(bào)最好和最差公司的IT支出其實(shí)很接近。這說(shuō)明不在于到底在信息系統(tǒng)上花了多少錢(qián)，而是如何把它們同業(yè)務(wù)掛起鉤來(lái)。
不體現(xiàn)投資回報(bào)率的IT預(yù)算規(guī)劃很可能會(huì)帶來(lái)嚴(yán)重的后果。復(fù)星高科技集團(tuán)(下稱“復(fù)星集團(tuán)”)信息中心總監(jiān)周永義談到：“這個(gè)后果就是為什么在許多企業(yè)中， CIO發(fā)現(xiàn)他們經(jīng)常陷入一個(gè)令人苦惱的、耗費(fèi)時(shí)間的、沒(méi)有盡頭的削減預(yù)算，再削減預(yù)算的怪圈?！?/FONT>
周永義分析，CIO在做預(yù)算時(shí)，往往過(guò)分強(qiáng)調(diào)帶寬的增加，系統(tǒng)速度的提升。但老板關(guān)心的是信息系統(tǒng)對(duì)業(yè)務(wù)能帶來(lái)多大的幫助。因此，一到企業(yè)資金面偏緊時(shí)，不體現(xiàn)業(yè)務(wù)回報(bào)率的IT預(yù)算就成了首席執(zhí)行官(CEO)和首席財(cái)務(wù)官(CFO)首先削減的對(duì)象。
那么，CIO在做IT預(yù)算時(shí)如何讓老板清晰地看到IT項(xiàng)目在業(yè)務(wù)上的投資回報(bào)率呢?太平洋保險(xiǎn)集團(tuán)信息總監(jiān)程明的經(jīng)驗(yàn)是，讓業(yè)務(wù)部門(mén)來(lái)提出需求。太平洋保險(xiǎn)集團(tuán)是中國(guó)最大的保險(xiǎn)公司，也是一家?guī)в絮r明的國(guó)企烙印的公司。作為一名“海歸派”，程明上任后給太平洋保險(xiǎn)集團(tuán)帶來(lái)了一個(gè)顯著的變化：集團(tuán)的IT預(yù)算規(guī)劃從原先以技術(shù)為導(dǎo)向轉(zhuǎn)變?yōu)橐詷I(yè)務(wù)為導(dǎo)向。
“我會(huì)讓業(yè)務(wù)部門(mén)先把需求提出來(lái)?！?程明說(shuō)，隨后IT部門(mén)再用技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)，最后還請(qǐng)業(yè)務(wù)部門(mén)來(lái)評(píng)估。程明認(rèn)為，大家在這種對(duì)稱性思維中，沖突就會(huì)非常小，預(yù)算被CEO削減的概率也會(huì)非常低。
緊隨業(yè)務(wù)發(fā)展的需要確定預(yù)算中項(xiàng)目的優(yōu)先次序，這也是將IT預(yù)算同投資回報(bào)率掛鉤的重要一環(huán)。江南造船廠信息技術(shù)部副部長(zhǎng)鄭東標(biāo)在這方面深有感觸。他認(rèn)為， CIO經(jīng)常對(duì)區(qū)分工作的優(yōu)先次序的重要性缺乏理解。在決定哪些項(xiàng)目應(yīng)該被推進(jìn)，而哪些項(xiàng)目應(yīng)該被重新評(píng)估的時(shí)候，往往會(huì)從技術(shù)角度出發(fā)，這樣容易造成顧此失彼的現(xiàn)象。而從業(yè)務(wù)發(fā)展需要的角度出發(fā)，來(lái)安排預(yù)算中項(xiàng)目的優(yōu)先次序時(shí)，一切就會(huì)變得順利而且有效率了。
管理隱性成本
對(duì)大多數(shù)企業(yè)來(lái)說(shuō)，IT預(yù)算往往會(huì)分成兩大部分：一部分是IT部門(mén)日常運(yùn)營(yíng)和維護(hù)所需要的預(yù)算，另一部分是IT項(xiàng)目預(yù)算。對(duì)于CIO來(lái)說(shuō)，前一部分不難應(yīng)付，后一部分則體現(xiàn)了CIO的水平和管理藝術(shù)，因?yàn)槠渲袝?huì)產(chǎn)生很多不確定的隱性成本。
面對(duì)IT項(xiàng)目預(yù)算時(shí)，CIO往往會(huì)有非常深刻的體會(huì)——計(jì)劃總是趕不上變化，項(xiàng)目一旦展開(kāi)，各項(xiàng)預(yù)算外支出紛至沓來(lái)，造成預(yù)算嚴(yán)重超支。在實(shí)際工作中，這種超支往往讓老板不勝其煩。許多經(jīng)驗(yàn)不足的CIO在這時(shí)候就處于尷尬境地，不知道如何處理。上海某家大型食品百貨公司的IT負(fù)責(zé)人在接受采訪時(shí)坦言：“和你說(shuō)實(shí)話，我們都沒(méi)有料到這個(gè)項(xiàng)目會(huì)有這么多節(jié)外生枝的支出，這個(gè)財(cái)年才過(guò)了一半，但我們的錢(qián)已經(jīng)花完了?！?/FONT>
江瑋分析，一個(gè)項(xiàng)目超出預(yù)算，往往是因?yàn)閷?duì)項(xiàng)目的范圍控制不好的緣故，比如計(jì)劃中項(xiàng)目支持100個(gè)用戶，但在實(shí)際實(shí)施中，用戶超出了100個(gè)。
那么對(duì)于后一類項(xiàng)目如何規(guī)劃預(yù)算呢?首先，經(jīng)驗(yàn)起到很大的作用。江瑋認(rèn)為，好的CIO會(huì)結(jié)合公司的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展戰(zhàn)略來(lái)制訂階段性的IT預(yù)算計(jì)劃，對(duì)于什么時(shí)候做什么事情胸有成竹，并且能憑經(jīng)驗(yàn)預(yù)先感知到各類突發(fā)性的需求，給予支持。
其次，一定要用結(jié)構(gòu)化或模塊化的方式來(lái)規(guī)劃項(xiàng)目。江瑋分析，大多數(shù)項(xiàng)目范圍控制不好的原因是因?yàn)閼?yīng)用系統(tǒng)沒(méi)有結(jié)構(gòu)化。
項(xiàng)目超出預(yù)算除了范圍控制不好之外，另一個(gè)因素是對(duì)業(yè)務(wù)需求分析不清楚。江瑋分析：“需求分析體現(xiàn)在時(shí)間上。如果一個(gè)項(xiàng)目一共需7個(gè)月，但I(xiàn)T人員只花1個(gè)月做需求分析，肯定失敗?！彼ㄗh，在正常情況下，CIO要用項(xiàng)目總時(shí)間的一半做需求分析。時(shí)間分配不好，所有的開(kāi)支都可能要超支。
需求分析另一個(gè)重要的作用就是考察公司做項(xiàng)目的實(shí)力。復(fù)星集團(tuán)是一家產(chǎn)業(yè)多元化的集團(tuán)，旗下各公司信息化水平良莠不齊。因此，作為集團(tuán)層面的CIO，周永義最重要的事情就是要下去做調(diào)研，搞清楚各個(gè)公司的信息化做到什么程度。
周永義舉了個(gè)例子，復(fù)星集團(tuán)旗下有一家醫(yī)藥方面的企業(yè)，2004年它在報(bào)項(xiàng)目預(yù)算時(shí)提出來(lái)建一個(gè)客戶關(guān)系管理(CRM)系統(tǒng)，但這家企業(yè)原先實(shí)施的一個(gè)小的企業(yè)資源計(jì)劃(ERP)系統(tǒng)都沒(méi)有做好，顯然不成熟，因此最后項(xiàng)目預(yù)算沒(méi)有被批準(zhǔn)。“對(duì)信息化一知半解的企業(yè)吵著什么都要，覺(jué)得都好，都要上。‘槍斃’掉是為了保護(hù)他們，原因是為了讓他們回過(guò)頭來(lái)把前面的東西理順。上這個(gè)項(xiàng)目，雖然是銷售部門(mén)提出來(lái)的，但上，錢(qián)肯定白扔?！?周永義說(shuō)。
巧用財(cái)務(wù)知識(shí)
CIO要想做好一份合格的預(yù)算還應(yīng)充分理解和巧用財(cái)務(wù)知識(shí)，并且站在CFO的角度來(lái)看待IT預(yù)算。
江南造船廠的鄭東標(biāo)認(rèn)為，CIO在預(yù)算上一般關(guān)注現(xiàn)金流預(yù)算和損益表預(yù)算?，F(xiàn)金流的預(yù)算對(duì)于財(cái)務(wù)來(lái)說(shuō)并不十分重要，這是因?yàn)榕c其他部門(mén)所占現(xiàn)金流相比，信息系統(tǒng)項(xiàng)目所占現(xiàn)金流都不會(huì)很大。江南造船廠的設(shè)備檢修動(dòng)輒上千萬(wàn)元，幾十萬(wàn)元的IT項(xiàng)目預(yù)算反映在財(cái)務(wù)報(bào)表上是九牛一毛。與江南造船廠相似的是，大型超市集團(tuán)要控制物流上的上億元資金進(jìn)出，企業(yè)即使在IT上投入幾百萬(wàn)元，在現(xiàn)金流上也不算什么。
所以，CFO評(píng)估IT預(yù)算，關(guān)鍵是看對(duì)公司損益表的影響。江瑋認(rèn)為，無(wú)論企業(yè)部署的是管理軟件系統(tǒng)，還是基礎(chǔ)硬件，都是固定資產(chǎn)。而固定資產(chǎn)一般是按照3年折舊來(lái)入賬的，這才是財(cái)務(wù)最關(guān)注的，也是CIO在做預(yù)算時(shí)要掌握的財(cái)務(wù)知識(shí)。
有了這方面的財(cái)務(wù)知識(shí)， IT預(yù)算有什么文章可做呢?許多企業(yè)的CIO在面對(duì)預(yù)算不夠的困境時(shí)，江瑋認(rèn)為可以巧用財(cái)務(wù)知識(shí)進(jìn)行通融。
“如果我今年要上一個(gè)ERP項(xiàng)目，這個(gè)項(xiàng)目的總開(kāi)支是300萬(wàn)元，今年我的IT項(xiàng)目預(yù)算是多少呢?”江瑋分析：這要看它是什么時(shí)候上線的?“比如是9月1日上線，那么今年你的預(yù)算只是25萬(wàn)元。300萬(wàn)元按照3年折算，1年100萬(wàn)元，今年還剩四分之一的時(shí)間，就是25萬(wàn)元?！边@樣CIO就可以在一定范圍內(nèi)靈活調(diào)配預(yù)算了。
IT預(yù)算管理的很多理念已經(jīng)為人熟知，但方法卻沒(méi)被掌握，這如同玩一個(gè)魔方，需要在實(shí)踐中積累經(jīng)驗(yàn)。
CIO語(yǔ)錄
“如果老板因?yàn)闃I(yè)務(wù)方面不景氣忽然砍掉了預(yù)算該怎樣處理?要知道，這就是生活。絕對(duì)不能因?yàn)檫@點(diǎn)事情就氣餒。心態(tài)要擺正，你不是為了玩IT而做IT的，你是為業(yè)務(wù)服務(wù)而做IT的。業(yè)務(wù)發(fā)生變化，IT也要發(fā)生變化，這是很正常的?！?/FONT>
“一份合格的預(yù)算同時(shí)還是一個(gè)松緊有度，給未來(lái)留有余地的預(yù)算。每年什么事都不出?不可能，打死我也不相信，總有機(jī)器會(huì)壞掉。因此我通常會(huì)在項(xiàng)目預(yù)算中留出10%到15%的空間來(lái)應(yīng)付意外情況?！?/FONT>
“我做預(yù)算通常非常細(xì)致，一般很少超過(guò)5%的偏差。實(shí)在有重大突發(fā)事件怎么辦?嘿嘿……，可以卡供應(yīng)商么—今年的項(xiàng)目今年只給一部分錢(qián)，明年再給一部分錢(qián)。”
“中國(guó)企業(yè)的IT預(yù)算占銷售額多大比例較好?從保險(xiǎn)業(yè)角度來(lái)說(shuō)，我覺(jué)得要達(dá)到10%。目前國(guó)外是3%到6%，但中國(guó)過(guò)去欠了很多賬，所以我認(rèn)為要達(dá)到10%，把過(guò)去的欠賬補(bǔ)回來(lái)?！?/FONT>
