中國企業(yè)經(jīng)過幾十年的發(fā)展，生產(chǎn)成本、經(jīng)營成本等都經(jīng)歷過變革和改善，可優(yōu)化空間已經(jīng)不多。隨著新《勞動合同法》、企業(yè)年休假等制度的頒布實施，又不同程度的加大了企業(yè)的人工成本和法律風(fēng)險。如何有效的優(yōu)化人工成本構(gòu)成，有效的加強(qiáng)人工成本彈性管理，將成為企業(yè)創(chuàng)造管理利潤的另一個有效途徑?！ ?/FONT>
中國企業(yè)經(jīng)過幾十年的發(fā)展，生產(chǎn)成本、經(jīng)營成本等都經(jīng)歷過變革和改善，可優(yōu)化空間已經(jīng)不多。隨著新《勞動合同法》、企業(yè)年休假等制度的頒布實施，又不同程度的加大了企業(yè)的人工成本和法律風(fēng)險。如何有效的優(yōu)化人工成本構(gòu)成，有效的加強(qiáng)人工成本彈性管理，將成為企業(yè)創(chuàng)造管理利潤的另一個有效途徑。很多企業(yè)都想到了共同的方法，加大利用信息技術(shù)來規(guī)范和提升人力資源管理水平，降低人工成本，化解用工風(fēng)險。因此，eHR系統(tǒng)的選擇與使用成了當(dāng)前人力資源管理領(lǐng)域非常熱門的話題。
選定合適的eHR系統(tǒng)，需要用戶制定正確的選型策略，遵循規(guī)范的選型流程以及設(shè)計完善的供應(yīng)商評價體系。這不僅能幫助用戶避免選型陷阱，有效規(guī)避投資風(fēng)險，還能大大縮短用戶的選型周期，降低選型成本。為此，我們總結(jié)出以下三個策略、七個步驟，供用戶選型時參考。
策略1：適合的才是最好的
選擇eHR系統(tǒng)時，客戶必須要對企業(yè)自身人力資源管理所處的階段有清晰的認(rèn)識，并能對未來發(fā)展的需要有所判斷?！斑m合的解決方案”必須立足于客戶所處管理階段的現(xiàn)實，但又能在一定程度上引導(dǎo)與促進(jìn)客戶人力資源管理水平的提升。不立足于企業(yè)自身的實際情況，盲目追求“最完美的解決方案”，很可能會導(dǎo)致企業(yè)為適應(yīng)該解決方案中蘊(yùn)含的先進(jìn)管理模式與業(yè)務(wù)流程，不得不對企業(yè)現(xiàn)有管理模式與業(yè)務(wù)流程進(jìn)行大規(guī)模再造，甚至?xí)苯記_擊企業(yè)業(yè)已形成的核心價值?！斑m合的解決方案”倡導(dǎo)的是一種漸進(jìn)式的“管理改進(jìn)”，而“完美的解決方案”往往迫使企業(yè)進(jìn)行“管理革命”。就現(xiàn)階段而言，國內(nèi)大多數(shù)企業(yè)是負(fù)擔(dān)不起“管理革命”的代價的，這也意味著與企業(yè)實際情況差別較大的過于先進(jìn)的解決方案是很難順利推行的，或者花了很大代價推行，最終運(yùn)行起來的可能只是很基礎(chǔ)的部分。
事實上，沒有所謂能夠解決所有問題的 “完美解決方案”。對一個企業(yè)而言是最好的解決方案，換到其他企業(yè)就未必適合。適合自己的才是最好的解決方案。
策略2：不只是選擇產(chǎn)品，更是選擇合作伙伴
eHR系統(tǒng)不是一個簡單的買來就用的軟件產(chǎn)品，其部署過程是一個包含了系統(tǒng)規(guī)劃、系統(tǒng)實施、培訓(xùn)、系統(tǒng)維護(hù)與升級、系統(tǒng)應(yīng)用管理等眾多環(huán)節(jié)的復(fù)雜過程，其中任何一個環(huán)節(jié)出問題，都可能導(dǎo)致her系統(tǒng)在企業(yè)中實施或應(yīng)用的失敗。這也決定了客戶在選擇eHR解決方案時不能只關(guān)注產(chǎn)品本身的特性與價格等因素，還應(yīng)該深入了解產(chǎn)品技術(shù)框架、產(chǎn)品的成熟度、產(chǎn)品的客戶數(shù)量、供應(yīng)商的服務(wù)能力、供應(yīng)商eHR業(yè)務(wù)發(fā)展趨勢以及公司的發(fā)展前景等關(guān)于供應(yīng)商綜合實力方面的因素。很多時候，客戶在支付了可觀的費用后卻得不到相應(yīng)的服務(wù);甚至有些供應(yīng)商因為各種原因退出eHR業(yè)務(wù)領(lǐng)域，導(dǎo)致其過去的客戶無法得到后續(xù)的服務(wù)。
因此，從某種意義上來看，客戶不只是在選擇eHR產(chǎn)品，更應(yīng)該是選擇一家值得信賴的eHR供應(yīng)商作為自己的合作伙伴。
策略3：避免過度招標(biāo)
企業(yè)在進(jìn)行HR軟件選型時,會遇到大量的廠商參與競爭。一般的用戶都希望引入競爭，“花最少的錢，辦最好的事” 。因此，招標(biāo)成了企業(yè)達(dá)到這一目標(biāo)的途徑之一。
eHR軟件雖經(jīng)幾年的發(fā)展，仍處在“群雄逐鹿”的早期時代，不同廠商的產(chǎn)品適用的客戶群是不一樣的，很少有廠商提供的產(chǎn)品能夠適應(yīng)不同性質(zhì)、不同規(guī)模企業(yè)的所有需求。針對某一個客戶，有些廠商的產(chǎn)品比較貼近，有些則相去甚遠(yuǎn)。總有一些弱勢的廠商為了獲得項目機(jī)會而將價格報的很低，多數(shù)情況下，客戶也會順勢以此來引發(fā)廠商之間的價格戰(zhàn)。最后的結(jié)果是：客戶集市場上所有軟件的優(yōu)點和長處寫成的“完美需求”，以一個最低價中標(biāo)，這就是所謂的“過度招標(biāo)”現(xiàn)象。這種情況下，看上去客戶是最大的贏家，實際上它早已違背了“優(yōu)質(zhì)優(yōu)價”最基本的市場規(guī)律，一些廠商在客戶“過度招標(biāo)”狀態(tài)下作出的種種承諾，往往會在獲得項目機(jī)會后大打折扣，這將為項目的后期實施與應(yīng)用留下大量隱患。
eHR項目的成功，需要客戶與供應(yīng)商共同努力才能達(dá)成。任何一方如果僅考慮自身的利益而忽視對方的利益，就很難在客戶與供應(yīng)商之間建立起信任關(guān)系，受到損害的將會是項目的利益，最終會導(dǎo)致客戶與供應(yīng)商的兩敗俱傷。
步驟一：確定項目組及目標(biāo)
eHR系統(tǒng)是人力資源管理業(yè)務(wù)與IT技術(shù)的融合，在進(jìn)行選型時需要考慮的因素很多。一般來說，我們建議用戶成立一個3-7人組成的選型項目組。
項目組成立后的首要任務(wù)，是要立足企業(yè)實際，設(shè)定eHR項目的建設(shè)目標(biāo)。在選型開始前沒有明確的目標(biāo)，將會導(dǎo)致項目組浪費大量時間對一些并不適合的產(chǎn)品與供應(yīng)商進(jìn)行評估，甚至導(dǎo)致選擇不合適的合作伙伴。
確定項目目標(biāo)，需要項目組與企業(yè)高層管理者、HR管理人員、部門經(jīng)理、普通員工甚至外部用戶等企業(yè)內(nèi)外部與業(yè)務(wù)相關(guān)的不同角色進(jìn)行充分溝通來完成。只有這樣，才能確定出滿足自身需要的合理目標(biāo)。
步驟二：確定項目預(yù)算
確定項目預(yù)算是比較困難的。用戶擬定預(yù)算一般會參考兩種方法：一是通過了解供應(yīng)商的一般報價標(biāo)準(zhǔn)來擬定;二是通過向其他已經(jīng)實施過eHR系統(tǒng)的同行了解項目成本情況。
比較規(guī)范的做法是，在與供應(yīng)商溝通前，用戶先要了解企業(yè)過去在IT系統(tǒng)上的投資策略，以便評估企業(yè)在IT系統(tǒng)建設(shè)不同環(huán)節(jié)上的投資意愿。與此相對應(yīng)，在擬定預(yù)算時，要特別注意將費用至少劃分成兩部分，即軟件系統(tǒng)費用、實施費用費用。軟件費用一般指軟件許可費用及每年的升級維護(hù)費用;實施費用則包括了軟件配置、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、培訓(xùn)以及定制開發(fā)等方面的費用。
步驟三：確定項目建設(shè)模式
對于IT部門力量比較強(qiáng)大的用戶而言，隨著eHR系統(tǒng)選型工作的不斷推進(jìn)，項目組成員經(jīng)常會在自行開發(fā)還是外包給專業(yè)eHR供應(yīng)商之間艱難選擇。這是一場非常耗費精力的爭論，選型流程走到這一步，用戶不應(yīng)讓這種爭論繼續(xù)下去，否則因為這個因素的不確定將使得后續(xù)選型工作遠(yuǎn)離制定的目標(biāo)。
是自行開發(fā)還是外包?可以通過回答以下幾個問題來確定答案：內(nèi)部是否能為eHR項目提供所有必需的IT資源;HR部門是否有足夠的精力與專業(yè)知識來完成系統(tǒng)分析與設(shè)計工作，并自始至終能指導(dǎo)IT部門的開發(fā)工作;與企業(yè)其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)相比，IT部門將賦予eHR項目怎樣的優(yōu)先權(quán);HR部門能否得到IT部門及時、高質(zhì)量的服務(wù);是否有很多特殊要求以致外部供應(yīng)商提供的eHR系統(tǒng)不能通過實施配置來滿足企業(yè)70%以上的需求。
雖然有些用戶已經(jīng)自行開發(fā)了一些簡單的人事管理系統(tǒng)，但外包給專業(yè)廠商是目前以及未來的主流趨勢。
步驟四：選供應(yīng)商編發(fā)RFP
在對供應(yīng)商進(jìn)行初選時，項目組應(yīng)該著手準(zhǔn)備RFP(需求建議書)。RFP是用戶為確保供應(yīng)商理解項目的需求，并在此基礎(chǔ)上提供項目建議書，編制而成的需求規(guī)范。RFP不能確保用戶據(jù)此就能獲得理想的eHR解決方案，但卻可以幫助用戶發(fā)現(xiàn)那些接近自身需求的系統(tǒng)。編制RFP的過程實際上也是用戶進(jìn)一步明確自己的目標(biāo)與需求的過程，并以此建立起用戶與供應(yīng)商深入溝通的橋梁。RFP可節(jié)省選型時間，并使得各供應(yīng)商之間的比較變得更容易，可以避免一些潛在疏漏。因此，編寫RFP十分必要。
一般而言，RFP主要應(yīng)包括以下幾部分內(nèi)容：企業(yè)情況概述/HR管理現(xiàn)狀，項目的建設(shè)目標(biāo)、實施范圍、需要支持的員工數(shù)量、需要支持的用戶數(shù)量，功能需求描述、性能要求，現(xiàn)有IT基礎(chǔ)設(shè)施環(huán)境描述、技術(shù)要求，項目進(jìn)度要求，對供應(yīng)商的報價要求等，供應(yīng)商已實施過的主要用戶名單及聯(lián)系方式(至少10家以上，需要包括一批與項目組要求的規(guī)模接近或業(yè)務(wù)背景類似的用戶)，供應(yīng)商答復(fù)RFP及提交項目建議書的注意事項。
一旦完成了RFP編寫，就可以將其發(fā)送給那些經(jīng)初選認(rèn)定的具備競標(biāo)資格的供應(yīng)商，并給這些供應(yīng)商預(yù)留2—4周時間回應(yīng)RFP。在此期間，供應(yīng)商會不斷對RFP提出一些疑問，必要情況下，項目組需要就此對RFP進(jìn)行修改，并以正式的形式統(tǒng)一通知所有參與競標(biāo)的供應(yīng)商。
步驟五：評估方案建議書
供應(yīng)商在正式提交方案建議書之前，用戶需要制定評估建議書的標(biāo)準(zhǔn)。通常的做法是，可以創(chuàng)建一個電子表格，將RFP中涉及的所有關(guān)鍵條目提取出來分類排列，根據(jù)其對用戶的重要程度而指定不同的分值權(quán)重。需要指出的是，價格的靈活性往往比較大，在后期的商務(wù)談判過程中一般都會有所變動。但報價必須在建議書里予以明示，因為這個報價將會成為未來進(jìn)行價格談判的參考依據(jù)，不至于使供應(yīng)商毫無根據(jù)、漫無邊際地進(jìn)行價格調(diào)整。
接下來是系統(tǒng)演示，這為用戶與供應(yīng)商創(chuàng)造了面對面溝通的機(jī)會。在這個階段，用戶應(yīng)該掌握系統(tǒng)演示的主動權(quán)，準(zhǔn)備好在適當(dāng)?shù)臅r候就一些關(guān)鍵問題進(jìn)行提問。對供應(yīng)商系統(tǒng)演示效果的評估主要基于RFP階段的評估標(biāo)準(zhǔn)。全部系統(tǒng)演示過程結(jié)束后，用戶對每一家供應(yīng)商及其提供的eHR解決方案就有了直觀認(rèn)識。
步驟六：拜訪用戶或軟件測試
在與勝出的供應(yīng)商進(jìn)一步接觸之前，項目組應(yīng)該從這些供應(yīng)商提供的用戶名單中挑選并聯(lián)系2~3家典型用戶。與典型用戶聯(lián)系之前，項目組需要準(zhǔn)備一系列有針對性的問題，問題可以圍繞該典型用戶的eHR系統(tǒng)應(yīng)用背景、系統(tǒng)功能、實施效果、系統(tǒng)維護(hù)與應(yīng)用情況、系統(tǒng)對需求變化的適應(yīng)性、后續(xù)服務(wù)水平以及對該供應(yīng)商的綜合評價等方面展開。
拜訪用戶這一環(huán)節(jié)對于有些項目來說難度較大，費用開銷也較大。那么，搞一次關(guān)鍵需求測試應(yīng)該是一個比較理想的替代方案。供應(yīng)商按照用戶預(yù)先提供的測試用例進(jìn)行測試，進(jìn)一步確認(rèn)產(chǎn)品的各項性能指標(biāo)，如易用性、開放性、穩(wěn)定性、安全性等。這一環(huán)節(jié)的關(guān)鍵點是讓使用該模塊的工作人員參與進(jìn)來，共同參與評判，防止軟件選型后，他們以各種理由拒絕使用軟件。尤其是企業(yè)的薪酬、績效等關(guān)鍵業(yè)務(wù)部門，他們往往在系統(tǒng)選型前已經(jīng)在應(yīng)用一些的小軟件，至少也在用EXCEL處理一些業(yè)務(wù)，一旦所選軟件不符合他們的意愿，他們可能會找出種種理由排斥使用新軟件，而堅持繼續(xù)使用自己的小軟件，這往往是eHR系統(tǒng)應(yīng)用走向失敗的一個很關(guān)鍵的原因。
步驟七：調(diào)整方案 最后決策
通過與供應(yīng)商及其用戶的現(xiàn)場溝通，項目組將會對RFP再次進(jìn)行補(bǔ)充與調(diào)整，確保在前面各個環(huán)節(jié)產(chǎn)生的關(guān)于技術(shù)環(huán)境、系統(tǒng)功能、系統(tǒng)性能、實施計劃、報價以及售后服務(wù)等方面的各項議題得到充分考慮，并要求供應(yīng)商在方案調(diào)整中進(jìn)行答復(fù)或確認(rèn);除了報價之外，供應(yīng)商對其他部分內(nèi)容都能相對容易地做出最大限度承諾。
對供應(yīng)商及其用戶的拜訪結(jié)束后，項目組事實上已經(jīng)對供應(yīng)商做出了大致的排名。如果這些供應(yīng)商在最后一次方案調(diào)整中沒有出現(xiàn)明顯失誤，經(jīng)過對方案的再次評估后，上述排名的印象基本上不會變化。
如果排名第一的供應(yīng)商明顯優(yōu)于其他幾家，則可以邀請該供應(yīng)商進(jìn)行合同談判。但這并不代表其他幾家供應(yīng)商完全喪失了機(jī)會，在前面的合同談判不順利時，其他幾家供應(yīng)商就有了新的機(jī)會，因此在沒有正式簽署合同之前，不要將機(jī)會的大門對其他供應(yīng)商過早關(guān)閉。
