選思路還是選功能——協(xié)同管理軟件選型指南
作者：
石菲 來源：
. 發(fā)布時(shí)間：2009年04月02日 點(diǎn)擊數(shù)：
隨著企業(yè)的穩(wěn)步增長，東騰集團(tuán)（虛擬）在各地設(shè)立了分支機(jī)構(gòu)，由于去年企業(yè)的生產(chǎn)和銷售情況也有了很大的增長，這些情況的變化對(duì)管理提出了更高要求。
另外，很多部門先后都采用各種相互獨(dú)立的應(yīng)用系統(tǒng)（文檔管理、人事管理、銷售管理等），在部分提高了效率的同時(shí)，這些系統(tǒng)的相互獨(dú)立性也為企業(yè)的整體管理設(shè)置了障礙，它們?nèi)狈σ粋€(gè)統(tǒng)一的界面，沒有相互連接的信息渠道。孤島的存在阻礙了企業(yè)運(yùn)作效率的提高，也制約了企業(yè)整體執(zhí)行力的提升。
為此，選擇一款協(xié)同產(chǎn)品就成為CIO楊大慶的當(dāng)務(wù)之急。領(lǐng)導(dǎo)交給他的任務(wù)是首先從提升企業(yè)內(nèi)部基礎(chǔ)管理入手，實(shí)施協(xié)同辦公平臺(tái)系統(tǒng)。
協(xié)同不論出身
剛一進(jìn)入選型階段，楊大慶就挑花了眼睛。第一次接觸協(xié)同軟件，一開始他以為協(xié)同就是OA，OA就是協(xié)同。后來才明白協(xié)同軟件包括OA，但不僅僅是OA。協(xié)同軟件與OA有著千絲萬縷的聯(lián)系，但協(xié)同軟件與OA又有著本質(zhì)的不同。
協(xié)同軟件是指那些以團(tuán)隊(duì)協(xié)作為目標(biāo)的協(xié)作軟件工具，它主要包括群組協(xié)作管理如：工作流管理、項(xiàng)目管理等；各種通信軟件，如E-Mail、即時(shí)通信、VoIP等。
隨著網(wǎng)絡(luò)、通信技術(shù)的發(fā)展和用戶業(yè)務(wù)全球化等新需求的提出，協(xié)同軟件概念也被賦予了新的含義，例如結(jié)合了Internet、工作流、即時(shí)通訊和 SOA等多種技術(shù)和手段?；蛘呖梢哉J(rèn)為：協(xié)同辦公、協(xié)同商務(wù)等協(xié)同應(yīng)用，以及工作流管理、知識(shí)管理、信息門戶等協(xié)同平臺(tái)，電子郵件、即時(shí)通訊、遠(yuǎn)程視頻、流程編輯器等協(xié)同工具，組成了真正意義上的協(xié)同軟件。
好不容易弄明白了定義，楊大慶又犯了難。不同的協(xié)同軟件有不同的出身：既有由OA基礎(chǔ)上發(fā)展起來的協(xié)同軟件；也有由CRM、SCM、ERP等管理軟件基礎(chǔ)上發(fā)展起來的協(xié)同產(chǎn)品；還有由網(wǎng)絡(luò)和門戶網(wǎng)站基礎(chǔ)上發(fā)展起來的協(xié)同軟件產(chǎn)品。
東騰實(shí)施協(xié)同辦公平臺(tái)的主要目的是為了解決內(nèi)部溝通、企業(yè)文化建設(shè)平臺(tái)、信息共享、審批流程以及內(nèi)部工作管理，特別是審批，公司特別購買了電子簽章，以提高領(lǐng)導(dǎo)的審批效率。楊大慶選擇了一家由OA基礎(chǔ)上發(fā)展起來的協(xié)同軟件廠商的產(chǎn)品。把整個(gè)項(xiàng)目實(shí)施分為四個(gè)階段：項(xiàng)目規(guī)劃階段、系統(tǒng)建設(shè)階段、系統(tǒng)培訓(xùn)階段、試用推廣階段。
不懂管理難以為繼
在實(shí)施過程中，楊大慶發(fā)現(xiàn)技術(shù)出身的自己對(duì)管理一竅不通。通過協(xié)同軟件要推動(dòng)一場組織行為的變革，要改變?cè)瓉砟切┦煜さ娜说男袨槟Ｊ?，把員工從電話、面談、會(huì)議中拽出來，讓他們比以前的行為模式更加有效率，甚至感到比以前工作起來更快樂。
最開始，不懂管理的他忽略了產(chǎn)品易用性，項(xiàng)目上線后發(fā)現(xiàn)根本用不起來。協(xié)同平臺(tái)讓員工感覺很痛苦，紛紛以沒有時(shí)間學(xué)習(xí)、不好用等各種理由抵抗。楊大慶才明白改變整個(gè)組織的行為習(xí)慣是非常困難的：習(xí)慣是人性的一部分，改變習(xí)慣就是忽略人性。
楊大慶發(fā)現(xiàn)自己面臨的情況就像需要讓200個(gè)煙鬼集體戒煙或者300個(gè)懶人準(zhǔn)時(shí)起床晨練那么難。還有，面對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的信任，他想退出是肯定已經(jīng)來不及了。
楊大慶堅(jiān)持到項(xiàng)目結(jié)束，沒想到又出現(xiàn)了很多困難。員工不知道如何運(yùn)用流程辦公，領(lǐng)導(dǎo)不清楚批準(zhǔn)的工作是否到了相關(guān)部門辦理，IT部門既充當(dāng)了系統(tǒng)救火隊(duì)員又充當(dāng)了培訓(xùn)老師，而實(shí)施公司又不知道是什么原因?qū)е聳|騰的系統(tǒng)如此混亂。照這樣下去，系統(tǒng)會(huì)過早的進(jìn)入衰退期并逐漸被員工所摒棄，曾經(jīng)讓東騰期待的協(xié)同系統(tǒng)面臨著被現(xiàn)實(shí)所淘汰的危險(xiǎn)。楊大慶望著電腦桌面陷入了深思，究竟是哪里錯(cuò)了呢？
