如果我們將“辦公”這個詞理解為處理工作事務(wù)，那么范圍顯得無比的廣泛。
辦公自動化的基本定義和產(chǎn)生背景
辦公自動化（OA，Office Automation），是70年代中期發(fā)達(dá)國家為解決辦公業(yè)務(wù)量急劇增加對企業(yè)生產(chǎn)率產(chǎn)生巨大影響問題的背景下，發(fā)展起來的一門綜合性技術(shù)。它的基本任務(wù)是利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，使人們借助各種設(shè)備解決對一部分辦公業(yè)務(wù)的處理，達(dá)到提高生產(chǎn)率、工作效率和質(zhì)量，方便管理和決策的目的。OA的知識領(lǐng)域覆蓋了行為科學(xué)、管理科學(xué)、社會學(xué)、系統(tǒng)工程學(xué)等學(xué)科，并且OA體現(xiàn)了多學(xué)科的相互交叉、相互滲透性，所以O(shè)A的應(yīng)用是企業(yè)管理現(xiàn)代化的標(biāo)志之一。
辦公自動化的處理范圍
OA的核心問題是如何提高日常的辦公效率問題。因此我們?nèi)粘９ぷ鞯乃袃?nèi)容都可以歸入oa處理的范疇，如文字處理、文件謄寫、傳真、申請審批、辦公用品、公文管理、會議管理、資料管理、檔案管理、客戶管理、訂貨銷售，庫存管理，生產(chǎn)計劃，器材需求，技術(shù)管理，質(zhì)量管理，成本、財務(wù)計算、勞資、人事管理等等，那么這些都是辦公軟件的處理范圍。
我們終于發(fā)現(xiàn)oa承載過多，以至于我們無法定義和處理這么豐富的內(nèi)涵的名詞，由于它如此耳熟，更換一個名詞的成本太高，我們現(xiàn)在還不得不和這個有著豐富內(nèi)涵的變色龍一樣的名詞打交道，并且通過上下文來揣摩它的確切含義。一般情況下，如果有兩個人在討論辦公自動化的問題，我們對雙方達(dá)成對該名詞的一致意見的可能性表示悲觀。實際上完全可能的是，大家都在使用同一名詞，但誰也聽不清誰在說什么。那么我們試圖界定這個名詞的努力仍然是值得贊賞的，我們正在構(gòu)建一個交流的基礎(chǔ)。
我們?nèi)绾翁幚磉@個問題
我們在處理不同名詞的辦法就是在oa之前加上范圍修飾次和之后加上附加名詞來界定他們。
對于提高我們?nèi)粘９ぷ餍实臋C(jī)械電子設(shè)備，如打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)，我們稱之為辦公自動化設(shè)備。
對于提高我們?nèi)粘９ぷ餍实能浻布到y(tǒng)，我們稱之為廣義的辦公自動化軟件系統(tǒng)。這個名詞仍然犯著上述的毛病。但是我們至少已經(jīng)進(jìn)了一步，如果他們在交流時已經(jīng)明確自己談的oa所指何物（即加上了適當(dāng)?shù)那爸谜Z和后置語），那么Lotus（電子郵件廠商）和Xerox復(fù)印機(jī)廠商之間交流是完全可能的。
如果我們在看看市面上的各種軟件系統(tǒng)，就會發(fā)現(xiàn)很多事務(wù)性的工作已經(jīng)被包含，并且他們也從來沒有覺得自己就是一個辦公自動化軟件系統(tǒng)。如果我們硬把他們拉進(jìn)oa軟件系統(tǒng)，理論上當(dāng)然非常完美并且包容力極好（我們完全可以這么作），因為無論我們以后發(fā)明什么，都是辦公自動化的范圍。如果真的這樣，對我們討論問題還是沒有絲毫好處。因為我們還是不知道我們要討論什么。根據(jù)目前的名稱我們?nèi)匀环Q之為xx系統(tǒng)。從我們的日常事務(wù)中，有許許多多都是和這些系統(tǒng)相關(guān)的。除此之外，我們?nèi)匀荒軌虬l(fā)現(xiàn)一些事情是目前的系統(tǒng)處理不了或者不處理的。他們都是一些非結(jié)構(gòu)化的內(nèi)容譬如文件、會議、檔案、日程安排和辦公事務(wù)等，我們稱之為狹義的辦公自動化軟件系統(tǒng)。這就是我們目前市面上稱之為辦公自動化的軟件系統(tǒng)所處理的內(nèi)容。后文中辦公自動化系統(tǒng)即指此。
基本界定辦公自動化軟件系統(tǒng)以后，我們再回顧一下辦公自動化系統(tǒng)在我國的發(fā)展脈絡(luò)。（下文如果非特指，辦公自動化即指狹義的辦公自動化軟件系統(tǒng)）。中國的辦公自動化軟件系統(tǒng)起源于政府的公文和檔案管理。由于計劃經(jīng)濟(jì)體制的影響，政府對企業(yè)的管理出了依靠法律、法規(guī)之外，還有大量的行政指令和指示。企業(yè)在進(jìn)行許多決策的時候，也經(jīng)常需要向主管的政府部門請示匯報。另外，當(dāng)時的政府官員和企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常是你來我往難以分辨，并且存在著比較嚴(yán)格的對應(yīng)關(guān)系，即企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和政府官員行政級別掛鉤，因此在企業(yè)應(yīng)用紅頭文件就比較自然。
此時的辦公自動化系統(tǒng)的特點：以公文處理、檔案管理為核心的辦公管理系統(tǒng)。其實辦公其實就是辦文。其主要的功能包括：
收文管理、發(fā)文管理、會議管理、檔案管理等內(nèi)容。管理的中心內(nèi)容是依據(jù)國家的公文管理辦法[1][i]和檔案管理法規(guī)以及各部委或者行業(yè)的檔案管理規(guī)定的需要存檔的文件以及企業(yè)內(nèi)部的其他文件等。
各地政府機(jī)關(guān)和企業(yè)主管部門一般根據(jù)國務(wù)院下發(fā)的關(guān)于公文管理的行政法規(guī)制作出相應(yīng)的執(zhí)行措施，基本保持系統(tǒng)內(nèi)的一致性，規(guī)范了辦公中的公文處理和檔案管理流程。同時也起到了的內(nèi)部信息溝通、上行下達(dá)以及和上級主管部門的溝通作用。因為采用電腦和網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行處理，提高了工作效率，減少了紙張浪費。
盡管如此，由于大部分企業(yè)的組織架構(gòu)都有明顯的層級結(jié)構(gòu)，傳統(tǒng)的辦文程序，從文件起草、審閱、會簽、簽發(fā)、下發(fā)到歸檔、借閱等各個環(huán)節(jié)，存在流程復(fù)雜，流轉(zhuǎn)時間長，導(dǎo)致辦公效率低，決策緩慢等問題。
由于在機(jī)構(gòu)和流程上很難作很大的改動，因此解決之道就是采用先進(jìn)的計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，不僅將辦文內(nèi)容電子化，而且實現(xiàn)整個辦文過程電子化，從根本上改變了傳統(tǒng)的工作模式。辦文者可隨時了解文件到達(dá)哪里，辦理的情況怎樣，對逾期沒有辦理的文件，可以自動催辦，文件辦理完畢，可以自動歸檔，歸檔后的文件可供借閱和調(diào)閱等，消除手工工作過程中的存在流轉(zhuǎn)時間長，文件去向不明以及不便于跟蹤等問題。
在此種情況下，辦公自動化作的所有工作不過是將手工工作搬到計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上，并利用了計算機(jī)技術(shù)的一些先進(jìn)特點，卻沒有增加任何先進(jìn)的管理理念和方法。另外辦公自動化的處理的信息范圍實在過于有限，僅僅處理一些公文就可以稱為辦公自動化了嗎？如果我們仔細(xì)觀察市面上的辦公自動化產(chǎn)品，所提供的附加功能的深度和廣度也是非常讓人失望的。這就是我們目前的辦公自動化系統(tǒng)所處的基本現(xiàn)實和困境。這也是我們的客戶對辦公自動化不滿意的焦點所在。
面對這樣困境，我們會問：客戶究竟需要什么樣的辦公自動化系統(tǒng)？辦公自動化會發(fā)展到哪里去呢？
實際上，這是兩個相關(guān)的問題，解決方法的獲得必須要有更高的高度，更寬闊的視野來看待辦公自動化以及其他系統(tǒng)之間的關(guān)系。同時我們也不能忽略技術(shù)的影響。
當(dāng)我們的目光移開辦公自動化系統(tǒng)，我們就會發(fā)現(xiàn)，在企業(yè)除了辦公自動化系統(tǒng)之外，還有財務(wù)、庫存、生產(chǎn)、銷售、人力等管理系統(tǒng)。由于大量的信息孤島式的建設(shè)，他們之間很少能夠緊密協(xié)調(diào)起來。就前端來說，我們經(jīng)常需要進(jìn)行退出一個系統(tǒng)然后再進(jìn)入另一個系統(tǒng)，并且發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)常常不一致，我可以比較肯定地說，目前中國具有信息系統(tǒng)的企業(yè)絕大部分都是這種情況。他們往往具有多個供應(yīng)商提供的多個系統(tǒng)，但很少集成。也有少數(shù)企業(yè)采用ERP套件，集成了其中的一部分，全部集成的企業(yè)鳳毛麟角，也可能正在產(chǎn)生之中。
對于他們后臺數(shù)據(jù)的完全集成，由于集成的工作量和供應(yīng)商數(shù)量成非線性增長（n*(n-1)），在一定時期內(nèi)，我們幾乎不抱信心（不過根據(jù)我掌握的資料，最近由于技術(shù)的發(fā)展，EAI軟件，專注于企業(yè)應(yīng)用之間集成的應(yīng)用平臺，可以解決這樣的問題，但是我們還得面對那些eai應(yīng)用不提供adapter的廠商）。于是希望能夠由前臺（界面）集成這些信息，如果能夠從辦公自動化系統(tǒng)可以獲得所需的全部信息，就太好不過了。辦公自動化在這里變成了一個黏合劑，把所有的系統(tǒng)集成在一起（與其說是集成，不如說是拼湊）。讓我們有了整體的感覺，雖然還有遺憾，總算進(jìn)了一步。
集成，這是第一點需求。
從目前用戶的使用技能和接受程度以及系統(tǒng)的維護(hù)成本考慮，WEB界面最容易接受。另外從集成方面來講，必須采用人人支持的web標(biāo)準(zhǔn)如HTML，javascript，Activex，IIOP，DHTML，XML,JAVA等才能在一個界面下容納，否則的化，技術(shù)難度就會導(dǎo)致集成不可能實現(xiàn)。
完全基于web，這是第二點需求。
對于流程，熟悉辦公自動化系統(tǒng)的人就會想起收發(fā)文的流程。那是非常完善的、符合層級結(jié)構(gòu)的、效率低下的流程。對于如何優(yōu)化該流程，如果我們宥于原有的思維模式和知識領(lǐng)域，我們無法獲得更多。必須基于現(xiàn)代的流程管理思想對目前的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行重組。（辦公自動化系統(tǒng)和管理咨詢?nèi)绾谓Y(jié)合在一起？）
流程優(yōu)化的，這是第三點需求。
進(jìn)入知識經(jīng)濟(jì)時代，我們?nèi)巳硕际侵R工作者，要求辦公自動化系統(tǒng)必須具有知識內(nèi)涵，或者說是基于知識。提供知識管理所需的最基本的IT工具，知識存儲庫和知識交流場所，更高級的意義上提供，基于知識的崗位要求和評估體系。
基于知識的，這是第四點需求。
總之我們要求的辦公自動化系統(tǒng)系統(tǒng)是和其他應(yīng)用系統(tǒng)緊密集成的，完全采用Web技術(shù)的，流程優(yōu)化以及基于知識的管理的辦公管理系統(tǒng)。
根據(jù)這個需求，我們發(fā)現(xiàn)目前的市場上很難發(fā)現(xiàn)這樣的產(chǎn)品。在今后的相當(dāng)一段時間內(nèi)，目前的辦公自動化系統(tǒng)還會存在著，但已經(jīng)日暮西山。當(dāng)辦公自動化系統(tǒng)已經(jīng)符合上述需求的時候，它已經(jīng)成為一個企業(yè)雇員門戶（EEP）,它是更廣義的企業(yè)信息門戶（EIP）的一個組成部分。這就是我們應(yīng)用的發(fā)展方向。
