艱難的時代更需要強硬的措施。裁員和節(jié)支已經(jīng)成為眾多企業(yè)不約而同的選擇。即使您的IT預(yù)算已經(jīng)算相對穩(wěn)定了，上司還是一再地要求你少花錢多辦事。但更好的解決辦法也許是少花錢少做事——縮減重復(fù)分配的服務(wù)，減少不必要的資本支出，清除沒用的應(yīng)用軟件。這正是你向公司展示如何利用開源軟件、虛擬化、云計算或SaaS的好機會。這時的高層已經(jīng)被大局逼到了極端，他們將更樂于接受你醞釀已久但無法批準(zhǔn)實施的想法?？偠灾?，這是IT顯示它真正價值的最佳時機。
DataMotion的COO兼數(shù)據(jù)管理服務(wù)主席Patti Dock說：“我認(rèn)為今年IT業(yè)將蒸蒸日上，告訴人們?nèi)绾尾拍芨咝У赝瓿蓸I(yè)務(wù)。IT專家們將成為追求高效的企業(yè)的救星。
巨大的變革背后往往也蘊藏著巨大的機遇。這里有16個辦法可以幫你少花錢做同樣多甚至更多的事——你就不必再為費盡心思考慮到底炒誰而心煩意亂。
1、把IT規(guī)劃落實在紙上。
省錢的第一步就是規(guī)劃出IT真正的運行道路。換句話說，把項目順利運行所必需的資源都計算在內(nèi)，包括那些暫緩運行的發(fā)展性項目也是一樣。
Enterprise Management Group的CEO Jim Smith多年來都在研究如何解決IT部門存在的各種問題，他總結(jié)道：”這第一步做起來要比說起來難得多。“作為一個服務(wù)性組織，Smith的研究小組負責(zé)為大型企業(yè)制定IT規(guī)劃，教導(dǎo)管理者在來年如何管理職工利用好每一分鐘，之后Smith會向管理層提交研究成果。
大多數(shù)項目統(tǒng)計列表中包含的項目總比實際完成工作所需的多，高管們不得不召開公開會議討論哪些是必要的，而哪些是該刪減的。Smith聲稱他的小組在不到三個月的時間里總能幫助各個企業(yè)消減10%-20%的IT預(yù)算。”大多數(shù)人并不了解IT究竟是什么，我們恰好為他們解了疑?！癝mith說，”IT不同于煙霧、鏡子、魔法，它并不是無形、不可捉摸的，它跟其他部門一樣，屬于一種工作，一種勞動力，一旦企業(yè)自己了解了IT并且試圖自己去控制和預(yù)測IT新趨勢，往往會失敗，因為此時他們作為‘當(dāng)局者’已經(jīng)完全迷失了?！?/FONT>
2、把主要精力集中在”短線績優(yōu)股“上。
IT管理者往往是被”眼光要長遠，戰(zhàn)線要拉長“灌輸大的。但對于大多數(shù)企業(yè)來說，今天就意味著”長遠“。Forsy the Solutions Group的IT戰(zhàn)略策劃知道Joe Wolke說道：”如果一個CIO今年的任務(wù)就是縮減開支，那么一個三五年才能有豐厚利潤的項目對于他來說一樣毫無意義。如果你手上有個及其復(fù)雜的項目，要若干年才能完成，那么就把它拆分一下，找到直接回報最大的那部分，并首先運行它?！癑oe繼續(xù)說道，”世界的變化太快了，把賭注都投在‘長線潛力股’是最不明智的。你必須學(xué)會現(xiàn)實點，你選擇有潛力的‘長線’也許是對的，但同時風(fēng)險也很大，你的公司搞不好還沒等到‘長線’回報就已經(jīng)葛兒屁了，到時也只是竹籃打水一場空?！?/FONT>
3、封殺SLA協(xié)議。
當(dāng)遇到業(yè)務(wù)方面技術(shù)需求時，很多CIO都會簽訂SLA。封殺的原因就在于：內(nèi)部維修和服務(wù)協(xié)議遠遠超出了企業(yè)正常運轉(zhuǎn)所需。
Wolke說：”我們發(fā)現(xiàn)，許多公司把大把大把的錢花在后期維護上，這與他們的愿景相悖。如果你問客戶他們想要什么水準(zhǔn)的服務(wù)，他們會說‘24/7’（一周7天24小時全天候服務(wù)），這時你不得不做下來進一步跟他們溝通，‘如果這個系統(tǒng)周日凌晨2點時發(fā)生故障停用了，您真的需要一個技術(shù)人員立刻出面把它修好嗎？還是也可以等到周一早上7點的時候再解決？“因此Technisource Management Services的董事John Baschab建議IT經(jīng)理們在與客戶洽談時，隨身帶上一本標(biāo)明企業(yè)服務(wù)收費和用途的手冊。”你可以跟他們這么說：’我們的建議是可以取消周末和深夜的服務(wù)支持，我們已經(jīng)投入極大投資在后期服務(wù)方面，而且我們每小時也只能處理四個客戶需求?！八f，”如果你給客戶一個機會去選擇，那么你們獲得理解的幾率也更大?！?/FONT>
內(nèi)部服務(wù)承諾合理化也減少了IT人員的負擔(dān)——如果你叫員工以24/7標(biāo)準(zhǔn)運行系統(tǒng)，并且隨時隨地等候呼傳，這無疑會累死你的IT技術(shù)人員。
4、存儲最大利用化。
即使企業(yè)的數(shù)據(jù)空間需要與日俱長，你可能也覺得投資于存儲是沒必要的，特別是這項投資的回報遙遙無期。存儲制造商APTARE的CEO Richard Clark指出大多數(shù)企業(yè)只用了他們已分配的存儲的30%到45%的空間，而剩下的大量”空口袋“卻無人認(rèn)領(lǐng)。”聰明的企業(yè)都會精確計算他們有多少可利用存儲?！?/FONT>
第二步就是要清楚沒用的數(shù)據(jù)。但這說起來容易，人人都知道要這么做，但實際操作起來是相當(dāng)有難度的：你必須號召手下統(tǒng)計他們手里所有的網(wǎng)絡(luò)存儲或應(yīng)用程序存儲，列出不再需要的文件項目并刪除。但這也是被迫的——存儲太昂貴了：每GB管理收費7至12美元不等，并且這個數(shù)字還在以每年30%到50%的比率遞增。每個員工多節(jié)省幾GB就能為公司省下20萬，視公司規(guī)?；蛟S還能更多。
5、實施開源。
實施開源的好處眾所周知，但是風(fēng)險也著實不少。為Java應(yīng)用制造開源產(chǎn)品的Terracotta公司CEO Amit Pandey說，好消息就是開源軟件已經(jīng)往企業(yè)級方面努力了很久，也算是初有成就，出現(xiàn)了很多好的開源產(chǎn)品。像JEE服務(wù)器的開源替代件Weblogic;輕型元件如Spring，Jetty和Tomcat不僅可以節(jié)省前期費用，而且還省去了大量的開發(fā)工作。舉個簡單的例子，開源數(shù)據(jù)庫如MySQL，如果輔之以高性能的內(nèi)存數(shù)據(jù)管理解決方案，完全可以取代昂貴的數(shù)據(jù)庫，從而節(jié)省了大量的版權(quán)費和后續(xù)成本。再舉個實例，商業(yè)建筑公司Balfour Beatty曾經(jīng)需要將JD Edwards Enterprise One 和AutoDesk Constructware apps 整合到一個ERP系統(tǒng)中去，于是它就用了一個叫Jitterbit的來源整合方案。Balfour Beatty 的CIO Kasey 評價：”Bevansshuo Jitterbit的解決方案與其強勁的競爭對手一樣提供了相同的架構(gòu)，成本卻更低。這樣我們的IT團隊不僅得益于它的ERP整合方案，還可以利用Jitterbit來自動跟進銀行交易進程。
開源軟件是否適用于你的公司是由多種因素決定的，這其中就包括你自身的安全需要、應(yīng)用范圍的廣度。
6、考慮使用翻新的硬件。
如今資金預(yù)算比以往任何時候卡得都緊，因此你的數(shù)據(jù)中心的全面整修可能有的等了。但是你照樣可以通過使用翻新設(shè)備或二手設(shè)備來提高資金利用率。全球性二手網(wǎng)絡(luò)硬件分銷商Vibrant Technologies的VP Corey Donovan說：“更新服務(wù)器和網(wǎng)絡(luò)耗時漫長，更不用說其巨額的成本——所以越來越多的IT經(jīng)理們更傾向于充分利用好他們手上擁有的物資，而不是等待全面升級。據(jù)我們調(diào)查，現(xiàn)在對于部件如內(nèi)存、硬盤和CPU的需求遠遠超過了對完整系統(tǒng)的需求。我們的客戶通過在二手市場購買這些配件從而最大化利用了他們的基礎(chǔ)部件，并且還至少節(jié)省了50%以上的費用。
如果你不想再拿錢維護整修已經(jīng)老化的系統(tǒng)，去撿撿業(yè)已倒閉企業(yè)的技術(shù)設(shè)備的剩也是不錯的選擇。登錄到聯(lián)邦太平洋協(xié)定數(shù)據(jù)庫，尋找第7章里登記在案的當(dāng)?shù)毓?，?lián)系受托人及清算人。清算就是為了銷售，但這些剩余財產(chǎn)的市場并不怎么樂觀，所以你在這兒可以很容易地發(fā)掘一些很好的交易。
7、選用虛擬業(yè)務(wù)——但記住一定要啟用適合你的。
即使是把部分?jǐn)?shù)據(jù)中心虛擬也能為你的機架空間、功耗和冷卻、維護和災(zāi)難恢復(fù)省下一筆不菲的費用，系統(tǒng)的靈活性也得到大大提升。但是一定要注意，虛擬也不是萬能的。虛擬資產(chǎn)不代表實物時代的告終，也沒有因為其很好地節(jié)省了資金而得到無限的發(fā)展利用，相反它并不能減少你的硬件費用?？斓绞褂孟奁诘姆?wù)器才是虛擬化的最佳候選者。
不要指望一虛擬，你的資金就能迅速回籠。適應(yīng)虛擬的環(huán)境并不是一件簡單的事情。你在前期的投資會更多，并且回報要很久才能實現(xiàn)。在頭一兩年你可能因為人員和服務(wù)器、軟件許可協(xié)議、虛擬環(huán)境控制問題而花費得更多。但作為一個中長期戰(zhàn)略項目，它確實是為我們的客戶省下了不少錢。
8、清理雞肋應(yīng)用程序。
預(yù)算緊張促使我們?nèi)シe極清理我們平時不去打理的雞肋應(yīng)用程序，這些應(yīng)用程序往往是過去用戶堅持使用，而我們又無力再支付維持的，因而被閑置并遺留下來。想要節(jié)約開支，IT經(jīng)理們首先要做的就是找出不再或者很少使用但仍占據(jù)著基礎(chǔ)設(shè)施、人員、許可協(xié)議費用和官方費用的應(yīng)用程序。清除掉它們，收回許可協(xié)議費用，并從預(yù)算里劃掉它們。IT部門爭議的焦點往往就在于這部分已經(jīng)被視為合理的應(yīng)用程序是否該被刪除。你有多少種不同的CRM系統(tǒng)？很多吧？但現(xiàn)實就是，再多你可能也不愿意刪除其中任何一個。但如今的經(jīng)濟環(huán)境迫使企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人不得不狠下心來下令：”我不管你喜不喜歡這個程序，它都必須移除?！巴緜?，也確實是時候讓這些硬件退休了，騰出地方來放你的數(shù)據(jù)中心吧。
9、退訂沒用的軟件。
NaviSite的CMO Rathin Sinha評論說：”現(xiàn)在是時候清除掉你還在為之燒錢卻沒人真正在用的應(yīng)用程序了。你是不是有新聞郵件收發(fā)系統(tǒng)，但里面都是半年也不會打開看的新聞郵件？退訂吧。你是不是付費申請了50個應(yīng)用軟件但也只是用了其中10個？退訂吧。
10、加入云大潮。
花費不多卻可以為數(shù)據(jù)中心省了不少事，因而云計算被現(xiàn)下不少企業(yè)說青睞。但跟虛擬化一樣，云計算由于對協(xié)從性要求較高并且安全隱患也是很大的問題，所以并不適用于所有應(yīng)用程序，也不一定適合于所有企業(yè)。Gupta就曾評論道：“利用云產(chǎn)品確實是一個節(jié)約成本的好選擇，但這一說法也并非定論，如果你開的是一家金融服務(wù)公司或者公司規(guī)模很大，就必須認(rèn)真考慮考慮云計算所帶來的數(shù)據(jù)安全性、可靠性和可用性的問題?！币栽飘a(chǎn)品為基礎(chǔ)的虛擬實驗室制造商Skytap的產(chǎn)品管理總監(jiān)Ian Knox建議：“如果您真的決定啟用云產(chǎn)品，而且又起步于一個已經(jīng)花費不少但還是不太完備的IT環(huán)境基礎(chǔ)上，建議可以利用動態(tài)環(huán)境譬如應(yīng)用開發(fā)和測試來過渡到云時代，這樣可以根據(jù)需求來調(diào)整費用支出。
Solstice咨詢公司的Schwan表示，他的公司正使用云計算來完成反映客戶環(huán)境的軟件測試，而花費卻只是傳統(tǒng)解決方案的一小部分錢。過去我們必須把客戶的軟件全部裝在服務(wù)器上，現(xiàn)在我們可以用租金不到40每月GoDaddy的虛擬服務(wù)器或用mazon EC2運行Microsoft SQL Server就可以解決，后者每小時花費還不到1美元。這節(jié)省的資金是可觀的。但是要說像Citigroup和Starbucks這樣的近兩三年會撇開他們自己的企業(yè)架構(gòu)而啟用云產(chǎn)品嗎？我看不太可能。但是我可以很篤定地說這些大型企業(yè)今年肯定會通過試行等途徑來投資云產(chǎn)品以測試云對他們來說究竟可不可行。
11、全面實施SaaS。
跟云計算一樣，使用SaaS代替企業(yè)應(yīng)用程序可以減少不少固定支出，同時還賦予了更大的靈活性。但相比較之下，SaaS更適用于尚未投資于重要基礎(chǔ)設(shè)施的中小型企業(yè)。如果你試圖尋找一類新的應(yīng)用程序來構(gòu)建內(nèi)部組織系統(tǒng)，而你又沒有這方面的專家或顧問，這時就沒必要再繼續(xù)下去，用SaaS會來得更省錢也更靈活。SaaS中像CRM和SFA等比其他的更成熟一些，Schman建議IT經(jīng)理們剛用SaaS時，可以選用別的企業(yè)已經(jīng)用過并反饋較好的的軟件，這樣有助于自己更快適應(yīng)。
12、縮短開發(fā)周期。
Agile生命周期管理方案供應(yīng)商Rally軟件公司的CTO Ryan Martens表示，軟件快速開發(fā)方案如Agile可以幫助你用更少的開支和人力更快地完成開發(fā)項目。很多公司自從采用了Agile軟件開發(fā)方案后協(xié)作和生產(chǎn)力有所提升，加快了產(chǎn)品上市速度，在符合其整體業(yè)務(wù)的需要方面也更加出色。Agile避開了所有關(guān)卡，也去掉了與股東照面花費大量時間商討的環(huán)節(jié)，側(cè)重僅在于怎樣盡快拿出方案和產(chǎn)品。由Rally軟件公司發(fā)起的一項調(diào)查顯示，使用Agile的團隊交付軟件上市比走傳統(tǒng)流程的團隊快了37%。
但快速開發(fā)也對企業(yè)有一定的害處，特別是對監(jiān)管嚴(yán)格的行業(yè)。企業(yè)是否適用Agile要視自身風(fēng)險的性質(zhì)和行業(yè)規(guī)范而定。
Ryan也表示，Agile并不是適合所有公司的，你必須首先確認(rèn)公司符合適用原則。像NASA和金融服務(wù)企業(yè)這類的企業(yè)，我肯定建議它們不要使用。
13、遏制E-mail災(zāi)。
提高員工效率之一的方法就是減少他們收發(fā)email的量。據(jù)Osterman調(diào)查，公司職員平均每年要花847小時也就是百分之四十多的工作時間用于管理email上。
問題不僅僅在于員工花費了太多時間在上面，而且他們用的方式也并不正確。很多員工常常通過郵件的方式來進行小組討論，然后也是通過郵件而并非使用一個集中的系統(tǒng)來跟進任務(wù)。這樣做的后果就是越傳信息丟失得越多，最后不得不通過更多的郵件去解釋，效率由此也越來越低下。這就像多個乒乓球員之間的擊球傳球，一個擊球角度錯了，下面的就都跟著錯。
改善的方法就是面對面討論或者用電話會議。低效的交流是永遠存在無法逃避的，但在下次交流前，多動動腦筋改善下交流方式，就能大大提高效率。
14、用供應(yīng)商提供的贈品獎勵員工。
如果你覺得之前跟主要供應(yīng)商之間的交易虧了，現(xiàn)在正是好時機追要回來。即使你的供應(yīng)商已經(jīng)”仁至義盡“了，也不代表再也挖不出東西來——何況這些東西也花不了他們一個子兒：像額外的培訓(xùn)、重大活動邀請甚至是咨詢服務(wù)。如果你的供應(yīng)商已經(jīng)預(yù)備好了10人的培訓(xùn)課程，那么再加一個人也不會額外花費他們太多；他們或許贊助了一項活動或會議，有一些多余的通行證可以給你。你打可以利用這些來鼓勵你的員工們，告訴他們：即使在這么艱難的時刻你依然愿意在他們身上投資。
15、給員工提高”虛擬“待遇。
如果你的公司今年沒有加薪的計劃，想想別的招數(shù)來鼓舞士氣。為員工節(jié)約日常開銷就等于”虛擬化“加薪。舉個例子來說，不規(guī)定穿正裝上班無形中就減少了員工干洗的費用；每天遠程辦公就為員工節(jié)約了油費或車費；Cisco的網(wǎng)絡(luò)會議方案甚至是Skype 4.0+攝像頭都可以把在家辦公的員工聚集在一起出謀劃策。這樣不僅綠色環(huán)保，效率也一點沒有降低。
有調(diào)查顯示，美國人平均每年堵在上下班的路上47小時，也就是說，造成了37億小時的堵車和230億加侖廢氣。因此這些”虛擬“待遇的提高跟有利于員工更安全更高效地遠程辦公。
16、買點面包圈發(fā)副餐。
IT部門的老板過去常常帶領(lǐng)員工出去會餐，或者員工自己去參加一些會議蹭飯吃，也幸虧了金融危機，很多公司都取消了這一慣例。所以IT經(jīng)理們得想招來回報員工，感謝他們在困難時期所作的種種努力。買面包圈是個很好的辦法，既花費不多，員工們也很受用，覺得自己被重視。
