對信息系統(tǒng)投標(biāo)的項目管理
一、信息系統(tǒng)項目投標(biāo)概述
企業(yè)針對某個信息系統(tǒng)項目的投標(biāo)過程，是一個典型的項目過程。本文探討了如何將項目管理的知識有效應(yīng)用在這一過程中，如何對這一過程進(jìn)行規(guī)范化管理，從而提高投標(biāo)的成功率。
信息系統(tǒng)項目的投標(biāo)過程，是指從購買標(biāo)書開始，到投標(biāo)為止的這一段過程，它是一個典型的項目過程，具有項目的幾個重要特征：
1. 臨時性：投標(biāo)具有一個明確的開始時間和結(jié)束時間。
2. 獨特性：每個投標(biāo)項目都是獨一無二的，業(yè)主，需求，標(biāo)的都不一樣，因此整個投標(biāo)過程及其輸出都不一樣。
3. 漸進(jìn)明細(xì)：從拿到招標(biāo)書開始，到最后撰寫完投標(biāo)書，從對業(yè)主需求的理解，功能的設(shè)計，產(chǎn)品的配置都是一個漸進(jìn)明細(xì)的過程。
相對于其它類型的項目，投標(biāo)項目也具有幾個重要特點：
1. 時間較短：一般一個信息系統(tǒng)項目投標(biāo)的時間在三個星期到兩個月左右，視項目的大小而定。
2. 時間截止點明確：投標(biāo)的截止日期一般非常明確，投標(biāo)項目不會產(chǎn)生工期拖延。
3. 項目輸出產(chǎn)品為投標(biāo)書，有時還有原型系統(tǒng)。不會產(chǎn)生后續(xù)的服務(wù)。
4. 需求比較固定，變更較少。
投標(biāo)項目由于有以上特點，它的項目成本一般較低，并且容易控制，因此更注重時間及質(zhì)量的控制。
二、投標(biāo)項目管理七個關(guān)注重點
對于現(xiàn)在許多軟件公司，投標(biāo)是獲得項目的主要途徑。信息系統(tǒng)投標(biāo)項目雖然時間短，但工作繁雜，競爭性強，對質(zhì)量要求極高。并且中標(biāo)與否關(guān)系到企業(yè)的利潤得失，同時投標(biāo)文件也是中標(biāo)后開展項目的基礎(chǔ)，具有法律效力，因此企業(yè)一般都非常重視。但如果要保證每次投標(biāo)都有好的，穩(wěn)定的輸出成果，贏得標(biāo)的，從而幫助企業(yè)不斷成長，就必須對投標(biāo)過程進(jìn)行規(guī)范管理。我們把每次投標(biāo)過程當(dāng)成一個獨立項目，引入項目管理的知識來規(guī)范投標(biāo)過程，可望獲得較好的效果。
一個投標(biāo)項目管理重點包括七個部分的管理：項目集成管理，項目范圍管理，項目時間管理，項目質(zhì)量管理，項目人力資源管理，項目溝通管理，項目風(fēng)險管理。
2.1.項目集成管理
項目集成管理是對投標(biāo)項目活動進(jìn)行統(tǒng)一，協(xié)調(diào)，平衡的處理，它是投標(biāo)過程中一項綜合性和全局性的工作，從投標(biāo)開始貫穿到投標(biāo)結(jié)束。俗話說：“上面千條線，下面一根針”，投標(biāo)工作千頭萬緒，項目集成管理就是下面的這一根針，而項目經(jīng)理就是拿針的人。在投標(biāo)項目中，應(yīng)主要關(guān)注以下幾個方面的平衡與集成：
（1）?？蛻粜枨笈c投標(biāo)方案的集成與平衡。
客戶的需求一般體現(xiàn)在招標(biāo)書里，如何集成現(xiàn)有的軟件，硬件，并提供訂制開發(fā)服務(wù)來制作方案，滿足客戶需求，這是項目經(jīng)理要首先思考的問題。
（2）客戶預(yù)算與成本，利潤的集成與平衡。
客戶對于項目一般有個整體預(yù)算，這個預(yù)算一般體現(xiàn)在項目投標(biāo)的最高報價上。項目經(jīng)理要思考如何在這個價格內(nèi)為客戶配制相應(yīng)的軟件，硬件及服務(wù)，同時預(yù)留足夠的利潤以便于中標(biāo)后項目的開展。
（3）。項目不同專業(yè)和部門的集成。
一個投標(biāo)項目根據(jù)需求需要組織各方面的人才，商務(wù)，軟件，硬件，采購，業(yè)務(wù)專家，甚至還有外腦。項目經(jīng)理需要思考要組織哪些人，及如何找到并管理這些人。
（4）公司與供應(yīng)商的集成。
一般一個大型的信息系統(tǒng)集成項目需要集成各方面的產(chǎn)品，投標(biāo)公司除了提供自有產(chǎn)品外，還要組織各類供應(yīng)商的產(chǎn)品來共同投標(biāo)。項目經(jīng)理要思考哪些產(chǎn)品自己可以提供，哪些產(chǎn)品需要外購，及找哪些供應(yīng)商外購。
（5）項目工作與日常運作的集成。
一個投標(biāo)項目團隊的成員來自各個職能部門，他們除完成投標(biāo)工作以外，還要完成自己其它的本職工作。如何處理項目工作與本職工作的矛盾，項目經(jīng)理與職能經(jīng)理之間的矛盾，項目時間與日常時間的分配，都是項目經(jīng)理需要解決的問題。
（6）項目工期與質(zhì)量的平衡。
投標(biāo)項目一般工作量大，時間短，并且競爭性強。如何在短時間內(nèi)拿出一個可以優(yōu)于別人的方案，對項目經(jīng)理是個挑戰(zhàn)。
（7）技術(shù)，商務(wù)及報價的平衡。
現(xiàn)在評標(biāo)都是從技術(shù)，商務(wù)及報價三個方面對標(biāo)書進(jìn)行評判并進(jìn)行分別打分，從中選出優(yōu)勝者。這三個評價標(biāo)準(zhǔn)在不同的標(biāo)中所占權(quán)重不一樣。項目經(jīng)理需要根據(jù)這個權(quán)重平衡投標(biāo)書的內(nèi)容，從而有效的突出自己的優(yōu)勢，規(guī)避自己的劣勢，獲取最終的勝利。
2.2.項目范圍管理
項目范圍即項目的工作范圍，是指項目團隊為了保證投標(biāo)勝出所要做的全部工作。它以一個框架的方式指明了團隊需要做的工作，是團隊分工合作及管理的基礎(chǔ)。對于投標(biāo)項目來說，由于需求相對穩(wěn)定，因此項目范圍可以相對固定，變更較少。一般來說，一個投標(biāo)項目根據(jù)標(biāo)書要求，它的工作范圍主要包括以下八大項：
（1） 技術(shù)文件編寫
（2） 商務(wù)文件編寫
（3） 報價文件編寫
（4） 原型系統(tǒng)制作
（5） 標(biāo)書審核
（6） 標(biāo)書裝訂
（7） 講標(biāo)預(yù)演
（8） 商務(wù)進(jìn)程
項目范圍管理工作最重要的輸出就是工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）。
制作WBS時，項目經(jīng)理只需規(guī)劃出第一層及第二層結(jié)構(gòu)，余下部分可由項目團隊成員完成。并且在這個時候，暫不用關(guān)注人員分工及時間安排。
2.3.項目時間管理
項目時間管理就是要保證項目團隊在投標(biāo)截止日之前準(zhǔn)備好投標(biāo)所需的全部資料。對于項目經(jīng)理來說，項目截止日是非常明確并且不容更改的，因此項目經(jīng)理需要綜合協(xié)調(diào)各種活動，保證按期交出合格的產(chǎn)品。
項目時間管理是在WBS的基礎(chǔ)上進(jìn)行的。主要過程包括：
（1） 活動排序：確定各個活動之間的依附及先后關(guān)系。
（2） 活動資源估算：估計完成各種計劃活動所需的資源及資源數(shù)量。
（3） 活動工期估算：估算完成各個活動所需的工作時間。
（4） 制訂進(jìn)度表：分析活動的順序、活動工期和資源需求，創(chuàng)建項目時間表。
（5） 進(jìn)度控制：對整個項目進(jìn)程的控制。
在制訂項目時間時，一般要注意以下三點：
（1） 由于項目截止日固定，因此一般使用倒推法確定每個關(guān)鍵點的工期。
（2） 使用倒推法確定每個關(guān)鍵點的工期后，讓項目團隊成員自己確定工作時間。
（3） 在每個質(zhì)量審核點預(yù)留一定的修正時間。
2.4.項目質(zhì)量管理
投標(biāo)項目的主要輸出是文檔，對文檔的質(zhì)量管理沒有一個客觀的標(biāo)準(zhǔn)，更多依賴的是項目經(jīng)理及項目團隊的個人經(jīng)驗及專業(yè)素質(zhì)。即便如此，我們還是可以從以下四個層次來對投標(biāo)文檔進(jìn)行質(zhì)量管理。
（1） 層次1：投標(biāo)文件是否響應(yīng)了的招標(biāo)文件所要求的必須響應(yīng)關(guān)鍵點。這是最基本的要求。因為在招標(biāo)文件中一般對這些響應(yīng)點進(jìn)行了打星號處理，不響應(yīng)即做為廢標(biāo)。因此質(zhì)量管理首先要從這此關(guān)鍵點入手，一般可以通過制訂一個關(guān)鍵點檢查清單來進(jìn)行檢查。
（2） 層次2：文檔是否完整，包含了招標(biāo)書要求的全部文件。
（3） 層次3：文檔撰寫是否規(guī)范，無語法錯誤及錯別字，前后響應(yīng)一致。
（4） 層次4：系統(tǒng)規(guī)劃是否完整，條理清晰，撰寫是否細(xì)致，專業(yè)，圓滿地響應(yīng)了客戶的需求。
層次1到層次3可由普通員工進(jìn)行質(zhì)量管理，層次4更多依賴經(jīng)驗及專業(yè)素質(zhì)，可由較高層次的員工或外腦進(jìn)行質(zhì)量管理。
2.5.項目人力資源管理
項目人力資源管理包括人力資源規(guī)劃，人員招募，團隊建設(shè)，團隊管理四個過程。
（1） 人力資源規(guī)劃：項目經(jīng)理需要根據(jù)標(biāo)書要求規(guī)劃出需要哪些角色參與到項目中來，比如說文檔工程師，業(yè)務(wù)專家，采購人員，美工等等。
（2） 人員招募：規(guī)劃出所需的人力資源后，項目經(jīng)理就要負(fù)責(zé)組織這些資源，如跟職能經(jīng)理協(xié)商抽調(diào)人員，去公司外尋找專家等等。這些需要項目經(jīng)理有很強的組織協(xié)調(diào)能力。
（3） 團隊建設(shè)：培養(yǎng)團隊成員的能力以及促進(jìn)成員之間的溝通交流，以提高項目績效。
（4） 團隊管理：跟蹤團隊成員的績效，提供反饋，解決問題，協(xié)調(diào)變更事宜以提高項目績效。
2.6.項目溝通管理
在項目投標(biāo)過程中，項目經(jīng)理對外需要和業(yè)主，供應(yīng)商進(jìn)行溝通，對內(nèi)需要和高層管理者，職能經(jīng)理，項目團隊成員進(jìn)行溝通，團隊成員之間也需要有效溝通。項目溝通管理主要分為以下幾個過程：
（1） 溝通規(guī)劃：根據(jù)項目團隊的溝通需求規(guī)劃溝通方式。例如建立一個共享目錄來存放投標(biāo)項目文檔；確定項目文件編寫的簽入簽出規(guī)則；采用郵件還是BBS來進(jìn)行信息交流；項目會議的召開方式等等。
（2） 信息發(fā)布：將項目信息及時通過到項目團隊成員。
（3） 績效報告：將當(dāng)前項目的進(jìn)展，狀態(tài)等信息及時報告給公司管理層。
（4） 項目干系人管理：對項目團隊，公司管理層，業(yè)主，供應(yīng)商等項目干系人進(jìn)行溝通及管理。
在投標(biāo)過程中，與業(yè)主和供應(yīng)商進(jìn)行溝通時，要注意在一些關(guān)鍵事項上要采用正式的溝通方法，如備忘錄等。這些關(guān)鍵事項包括標(biāo)書變更，供應(yīng)商的報價等等。
2.7.項目風(fēng)險管理
項目風(fēng)險管理工作主要包括風(fēng)險管理規(guī)劃，風(fēng)險識別、分析及應(yīng)對，風(fēng)險監(jiān)控三個過程。
（1） 風(fēng)險管理規(guī)劃：決定如何進(jìn)行，規(guī)劃和實施項目風(fēng)險管理活動。
（2） 風(fēng)險識別、分析及應(yīng)對：判斷會出現(xiàn)哪些風(fēng)險可能會影響項目，這些風(fēng)險出現(xiàn)的概率，影響程度及相應(yīng)的應(yīng)對措施，并記錄下來。
（3） 風(fēng)險監(jiān)控：在整個投標(biāo)過程中，跟蹤已經(jīng)識別出來的風(fēng)險，識別可能發(fā)生的風(fēng)險，并進(jìn)行有效應(yīng)對。
在投標(biāo)過程中，一般會存在以下幾個風(fēng)險：
（1） 有些需求難以響應(yīng)，或者在現(xiàn)有的成本下難以響應(yīng)。。
（2） 廢標(biāo)：常常是因為有些關(guān)鍵點沒做響應(yīng)造成。
（3） .不能按規(guī)定投標(biāo)：通常因為投標(biāo)人不按時到達(dá)，沒帶身份證或一些關(guān)鍵文件造成的
（4） 中標(biāo)后不能按標(biāo)書承諾進(jìn)行服務(wù)：投標(biāo)文件一旦中標(biāo)，即具有法律效力。如果在投標(biāo)文件中出現(xiàn)胡亂承諾，報價過低等現(xiàn)象，常常會造成以后在項目實施中不能履行而承擔(dān)法律風(fēng)險。
這些風(fēng)險需要項目經(jīng)理及項目團隊具有相當(dāng)?shù)慕?jīng)驗以進(jìn)行有效識別并盡早應(yīng)對。
三。投標(biāo)項目的項目生命周期
投標(biāo)項目一般可以劃分為啟動，計劃，實施，控制和收尾五大過程。這五大過程的工作重點如下：
1. 啟動
公司管理層確認(rèn)參與投標(biāo)并購買標(biāo)書，并正式指定項目經(jīng)理。項目經(jīng)理根據(jù)項目需求確定項目成員。
2. 計劃
對項目工作范圍，工作時間，溝通方式，質(zhì)量管理，風(fēng)險管理進(jìn)行詳細(xì)計劃。
3. 實施
項目團隊根據(jù)工作計劃各自有條不紊地開展工作。
4. 控制
項目團隊成員根據(jù)計劃對質(zhì)量，時間，風(fēng)險進(jìn)行控制。
5. 收尾
項目投標(biāo)結(jié)束后，項目團隊總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，并形成文檔，進(jìn)入公司知識庫，作為以后投標(biāo)的經(jīng)驗積累。
信息系統(tǒng)的投標(biāo)過程是一個典型的項目過程，只有有效運用了項目管理的知識框架來進(jìn)行項目管理，才能保證投標(biāo)過程的可控，有效提高投標(biāo)的質(zhì)量及保證團隊成員每次投標(biāo)發(fā)揮穩(wěn)定，進(jìn)而有效提高投標(biāo)的成功率。
