總監(jiān)理老宋從項目現(xiàn)場回到辦公室，一屁股坐在椅子上開始發(fā)呆，辦公室的同事下班后陸續(xù)都走了，老宋還在琢磨項目的事情。轉(zhuǎn)眼天黑了下來，老宋拿電話撥通了朋友老金的手機，“晚上一起吃飯，隨便聊聊項目的事，幫我出出高招”。“好啊……”老金爽快地答應(yīng)了。
兩人來到餐廳坐下后，才吃了幾口菜，老宋就迫不及待地聊起項目的事。
兩個月前，老宋擔(dān)任了一個新項目的總監(jiān)，老宋也明白“萬事開頭難”，他做好了心理準(zhǔn)備。但是，首次的三方會議就給了老宋“當(dāng)頭一棒”。本想在會議上就監(jiān)理例會制度達(dá)成共識，出乎老宋意料的是業(yè)主單位的項目負(fù)責(zé)人曲主任對監(jiān)理例會不太“感冒”。曲主任為難地說：“我們業(yè)主這邊的工作平時實在是太忙了，除了這個項目工作外，還擔(dān)當(dāng)了許多其他研究任務(wù)。手頭工作每天都要加班才能完成，不能保證時間來參加監(jiān)理例會。”雖然老宋也是陳述了監(jiān)理例會的重要性和作用，以及業(yè)主參加會議的必要性，但是看到曲主任很為難的樣子，老宋想“看來業(yè)主還有些錯誤認(rèn)識，逼著業(yè)主現(xiàn)在就對監(jiān)理例會有個明確的態(tài)度看來不可能，還是找個時間和業(yè)主再好好溝通一下吧”。于是，老宋雖然心里有些失望，可還是滿臉笑容的和業(yè)主、承建商說:“監(jiān)理例會的事情，還是再找個時間認(rèn)真商量一下吧，我們監(jiān)理方還是希望監(jiān)理例會應(yīng)該制度化?！?/FONT>
說到這，老宋端起酒杯，“咕嘟”一口就咽了，還沒等老金插話，又接著說下去。
三方會議會后一周，眼見著項目已經(jīng)啟動，老宋趕緊又找曲主任溝通了一次，這次除了再次談了監(jiān)理例會的作用外，還從出謀劃策的角度為業(yè)主提了建議：“可以指定專人代表曲主任來管理項目，由他代表業(yè)主參加監(jiān)理例會”。曲主任聽后想了一下，說：“這樣吧，我有時間就參加你們的會議。如果實在沒時間，你們和承建商開吧。我們可以通過會議紀(jì)要了解項目情況”。有了曲主任這番話，老宋總算松了口氣，這次總算有收獲。
老金聽到這，打斷老宋問：“接下來召開的監(jiān)理例會如何？”老宋無奈的搖搖頭，又喝了半杯酒，說起現(xiàn)在的情況。
到現(xiàn)在共開了五次監(jiān)理例會，業(yè)主單位只參加了兩次。而且參加會議的只是一個項目聯(lián)絡(luò)人，只是過來‘聽會’，根本談不上對項目問題的溝通、協(xié)調(diào)解決。只要是遇到需要業(yè)主協(xié)調(diào)解決的問題，會上就無法達(dá)成共識。每次只好記錄在會議紀(jì)要里，并專門在會議紀(jì)要上標(biāo)注‘需業(yè)主協(xié)調(diào)解決的問題’，然后等待業(yè)主的答復(fù)。遇到業(yè)主的項目負(fù)責(zé)人出差，一個問題要等很久才有反饋意見，有時，這次例會召開時上次例會的問題還沒回音，項目經(jīng)常是被‘卡’住?？吹巾椖抗て诜浅＞o張，監(jiān)理單位、承建商都很著急。
而且，還不只是反饋時間的問題。為了使業(yè)主能更加有效的決策，協(xié)調(diào)解決某些項目問題，每次會議紀(jì)要寫起來都很費勁，關(guān)于問題的細(xì)節(jié)寫得特別詳細(xì)，供業(yè)主單位參考。就這樣，曲主任每次看完會議紀(jì)要，還經(jīng)常要打電話或者將監(jiān)理工程師、承建商項目經(jīng)理叫到辦公室了解情況。承建商的項目經(jīng)理也開始有了情緒；‘監(jiān)理例會干脆以后別開了，我們要求解決的問題，會上說了會下還要說一遍’。”
老金忍不住插話道，“我感覺你還要找曲主任說說。這樣下去，監(jiān)理單位的權(quán)威都沒了”。老宋點點頭，無可奈何地說：“我該說的已經(jīng)說過了，再去曲主任那兒，還能說什么？我都不知道監(jiān)理例會該如何開了……回去我再想想吧”。
看著時間不早了，老宋買完單和老金分手后，走在燈火輝煌的街頭，聽著街頭傳來《最近比較煩》的歌聲，也跟著唱起來：“最近比較煩、比較煩、比較煩，總覺得監(jiān)理例會開得真是難”。（呂小剛）
原則下的靈活（翁滄南 陜西計用信息技術(shù)監(jiān)理有限公司總監(jiān)理工程師）
宋總監(jiān)所碰到的難題確實比較少見，一般而言，作為項目的業(yè)主單位，自己投入了資金，在實施中都會成立專門的項目小組，安排專門人員來監(jiān)督、協(xié)調(diào)、配合承建方，保質(zhì)保量地把項目做好，規(guī)避投資風(fēng)險，確保投資效益。很少有立了項，投了重金，找到了施工單位，在開始施工時卻忙于其它的工作。這種事情讓老宋給碰上了，真的讓老宋為難了。
宋總監(jiān)所監(jiān)理項目的所在單位領(lǐng)導(dǎo)，既然在信息化建設(shè)項目實施時聘請了監(jiān)理，說明從主觀上還是希望把信息化建設(shè)事情辦好的。但在對信息化建設(shè)監(jiān)理的認(rèn)識方面可能有誤解。
認(rèn)為請了監(jiān)理，就可以將工程建設(shè)過程中所有的事交給監(jiān)理方全權(quán)處理了，就可以不加管理了；甚至認(rèn)為，化了監(jiān)理費，就是讓監(jiān)理方來承擔(dān)工程有可能失敗的責(zé)任等等。因而，在工程建設(shè)的過程中，盡量讓監(jiān)理方與承建方雙方來處理進(jìn)度、質(zhì)量等問題，甲方盡量不介入。
如果是這種情況，建議宋總監(jiān)應(yīng)該找業(yè)主方的項目負(fù)責(zé)人或與監(jiān)理公司高層領(lǐng)導(dǎo)一起，找業(yè)主方高層信息主管，向他們介紹信息化建設(shè)監(jiān)理規(guī)范的相關(guān)內(nèi)容，強調(diào)在信息化建設(shè)項目實施的過程中，在需求調(diào)研、方案設(shè)計、質(zhì)量要求、計劃進(jìn)度、經(jīng)費投入等各個環(huán)節(jié)，業(yè)主方始終是處于主動的支配地位，主動權(quán)始終在業(yè)主方。因此，工程的成敗，責(zé)任的劃分，負(fù)主要責(zé)任的，一般而論應(yīng)該是業(yè)主方。
承建方負(fù)責(zé)技術(shù)方案的設(shè)計，按既定計劃、質(zhì)量要求進(jìn)行工程施工。設(shè)計方案有問題，施工計劃沒完成，施工質(zhì)量出了問題等，要追查承建方的責(zé)任。監(jiān)理方主負(fù)責(zé)技術(shù)方案的審定，施工中質(zhì)量把關(guān)、資金投入的審核及工程施工中的協(xié)調(diào)等工作。方案有問題沒有發(fā)現(xiàn)，施工中質(zhì)量關(guān)沒有把好等，應(yīng)追查監(jiān)理的責(zé)任。
對一些決策性的、施工中的重要事件的處理，如設(shè)備材料驗收，階段性的計劃及驗收，隱蔽工程驗收，有關(guān)設(shè)備、系統(tǒng)參數(shù)的測試等，都必須有三方人員在場，事后形成相應(yīng)文檔，三方共同簽認(rèn)。
只有讓業(yè)主方項目負(fù)責(zé)人明白以上道理，才能消除一些對監(jiān)理工作的誤解，安排相應(yīng)的人力、物力投入到工程建設(shè)中去。只有三方共同努力，密切配合，才能圓滿完成項目所要求的各項任務(wù)。
一個工程一旦聘請了監(jiān)理，就要遵循監(jiān)理工作的規(guī)范。監(jiān)理例會是實行項目監(jiān)理的一種手段，例會制度是監(jiān)理過程中必須堅持的一種制度。案例中宋總監(jiān)所指的例會，筆者理解它應(yīng)該是屬于項目開工前的技術(shù)交底會、項目施工過程中的工程協(xié)調(diào)會及施工情況交流碰頭例會等。
例會是三方溝通情況、協(xié)調(diào)解決工程中存在問題的會議?？捎蓸I(yè)主方項目負(fù)責(zé)人或監(jiān)理方總監(jiān)理工程師主持召開。
在施工前，應(yīng)召開由工程建設(shè)有關(guān)各方人員參加的工程技術(shù)交底會，一般由總監(jiān)理工程師主持，協(xié)調(diào)即將施工工程的一些關(guān)鍵問題，形成會議紀(jì)要，三方簽署，分發(fā)相關(guān)各方，在施工中遵照執(zhí)行。
在施工中的例會上，三方將施工中發(fā)生的問題擺到桌面上，是避免誤解扯皮的極好方式。會后形成會議紀(jì)要（一般由監(jiān)理人員整理打印），三方簽認(rèn)后，發(fā)給各方，有關(guān)各方應(yīng)履行簽收手續(xù)，保存?zhèn)洳?。按會議紀(jì)要決定進(jìn)行施工，可以這樣說，這種會議紀(jì)要經(jīng)常會成為施工中的指導(dǎo)性文件。
業(yè)主方項目負(fù)責(zé)人曲主任工作確實太多是實情，但工程協(xié)調(diào)會業(yè)主方必須有人參加，這是原則。面對曲主任，宋主任確實為難，建議宋主任不妨試用如下方法來改變目前狀態(tài)：
1、一定要求業(yè)主方派出工程建設(shè)現(xiàn)場負(fù)責(zé)人或聯(lián)系人，代表業(yè)主方處理或聯(lián)絡(luò)工程施工中的事項。
2、對一些可以預(yù)見的階段性的重要的協(xié)調(diào)例會，提前將要討論的問題，在會外與業(yè)主方及承建方的相關(guān)人員進(jìn)行充分溝通，寫成書面材料，報告曲主任，讓他有思想準(zhǔn)備，最好能與他私下達(dá)成共識，再由他來主持開會。
即使在開會時，可能有些工作已經(jīng)完成或正在進(jìn)行，因為事先與業(yè)主方達(dá)成了共識，一般不會出大錯。這種會議前的協(xié)調(diào)過程應(yīng)在監(jiān)理日志中作詳細(xì)記載。
3、對于施工過程中臨時出現(xiàn)的一些問題，如果能在現(xiàn)場解決，就不一定要開會，監(jiān)理方可以在現(xiàn)場召集相關(guān)人員按工程施工的技術(shù)要求協(xié)商進(jìn)行，事后可在監(jiān)理日志中如實記載。對一些重大的問題，也可用備忘錄的形式作記載，三方簽署確認(rèn)。
4、既然曲主任沒有時間開會，那就靈活掌握，盡量少開會，會前通告內(nèi)容，開短會，一事一議。建議監(jiān)理方寫好監(jiān)理日志及監(jiān)理月報，爭取當(dāng)天的日志能在第二天一上班就送到曲主任的辦公桌上，讓他隨時了解施工進(jìn)度、質(zhì)量及處理問題的情況。
監(jiān)理日志要簡單明了，層次清楚。這樣，可能會使百忙之中的曲主任養(yǎng)成審閱監(jiān)理日志的習(xí)慣，時間長了，他自然就會將一部分精力集中到工程上，畢竟他要對項目建設(shè)的成敗負(fù)主要責(zé)任。
