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近幾年來(lái)，民營(yíng)企業(yè)已逐步成為了國(guó)民經(jīng)濟(jì)中的重要元素，是不可低估的經(jīng)濟(jì)主體之一。無(wú)論是民營(yíng)企業(yè)的老總及相關(guān)人員，還是檔案部門(mén)的工作人員都已意識(shí)到，民營(yíng)企業(yè)的發(fā)展離不開(kāi)檔案工作，就像我國(guó)的經(jīng)濟(jì)協(xié)調(diào)發(fā)展離不開(kāi)民營(yíng)企業(yè)一樣。檔案管理是企業(yè)發(fā)展的重要保障，一個(gè)企業(yè)的決策要依據(jù)各種資料、數(shù)據(jù)、信息等，沒(méi)有檔案管理、資料管理、數(shù)字管理、信息管理，就無(wú)法在瞬息萬(wàn)變的市場(chǎng)中捕捉機(jī)會(huì)，求得發(fā)展。在社會(huì)規(guī)范化、法制化不斷強(qiáng)化的同時(shí)，檔案作為現(xiàn)代企業(yè)信息工作的重要組成部分，發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。因此，民營(yíng)企業(yè)檔案工作的發(fā)展，一定要適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需要，結(jié)合信息化、科學(xué)化管理的新模式，注重質(zhì)量和效益，成為企業(yè)的檔案保管中心、信息中心、展覽中心和文化中心，這樣才有可能使我們的檔案工作有質(zhì)的突破和發(fā)展。
作為大型民營(yíng)企業(yè)之一，蘇寧環(huán)球集團(tuán)借助數(shù)字化的手段，使檔案管理打破了以往單一的“收管”職能，將檔案信息與企業(yè)業(yè)務(wù)信息等其他信息資源融合在一起，充分將機(jī)構(gòu)的戰(zhàn)略目標(biāo)、業(yè)務(wù)職能與檔案管理需求結(jié)合在一起，拓展檔案信息的服務(wù)功能，從而提高企業(yè)的效率、效能，并以此作為衡量檔案工作的重要指標(biāo)。這一轉(zhuǎn)變，對(duì)于信息時(shí)代蘇寧環(huán)球集團(tuán)檔案工作的生存與發(fā)展是至關(guān)重要的。
蘇寧環(huán)球集團(tuán)的檔案信息化歷程
蘇寧集團(tuán)創(chuàng)始于1987年，始創(chuàng)人張桂平先生。蘇寧集團(tuán)從電器貿(mào)易做起，1992年開(kāi)始進(jìn)入地產(chǎn)界，如今集團(tuán)已發(fā)展成為集房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)、商業(yè)連鎖、醫(yī)藥科技、五星級(jí)酒店、新型建材生產(chǎn)、汽車貿(mào)易、采礦業(yè)、通用航空、門(mén)窗制造、物業(yè)管理等行業(yè)于一身，總資產(chǎn)超過(guò)60億元的超級(jí)航空母艦，成為國(guó)內(nèi)首屈一指的大型綜合性民營(yíng)企業(yè)。2004年蘇寧集團(tuán)正式更名為蘇寧環(huán)球集團(tuán)。近年來(lái)集團(tuán)榮獲“中國(guó)企業(yè)500強(qiáng)”、“全國(guó)民營(yíng)企業(yè)五百?gòu)?qiáng)前十名”等榮譽(yù)稱號(hào)，旗下的蘇寧地產(chǎn)榮獲“2003年度南京市民營(yíng)企業(yè)納稅第一大戶”、“江蘇省房地產(chǎn)企業(yè)50強(qiáng)、民企第一強(qiáng)”等殊榮。
隨著蘇寧環(huán)球集團(tuán)經(jīng)營(yíng)規(guī)模的快速擴(kuò)大，它的信息化也同步發(fā)展起來(lái)。在競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的房地產(chǎn)業(yè)，蘇寧環(huán)球集團(tuán)的決策層面臨著眾多的經(jīng)營(yíng)問(wèn)題，急需了解和掌握項(xiàng)目成本的構(gòu)成狀況、銷售情況、顧客資源狀況等信息。蘇寧環(huán)球集團(tuán)的領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)到，只有應(yīng)用信息化管理手段才能全面而徹底地解決以上問(wèn)題。正是在這種理念的引導(dǎo)下，蘇寧環(huán)球集團(tuán)建立了成本管理系統(tǒng)和營(yíng)銷管理系統(tǒng)等業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)。
這些支撐蘇寧生存和快速發(fā)展的系統(tǒng)都產(chǎn)生了大量具有重要價(jià)值的數(shù)據(jù)，而這些數(shù)據(jù)正是我們所說(shuō)的企業(yè)文檔信息資源。文檔信息是企業(yè)在日常的業(yè)務(wù)活動(dòng)中生成、使用并留存?zhèn)洳榈木哂形┮恍缘膽{證信息。管理好這些信息，不僅是每一個(gè)企業(yè)的重要職責(zé)，同時(shí)也是企業(yè)信息化建設(shè)戰(zhàn)略不可或缺的必要環(huán)節(jié)?；谶@樣的認(rèn)識(shí)，蘇寧環(huán)球集團(tuán)不失時(shí)機(jī)地將檔案的數(shù)字化管理納入到其信息化建設(shè)的軌道當(dāng)中。
2006年8月，經(jīng)過(guò)反復(fù)的考察與研究，蘇寧環(huán)球集團(tuán)選擇了北京量子偉業(yè)時(shí)代信息技術(shù)有限公司（www.pde.cn）開(kāi)發(fā)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)“民企第一數(shù)字檔案館”的目標(biāo)。
蘇寧環(huán)球集團(tuán)為了實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，在深入調(diào)研的基礎(chǔ)上，針對(duì)企業(yè)業(yè)務(wù)特點(diǎn)和已有的系統(tǒng)環(huán)境，研發(fā)出一套PDEv7.0綜合檔案管理系統(tǒng)。 蘇寧檔案管理系統(tǒng)的特點(diǎn)
由于民營(yíng)企業(yè)靈活高效的運(yùn)行機(jī)制，短短的時(shí)間里會(huì)產(chǎn)生大量的檔案、資料等信息，如果仍然以傳統(tǒng)的管理方法管理這些檔案資料，天長(zhǎng)日久，有些檔案就容易分散，甚至流失，無(wú)法達(dá)到全程監(jiān)控，也不利于信息的完整和準(zhǔn)確。所以，北京量子偉業(yè)公司（www.pde.cn）的PDEv7.0綜合檔案管理系統(tǒng)根據(jù)蘇寧環(huán)球集團(tuán)檔案工作的現(xiàn)實(shí)情況，通過(guò)合理的流程設(shè)計(jì)和功能設(shè)置，將檔案收集、整理、管理、庫(kù)房管理和統(tǒng)計(jì)等工作環(huán)節(jié)全部借助系統(tǒng)完成，實(shí)現(xiàn)了檔案管理業(yè)務(wù)操作的現(xiàn)代化。檔案管理的業(yè)務(wù)操作擺脫了手工方法，大大提高了檔案管理的工作效率。同時(shí)，也實(shí)現(xiàn)了企業(yè)檔案信息的集中管理。
在保證蘇寧環(huán)球集團(tuán)檔案管理活動(dòng)延續(xù)性的基礎(chǔ)上，PDEv7.0綜合檔案管理系統(tǒng)充分展示了其先進(jìn)性的一面，幫助本企業(yè)的檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化的飛躍。蘇寧環(huán)球集團(tuán)檔案管理系統(tǒng)的架構(gòu)與設(shè)計(jì)上，其主要特點(diǎn)有以下三點(diǎn)：
1、客戶端的簡(jiǎn)化和方便性
為了配合蘇寧環(huán)球集團(tuán)集中式的數(shù)據(jù)管理方式，量子偉業(yè)（www.pde.cn）PDEv7.0綜合檔案管理系統(tǒng)改變了原有的C/S系統(tǒng)架構(gòu)，采用B/S系統(tǒng)架構(gòu)，重新設(shè)計(jì)了三層架構(gòu)，客戶端為瘦客戶端安裝，不需要安裝數(shù)據(jù)庫(kù)，而只需安裝通用的瀏覽器軟件。這樣不但可以節(jié)省客戶機(jī)的硬盤(pán)空間與內(nèi)存，而且使安裝過(guò)程更加簡(jiǎn)便、網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)更加靈活。假設(shè)一個(gè)用戶的決策層要開(kāi)一個(gè)討論庫(kù)存問(wèn)題的會(huì)議，他們只需從會(huì)議室的計(jì)算機(jī)上直接通過(guò)瀏覽器查詢數(shù)據(jù)，然后顯示給大家看就可以了。甚至與會(huì)者還可以把筆記本電腦聯(lián)上會(huì)議室的網(wǎng)絡(luò)插口，自己來(lái)查詢相關(guān)的數(shù)據(jù)。
中間層為COM+服務(wù)層，服務(wù)可與數(shù)據(jù)庫(kù)分離。這樣既簡(jiǎn)化了客戶端系統(tǒng)的安裝，兼顧了數(shù)據(jù)的便捷使用和安全管理，同時(shí)也大大降低了企業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的成本。采用這種技術(shù)，系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)者無(wú)須再為不同級(jí)別的用戶設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)不同的客戶應(yīng)用程序了，只需把所有的功能都實(shí)現(xiàn)在Web服務(wù)器上，并就不同的功能為各個(gè)組別的用戶設(shè)置權(quán)限就可以了。各個(gè)用戶通過(guò)HTTP請(qǐng)求在權(quán)限范圍內(nèi)調(diào)用Web服務(wù)器上不同處理程序，從而完成對(duì)數(shù)據(jù)的查詢或修改。
現(xiàn)代用戶面臨著日新月異的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境，對(duì)用戶內(nèi)部運(yùn)作機(jī)制的更新與調(diào)整也變得逐漸頻繁。相對(duì)于C/S，B/S的維護(hù)具有更大的靈活性。當(dāng)形勢(shì)變化時(shí)，它無(wú)須再為每一個(gè)現(xiàn)有的客戶應(yīng)用程序升級(jí)，而只需對(duì)Web服務(wù)器上的服務(wù)處理程序進(jìn)行修訂。這樣不但可以提高公司的運(yùn)作效率，還省去了維護(hù)時(shí)協(xié)調(diào)工作的不少麻煩。如果一個(gè)公司有上千臺(tái)客戶機(jī)，并且分布在不同的地點(diǎn)，那么便于維護(hù)將會(huì)顯得更加重要。
2、實(shí)現(xiàn)跨全宗的數(shù)據(jù)集中管理
像蘇寧這樣的大型企業(yè)常常會(huì)面臨部門(mén)、子公司間的協(xié)作問(wèn)題，各子公司協(xié)作不同的子公司的數(shù)據(jù)集中保存到總公司的服務(wù)器上，不但數(shù)量龐大而且容易產(chǎn)生混亂，處理不好會(huì)造成資源嚴(yán)重的浪費(fèi)和效率的低下。因此，最佳的解決辦法就是將每個(gè)子公司的檔案數(shù)據(jù)設(shè)為一個(gè)全宗，進(jìn)行多全宗管理。PDEv7.0綜合檔案管理系統(tǒng)可以根據(jù)企業(yè)的特點(diǎn)靈活的定義組織結(jié)構(gòu)，并對(duì)人員按照組織結(jié)構(gòu)的進(jìn)行權(quán)限的分配；在管理策略上，可以為每個(gè)全宗定義個(gè)性化的管理策略和行業(yè)特性，降低了業(yè)務(wù)管理模式統(tǒng)一之后，檔案信息不統(tǒng)一的情況；數(shù)據(jù)集中化，并可以根據(jù)需要實(shí)現(xiàn)跨部門(mén)跨全宗的共享，提高整個(gè)組織的檔案利用效率。
3、高度的安全性
企業(yè)檔案信息，尤其涉及業(yè)務(wù)活動(dòng)的部分，往往都是重要的商業(yè)秘密，因此，作為保管企業(yè)檔案信息的檔案管理系統(tǒng)必然對(duì)安全性具有很高的要求。在PDEv7.0綜合檔案管理系統(tǒng)中，通過(guò)三層架構(gòu)設(shè)置，改變了以往客戶機(jī)器直接訪問(wèn)數(shù)據(jù)庫(kù)的做法，而是通過(guò)中間層訪問(wèn)數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)文件服務(wù)器、應(yīng)用服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器相分離，從而得以保證檔案信息的安全。
同時(shí)，該系統(tǒng)還設(shè)置了五級(jí)安全保障。所有人員操作權(quán)限統(tǒng)一管理、統(tǒng)一控制，并根據(jù)不同身份，從數(shù)據(jù)庫(kù)、模塊、功能、數(shù)據(jù)、數(shù)值五個(gè)層次進(jìn)行嚴(yán)密控制，嚴(yán)格控制不同級(jí)次不同單位不同人員操作、查看檔案信息的權(quán)限，確保檔案信息安全。此外，用戶的各種操作都將自動(dòng)被記錄到系統(tǒng)日志當(dāng)中，以便管理人員查看。
蘇寧環(huán)球集團(tuán)設(shè)計(jì)的最新檔案管理系統(tǒng)，是以科學(xué)的管理理念為基礎(chǔ)、以用戶的實(shí)際需求為導(dǎo)向、以最佳的成本收益比為保障的。只有這樣，才能在保護(hù)好檔案的同時(shí)，全面發(fā)揮和彰顯檔案在企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的價(jià)值。
信息化建設(shè)為蘇寧環(huán)球集團(tuán)帶來(lái)了可觀的經(jīng)濟(jì)效益，對(duì)于未來(lái)的發(fā)展，蘇寧環(huán)球集團(tuán)早已成竹在胸。蘇寧環(huán)球集團(tuán)計(jì)劃對(duì)在現(xiàn)有ERP系統(tǒng)所累計(jì)下來(lái)的數(shù)據(jù)進(jìn)行加工，通過(guò)知識(shí)管理系統(tǒng)自動(dòng)獲取內(nèi)網(wǎng)(中國(guó)電器網(wǎng)、蘇寧電器網(wǎng)和OA系統(tǒng))、互聯(lián)網(wǎng)、郵件系統(tǒng)等信息源的信息，建立統(tǒng)一企業(yè)信息資源庫(kù)，通過(guò)競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)系統(tǒng)對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行分析進(jìn)而得到更準(zhǔn)確的決策系統(tǒng)。這一美好的遠(yuǎn)景注定了檔案管理系統(tǒng)必將在其中扮演重要的角色。
